Was ist ein Digital Asset Management Workflow?

Erfahre, wie du einen Workflow für das Digital Asset Management entwickelst, um deinen ständig wachsenden Produktionsplan für Inhalte zu verwalten.

Inhalt

Ist das nicht ein bisschen überraschend? 

Diesem Artikel von Forbes zufolge geben 85% von uns Vermarktern zu, dass sie sich unter Druck gesetzt fühlen, mehr Inhalte zu liefern und dies immer schneller zu tun. 

Andererseits macht das auch Sinn. Schließlich produzieren wir immer mehr Inhalte und sehen uns oft einer noch größeren Nachfrage gegenüber. 

Aber ich glaube auch, dass das größere Problem nicht der Druck ist, Inhalte zu erstellen. Es ist der Druck, der sich aus den Herausforderungen während der Produktion von Inhalten ergibt. 

Wie oft vergeudest du Zeit mit der Suche nach Dateien, Bildern oder der neuesten Version eines digitalen Assets, das du gerade brauchst? 

Für mich lautet die Antwort: ziemlich oft.

Deshalb richten wir unsere Aufmerksamkeit auf DAM-Systeme. Wir tun dies, weil diese Systeme versprechen, uns die Speicherung, Verwaltung und Verarbeitung digitaler Inhalte zu erleichtern. Sie können auch die Produktion rationalisieren, uns helfen, Überprüfungen und Freigaben schneller zu erhalten und im Grunde mehr Inhalte mit Leichtigkeit zu liefern. 

Doch die Sache hat einen Haken: DAM-Software erledigt selten alles von selbst. Um den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen, musst du einen Workflow für die Verwaltung digitaler Assets erstellen, und genau das werden wir in diesem Leitfaden behandeln. 

Im Folgenden erfährst du, was ein DAM-Workflow (Digital Asset Management) ist und wie er in der Regel aussieht. 

Bist du neugierig geworden? Dann fangen wir am besten ganz von vorne an.

Was ist der Digital Asset Management Workflow?

Beginnen wir mit der Definition des Wortes Workflow. 

Warum? Weil dieser einfache Satz die Erklärung für das enthält, worüber wir in diesem Leitfaden sprechen. 

Ein Workflow ist also eine Reihe von Schritten oder Verfahren, die es ermöglichen, eine bestimmte Aktivität von der Konzeption bis zum Abschluss zu bringen. Der Zweck eines Workflows ist, wie Kissflow sehr schön beschreibt, „zu definieren, wie etwas vom Unerledigten zum Erledigten oder vom Unbearbeiteten zum Verarbeiteten geht“.  

Im Prozess der Inhaltserstellung würde ein Workflow alle Schritte umfassen, die erforderlich sind, um eine rohe Idee in ein fertiges und im Idealfall veröffentlichtes Asset zu verwandeln. Am Beispiel eines Blogartikels würde der Workflow folgende Schritte umfassen:

  • Definieren der Aufgabenstellung für den Artikel, 
  • Schreiben des Artikels,
  • Bearbeiten, Überprüfen, Korrekturlesen und Abzeichnen des Artikels,
    Aufgaben zur On-Page-
  • SEO-Optimierung, 
  • Veröffentlichung des Artikels und mehr. 

Alles in allem ist das Konzept recht einfach. 

Leider wird es ein wenig undurchsichtiger, wenn es um den DAM-Workflow geht. 

Workflows für die Verwaltung digitaler Inhalte

Das ist ein weit verbreiteter Irrtum: Viele Vermarkter betrachten Workflows für das Digital Asset Management als Schritte und Prozesse zur Verwaltung der Funktionsweise einer DAM-Plattform. Oder als Prozesse, die definieren, wie ein DAM-System funktionieren sollte, aber das ist nicht das, was sie sind. 

Ein Digital Asset Management-Workflow definiert, wie du digitale Assets verwaltest und Content-Projekte fertigstellst. Obwohl er sich weitgehend auf das DAM konzentriert und eine DAM-Plattform zur Implementierung erfordert, hat er wenig mit der Software zu tun. 

