Planst du die Einführung von Enterprise Metadata Management in deinem Unternehmen? Fragst du dich, was es wirklich ist und wie es dir helfen kann?
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Das ist beängstigend, nicht wahr?
Das Fehlen einer EMM-Strategie kann leicht dazu führen, dass:
- Verlust von geistigem Eigentum: Wenn du deine digitalen Assets nicht zuordnen kannst, existieren sie nicht.
- Verlorene finanzielle Möglichkeiten: Wenn du deine digitalen Assets nicht nutzt, sind sie nur eine Belastung und kein Vermögenswert, mit dem du Geld verdienen kannst.
- Rechtliche Konsequenzen: Unstimmigkeiten in den Daten können vor Gericht zu schweren Anschuldigungen wegen Betrugs oder Datenmanipulation führen.
Es ist also klar – Metadatenmanagement ist keine Option. Aber eine EMM-Strategie kann mehr bieten als nur die Vermeidung der oben genannten Risiken, und genau darüber werden wir in diesem Beitrag sprechen.
Was sind Metadaten?
Das Wort „meta“ ist eine griechische Vorsilbe und bedeutet „darüber hinaus oder danach“. In der englischen Sprache wird es auch im Sinne von „umfassender“ verwendet.
Einfach ausgedrückt sind Metadaten also die „umfassenderen Daten“, weil sie die „Daten über Daten“ sind.
Verwirrt? Dann lass du es uns weiter aufschlüsseln.
Metadaten helfen dir, die bereits vorhandenen Daten zu identifizieren und abzurufen. Du gibst deinen Daten Struktur, Kontext und Bedeutung. Du kannst also jedem digitalen Asset Metadaten zuweisen, egal ob es sich um Dokumente, Bilder, Videos, Audio, Grafiken usw. handelt.
Die 3 Haupttypen von Metadaten sind:
- Strukturell – Definiert die Elemente, die du in die Metadaten aufnehmen willst.
- Administrative – Schlüsselinformationen über die Daten, die das System normalerweise automatisch aufnimmt, wie Autor, Erstellungsdatum, Dateityp usw.
- Beschreibend – Die eigentliche Identifizierung der Daten, die auch den Wert der Daten umfasst.
Je präziser und anschaulicher deine Metadaten sein sollen, desto mehr musst du manuell vorgehen. Automatische Metadaten sind am besten nur für grundlegende Informationen geeignet.
Was ist Enterprise Metadata Management (EMM)?
Hast du schon einmal deinen Posteingang geöffnet und 1276 ungelesene Nachrichten mit einer wahllosen Auswahl an gelesenen, ungelesenen, markierten und nicht markierten Nachrichten gefunden? Äußerst beunruhigend und stressig, oder?
Ein ungeordneter Posteingang kann dich nicht nur deinen Seelenfrieden kosten, sondern auch deine Produktivität beeinträchtigen, dich davon abhalten, dich um Dinge zu kümmern, die du dringend brauchst, und potenzielle Geschäftsmöglichkeiten durch die Maschen fallen lassen.
Wenn es doch nur eine Möglichkeit gäbe, sie zu organisieren, zu kategorisieren und zu ordnen, so dass du dich mit jedem von ihnen nach Bedarf befassen kannst.
Stelle dir deine digitalen Ressourcen wie die E-Mails in deinem Posteingang vor – unorganisiert, nicht kategorisiert, überall verstreut!
Dadurch werden sowohl die Auffindbarkeit als auch die Verwendbarkeit der Daten beeinträchtigt, und du bist nicht in der Lage, die richtigen digitalen Assets zu nutzen, wenn du sie brauchst.
Indem du deinen Inhalten wichtige Metadaten hinzufügst, verwandelst du sie in aussagekräftige digitale Assets. Mit einer Digital Asset Management-Software kannst du dies schnell und effektiv tun. Eine DAM-Software hilft dir nicht nur beim Hinzufügen von Metadaten, sondern macht es auch effizienter, sie zu finden und zu nutzen.
Wir werden dieses Thema in diesem Artikel gesondert behandeln.
