Sowohl Digital Asset Management (DAM) als auch Content Management Systeme (CMS) befassen sich mit digitalen Inhalten, jedoch sind beide Systeme für komplett unterschiedliche Zwecke entwickelt worden. Die Grundfunktion eines CMS ist die Darstellung und Veröffentlichung von redaktionellen Inhalten auf Webseiten. Ein DAM ist ein zentraler Knotenpunkt, von dem aus Dateien jeglicher Art erstellt, verwaltet und verwendet werden können – ein Content Hub.
Die 3 wichtigsten Unterschiede auf einen Blick
1. Unterschied: Die Nutzer
Während ein CMS hauptsächlich von Web-Designern und Content-Editoren, wie zum Beispiel aus dem Marketing, verwendet wird, ist die Anzahl an Usern, denen die Arbeit mit einem DAM Vorteile bringt, schier unendlich. Besonders in größeren Unternehmen ist die Anzahl an potenziellen Nutzern enorm hoch. Sowohl Marketers, Kreative, sowie Rechtsabteilungen müssen auf eine Vielzahl an unterschiedlichen Dateien zugreifen. Daher profitieren sie besonders von einem zentralen Content Hub, von dem aus sie ihre Arbeit steuern können.
2. Unterschied: Fotos, Videos und Dateien
Traditionellerweise befinden sich in einem CMS viele textlastige Dateien, die auch als Textbausteine dienen und auf mehreren Landingpages veröffentlicht werden. Natürlich werden aber auch Bilder und Videos genützt, um die Darstellung der Website auch visuell attraktiver zu machen. In einem CMS können also für den Web-Auftritt relevante Dateien in speziellen Layouts angeordnet werden, um sie daraufhin auf der Website zu veröffentlichen.
Ein DAM jedoch ist die Heimat für alle Dateien – in sämtlichen Formaten – die im Unternehmen erstellt, verwaltet und genützt werden. Vom zentralen Content Hub aus können hunderttausende bis zu Millionen von unterschiedlichen Bildern, Videos und Texten gemanagt werden. Das Digital Asset Management ermöglicht somit auch die Langzeitspeicherung von großen Datenmengen. Durch die Verschlagwortung der Medien ist einfaches Suchen und schnelles Finden garantiert.
3. Unterschied: Workflows
Große Unterschiede zwischen CMS und DAM gibt es zu guter Letzt auch beim Thema Workflow. Ein großer Vorteil von DAM ist die Versionierung der Medien. Was bedeutet das nun im Detail? Hat die Marketingabteilung zum Beispiel ein Update in der Unternehmenspräsentation gemacht, bekommst du dank DAM automatisch Zugriff auf die neueste Version. So wird die konsistente Verwendung von Inhalten sichergestellt. Außerdem wird die Abwicklung von Freigabeprozessen durch die Verwendung des DAMs besonders für Kreative und in der Zusammenarbeit mit Agenturen vereinfacht.
Die Workflows im CMS sind gekennzeichnet von jenem Content, der relevant für die Homepage ist, und dessen Freigaben zur Publikation. Das separate Archiv, in dem die Fotos und Texte zur Veröffentlichung im CMS gespeichert sind, muss individuell gepflegt und auf Aktualität überprüft werden. Möchte ein User ein Bild einem Blogbeitrag auf der Website hinzufügen, muss er dieses zuerst in die interne Bibliothek des CMS hochladen und sich außerdem eine neue Ordnungsstruktur überlegen.
So unterschiedlich die Ziele der Systeme sind, so gut ergänzen sich ihre Funktionen. Eine Kombination von CMS und DAM ist die optimale Lösung, um mühselige Workflows im CMS zu vereinfachen und auf wenige Arbeitsschritte zu minimieren. Durch die Verbindung der beiden Systeme können Unternehmen bahnbrechende strategische Vorteile erzielen und Zeit und Kosten einsparen.
Wie sieht die Kombination von CMS und DAM in der Praxis aus?
Hast du dein CMS mit DAM verbunden, arbeitest du wie gewohnt im üblichen User Interface des CMS. Anstatt jedoch die interne, separate Medienbibliothek zu verwenden, wählst du Bilder und andere Medienobjekte intuitiv über den zentralen Content Hub aus. Sämtliche Freigabeprozesse und Produktionsschritte sind zu diesem Zeitpunkt schon erledigt, du musst die Datei nicht erst hochladen. Somit ist auch sichergestellt, dass du immer nur aktuelle freigegebene Fotos verwendest. Alles was du tun musst, ist das Bild oder Video deiner Wahl auszuwählen und auf der Website auf der gewünschten Stelle einzufügen. Potentielle Fehlerquellen und langes, mühseliges Suchen lassen sich somit über die Kombination von CMS und DAM vermeiden.
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