Erstellung deiner ersten DAM-Taxonomie: Der vollständige Leitfaden

Ich weiß, das ist frustrierend.

Du und dein Team erstellen all diese tollen digitalen Assets. Du lädst sie in dein Digital Asset Management System hoch und organisierst diese Dateien nach einem System, das sich einfach richtig anfühlt.

Und ja… andere beschweren sich ständig darüber, dass sie die gesuchten Assets einfach nicht finden können, so sehr sie es auch versuchen.

Unglaublich!

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Andererseits weisst du, dass es vielleicht nicht ganz ihre Schuld ist. Manchmal wird eine Taxonomie, die dir logisch erscheint, von anderen nicht wirklich verstanden. Um dieses Problem zu lösen, musst du vielleicht eine universellere DAM-Taxonomie für deine Organisation entwickeln.

Die gute Nachricht ist, dass das gar nicht so schwer ist. Eine weitere gute Nachricht ist, dass ich dir in diesem Leitfaden genau zeige, wie du es machen kannst.

Was genau ist DAM Taxonomie?

Ich wette, der Begriff Taxonomie kommt dir bekannt vor. Ok, er klingt auch sehr wissenschaftlich, aber auch ein bisschen vertraut, oder?

Nun, das liegt daran, dass er dir bereits in der Schule begegnet ist. Wenn du dich erinnerst, hat dein Biologielehrer über Taxonomie gesprochen und darüber, wie wir sie verwenden, um Organismen zu benennen, zu definieren und zu klassifizieren. Höchstwahrscheinlich hast du sie benutzt, um Tiere oder Pflanzen zu identifizieren und die Beziehungen zwischen ihnen zu verstehen.

Die „offizielle“ Definition stützt dies und erklärt Taxonomie als:

„[…] ein Klassifizierungsschema, insbesondere eine hierarchische Klassifizierung, in der die Dinge in Gruppen oder Typen organisiert werden“.

Aber beachte, dass sich die Definition nicht ausschließlich auf Organismen, Tiere, Bakterien usw. bezieht, sondern auf Dinge.

Das liegt daran, dass die Taxonomie mehr umfasst als nur die Einteilung von Tieren, Pflanzen oder anderen Organismen. Wir können sie nutzen, um fast alles zu klassifizieren. Die Taxonomie hilft uns zum Beispiel, uns im Wissen zurechtzufinden. Oder um Inhalte zu finden, die wir brauchen. Suchmaschinen wie Google nutzen die Taxonomie, um Inhalte zu klassifizieren, und helfen uns, sie in den Suchergebnissen leichter zu finden.

Was ist mit der DAM-Taxonomie?

Nun, in diesem Zusammenhang bezieht sich der Begriff DAM-Taxonomie auf ein hierarchisches System, das du entwickelst, um digitale Assets zu kategorisieren und zu klassifizieren, damit sie für andere einfach zu finden und zu navigieren sind.

Ziel des Aufbaus einer DAM-Taxonomie ist es, Teams sinnvolle Möglichkeiten zur Navigation durch digitale Assets zu bieten.

Mit einer Taxonomie wissen Nutzer genau, wo sie nach bestimmten Assets (z. B. Markenlogos, Produktbilder usw.) suchen müssen. Sie wissen auch, wie sie diese anhand verschiedener Kriterien (z. B. Ordner, aber auch Metadaten, die andere Daten beschreiben) identifizieren können, und verstehen das System, mit dem diese Assets kategorisiert werden.

Warum braucht man eine DAM-Taxonomie?

Wenn du regelmäßig die Situation erlebst, die ich in der Einleitung dieses Leitfadens beschrieben habe, dann weißt du sicher schon, warum eine DAM-Taxonomie mehr als wichtig ist.

Schließlich sorgt sie für Konsistenz bei Ihren digitalen Assets. Mit einer klaren Taxonomie wissen deine Kollegen, wo sie nach Assets suchen müssen. Und selbst wenn nicht, wissen sie, wie sie zu suchen haben. Sie wissen, wie Suchanfragen zu strukturieren sind, damit sie die richtigen Ergebnisse liefern, oder wie das System funktioniert, das du zur Organisation von Asset-Sammlungen verwendest.

Eine DAM-Taxonomie beschleunigt auch die Suche nach Assets.

