Wie du weißt, sprechen wir regelmäßig mit unseren Kunden.
Wir lernen ihre Geschichten kennen und fragen sie nach den Herausforderungen, denen sie sich bei der Erstellung und Verwaltung einer ständig wachsenden Bibliothek von Inhalten und digitalen Assets stellen müssen.
Und wir stellen oft fest, dass sich bestimmte Muster herausbilden, wie z. B. ein erhöhter Bedarf an einer robusten Projektmanagementlösung, die die Verwaltung komplexer Inhalte ermöglicht.
Kürzlich haben wir viele dieser Herausforderungen durch die Einführung von vier erstaunlichen Verbesserungen angegangen. Jede von ihnen soll Ihnen helfen, noch mehr Kontrolle über Content-Produktionsprojekte zu erlangen.
#1. VERKNÜPFUNG VON AUFGABEN IN WORKROOMS
CELUMs Workrooms sind ein großartiger Ort, um bestimmte Projekte zu verfolgen und aus erster Hand zu sehen, wie die Arbeit voranschreitet.
Aber manchmal kann es schwierig sein, sich vorzustellen, wie eine Aufgabe den gesamten Workflow beeinflusst.
Zwar konnte man schon bisher alle Aufgaben auf einen Blick sehen. Aber wenn man sich nicht daran erinnert, wie sie voneinander abhängen, passiert es schnell, dass man den Arbeitsraum nur als eine Workroom unabhängiger Projekte sieht.
Das Problem ist, dass dies oft nicht der Fall ist. Um die Beziehungen zwischen Aufgaben besser darstellen zu können, haben wir die Option hinzugefügt, Aufgaben miteinander zu verknüpfen.
Wenn du die Aufgabendetails öffnest, siehst du einen neuen Abschnitt namens „Verknüpfte Tasks“.
Dort kannst du anhand von zwei Kriterien eine Beziehung zwischen dieser Aufgabe und anderen Aufgaben einrichten:
Abhängig von. Suchen Sie nach einer Aufgabe, die vor dieser Aufgabe erledigt werden muss.
Notwendig für. Suchen Sie nach einer Aufgabe, die nach dieser Aufgabe erledigt werden muss.
Es gibt zahlreiche Echtzeitanwendungen für diese Funktion.
Ein Projektleiter kann signalisieren, dass eine bestimmte Aufgabe für die Fertigstellung eines anderen Schritts im Arbeitsablauf erforderlich ist, so dass sie letztendlich zu einer wichtigen Aufgabe wird, auf die man sich konzentrieren muss. Schließlich würde jede Verzögerung bei dieser Aufgabe die gesamte Inhaltsproduktion zum Stillstand bringen.
Du kannst aber auch den umgekehrten Weg gehen und eine Aufgabe angeben, die unbedingt erledigt werden muss, bevor jemand mit der Arbeit an dieser Aktion beginnen kann. Auf diese Weise lässt sich vermeiden, dass das Projekt zwar vorankommt, aber wichtige Ressourcen fehlen, die für die Fertigstellung künftiger Maßnahmen erforderlich sind.
Zusammenfassung:
Durch die Verknüpfung von Aufgaben innerhalb eines Workrooms erhältst du einen besseren Überblick über die Beziehungen zwischen den Aufgaben innerhalb eines Workflows.
Sie ermöglicht es auch, Abhängigkeiten festzulegen oder Aufgaben als notwendig für die Fertigstellung einer anderen Aufgabe zu markieren.
#2. ZUWEISUNG VON SUBTASKS AN BENUTZER
Es ist ein gängiger Ansatz, Subtasks als einfache Checkliste zu betrachten. Eine Liste von Punkten, die zu erledigen sind, um die Aufgabe abzuschließen.
Und das ist gar nicht weit von der Wahrheit entfernt. Aber auch hier gibt es eine Herausforderung.
Oft erfordert die Erledigung der Checkliste von Teilaufgaben die Einbeziehung von Beteiligten, die nicht mit der Hauptaufgabe betraut sind.
Ein einfaches Beispiel wäre eine Designaufgabe, bei der ein Werbetexter den endgültigen Text überprüfen muss, bevor er den Entwurf fertigstellt. Der Werbetexter wäre normalerweise nicht in den Entwurfsprozess eingebunden. Da jedoch sein Beitrag erforderlich ist, hängt die Fertigstellung der Aufgabe weitgehend davon ab, dass er seinen Teil erledigt.
Es ist leicht, sich an diese kleinen Aufgaben zu erinnern, wenn man nur an einer Handvoll Projekte arbeitet. Aber wenn man das auf die übliche Produktionsebene oder ein größeres Unternehmen überträgt, kann man leicht verstehen, warum solche Situationen zu einer Herausforderung werden können.