Mit anderen Worten: Der DAM-Workflow beschreibt, wie du ein Asset für das System anforderst oder wie du einen Auftrag im System erstellst, usw. Aber er hat nichts damit zu tun, wie das System diese Informationen verarbeitet. 

Betrachte den DAM-Workflow als eine Liste allgemeiner Aktionen und Prozesse für die Verwaltung digitaler Assets. Sicher, das alles geschieht im DAM-System, aber der Workflow definiert nicht das System. 

Das bringt mich zum nächsten Punkt…

Warum dein Digital Asset Management System ohne Workflow wahrscheinlich scheitern wird

Digital Asset Management (kurz DAM) ist ein Prozess zur Erstellung, Verwaltung, Organisation und Verteilung digitaler Inhalte von einem zentralen Ort oder einem Hub aus. 

Ein DAM dient in der Regel dazu, die wachsende Zahl digitaler Assets besser zu überblicken und sicherzustellen, dass die zuständigen Teams die benötigten Assets schnell und effizient finden können.

Das Problem ist, dass es ohne einen soliden Workflow fast unmöglich ist, diese beiden Ziele zu erreichen. 

Ein Workflow erleichtert die Verwaltung von Aufgaben im Zusammenhang mit der Erstellung von Inhalten und der Sammlung von Bewertungen. Er erleichtert auch die Sicherstellung, dass alle Beteiligten, d.h. sowohl deine Kollegen als auch externe Anbieter, genau wissen, was sie wann zu tun haben. 

In Kombination mit einem leistungsstarken DAM-System ermöglicht der Workflow einen detaillierten Überblick über das Projekt, die Überwachung des Fortschritts, das Aufspüren von Verzögerungen und oft auch die Beseitigung dieser Verzögerungen, bevor sie entstehen. 

Deshalb hilft der Workflow, Projekte schneller abzuschließen. Wenn alle Schritte zur Erstellung, Überprüfung und Freigabe klar definiert sind, gibt es keine andere Möglichkeit, als dass der Produktionsprozess für Inhalte reibungslos abläuft. 

Mit einem Workflow werden auch weniger Fehler gemacht. Da jeder weiß, was er zu tun hat, wo er nach Assets suchen muss, welche Assets zu verwenden sind usw., sinkt die Wahrscheinlichkeit von Fehlern drastisch. 

4 Aspekte des DAM-Workflows, die zur Produktivitätssteigerung beitragen

Wie du gleich sehen wirst, können DAM-Workflows ziemlich komplex sein. Natürlich kannst du mit einem einfachen Workflow beginnen. Aber wenn dich deine DAM-Integration weiterentwickelt, wirst du höchstwahrscheinlich anfangen, die Komplexität des Workflows zu erhöhen. 

Bevor ich dir zeige, wie ein solcher Workflow aussieht, möchte ich deine Aufmerksamkeit auf vier Aspekte des Workflows lenken, die dazu beitragen, die Produktivität zu steigern und vor allem die Ausgabe von Inhalten zu erhöhen. 

#1. Verringerung von Engpässen

Workflows legen naturgemäß Schritte und Prozesse fest. 

Für dich bedeutet das, dass sie dir helfen, die Kontrolle über viele scheinbar zufällige Elemente im Prozess wiederzuerlangen. Der Freigabe- und Überprüfungsprozess ist hier ein gutes Beispiel. In vielen Fällen geschieht dies über veraltete Kanäle wie E-Mail oder Ad-hoc-Besprechungen vor Ort. Kreativteams müssen oft andere Beteiligte um Kommentare, Freigaben, Freigaben usw. bitten. 

Ein Workflow für das Digital Asset Management macht all dies überflüssig, indem es hilft, einen soliden und festen Prozess durchzusetzen. Der Workflow legt nicht nur fest, wer am Überprüfungsprozess beteiligt sein sollte und wann er das Feedback liefern sollte. Es wird auch klar kommuniziert, dass verschiedene Beteiligte das Projekt aufhalten, wenn sie ihre Aufgaben nicht rechtzeitig erledigen.

