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Content nicht gefunden? Fotos in der falschen Version veröffentlicht oder gar eine Strafe wegen einer Urheberrechtsverletzung zahlen müssen? Viele Unternehmen kämpfen heute nach wie vor mit der digitalen Transformation: Kunden verlangen immer mehr Content zu den jeweiligen Produkten oder wollen in den Social Media Kanälen unterhalten werden. Also wandeln sich gerade viele Unternehmen zu Content-Publishern. Bei der großen Anzahl von digitalen Dateien, die ein Unternehmen verwaltet, verliert man schnell den Überblick. Manche Unternehmen behelfen sich mit Notlösungen wie Dropbox.

Dabei ist Chaos nahezu garantiert, sollten die Datenmengen größer werden. Für dieses Problem gibt es eine Lösung: Digital Asset Management (DAM) ist eine Software, die Assets – also werthaltigen Content – ordnen, abgleichen, archivieren und verteilen kann. Große Unternehmen setzen bereits genau auf solch eine Lösung. Denn für sie ist ein DAM ein integraler Bestandteil ihrer digitalen Architektur.

 

Digital Asset Management – welche Vorteile bringt es?

1. Ein DAM sorgt dafür, dass Assets richtig abgespeichert werden. Das heißt: Es gehen dadurch keine Daten verloren. Dubletten werden ebenso eliminiert und folglich gibt es keine falschen Versionen der Assets. Das schafft Übersicht und spart sowohl viel Zeit als auch Speicherkapazität.

2. Ungewöhnliche Dateitypen oder riesige Datensammlungen aus Fotos, Bildern, Dokumenten, Videos verarbeitet ein DAM spielend. Die Skalierung in punkto Datenmenge kann nach oben offen sein.

3. Ein gutes DAM-System zeigt ihnen, wie Sie Ihre Assets leicht mehrfach nutzen können: Mit der Suche finden Sie ihre Assets und können den jeweiligen Content in verschiedenen Kanälen teilen. Dabei wissen Sie immer ganz genau, wo und wann das Asset ausgespielt wurde und wann es wieder unsichtbar wird.

4. Das Rechtemanagement ist ein besonders starker Trumpf. Es können Rollen vergeben werden, wer welchen Zugriff auf die Assets hat und wie sie ausgespielt werden können. Das DAM managt auch die Lizenzvereinbarungen der jeweiligen Assets. So können Fotos nach Ablauf ihrer Lizenz automatisch wieder unsichtbar werden. Das schützt vor Urheberrechtsklagen und damit vor möglichen Gerichtskosten.

5. Ein DAM hilft bei der Formatumwandlung: Designer nutzen Adobe Programme, dagegen nutzen Entwickler XML, APIS oder JSON. Die damit verbundene komplexe Technik verbirgt das System vor den normalen Anwendern. So können sie einfach mit allen Arten von Assets arbeiten und zwar ohne teure Spezialsoftware und ohne für Schulungen oder Lizenzen zu bezahlen.

6. Die Verteilung des Contents über mehrere Marketing-Kanäle über ein DAM ist sehr zeiteffizient und kostensparend. Je mehr Kanäle bedient werden, desto sinnvoller. Denn: Unternehmen, die digital agieren, bedienen heutzutage Microsites, Webseiten, Landing Pages, Social Media Kanäle, Xing, Linkedin usw. Dank zahlreicher Integrationen mit anderen Systemen, wie zum Beispiel CMS, PIM oder Cloud-Services, sind die Informationen zentral in einem DAM abgelegt. Mit Hilfe von Konnektoren zu den entsprechenden Kanälen können sie bequem ausgespielt werden – und zwar ohne Medienbruch. Sehen Sie das Potenzial?

7. Behelfslösungen wie CMS oder Microsoft Sharepoint können nicht die Tiefe eines DAM abbilden. Der technische Aufwand, die jeweilige Software anzupassen und einzurichten, wäre beträchtlich. Zudem sind solche zurecht gebastelten Lösungen nur halbgar: Es fehlt die Masse an Funktionalitäten im Vergleich mit einem DAM, das genau für diesen Zweck entwickelt wurde.

8. Eine zentrale Struktur ist enorm wichtig: Wenn zum Beispiel nur der Marketing Manager weiß, wo sich in einer verschachtelten Ordnerstruktur der Dropbox bestimmte Bilder befinden, ist dieses Inselwissen verloren. Angenommen der Manager wird krank oder wechselt den Job. Was dann? All die Arbeit und Kosten, die in diese Bilder geflossen ist, war dann vergebens, da sie nicht mehr gefunden werden. Ein DAM wird somit zu einem Content-Hub, der Assets allen verfügbar macht.

9. Metadaten bringen Ordnung. Je gezielter die Assets mit Schlagwörtern angereichert werden, desto leichter können sie gefunden werden. Das ist zwar mit etwas Arbeit beim Einpflegen der Daten verbunden, zahlt sich aber im operativen Geschäft bei weitem aus.

Wann brauchen Sie ein DAM-System?

Ihr Unternehmen ist digital nicht sehr aktiv oder verwaltet eine sehr überschaubare Anzahl von Assets, dann bringt ein DAM-System Sie nicht weiter.

Alle anderen Firmen sollten sich Gedanken machen, ob die Anschaffung eines DAM nicht ein wesentlicher Baustein ihrer digitalen Strategie ist. Spätestens wenn Sie eine Photoshop-Datei nicht mehr finden können oder Sie ein Bild dreimal auf dieselbe Weise bearbeitet haben, weil sie im Datei-Dickicht verschwunden ist. Dann müssen Sie handeln!

Noch nicht überzeugt?

Das folgende Whitepaper leistet Überzeugungsarbeit