In diesem kurzen Leitfaden wird das Konzept des Lebenszyklus digitaler Assets erläutert. Außerdem erfährst du, wie dieser Prozess dir helfen kann, die Assets deines Unternehmens zu monitoren und im Auge zu behalten.
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Ist es nicht erstaunlich, wie viele verschiedene digitale Assets du zu einem bestimmten Zeitpunkt in der Produktion hast?
Und das gilt nicht nur für dich.
Nach Angaben des Content Marketing Institutes gaben im vergangenen Jahr 46 % der Unternehmen an, dass sie die Anzahl der erstellten Inhalte erhöhen wollen. Und das, obwohl sie bereits eine riesige Menge veröffentlicht haben. Denn aus diesen Daten geht ebenfalls hervor, dass jeden Tag rund 7,5 Millionen digitale Inhalte veröffentlicht werden. Andererseits ist das auch keine Überraschung, wenn man bedenkt, wie viele Inhalte Marken in der Regel produzieren. Hubspot zum Beispiel veröffentlicht, abgesehen von den Wochenenden, einen Beitrag pro Tag allein in seinem Academy-Blog. Und dabei sind die anderen Blogs und Marketingkanäle noch gar nicht berücksichtigt.
Diese Daten lassen darauf schließen, dass Marken wie die deinige zu einem bestimmten Zeitpunkt leicht Dutzende verschiedener digitaler Assets in Produktion haben können. Ganz zu schweigen von einer ganzen Bibliothek von Assets, die ihren gesamten Lebenszyklus durchlaufen haben.
Wie behältst du den Überblick über all das?
Die Antwort liegt im Verständnis des Lebenszyklus digitaler Assets und im Einsatz von Digital Asset Management zur Überwachung des gesamten Prozesses.
Mir ist klar, dass das eine ganze Menge ist, also lass uns das Thema ganz von vorne aufrollen.
Was genau ist der Lebenszyklus digitaler Assets?
Der Begriff „Lebenszyklus digitaler Assets“ bezieht sich auf einen Prozess (oder, wie ich es lieber nenne, einen Fluss), den jedes digitale Asset während seiner Lebensdauer durchlaufen muss.
Der Fluss entspricht in der Regel allen gängigen Phasen des Produktionsprozesses von Inhalten (mehr dazu in Kürze).
Auf diese Weise können Unternehmen jedes Asset im Laufe seiner Produktion leicht verfolgen und überwachen.
Und weil der Lebenszyklus digitaler Assets so eng mit der Content-Produktion verwoben ist, hilft er Unternehmen, Chaos bei Marketing- und Content-Kampagnen zu vermeiden.
Um dies näher zu erläutern, möchte ich einige Beispiele für Probleme aufzeigen, die typischerweise bei der Produktion von Inhalten auftreten, wenn Sie versuchen, diese ohne einen klar definierten Digital Asset Lifecycle Management-Prozess zu verwalten.
Falsche Assets werden für die Erstellung von Inhalten verwendet. Wenn du nicht über ein System zur Verwaltung von Assets über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg verfügst, besteht die Gefahr, dass jemand auf eine falsche Version einer Datei zugreift und sie in seinem Projekt verwendet. Das kann so einfach sein wie die Verwendung einer älteren Version einer Datei, aber auch so bedeutend wie die Verwendung einer digitalen Datei ohne urheberrechtliche Genehmigung (dazu gleich mehr).
Falsche Assets werden an relevante Marketingkanäle weitergeleitet. Wenn du nicht in der Lage bist, Assets über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg zu überwachen, besteht die Gefahr, dass falsche Dateien an das Content-Management-System, die sozialen Medien oder einen anderen Kanal gesendet werden.
Copyright-Probleme. Und schließlich riskierst du ohne Digital Asset Lifecycle Management, dass Dateien ohne Copyright verwendet werden, nachdem die Lizenzvereinbarung bereits abgelaufen ist. Und das ist natürlich ein ernstes Problem, das der Marke schaden könnte.
Wenn du verstehst, wie der Lebenszyklus digitaler Assets funktioniert, und in der Lage bist, die Assets während des gesamten Prozesses zu überwachen, kannst du solche und andere Probleme erheblich reduzieren (oder in vielen Fällen sogar ganz vermeiden).
(Oder um es noch deutlicher auszudrücken: Digital Asset Lifecycle Management schafft eine „Single Source of Truth“ über alle deine Assets).
Was sind also die Phasen des Lebenszyklus digitaler Assets?
Ein kurzer Hinweis, bevor wir beginnen: Was ich dir gleich zeigen werde, sind die gängigsten Phasen des Content-Produktionsprozesses. Sie entsprechen dem Prozess, den die meisten Unternehmen bei der Erstellung verschiedener digitaler Inhalte anwenden. Es kann jedoch sein, dass in deinem Unternehmen noch weitere Schritte erforderlich sind. In diesem Fall musst du deinen Asset-Lifecycle-Management-Prozess so anpassen, dass er auch diese einschließt.