Die DAM-Taxonomie kann auch die Suche nach Assets überflüssig machen. Ohne sie müssen die Teams oft auf die Suchfunktion des DAM zurückgreifen und Suchanfragen entwickeln und verfeinern, um ihre Assets zu finden.

Mit einer Taxonomie wissen sie jedoch, wie du die Assets organisiert hast. Um ein bestimmtes Logo oder eine andere Datei zu finden, muss man also nur zu einer bestimmten Stelle im System navigieren. Das ist alles. Warum brauchst du eine DAM-Taxonomie?

Wie sieht eine solide DAM-Taxonomie aus?

Wir haben schon oft über die DAM-Taxonomie gesprochen, aber bisher immer nur in der Theorie. Lass mich dir also zeigen, wie ein solches System zur Kategorisierung und Katalogisierung digitaler Assets in der Praxis aussieht.

Optimale Verfahren für die Entwicklung deiner DAM-Taxonomie

Du weißt, was eine DAM-Taxonomie ist. Du hast auch gesehen, wie sie in der Praxis aussieht und welche Vorteile sie deiner Organisation bieten kann.

Lass uns also über den Prozess der Entwicklung eines solchen Systems sprechen.

Eine kurze Anmerkung, bevor wir beginnen: Wie bei vielen anderen Dingen auch, kannst du verschiedene Ansätze wählen, wenn du versuchst, etwas zu vollenden. Im Folgenden siehst du also einen Prozess, der sich unserer Erfahrung nach am besten für die Entwicklung einer Taxonomie für die Verwaltung digitaler Assets eignet. Wir haben es selbst verwendet und empfehlen es auch unseren Kunden.

Im Folgenden findest du fünf Best Practices für den Aufbau einer Taxonomie für dein Digital Asset Management (DAM)-System, ohne dass du dich dafür weiter anstrengen musst.

#1. Verstehe deine Nutzer

(Kurze Erläuterung: Mit Nutzern meinen wir alle Personen, die dein DAM-System zum Auffinden und Extrahieren digitaler Assets verwenden werden).

Du weißt, dass wir alle unterschiedlich suchen. Wir erhalten vielleicht ähnliche Ergebnisse, aber bei näherer Betrachtung zeigt sich, dass wir sie auf unterschiedliche Weise erhalten haben.

Warum ist das wichtig? Nun, du baust eine DAM-Taxonomie für eine ganze Reihe von Menschen auf, möglicherweise. Damit sie für diese Personen relevant und einfach zu verwenden ist, solltest du zunächst verstehen, wie sie heute nach digitalen Assets suchen. Beobachte deine Kollegen. Frag sie nach ihrer Art, Dateien zu finden. Bitte sie vielleicht sogar darum, ein bestimmtes Asset zu finden, das du im DAM versteckt hast, und beobachte, wie sie es tun.

Damit will ich natürlich nicht sagen, dass du deine Taxonomie auf deren Vorgehensweise aufbauen sollst. Das wäre sogar ziemlich unmöglich. Wenn du jedoch verstehst, wie diese Leute nach Assets suchen oder wie sie über die Kategorisierung dieser Dateien denken, kannst du Erkenntnisse gewinnen, die dir bei der Entwicklung deiner Taxonomie helfen.

#2. Mache eine Bestandsaufnahme deines derzeitigen Assets

Als Nächstes solltest du herausfinden, welche Arten von Assets du hast. Das ist doch ganz logisch, oder? Bevor du herausfindest, wie du Assets kategorisieren und organisieren kannst, musst du wissen, mit welchen Dateien du arbeiten wirst.

Außerdem empfehle ich dir, herauszufinden, welche anderen Arten von Assets du in Zukunft erstellen wirst. Vielleicht betreibt dein Unternehmen zum Beispiel noch kein Videomarketing. Du solltest aber wissen, ob es Pläne gibt, dies in Zukunft zu tun. Auf diese Weise könntest du diese Assets sofort in deine Taxonomie aufnehmen. Wenn die Zeit gekommen ist, wird dein DAM auch dafür eingerichtet sein, und du musst deine Taxonomie dann nicht anpassen.

#3. Identifiziere die wichtigsten Kategorien

Hinweis: Dies ist meiner Meinung nach der effektivste Weg, um mit der Entwicklung einer Taxonomie zu beginnen. Denn egal, wie viel man recherchiert, es ist fast unmöglich, herauszufinden, wo man anfangen soll.

