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7 Tipps gegen Prokrastination die Ihre Produktivität steigern

Ein Team ist nicht so produktiv wie es sein sollte? Die Liste der Tasks wird länger und länger und die Zeit immer knapper? Hemmnisse, die eine Mannschaft bremsen, gibt es viele: das Multitasking, die ständige Beantwortung von E-Mails, unklare Prioritäten oder die Prokrastination. Gerade letztere ist ein gängiges Phänomen: Viele Menschen erledigen unliebsame Aufgaben auf den letzten Drücker, statistisch fallen rund 20 Prozent der Deutschen darunter. Aufschieberitis, Last-Minute-Syndrom oder Mañana-Prinzip: Das notorische Aufschieben von Arbeit, Erledigungen oder anderen Pflichten hat viele Namen. Wissenschafter aus den USA sprechen von "procrastination", Prokrastination, was man auch im Deutschen immer häufiger hört. Neu ist diese Angewohnheit nicht, schließlich findet man das Aufschieben lästiger Aufgaben schon immer im allgemeinen Sprachgebrauch mit Sprüchen wie "lieber spät als nie".

 

Wir schieben Dinge auf, weil sie langweilig oder anstrengend sind, und auch, weil wir Angst vor ihnen haben. Kurzfristig fühlt sich das besser an, aber langfristig hat es negative Folgen, im Berufs- wie im Privatleben. Anfällig für Prokrastination sind vor allem Jüngere: Diese haben gefühlt einfach mehr (Lebens)zeit als Ältere, was das Aufschieben begünstigt. Außerdem ist die jüngere Generation ständig online und deutlich medienaffiner als ihre Eltern und Großeltern: Das Internet bietet unzählige Möglichkeiten, sich von unliebsamen Aufgaben ablenken zu lassen. Prokrastination war noch nie so leicht wie heute. Gerade die sozialen Netzwerke mit ihrer 24/7-Daueraktualität fördern zudem die Angst, etwas zu verpassen.

Sind Sie ein chronischer Aufschieber? Die Universität Münster bietet einen Selbsttest an.

 

Aufgaben organisiert anzugehen und zu fristgerecht erledigen, ist unabdingbar, um im Geschäftsleben einen guten Job machen zu können. Diese 7. Tipps helfen, die Aufschieberei in den Griff zu bekommen.

 1. Organisieren und Prioritäten setzen

 

Um der Aufschieberitis Herr zu werden, benötigen Sie einen Plan. Schreiben Sie sich also am besten schon am Abend des Vortages auf, was und wann Sie am Folgetag erledigen werden. To-Do-Listen und Mindmaps sind gute Werkzeuge, um einen Überblick über die anstehenden Tasks zu gewinnen und sie zu visualisieren. Was ins Auge fällt, bleibt im Kopf. Wichtig bei der Planung ist: Seien Sie konkret. Arbeiten Sie mit Zeitslots und halten Sie sich an diese. Das bietet weniger Raum für Ausflüchte und eine klare Struktur, der Sie folgen können. Ziel ist es nun, aus der einmal erstellten Struktur Routinen zu entwickeln. Je geregelter der Tagesablauf ist, desto weniger Energie müssen Sie mit aktiven Entscheidungen wie dem immer wiederkehrenden Nein! zur Prokrastination verschwenden und desto weniger Nischen haben Sie für Ablenkungsmanöver.

Wichtig bei der Planung ist stets, dass Sie die Prioritäten im Auge behalten. Welche Aufgaben sind wichtig, welche dringend und welche beides? Der Quadrant der Eisenhower-Methode kann Sie beim Einordnen der Tätigkeiten unterstützen.

 

2. Loslegen - sofort

Starten Sie gleich morgens mit der unangenehmsten Aufgabe - sofern das mit Ihrem Prioritätenplan übereinstimmt - und haken Sie sie ab. Das gibt nicht nur das gute Gefühl, direkt etwas Großes erledigt zu haben. Aktiv zu werden, ist ein Muss: Denn psychologisch ist es wichtig, innerhalb von 72 Stunden mit einer Aufgabe, die man sich vorgenommen hat, anzufangen, sonst sinkt die Wahrscheinlichkeit enorm, sie jemals zu erledigen. Wenn die Aufgaben zu umfangreich erscheinen, teilen Sie sie nach der Salami-Taktik in kleinere Teile und erledigen Sie eines nach dem anderen. Manchmal hilft es auch, sich vorzunehmen, "nur" zehn Minuten einer Aufgabe zu widmen, um der Prokrastination ein Schnippchen zu schlagen. Hat man sich erst einmal hingesetzt und beginnt mit der Arbeit, werden aus zehn Minuten schnell mehr.

 

 3. Ablenkung vermeiden

 

Ablenkung ist der beste Freund der Aufschieberitis. Sie fordert unsere Aufmerksamkeit online und im Büroalltag. Umso wichtiger ist es, ihr einen Riegel vorzuschieben.

