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Ein DAM einführen - wie geht das eigentlich?

Ein Digital Asset Management (DAM) System ist nicht nur die Lösung, um Ordnung und Struktur in Foto-, Video- und andere Rich Media Dateien zu bekommen, die im Unternehmen eingesetzt werden. Es kann dazu beitragen, die Effizienz und Workflows nachhaltig zu verbessern. Eine DAM-Implementierung ist allerdings immer ein individueller Weg. Damit die Einführung ein Erfolg wird, sollten wichtige Faktoren beachtet werden. In diesem Blogpost verraten wir, welche das sind.

 

 1. Klarheit über die Anforderungen

Vor der Einrichtung muss klar sein, welche strategischen Ziele mit dem DAM erreicht werden sollen. Welche Workflows sollen mit dem DAM geglättet und die Effizienz von welchen Prozessen gesteigert werden? Ein DAM ist kein isoliertes Produkt, sondern kann seine Stärken voll entfalten, wenn es in die bestehende Systeminfrastruktur integriert wird. Gerade jene Prozesse und Programme, die mit Content verbunden sind, können vom DAM profitieren, darunter zum Beispiel das ERP, das PIM, das CMS oder der Online-Shop. Entsprechend wichtig sind Schnittstellen zu diesen Drittsystemen.

 

Außerdem ist ein Überblick über den Status Quo notwendig: Welche digitalen Assets liegen bereits vor, wo sind sie gespeichert, wer soll sie nutzen und Zugriff erhalten? Antworten auf diese Fragen geben eine Marschrichtung vor, um ein passendes System auswählen zu können. Ein DAM ist eine individuelle Entscheidung und muss zum Unternehmen passen.

Weitere wichtige Punkte für ein optimal passendes DAM sind: Wie werden Metadaten übernommen und können Metadaten-Standards ausgelesen werden? Wie ist die Kapazität des Systems? Wie gut ist seine Handhabung? Ist die Benutzeroberfläche grafisch oder muss ein Programmierer ran? Wie individuell lässt es sich anpassen? Wie gut lassen sich die Assets strukturieren und gibt es eine differenzierte Suchfunktion? Welche Analysefunktionen stellt das DAM zur Verfügung?

2. Ein erfahrener Partner

Es gibt viele Anbieter von DAM-Software. Wichtig ist, einen Partner mit nachweislichen Kompetenzen und Erfahrung auszuwählen. Mit ihm steht und fällt die erfolgreiche Implementierung des neuen Systems. Ein guter Partner kann auf die gestellten Anforderungen eingehen und arbeitet eng mit dem Kunden zusammen. Er unterstützt bei wegweisenden Entscheidungen. Darunter fällt zum Beispiel, ob das DAM in der Cloud betrieben oder On-Premise installiert werden soll.

3. Ein Plan, mit dem die Einrichtung systematisch vorgenommen wird

Herrscht Klarheit über die Ziele der DAM-Einführung, den Status Quo und ist ein kompetenter Partner ausgewählt, können Prioritäten für die Implementierung gesetzt werden. Wichtig ist dabei, immer die Zeit im Blick zu behalten: Gibt es Deadlines? Wann müssen Funktionen zur Verfügung stehen und Daten übernommen werden?

 

Die Struktur der Einführung erfolgt dann Schritt für Schritt gemäß den Prioritäten, so dass für jede Phase ausreichende Ressourcen und genügend Zeit zur Verfügung stehen. Eine DAM-Implementierung kann ein komplexer Prozess sein, der interne Systeme, Datensätze und bestehende Prozesse tangiert: Eine flexible und agile Herangehensweise ermöglicht es dabei, den Rollout geschmeidig zu gestalten, die Erfahrungen und das Feedback der Nutzer direkt zu integrieren und Risiken zu minimieren. So sinkt die Komplexität und gerade bei der Einführung in größeren Unternehmen sind Quick Wins eine Möglichkeit, die Akzeptanz der User zu erhöhen.

 

Auch die Datenübernahme will geplant sein. Die Assets kommen in verschiedensten Formaten, liegen in diversen Zielordnern und auf Servern. Dazu kommt der Content, der extern zugeliefert wird und der ebenfalls aufgenommen und gegliedert werden muss. Wichtig außerdem: Die Metadaten im Auge behalten! Streamlinen und Automatisieren lauten hier Schlüssel zum Erfolg.

4. Team und Budget

Die Implementierung eines DAM benötigt Personal und Budget. Verantwortlichkeiten müssen von Anfang an geklärt sein. Eine gut geführte DAM-Integration schließt alle drei Bereiche ein: Fachbereich, IT und die Anwender. So sind alle im Bild, Probleme können schnell angegangen werden und die Akzeptanz des Systems wird von Anfang an auf breite Füße gestellt. Das DAM-Team braucht Menschen mit den richtigen Fähigkeiten und dem passenden Mindset.

Dafür kann es empfehlenswert sein, die Position des Digital Asset Managers zu schaffen. Er wird gerade während der Implementierung Ansprechpartner und kann die Nutzer im weiteren Verlauf unterstützen, das System korrekt einzusetzen.

5. Mitarbeiter mitnehmen

Ein DAM wird nur dann eine Erfolgsgeschichte, wenn es von den Mitarbeitern angenommen und genutzt wird. Neuerungen werden oft mit Skepsis betrachtet. Umso wichtiger ist es, die Vorteile ins Gedächtnis zu rufen, die die Veränderung bringt: eine größere Übersichtlichkeit, effizienteres Arbeiten, schnelles Finden von Dateien, sofortigen Überblick über deren bisherigen Einsatz sind nur einige der Punkte, die für ein DAM sprechen.

 

Schulungen oder Trainings bereiten die Mitarbeiter auf die veränderten Workflows vor. Hilfreich ist es dabei, einen DAM-affinen Mitarbeiter im Team zu haben, der die anderen mitziehen und unterstützen kann. Um zu sehen, wie gut das System angenommen wird, ist es gerade in den ersten Wochen sinnvoll, die Statistiken anzusehen: Wie viele Nutzer loggen sich am Tag ein, wie viele Suchen werden durchgeführt, wie viele Assets heruntergeladen und wie viele User nutzen das System parallel? So lauten Fragen, die Aufschluss über die Akzeptanz geben können.