#2. Alle auf dem Laufenden halten

Es ist oft schwierig, alle Beteiligten über ein neues Asset oder eine Überarbeitung zu benachrichtigen, die sie prüfen, kommentieren oder veröffentlichen sollen. Oft fällt der Name von jemandem durch das Raster und er erfährt nie von einer Aktualisierung. 

Auch hier verhindert der Workflow naturgemäß solche Situationen, indem er einen (oft automatisierten) Prozess einrichtet, der sicherstellt, dass die richtigen Personen von den richtigen Assets erfahren. 

#3. Verhindern, dass Aufgaben zurückbleiben

Ohne ein geeignetes Verfahren für die Verwaltung dieser Aufgaben besteht oft die Gefahr, dass sie in Verzug geraten (oder gar nicht erledigt werden). Dies gilt insbesondere dann, wenn es kein System gibt, mit dem riskante Aufgaben erkannt und einer anderen Ressource zugewiesen werden können. Anders verhält es sich mit einem richtigen DAM-Workflow. Da in diesem Fall jeder weiß, was wann zu tun ist, ist es ein Leichtes, Aufgaben zu erkennen, die in Verzug zu geraten drohen. 

#4. Probleme vor der Eskalation bewahren

Das Gleiche gilt für alle Fragen und Probleme, die du oder andere Teammitglieder bei der Erledigung von Aufgaben haben könnten. Ein klar definierter Prozess für die Verwaltung der Arbeit macht es einfach, a.) zu wissen, wen man über ein potenzielles Problem benachrichtigen muss, und b.) den Prozess für den Umgang mit Problemen zu kennen, bevor sie eskalieren.

Aber genug der Theorie. Ich möchte dir zeigen, wie ein typischer Arbeitsablauf im Digital Asset Management aussieht.

Beispiel für einen Digital Asset Management Workflow

Ein kurzer Hinweis: In diesem Beispiel konzentriere ich mich auf die Erstellung visueller Assets. Der DAM-Workflow zur Verwaltung eines solchen Assets könnte also etwa so aussehen:

Schritt 1. Asset-Anforderung. In dieser Phase des Arbeitsablaufs wird festgelegt, wie die verschiedenen Abteilungen Assets von den Kreativ- oder Designteams anfordern.

Schritt 2. Ideenfindungsphase, in der die notwendigen Schritte zur Vorbereitung des Briefings und dessen Freigabe für die Produktion festgelegt werden.

Schritt 3. Asset-Erstellung, die alle Schritte umfasst, die zur Erstellung der ersten Entwurfsversion des Bildmaterials erforderlich sind. 

Schritt 4. Überprüfungs- und Freigabephase, in der Maßnahmen, Rollen und Verantwortlichkeiten sowie Zeitpläne für das Einholen von Feedback, die Bearbeitung von Überprüfungen, die Erstellung von Überarbeitungen und die Wiederholung des Prozesses bis zur endgültigen Freigabe festgelegt werden. 

Schritt 5. Weiterleitung des Assets an relevante Kanäle (z. B. Website oder soziale Medien)

Schritt 6. Asset-Speicherung und -Verwaltung. Der Arbeitsablauf in dieser Phase würde die Maßnahmen definieren, die zu ergreifen sind, um das Asset ordnungsgemäß zu kennzeichnen, damit andere Teams es leicht finden und abrufen können. 

Zwei Arten von DAM-Workflows

Das obige Beispiel skizziert den allgemeinsten und gebräuchlichsten Workflow für die Verwaltung digitaler Assets. Du kannst jedoch auch anders an die Erstellung deines eigenen Workflows herangehen. Je nach deinen Zielen kannst du einen von zwei verschiedenen Ansätzen wählen:

#1. Asset-basierte Arbeitsabläufe

Diesen Ansatz solltest du wählen, wenn dein Ziel darin besteht, die Verwaltung digitaler Assets im Unternehmen zu verbessern.