Schaffen Sie zunächst Ordnung auf dem Schreibtisch. Alte Kaffeetassen und ungeordnete Papierstapel verbreiten gedankliches Chaos und stören das Auge. Je leerer Ihr Tisch, desto weniger wird Sie ablenken. Schalten Sie außerdem Ihr Smartphone stumm und checken Sie Ihre Emails nicht alle fünf Minuten, sondern bewusst zwei Mal am Tag. Schließen Sie Ihren Internetbrowser und seien Sie diszipliniert beim Surfen. Das Internet frisst Ihre Zeit - und alle diese Unterbrechungen schaden der Produktivität, weil Sie den roten Faden immer wieder verlieren und neu anknüpfen müssen. Steuern Sie Ablenkungen also bewusst. Ebenfalls wichtig: Erledigen Sie eine Aufgabe nach der anderen und nicht drei parallel: Multitasking macht uns nicht produktiver: Es streut unseren Fokus, stört unsere Konzentration, erhöht die Fehlerquote und verursacht Stress.

 

 4. Dringlichkeit schaffen, Druck aufbauen und Limits setzen

 

Arbeit dehnt sich in dem Maße aus, wie viel Zeit wir für sie haben: Das besagt das Parkinson’sche Gesetz des Publizistes Cyril Northcote Parkinson. Zeitverschwendung können wir deswegen vorbeugen, indem wir klare Zeitlimits für bestimmte Aufgaben definieren. Druck hilft Ihnen außerdem, rechtzeitig fertig zu werden, wenn Sie sich die negativen Konsequenzen vor Augen führen, die eine Verspätung für Sie hätte: Denken Sie an die Reaktionen von Chef und Kollegen. Sprechen Sie außerdem über Ihre Ziele: Das weckt die Erwartungshaltung in anderen und schafft sozialen Druck - Sie sind nun in der Pflicht, was es schwieriger macht, Aufgaben vor sich herzuschieben.

 

 5. Realistische Ziele setzen

 

Bei allem Druck und aller Disziplin, vergessen Sie nicht realistisch zu bleiben. Eine zu lange To-Do-Liste frustriert mehr, als dass sie motiviert. Sie fördert die Aufschieberitis, da sie das Gefühl weckt, sie sowieso nicht erledigen zu können. Lassen Sie außerdem den Perfektionismus los: Oft ist es mit 80 Prozent Aufwand und Mühe getan - die letzten 20 Prozent kosten nach dem Pareto-Prinzip 80 Prozent Ihrer Zeit, und Ihre Nerven! Perfektionismus hält Sie auf, weil Sie sich im Detail verlieren und das große Ganze aus den Augen verlieren.

 

 6. Belohnen Sie sich!

 

Alle ausgeklügelten Anti-Aufschieberitis-Strategien nützen nichts, wenn Lob und Motivation fehlen. Ein gutes Arbeitsklima, interessante Aufgaben und ein Chef, der in der Lage ist, seine Mitarbeiter zu fördern, sind das beste Gegenmittel gegen Prokrastination. Positives Feedback führt dazu, dass man sich wertgeschätzt fühlt. Es steigert die Produktivität und den Ansporn, sich höhere Ziele zu setzen.

 

Belohnen Sie sich also, wenn Sie eine weitere Aufgabe erfolgreich erledigt haben. Das bloße Abhaken eines Tasks auf der To-Do-Liste motiviert und gibt ein gutes Gefühl.

Halten Sie Erfolge fest und führen Sie sich diese vor Augen, wenn es mal wieder nicht so rund läuft. Auf diese Weise belohnen Sie ihr Gehirn mit dem guten Gefühl etwas geleistet zu haben statt mit dem kurzfristigen Lustgewinn, den die Aufschieberei schenkt.

 

Denken Sie auch daran, Pausen zu machen. Hartes Durcharbeiten ermüdet und ist zermürbend. Gönnen Sie sich bewusste Auszeiten, gehen Sie an die frische Luft und bewegen Sie sich, um neue Energie zu gewinnen.

 7. Wählen Sie geeignete Tools

 

Software und Tools, die nicht intuitiv bedienbar sind, deren Benutzeroberfläche nicht ansprechend gestaltet ist und deren Funktionen den Workflow nicht ausreichend unterstützen, fördern die Aufschieberits. Wer erledigt schon gerne seinen Job, wenn er sich Tag täglich mit einer nicht funktionalen Software ohne intuitive Oberfläche herum ärgern muss? Hier kann es sinnvoll sein, unnötige Tools zu löschen und stattdessen mit einem einzigen zu arbeiten, das alle wesentlichen Faktoren der täglichen Arbeit miteinander kombiniert. In virtuellen Workrooms werden beispielsweise Personen, Dateien und Aufgaben vereint und geordnet. Die gesamte Kommunikation kann reibungslos auf einer einzigen Plattform stattfinden, was nicht nur den Verwaltungsaufwand minimiert, sondern vor allem eines liefert: motiviertere Mitarbeiter und schnellere Resultate!