Ich empfehle dir also folgendes Vorgehen:

Schau dir deine bisherigen Recherchen an – deine Auditergebnisse und Notizen zum Nutzerverhalten – und versuche, die wichtigsten Kategorien herauszuarbeiten, nach denen du deine Assets organisieren könntest. Diese Kategorien können sich auf fast alles beziehen, was du willst:

  • Arten von digitalen Assets, die du hast
  • Ihre Anwendungsfälle
  • Spezifische Merkmale der Assets
  • Die von deinen Kollegen am häufigsten verwendeten Suchbegriffe, usw.

Es liegt wirklich an dir, zu entscheiden, wie du deine Assets kategorisieren willst. Aber das wichtigste ist, dass du diese ersten Kategorien festlegst.

Diese Hauptkategorien bestimmen deine Taxonomiestruktur.

Warum? Zum einen, weil diese Kategorien Einfluss darauf haben, mit welchen Begriffen die Benutzer zum Beispiel nach Assets suchen werden. Wenn du die Kategorien auf Asset-Typen aufbaust, ist es wahrscheinlich, dass sich die Nutzer daran gewöhnen, Begriffe wie „Videos“ oder „Logo“ in ihre Suchanfragen einzubauen.

#4. Organisiere die Taxonomiestruktur

Der nächste Schritt beim Aufbau deiner Taxonomie ist die Arbeit an ihrer Struktur. Dazu müssen vor allem zwei Dinge definiert werden:

Zum einen die Einteilung der Kategorien in übergeordnete und untergeordnete Kategorien. Der andere ist die Festlegung von Dateibenennungskonventionen.

Gehen wir sie der Reihe nach durch.

Kategorien ordnen. Im vorigen Schritt hast du Oberkategorien entwickelt. Im nächsten Schritt musst du sie in relevante Unterkategorien unterteilen. Diese Unterkategorien helfen dir dabei, die einzelnen Assets weiter zu definieren und sie leichter zu finden.

Was meine ich also mit Unterkategorien? Lass mich das anhand einiger Beispiele erläutern.

Deine Kategorie „Marken-Assets“ könnte zum Beispiel Dateien enthalten, die du auch als „Logos“, „Markenbilder“, „Mitarbeiterbilder“ und in viele andere Unterkategorien einordnen kannst.

Eine Kategorie „Produktressourcen“ könnte in Unterkategorien wie „Produktvideos“, „Produktbilder“, „einseitige Produktblätter“ usw. unterteilt werden.

Der Schlüssel zu diesem Aspekt des Aufbaus einer DAM-Taxonomie besteht darin, jede Kategorie zu betrachten und zu überlegen, welche Assets in diese Kategorie passen könnten. Suche dann nach Ähnlichkeiten zwischen diesen Assets, um herauszufinden, wie du die Asset-Bibliothek in kleinere Abschnitte (oder Ordner) einteilen kannst.

Festlegung von Dateibenennungskonventionen. Zweitens solltest du eine allgemeingültige Methode zur Benennung jedes Assets einführen. Deine Namenskonvention könnte sich auf Kategorien beziehen (d. h. du könntest den Kategorienamen gefolgt von individuellen Dateikennungen wie „company_logo_[date created]“ verwenden). Oder sie kann sich auf den eigentlichen Zweck der Datei beziehen.

Deine Dateinamenskonvention hilft den Teams in mehrfacher Hinsicht beim Navigieren und Auffinden von Assets:

  • Sie schaffen ein gemeinsames Vokabular, das bei der Suche nach Assets verwendet werden kann.
  • Dateinamenskonventionen helfen auch beim Auffinden der richtigen Version eines Assets.
  • Schließlich helfen Namenskonventionen bei der Zuordnung von Metadaten und können sogar beeinflussen, wie du die Metadaten für jedes Asset beschreibst.

#5. Dokumentiere die Taxonomie und führe sie ein

Als letzten Schritt erstellst du eine ausführliche Dokumentation der neuen Taxonomie. Erläutere deine Kategorien, deren Unterkategorien und deren Beziehung zueinander. Informiere deine Kollegen über die Namenskonventionen, die du eingeführt hast. Verteile diese Dokumentation an alle, und mache sie auch leicht zugänglich, falls jemand sie noch einmal durchgehen möchte.

Und wenn das erledigt ist, starte die neue Taxonomie im DAM.

Viel Erfolg!

And once that’s done, launch the new taxonomy in the DAM.

Good luck!

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