SharePoint vs. DAM – Was ist die beste Lösung für Dein Team?

Bist Du noch unentschlossen, welche Art von Lösung Du für die Verwaltung Eurer digitalen Assets benötigst? Immer wenn Unternehmen ihre Anforderungen an ein DAM-System bewerten, scheint MS SharePoint eine praktikable Lösung zu sein. Naja, sie liegen nicht ganz falsch. SharePoint ist eine großartige Software und die meisten Organisationen haben die Office-Suite bereits als Teil ihres Tech-Stacks.

Wir von CELUM sind hier vermutlich etwas voreingenommen, aber wir sind der Meinung, dass SharePoint kein Ersatz für ein vollwertiges DAM ist. In diesem Blogbeitrag untersuchen wir die Unterschiede zwischen den beiden Systemen und helfen Dir, zu verstehen, was die beste Lösung für Dein Team ist.

SharePoint vs. Digital Asset Management – Was ist der Unterschied?

Beide Tools dienen einem sehr ähnlichen Zweck und auf den ersten Blick scheinen die Unterschiede zwischen ihren Hauptkriterien. Microsoft beschreibt SharePoint auf der Website so: “Teilen und verwalten Sie Inhalte, Know-how und Anwendungen, um produktiver zu sein, schnell Informationen zu finden und nahtlos zusammenzuarbeiten.”

Wie sieht es im Vergleich mit einem DAM aus? Unsere Definition lautet: “Digital Asset Management ist ein Prozess der Verwaltung, Organisation und Verteilung digitaler Assets von einem zentralen Content-Standort oder einem Hub.”

Klingt ähnlich, aber ist es das auch? Während beide Systeme es Teams ermöglichen, Dateien zu teilen und hochzuladen und die Teameffizienz im Allgemeinen zu verbessern, lohnt es sich, etwas tiefer zu graben.

Team-Organisation vs. Verbindung mit der Außenwelt

Wie der Claim verrät, hat SharePoint einen ganz besonderen Anwendungsfall ausgemacht: „SharePoint. Ihr mobiles, intelligentes Intranet“. Dieses Tool wird hauptsächlich für interne Zwecke wie Dokumentation und Wissensaustausch oder -management eingesetzt. Also sehr ähnlich wie die Konkurrenten von Confluence oder Notion.

DAM hingegen bildetdie Content-Brücke zwischen Innen- und Außenwelt. Die gemeinsame Nutzung von Assets mit externen Stakeholdern wie Agenturen, Freelancern oder Handelspartnern ist eine der Schlüsseldisziplinen eines modernes DAM-Systems. Die meisten DAM-Lösungen sind auch eng mit anderen Tools wie Website-CMS, E-Commerce-Tools, PIM-Systemen und Social-Media-Plattformen verbunden.

Ist SharePoint ein digitales Asset Management System?

Natürlich hat SharePoint einige Merkmale eines DAM. Es soll aber hauptsächlich zum Erstellen von (internen) Websites und zur Verwaltung allgemeiner Informationen, meist im Textformat und für die unternehmensinterne Nutzung, verwendet werden.

SharePoint wurde speziell zum Erstellen von Teamwebsites entwickelt, auf denen Du mit deinen Teammitgliedern zusammenarbeiten kannst. Diese SharePoint-Websites können als Newsfeeds und interne Planungstools oder zu Dokumentationszwecken verwendet werden. Mit SharePoint kannst Du auch digitale Dateien hochladen und für dein Team freigeben.

Also, was ist der Vorteil eines echten DAM?

Ein Digital Asset Management System dient in erster Linie dazu, die digitalen RessourcenDeines Unternehmens zu organisieren, zu verwalten und gemeinsam zu nutzen. Es unterstützt Dich und Dein Team bei der Suche nach der richtigen Datei in einer chaotischen Weltunzähliger Marketing-Inhalte –wenn Du gar nicht genau weißt, wonach Du genau suchst. Ein Beispiel ist die Verwendung von Metadaten, die (in vielen Fällen automatisch) jedes Asset mit einigen Attributen kennzeichnen – vielleicht die Farbe eines Autos, die Marke und das Modell, das Produktionsdatum und spezifische Merkmale.

Wie SharePoint und Digital Asset Management zusammenarbeiten

Um das Beste aus beiden Produkten herauszuholen und beide Welten zu verbinden, haben wir eine SharePoint-Integration für den CELUM ContentHub entwickelt. Durch die Erweiterung der Funktionen von SharePoint bieten wir eine einfache Möglichkeit, die laufenden Geschäftsprozesse mit unserem DAM-System zu skalieren.

Der größte Vorteil für die Nutzer? Die Organisation kann CELUM ContentHub als zentralen Speicher für alle Unternehmens-Assets verwenden, einschließlich freigegebener Dateien von externen Agenturen, Fotografen und Außendienstmitarbeitern, während interne Teams mit diesen Dateien auf ihren SharePoint-Websites arbeiten können.

Schlussfolgerung

SharePoint hat einen Platz in den meisten Unternehmen verdient: Wenn Du eine einfache und in den meisten Fällen bereits vorhandene Software mit eingeschränkten Funktionen benötigst, passt SharePoint gut. Aber bitte beachte, dass es einige Limitierungen bei der Konnektivität zu anderen Tools oder den Umgang mit großen Dateien gibt.

Die Vorteile einer DAM-Lösung sind enorm und unterstützen Hunderte von Anwendungsfällen. Um sich auf die wichtigsten zu konzentrieren:

  • Einfacher Zugriff auf und die gemeinsame Nutzung von Millionen von Dateien in jedem Format;
  • Maßgeschneiderte Workflows und Integration in die bevorzugten Marketing- und E-Commerce Tools;
  • Digital Rights Management und Verwaltung von Nutzerrechten;
  • Erweiterte Metadatenfunktionen, CDN-Unterstützung und nahtloser Zugriff auch für externe Partner (über Portale oder direkten Zugriff)

Alle oben genannten Punkte gehören zu der umfangreichen Ausstattung eines modernen Digital Asset Management Systems, wie beispielsweise ContentHub aus dem Hause CELUM. Wenn Du sowohl SharePoint als auch DAM verwenden möchtest, gibt es viele Möglichkeiten, diese beiden Systeme miteinander zu verbinden und sie reibungslos zusammenarbeiten zu lassen. Viel Erfolg bei der Auswahl des richtigen Produkts!

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