Produktivität 6 min read

7 Tools, die CELUM einen reibungslosen Übergang ins Homeoffice ermöglichten

Am 12. März 2020 zog das gesamte CELUM-Team in Übereinstimmung mit den Vorgaben der österreichischen Bundesregierung ins Homeoffice um. Abgesehen von den fehlenden Gesprächen in der Mittagspause erfolgte der Umzug des ganzen Unternehmens zu den Remote-Arbeitsplätzen nahtlos. Allerdings ist Telearbeit für einige Unternehmen vielleicht ein weniger vertrauter Arbeitsmodus als für andere. Daher haben wir beschlossen, den Tech-Stack zu teilen, den wir täglich gemeinsam nutzen und der es uns ermöglichte, innerhalb weniger Stunden den „Remote-Work-Schalter“ umzulegen.

Hier sind nun unsere „Helden“, die es uns ermöglichen produktiv zu bleiben, obwohl wir nicht im Büro sind.

Werfen wir also einen Blick auf die 7 Softwareanbieter und schauen uns näher an, wie wir ihre Software bei unserer Telearbeit einsetzen und was wir an jedem Tool lieben.

 Microsoft Teams für die schnelle Kommunikation

Wie wir es nutzen: Wie der Name schon sagt, dreht sich bei Microsoft Teams alles um Teamkommunikation. Wir verwenden dieses Tool sowohl für die private als auch für die Kommunikation in der Gruppe. Wir ersetzen E-Mail durch eine schnellere und effizientere Methode, um mit unseren Teammitgliedern und anderen Kollegen und Kolleginnen innerhalb der Firma in Verbindung zu bleiben. Mit Teams können wir eine schnelle persönliche Notiz schicken, das ganze Team, die Niederlassung oder das gesamte Unternehmen auf den neuesten Stand bringen, auf einen Anruf oder einen Video-Chat mit Kollegen reagieren oder Besprechungsprotokolle in Notizen festhalten – all dies und mehr ist in Teams möglich.
Warum wir es lieben: In Zeiten von Homeoffice sind Tools wie Microsoft Teams von unschätzbarem Wert, um mit allen Teammitgliedern in Kontakt zu bleiben – und dabei nicht nur schnell die täglichen Aufgaben zu besprechen, sondern auch um die fröhlichen Gesichter der Kolleginnen und Kollegen zu sehen.

Lieblingsfeature: Video-Chat-Hintergründe. Und von wo aus arbeiten Sie heute? 🙂 

 Outlook für die formelle Kommunikation

Wie wir es nutzen: Obwohl Microsoft Teams einen großen Teil der unternehmensinternen Kommunikation bewältigt, hat Outlook die Bühne nicht verlassen. Wir verwenden E-Mails für formellere Kommunikation innerhalb des Unternehmens, wie z.B. unternehmensweite Ankündigungen, und für die Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern außerhalb von CELUM. Wir bleiben mit unseren Kunden, Partnern und Agenturen in erster Linie über E-Mail in Kontakt.

Warum wir es lieben: Outlook ist ein leistungsfähiger und flexibler E-Mail-Client mit vielen Möglichkeiten, den eigenen Posteingang zu organisieren. Darüber hinaus ist der Outlook Kalender die primäre Übersicht über alle unsere geplanten Termine und andere internen Aktivitäten.

Lieblingsfeature: Kennzeichnungen mit Follow-up-Hinweis, die uns dabei helfen, unseren E-Mail-Austausch zu strukturieren und zu priorisieren.

 ContentHub zur Verwaltung aller Dateien

Wie wir es nutzen: ContentHub von CELUM ist die Digital Asset Management Software, die alle unsere Dateien an einem zentralen Ort speichert und die von überall und auf jedem Gerät zugänglich ist. ContentHub umfasst alle unsere Bilder, Videos, Designs und Dokumente. Jede Abteilung bei CELUM nutzt ContentHub – vom Designteam bis zur Personalabteilung.

 Warum wir es lieben: Es macht unser Leben sehr viel einfacher. Wenn wir eine bestimmte Datei benötigen wissen wir, dass es nur einen Ort gibt, an dem wir die letzte genehmigte Version suchen müssen. Kein Inhalt geht im  E-Mail-Verkehr verloren oder wird lokal auf dem Laptop von jemandem gespeichert, ohne dass andere darauf zugreifen können. Darüber hinaus gibt es ein weites Netz an Integrationen, die es uns ermöglichen, Dateien direkt in verschiedenen Anwendungen zu bearbeiten und die neuesten Änderungen zentral abzuspeichern.

Lieblingsfeature: Sichere gemeinsame Nutzung von Dateien mit externen Stakeholdern mithilfe des PIN-Link- Systems. Siehe Video unten:

 WorkRooms für visuelle Zusammenarbeit

Wie wir es nutzen: WorkRooms von CELUM ist die Aufgaben- und Dateiverwaltungslösung, die alle unsere Dateien, Mitarbeiter und Arbeitsabläufe in einer einzigen Arbeitsumgebung mit einem einzigen Ziel zusammenführt: die Arbeit effizient und erfolgreich zu erledigen. In WorkRooms werden alle unsere Brainstorming-Ideen dokumentiert, nach Prioritäten geordnet und innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens in die Praxis umgesetzt. Moderne, intuitive Boards im Kanban-Stil sind mit leistungsstarken Dateiverwaltungsfunktionen und Genehmigungsprozessen ausgestattet.