Asset-basierte Workflows definieren, was mit digitalen Assets in den verschiedenen Phasen ihres Lebenszyklus geschieht. Der Workflow könnte also definieren: 

  • Wie interne und externe Teams (z. B. externe Fotografen) Dateien in das DAM-System hochladen.
  • Wo sollten sie dies tun, usw. 
    Wo diese Assets hochgeladen werden müssen und wie sie kategorisiert werden sollten. 
  • Welche Aspekte der Speicherung eines Assets werden von der hochladenden Person kontrolliert, und was passiert, wenn sie das Asset hochgeladen hat? 
  • Wie man ein Asset beschreibt und kategorisiert, einschließlich Tags, Metadaten und mehr. 
  • Wer muss neu hochgeladene Objekte überprüfen und freigeben und wie sieht das Verfahren dafür aus usw. 

#2. Projektbasierte Arbeitsabläufe

Projektbasierte Workflows ähneln dem allgemeinen Beispiel, das ich dir oben gezeigt habe. Diese Workflows konzentrieren sich auf die Festlegung von Aufgaben und Prozessen, die dazu beitragen, eine bestimmte Idee vom Konzept zum fertigen Asset zu bringen. 

Ein projektbasierter Workflow definiert also alle Schritte, die für die Erstellung eines Assets erforderlich sind (und nicht für dessen Speicherung, wie beim assetbasierten Workflow), und kann Aktionen wie folgende umfassen:

  • Asset-Idee und Briefing
  • Der Produktionsprozess
  • Überprüfungen, Freigaben und Abnahmen
  • Weiterleitung
  • Speicherung und Verwaltung und vieles mehr. 

Was brauchst du, um einen DAM-Workflow zu implementieren?

Wir haben dies bereits kurz angesprochen. Du weißt also, dass du für die Implementierung eines solchen Workflows ein Digital Asset Management System brauchst. Du weißt auch, dass diese Plattformen dabei helfen, große Mengen digitaler Assets zu speichern, zu verwalten, abzurufen, zu kategorisieren und einfach damit zu arbeiten. 

Lass mich dir zum Abschluss eines der führenden DAM-Systeme vorstellen, das du in Betracht ziehen solltest. 

Einführung der CELUM-Software für die Verwaltung digitaler Assets

CELUM (offengelegt – das ist unser Tool) ist eine komplette Digital Asset Management-Lösung für Unternehmen jeder Größe. Aus diesem Grund bietet CELUM alle Funktionen, die du von einem der robustesten Tools auf dem Markt erwarten würdest:

  • Die Fähigkeit, selbst die größte Sammlung digitaler Assets an einem zentralen Ort zu speichern, zu organisieren und zu verwalten. 
  • Arbeit mit verschiedenen Dateiformaten, einschließlich Dokumenten, Audio, Video und anderen digitalen Inhalten. 
  • Erweiterte Asset-Management-Funktionen, einschließlich Ordnern, Sammlungen, Metadaten, Tags und mehr.
  • Flexible Knotenstrukturen und Asset-Sammlungen, so dass du und andere Teammitglieder riesige Dateimengen durchsuchen und alles im Handumdrehen finden können. 
  • Definition relevanter Asset-Typen und Kategorisierung deiner Inhalte auf der Grundlage einer Vielzahl von Formaten und Anwendungsfällen.
  • Sammeln von Nutzungsdaten aus verbundenen Systemen, um zu visualisieren, wo sich deine Assets befinden und wie sie zueinander in Beziehung stehen.
  • Überprüfungs- und Freigabe-Workflows.  
  • Zugriffskontrolle und Rechteverwaltung, um sicherzustellen, dass nur die richtigen Personen auf die richtigen Assets zugreifen können. 
  • KI-basierte Funktionen, die deine Teams bei der Suche nach ähnlichen Assets, der Erkennung von Duplikaten und der automatischen Kennzeichnung deiner Inhalte unterstützen.
  • Leistungsstarke Integrationen.
  • Weiterleitung von Assets an verschiedene Marketingkanäle, die du in deinen Kampagnen verwendest, und vieles mehr. 

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Senior Product Owner at Danfoss

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