Der Punkt ist, dass Enterprise Data Management sicherstellt, dass Metadaten auf effektive Weise verfügbar sind, wodurch die Daten für das Unternehmen wertvoller werden.
Warum müssen Unternehmen ihre Metadaten verwalten?
#1. Bessere Datenqualität
Es nützt nichts, wenn du deine digitalen Assets einfach nur hortest. Mit Metadatenmanagement wird die Datenqualität systematisch aufrechterhalten und die Datenpipeline gesteuert, was allen Beteiligten Vorteile bringt.
Mit einem guten EMM kannst du Datenprobleme und -inkonsistenzen in Echtzeit erkennen, und die Datenqualität insgesamt verbessert sich, da mehr Zeit für Erkenntnisse und Reparaturen bleibt.
EMM ermöglicht das Abbilden, Verschieben und Testen von Daten für die regelmäßige Wartung innerhalb bestehender Strukturen sowie bei Fusionen, Übernahmen oder Modernisierungsmaßnahmen.
#2. Schnellere Projektabwicklung
Mit einem Metadatenmanagementsystem kann ein Unternehmen seine Mitarbeiter in die Lage versetzen, Metadaten schnell und präzise in ihre Repositories einzufügen. Außerdem ermöglicht es ihnen einen übersichtlichen Zugriff auf die Daten innerhalb ihrer Systeme.
Es verbessert die kreativen Arbeitsabläufe und ermöglicht so verbesserte Geschäftsprozesse, die zu einer schnellen Projektabwicklung führen.
#3. Bessere Einblicke
Du stellst Data Scientists in deinem Unternehmen ein, um Daten zu analysieren und daraus einen echten und umsetzbaren Nutzen zu ziehen. Leider verbringen Data Scientists in den meisten Unternehmen den Großteil ihrer Zeit mit dem Sammeln und Verstehen von Daten und der Behebung von Fehlern.
Ein effektives Metadatenmanagement kann diese Zeit erheblich reduzieren, indem es starke Datenoperationen und -analysen vor Ort implementiert. So können Data Scientists durch systematischen Zugriff auf Metadaten schneller und besser zu Erkenntnissen gelangen.
#4. Digitale Transformation
Wenn du deine Daten kennst, hast du immense Macht in deinen Händen. Denn wenn du weißt, welche Daten vorhanden sind und ihren Wert verstehst, kannst du:
- Deine digitalen Erfahrungen auf die nächste Stufe heben, indem du verstehst, wie dein Unternehmen mit Kunden interagiert und die Kundenerfahrung unterstützt.
- Die Effizienz deiner digitalen Abläufe vervielfachen, indem du Daten schneller aufbereitest und Projekte besser analysierst.
- Digitale Innovationen vorantreiben, indem du die Daten nutzen, um neue Produkte und Erlebnisse zu entwickeln.
- Aufbau eines sich selbst tragenden digitalen Ökosystems innerhalb des Unternehmens, Einrichtung von Plattformen und Partnerschaften zur Skalierung und zum Wachstum.
Metadatenmanagement Anwendungsfälle
Eine Strategie zur Verwaltung von Unternehmensmetadaten ist der Schlüssel zum Erfolg deines Unternehmens. Wie?
Schauen wir uns die 3 häufigsten Anwendungsfälle für Metadatenmanagement in einem Unternehmen an.
Rechtskonformität
Die meisten Unternehmen speichern vertrauliche und sensible Kundendaten wie z. B:
- Sozialversicherungsnummer des Kunden
- Bankkontonummer
- Kredit- oder Debitkartennummer,
- oder sogar eine persönliche Identifikationsnummer oder ein Passwort.
All diese Daten können es einer Person ermöglichen, sich in das Konto eines solchen Kunden einzuloggen oder darauf zuzugreifen und die Daten zu missbrauchen.
Daher gibt es immense Regeln und Vorschriften für Organisationen, um solche sensiblen Daten sorgfältig und auf bestimmte Weise zu speichern. Außerdem müssen die Unternehmen in der Lage sein, diese Daten zusammen mit ihren Details für Audits vorzulegen.
Angesichts der zunehmenden Datenmenge und der vielen Vorschriften müssen diese dynamisch verwaltet werden, und hier kommt das Metadatenmanagement ins Spiel.