In der Regel folgt der Fluss digitaler Assets fünf Hauptphasen:
1. Erstellung
Wie der Name schon sagt, handelt es sich hierbei um eine Phase, in der neue Assets kreiert werden. Dieser Prozess umfasst in der Regel Elemente wie:
- Briefing und Skizzierung des allgemeinen Zwecks des Assets.
- Ideen- und Planungsphase, die den Teams hilft, das Briefing besser zu verstehen und es in einen umsetzbaren Plan zur Erstellung des Assets umzuwandeln.
- Erstellung des Assets. Diese Phase umfasst die gesamte kreative Arbeit, die zur Erstellung der ersten Version des Assets erforderlich ist. Je nach Projekt kann dies die Erstellung eines Prototyps, eines ersten Entwurfs (im Falle eines textbasierten Assets) oder die erste Iteration eines Designs oder einer Grafik umfassen.
Beachte, dass dieser Prozess nicht mit der endgültigen Version eines Assets abgeschlossen ist. In dieser Phase geht es darum, vom Briefing zur ersten Iteration zu gelangen.
2. Proofing
Mit der ersten Iteration eines Assets beginnt die zweite Phase des Prozesses – das Online-Proofing.
In dieser Phase durchläuft das Asset mehrere Feedback- und Überarbeitungsrunden, bis die endgültige Version von den entsprechenden Interessengruppen abgesegnet wird.
Der Proofing-Prozess umfasst vier Stufen:
- Proof. Dies ist der Zeitpunkt, an dem eine erste Datei oder eine Entwurfsidee mit allen anderen am Überprüfungs- und Genehmigungsprozess beteiligten Akteuren geteilt wird.
- Benachrichtigung. Die Proofing-Plattform benachrichtigt diese Personen dann über den neuen Proof, der zur Überprüfung zur Verfügung steht.
- Überprüfung und Zusammenarbeit. Dies ist der Zeitpunkt, an dem die Beteiligten ihre Erkenntnisse und ihr Feedback zum Entwurf mitteilen. Dazu gehören in der Regel Kommentare und Vorschläge zu einer bestimmten Dateirevision. Diese werden wiederum geprüft und in verwertbare Erkenntnisse umgewandelt, die in eine weitere Iteration der Datei einfließen.
- Freigabe und Genehmigung. Sobald das Feedback verarbeitet wurde, können die relevanten Stakeholder die Datei genehmigen und abzeichnen.
3. Route
In der Routing-Phase geht es darum, festzulegen, wie das fertige Asset genutzt wird. In der Praxis geht es meist darum, die Datei an die relevanten Kanäle weiterzuleiten (daher der Name) – die Website (über ein Content-Management-System), soziale Medien, gedruckte Veröffentlichungen und alle anderen Kanäle, in denen die Datei verwendet werden soll.
Obwohl diese Phase des Prozesses recht einfach erscheint, gibt es hier auch viele potenzielle Probleme. Und hier zahlt sich ein spezielles System zur Verwaltung der Weiterleitung und Integration aus.
Und zwar aus folgenden Gründen:
- Ohne ein solches System kann es leicht passieren, dass unbefugte Benutzer auf Dateien zugreifen und diese an falsche Ziele weitergeleitet werden.
- Ebenso kann es passieren, dass falsche Versionen einer Datei in Marketingkampagnen verwendet werden. Dabei kann es sich um etwas so Einfaches und leicht zu Behebendes handeln wie ein Bild in der falschen Größe, das an die Website weitergeleitet wird. Es können aber auch schwerwiegendere Fehler passieren, z. B. wenn eine Datei in der falschen Größe an den Druck geschickt wird.
4. Speicherung und Archivierung
Die Phase Route endet, wenn ein Asset nicht mehr benötigt wird. Natürlich bedeutet dies in den meisten Fällen nicht, dass es entsorgt werden muss. Unternehmen verwenden digitale Assets häufig wieder und verwenden sie für andere Zwecke, und daher müssen diese Dateien korrekt gespeichert werden, damit sie bei Bedarf später wieder abgerufen werden können.
Aus diesem Grund kann dies eine recht komplexe Phase des gesamten Lebenszyklusprozesses digitaler Assets sein, die Folgendes umfasst:
- Erstellung eines Kategorisierungssystems für Assets, einschließlich Möglichkeiten zur Kategorisierung von Dateien nach Typ, Verwendungszweck und vielen anderen Faktoren
- Definition von Metadaten und Metadaten-Workflows für Dateien
- Erstellung einer klaren und übersichtlichen Ordnerstruktur, so dass alle Assets auf logische Weise organisiert sind
- Entwicklung von Konventionen für die Dateibenennung und vieles mehr.
(Hinweis: In diesem Leitfaden werde ich dir in Kürze zeigen, wie du ein Digital Asset Management System verwenden kannst, um all diese Aspekte und mehr zu definieren).
5. Abruf
Da Assets häufig wiederverwendet werden, gehört es zum Lebenszyklusprozess von Assets, Strategien für ein einfaches und schnelles Abrufen von Dateien zu definieren.