Glücklicherweise ist das für die Nutzer von CELUM kein Problem mehr. Neuerdings können Sie über die Schaltfläche „Verantwortliche hinzufügen“ eine oder mehrere Personen angeben, die für die Erledigung einer Teilaufgabe verantwortlich sind.
Zusammenfassung:
- Mit dieser Option können Aufgabeneigentümer Unteraufgaben innerhalb einer Aufgabe zuweisen.
- Die einer Person zugewiesenen Teilaufgaben werden automatisch auf ihrem Dashboard im Abschnitt „Meine offenen Aufgaben“ angezeigt, so dass sie über ihre Zuständigkeiten bei den Aufgaben anderer Personen auf dem Laufenden bleibt.
#3. UMWANDLUNG VON TEILAUFGABEN IN AUFGABEN
Ein weiteres häufiges Szenario in Bezug auf Teilaufgaben betrifft ihre Bedeutung für das Projekt.
Manchmal entpuppt sich eine scheinbar winzige Aktion, die wir für eine schnelle Teilaufgabe halten, als das genaue Gegenteil. Vielleicht stellst du fest, dass mehrere Schritte erforderlich sind, um sie zu erledigen. Oder sie betrifft mehrere Personen und ist mit deren Arbeitsabläufen verknüpft. Oder die Erledigung hängt einfach von den Handlungen anderer Personen ab.
Mit anderen Worten, es handelt sich nicht wirklich um eine schnelle Teilaufgabe.
Es handelt sich um eine eigene, vollständige Aufgabe.
In der Regel lösen Projektmanagement-Tools dieses Problem, indem sie den Kunden die Möglichkeit geben, Teilaufgaben einer Teilaufgabe anzugeben. Das ist eine gute Lösung. Allerdings ist sie nicht immer praktisch. Das Hinzufügen von Teilaufgaben zu Teilaufgaben kann schnell dazu führen, dass Sie eine endlose verschachtelte Liste von Teilaufgaben verwalten müssen.
In CELUM kannst du diese Herausforderung jetzt anders angehen. Du kannst eine solche Teilaufgabe in eine einzelne Aufgabe innerhalb eines Projekts umwandeln. Von dort aus kansst du sie wie jede andere Aufgabe verwalten, Abhängigkeiten, Fälligkeitstermine, Unteraufgaben, Beauftragte und mehr festlegen.
Und das alles mit nur einem einzigen Mausklick.
#4. COMPOUND OBJECTS in CELUM Workrooms
Nicht zuletzt kannst du unsere Workrooms jetzt auch nutzen, indem du Compound Objects mit Content-Produktionsprojekten verknüpfst.
Wie du sehr gut weißt, ist die Verwaltung der Produktion von Produktinhalten keine leichte Aufgabe.
Zum einen umfasst jedes Projekt viele bewegliche Teile. Jedes Fotoshooting erfordert zum Beispiel verschiedene spezifische Aufnahmen und Takes.
Aber bei so vielen Projekten kann es leicht passieren, dass man ein kleines Detail übersieht und erst Tage nach dem Shooting merkt, dass eine bestimmte Aufnahme fehlt usw.
Mit Compound Objects kannst du im Voraus festlegen, was von einem Projekt erwartet wird. Du kannst auch festlegen, was die Projektleistungen sein sollen. Anschließend kannst du deine Projektanforderungen in Aufgaben umwandeln.
Mit dieser Funktion gewinnst du eine unglaubliche Klarheit darüber, was erforderlich ist. Darüber hinaus kannst du mit Compound Objects den Status jedes Deliverables (als Aufgabe) überwachen und sicherstellen, dass bei der Bearbeitung des Projekts und der Vorbereitung des Produktinhalts nichts verloren geht oder vergessen wird.
Zusammenfassung:
Mit Compound Objects kannst du eine Verbindung zu bestimmten Arbeitsräumen herstellen.
Du kannst dann deine Inhalte mit einem Arbeitsraum synchronisieren und deine Anforderungen in Aufgaben umwandeln.
Im Arbeitsraum kannst du den Genehmigungs-Workflow und die Online-Proofing-Funktionen nutzen, um die Produktion zu verwalten und sicherzustellen, dass nichts dabei verloren geht.
UND DAS WAR’S.
Aber das ist natürlich noch nicht alles.
Wir arbeiten bereits intensiv an einer ganzen Reihe neuer Verbesserungen, die du in den kommenden Wochen und Monaten sehen wirst.