Dies ist der offensichtlichste und häufigste Anwendungsfall für EMM.
Betrieb
Es liegt auf der Hand, dass verschiedene Abteilungen in einem Unternehmen Daten auf sehr unterschiedliche Weise nutzen.
So muss beispielsweise die Rechtsabteilung auf Bilder zugreifen, um sicherzustellen, dass keine Urheberrechtsverletzungen vorliegen. Das Marketingteam hingegen wird dieselben Bilder für ganz andere Zwecke verwenden, beispielsweise für eine Marketingkampagne.
Wenn du Metadaten im Kontext durch Metadatenmanagement speicherst, können verschiedene Teams alle Assets, in diesem Fall Bilder, entdecken, sammeln und verwalten, um die Qualität ihrer Arbeit zu optimieren.
Datenverwaltung
Wie bereits erwähnt, müssen Unternehmen, die einen unternehmensübergreifenden Datenzugriff ermöglichen wollen, ihre Daten mit Hilfe branchenüblicher Best Practices ordnungsgemäß verwalten.
So kann ein Unternehmen Datenverantwortliche ernennen, die eine Reihe von Rahmenwerken entwickeln, die die Konsistenz und Qualität der Daten sicherstellen. Die Datenverantwortlichen erstellen Richtlinien für die Speicherung und den Schutz von Daten.
Ordnungsgemäß verwaltete Metadaten stellen sicher, dass vertrauenswürdige Informationen für wichtige Geschäftsprozesse, Entscheidungsfindung und Buchhaltung verwendet werden.
Wie hilft ein Metadaten-Management-Tool bei EMM?
Die Verwaltung von Metadaten kann nicht nur überwältigend, sondern nahezu unmöglich sein, wenn nicht die richtigen Werkzeuge zur Verfügung stehen.
Wie wir bereits besprochen haben, verwandeln Metadaten deine Inhalte in aussagekräftige digitale Assets. Eine Digital Asset Management Software oder DAM wie CELUM kann diese Umwandlung effizient durchführen.
Mit einem Metadaten-Management-Tool kannst du:
- Die Metadaten-Taxonomie an die Bedürfnisse deines Unternehmens anpassen
- Metadaten in mehreren Sprachen aktualisieren
- Tags automatisch mit Hilfe von KI zuweisen und Metainformationen in jedem angeschlossenen System verfügbar machen.
- Definiere wer was sehen und darauf zugreifen können soll – sogar bis hin zu spezifischen Metadatenfeldern.
- Bearbeite die Metadaten mit einem Klick, ohne erst die Detailansicht aufrufen zu müssen.
- Batch-Bearbeitung für mehr als ein Asset
So zum Beispiel der CELUM-Kunde SCOTT Sports, eine Fahrrad- und Sportmarke. Jedes Jahr führt das Unternehmen zwei Produkteinführungen pro Branchensegment durch.
Das Batch-Editing hilft ihnen, alle Assets für eine neue Marketingkampagne zu sortieren und zu kategorisieren, von grafischen Darstellungen über Produktbilder bis hin zu möglichen wiederverwendbaren Inhalten unter ihren 83.000 Assets.
Außerdem sorgt ein gutes Tag-Management für eine bessere Zusammenarbeit bei der Erstellung von Inhalten und ermöglicht eine schnellere Verteilung der endgültigen Assets über verschiedene Kanäle.
Auch wenn sich die Funktionalitäten der verschiedenen Tools unterscheiden, bleibt die Kernfunktionalität dieselbe. Ein gutes Metadatenmanagement-Tool ermöglicht es dir jedoch, jedem Teil deines Unternehmens die Metadaten zur Verfügung zu stellen, die er benötigt, um seinen Teil der organisatorischen Funktionen zu verstehen und effizient auszuführen.
Fazit
Ich hoffe, dass du nach dem Lesen dieses Artikels eine bessere und praktischere Vorstellung davon hast, was Metadaten sind und warum du sie verwalten musst.
Jetzt musst du dich nur noch für eine DAM-Lösung entscheiden und deine Metadatenverwaltung auf eine ganz neue Ebene bringen.
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