Warum wir es lieben: WorkRooms hilft uns, konzentriert und organisiert zu bleiben und bietet einen umfassenden Überblick über alle laufenden Projekte mit klaren Verantwortlichkeiten und Fristen. Da es keine Userzahl-Beschränkungen gibt, können wir alle unsere Kolleginnen und Kollegen innerhalb und außerhalb von CELUM einladen und mit ihnen zusammenarbeiten.

Lieblingsfeature: WorkRooms Annotation: Sofort umsetzbares Feedback oder Änderungswünsche bei Bildern, Videos oder Audio-Dateien auf die Sekunde bzw. das Bild genau einfügen.

Hubspot für Inbound Marketing und Automatisierung

Wie wir es nutzen: Hubspot dient CELUM als Marketing-Hub und bietet Tools für die Durchführung verschiedenster Marketing-Aktivitäten wie z.B. Social Media, Newsletter Versand, Social Advertising, SEO, Landing Pages, Marketing-Automatisierung, Analysen und vieles mehr. Was das CRM betrifft, so führen wir hier DSGVO-konforme Aufzeichnungen über alle Personen, die Interesse an unserer Software bekundet und auf die eine oder andere Weise mit uns interagiert haben. Die Kontaktdaten, die wir in Hubspot aufbewahren, stammen sowohl von Personen, die einfach ein Whitepaper heruntergeladen haben, als auch von Menschen, die zu unseren treuen Kunden wurden.

Warum wir es lieben: Hubspot ermöglicht es uns, eine Vielzahl von Marketingaktivitäten durchzuführen und deren Erfolg auch gleich an einem zentralen Ort zu messen – unabhängig davon, ob es sich um eine E-Mail- oder bezahlte Social-Media-Kampagne handelt. Die Möglichkeit, benutzerdefinierte Dashboards zu erstellen, hilft uns dabei, den Überblick über unsere KPIs zu behalten.


Lieblingsfunktion: Marketing-Workflows, die angestoßen werden, sobald eine bestimmte Aktion durchgeführt wird oder eine bestimmte Anforderung erfüllt ist. Das erspart uns viel Zeit und hält die Arbeit im Hintergrund am Laufen.

Salesforce für den Überblick über alle Abläufe

Wie wir es nutzen: Während in Hubspot viele der Marketinginitiativen angesiedelt sind, ist Salesforce die Hauptspielwiese für unsere Vertriebs- und Business Development-Teams und dient als 360-Grad-Überblick über all unsere Kunden und Geschäftsmöglichkeiten. Salesforce verfolgt alle unsere Deals und deren Verlauf, einschließlich der erforderlichen Dokumentation und Kontaktpunkte. 

Warum wir es lieben: Wir lieben Salesforce, weil es unser Team hinter dem gemeinsamen Vertriebsziel (Dashboards) vereint, indem es stets die Vertriebs-Pipeline (Kanban-Ansicht) und eine fokussierte Kommunikation zu den relevanten Themen (Chatter) zeigt.

Lieblingsfunktion: Kanban-Ansicht auf die Sales-Pipeline.

GoToWebinar für … Webinare 🙂

Wie wir es nutzen: GoToWebinar ist unser Lieblingsinstrument für die Veranstaltung von Webinaren und anderen Online-Vorträgen. Wir organisieren damit von Online-Kundenschulungen, über Live-Webinaren bis hin zu unserer größten Veranstaltung des Jahres, dem CELUMIUM 2020 mit über 300 Teilnehmern, all unsere Online-Events.

Warum wir es lieben: GoToWebinar bietet einen einfachen und logischen Webinar-Einrichtungsprozess, der keine Programmierkenntnisse erfordert. Während des Webinars wird die Interaktion mit den Gästen durch Chat-Funktion, Abstimmungen, Umfragen, integrierte Videos und sogar Handouts erleichtert.

Lieblingsfeature: Automatisierte Auswertungen. Man erhält nicht nur die Standarddaten über Teilnehmer und No-Shows, sondern auch Daten über den Aufmerksamkeitsgrad der Teilnehmer, die Umfrageergebnisse, die Fragen und Antworten, das Chat-Protokoll und wer die Webinar-Aufzeichnung heruntergeladen hat.

 

Das sind die sieben Tech-Tools, die unsere Arbeit ohne Unterbrechungen am Laufen halten und die für den Erfolg unserer Organisation in Zeiten des Homeoffices unverzichtbar geworden sind.

Wir hoffen, dass du sicher und gesund bleibst – und dich vielleicht von diesen Werkzeugen für deine eigene Arbeit inspirieren lasst.