Hier kommen auch solide Workflows für die Speicherung und Archivierung von Assets ins Spiel. Mit einer klaren Ordnerstruktur, aussagekräftigen Metadaten, Dateinamenskonventionen und vielem mehr kannst du die Zeit reduzieren, die Teams benötigen, um die benötigten Dateien zu finden und darauf zuzugreifen.
Wie verwaltet man den gesamten Lebenszyklus digitaler Assets?
Ich habe die DAM-Systeme (Digital Asset Management) mehrmals erwähnt, als ich dich durch den obigen Prozess geführt habe, und das hat seinen Grund. DAM-Plattformen sind schließlich ideal für die Verwaltung des Lebenszyklus digitaler Assets.
Was genau ist also Digital Asset Management?
Digital Asset Management ist ein Prozess zur Organisation und Verwaltung digitaler Assets von einem einzigen Standort oder einem Content Hub aus. Eine DAM-Plattform ist also das, was du für die Implementierung und Ausführung eines Digital Asset Lifecycle Management-Prozesses verwendest.
Und sie umfasst eine ganze Reihe von Funktionen und Möglichkeiten, um den Prozess reibungslos und mühelos zu gestalten.
- Projektmanagement- und Kollaborationsfunktionen zur Verwaltung der Asset-Erstellung.
- Online-Proofing, mit dem du Überprüfungen und Genehmigungen rationalisieren kannst.
- Automatisierungen, um viele Aspekte des Prozesses auf Autopilot zu stellen.
- Dateispeicherung und Content-Hub-Funktionen.
- Erweiterte Kategorisierungsoptionen, die über Ordner und Metadaten hinausgehen.
- Massen-Uploads und die Möglichkeit, große Mengen an Assets zu verarbeiten.
Benutzerzugriffskontrolle. - Kontrolle des Urheberrechts.
- Mehrere Möglichkeiten zur Weiterleitung und Verteilung von Inhalten und vieles mehr.
Wie hilft dir CELUM dabei, den gesamten Lebenszyklus digitaler Assets zu verwalten?
CELUM (Haftungsausschluss: das ist unser Tool) ist eine der fortschrittlichsten Plattformen für die Verwaltung digitaler Assets auf dem Markt. CELUM vereint Projektmanagement, Dateifreigabe, agiles Aufgabenmanagement, einen Content-Hub, Online-Proofing und vieles mehr, damit Unternehmen den gesamten Lebenszyklus digitaler Assets und mehr verwalten können.
Hier sind nur einige der erstaunlichen Funktionen von CELUM, die dir helfen werden, deine Asset-Nutzung zu verfolgen:
Content Hub
CELUM bietet eine High-End-Speicherlösung, mit der sich Tausende von Bildern, Videos, Dokumenten und anderen Dateitypen problemlos verwalten lassen.
Der Content Hub bietet eine vollständig anpassbare Taxonomie, so dass du die vollständige Kontrolle darüber hast, wie du gespeicherte Assets kategorisierst und organisierst. Du kannst auch flexible Knotenstrukturen und Asset-Sammlungen erstellen, um deine Asset-Verwaltung auf ein völlig neues Niveau zu bringen.
Du kannst auch große Mengen an Dateien mit einem Klick hochladen, so dass du keine Zeit mit dem manuellen Senden von Dateien an den Server verschwendest.
Und schließlich kannst du mit den erweiterten Optionen für die Verwaltung von Benutzerrechten sicher sein, dass nur autorisierte Personen auf relevante Dateien zugreifen können.
Zusammenarbeit
Inhalte werden selten in einem Vakuum produziert. In den meisten Fällen arbeiten verschiedene Beteiligte und sogar ganze Teams zusammen, um die Inhalte zum Leben zu erwecken. CELUM bietet eine ganze Reihe von Funktionen, die Teams bei der Zusammenarbeit unterstützen, um selbst die anspruchsvollsten kreativen Projekte abzuschließen:
- Fortschrittliches Dateimanagement, das Teams hilft, ihre Arbeit an einem sicheren und leicht zu verwaltenden Ort zu speichern.
- Kanban-Boards und Workflows zur Rationalisierung von Prozessen.
- Fristen, Zuständigkeiten und vieles mehr, um die Aufgabenverwaltung zu vereinfachen und die kreative Arbeit fließen zu lassen und vieles mehr.
Feedback und Freigaben
CELUM bietet außerdem die fortschrittlichste Online-Proofing-Lösung auf dem Markt. Mit ihr können deine Teams bei Überprüfungen und Revisionen zusammenarbeiten, um Projekte relativ schnell abzusegnen.
- Du kannst Assets direkt kommentieren und Bilder, Audio- und Videodateien und vieles mehr mit Anmerkungen versehen.
- Benachrichtigungsfunktionen informieren alle Teammitglieder, die für Feedback zuständig sind, dass neue Versionen von Entwürfen zur Überprüfung bereitstehen.
- Schließlich können Automatisierungen Teile dieses Prozesses für dich übernehmen.
Integrationen und Marktplätze
In CELUM helfen dir Integrationen dabei, deine Inhalte an relevante Kanäle auszuspielen. Das können Kreativtools wie die Adobe Suite sein, aber auch PIMs, dein Content-Management-System oder deine DX-Plattform.
