Bist du frustriert darüber, wie lange es dauert, bis Content genehmigt werden? Fragst du dich, wie ein erfolgreicher Workflow für die Freigabe von Content aussehen sollte und wie du ihn für dein Unternehmen einrichten kannst?
Inhalt
Wahrscheinlich kennst du das Gefühl. Du bekommst einen neuen Auftrag für Inhalte. Du bist begeistert von dem, was du und das Marketingteam gemeinsam erstellen werden. Du erstellst ein Projektbriefing, teilst Aufgaben zu, und… du denkst sofort an all die Herausforderungen, die bei der Genehmigung des Projekts auf dich zukommen werden.
Du kannst es dir gut vorstellen – wie du versuchst, die Erstellung der Inhalte so zu organisieren, dass der Prozess reibungslos abläuft. Oder die langen E-Mail-Ketten, die du durchstehen musst, nur damit alle Beteiligten ihr Feedback abgeben können. Ganz zu schweigen von der Frustration, wenn du versuchst, die endgültige Genehmigung rechtzeitig zu erhalten.
Kann man sich das alles ersparen? Schließlich bist du so gut wie jedes Mal mit diesen Herausforderungen konfrontiert…
Nun, ja, und genau das wirst du in diesem Leitfaden lernen. Du erfährst, wie ein solider Workflow zur Freigabe von Inhalten aussieht. Außerdem erfährst du, wie du einen Genehmigungsprozess für deine Organisation definieren kannst, um den Prozess der Inhaltsüberprüfung zu rationalisieren.
Das ist eine ganze Menge, also kommen wir gleich zur Sache.
Was ist ein Workflow zur Freigabe von Content?
Am einfachsten lässt sich der Workflow zur Freigabe von Inhalten als Fahrplan für den gesamten Überprüfungs- und Genehmigungsprozess definieren.
Der Zweck des Workflows besteht darin, den Prozess, der den Inhalt vom Konzept bis zur endgültigen Genehmigung führt, genau zu beschreiben. Aus diesem Grund konzentriert sich der Workflow für die Freigabe von Inhalten nicht nur auf die endgültige Freigabe, sondern legt auch fest, wie die Inhalte in jeder Phase der Produktion überprüft und genehmigt werden.
Dies ist ein Aspekt des Workflows, der oft übersehen wird.
Oftmals definieren Unternehmen den Prozess zur Einholung der endgültigen Genehmigungen. Dabei wird festgelegt, wer die endgültige Druckvorlage abzeichnen muss und so weiter. Aber sie versäumen es, die Aktionen zu beschreiben, die verschiedene Interessengruppen durchführen müssen, um alle anderen Phasen der Inhaltsproduktion zu genehmigen:
- Akzeptieren einer neuen Inhaltsanforderung
- Verwaltung von Entwürfen und Überarbeitungen während des Erstellungsprozesses von Inhalten
- Überprüfung des Feedbacks und Freigabe der Überarbeitungen, und dann,
die endgültige Genehmigung, Abzeichnung und Freigabe der Dateien zur Veröffentlichung.
Ein vollständiges Genehmigungsverfahren für die Inhalte legt jedoch die Überprüfung der Inhalte für die gesamten Projektphasen fest.
Aber warum ist ein Workflow zur Freigabe von Content so wichtig?
Wir haben bereits über die Herausforderungen berichtet, denen man bei der Genehmigung von Inhalten gegenübersteht – lange E-Mail-Ketten, Verzögerungen, Missverständnisse… Ein Genehmigungsverfahren für Inhalte wird all diese Probleme beseitigen.
Ein solcher Prozess wird deinen Produktionsprozess aber auch in anderer Hinsicht verändern:
- Konsistenz des Outputs: Wenn ein Workflow eingerichtet ist, folgt jeder demselben Prozess und hält sich bei jedem Projekt an dieselben Standards. Das Ergebnis? Gleichbleibende Qualität bei allen Projekten. Es spielt keine Rolle, ob du ein Bild für die Website, ein Werbebanner oder ein kurzes Produktvideo erstellst, die Qualität der Inhalte bleibt dieselbe.
- Schnellere Produktion: Aus denselben Gründen werden Projekte dank eines soliden Marketing-Genehmigungs-Workflows pünktlich und oft sogar früher als geplant fertiggestellt.
- Weniger Chaos im Prozess: Ohne den Workflow enden Projekte oft als unorganisierte Ansammlung von Aufgaben und Aktivitäten, die kaum oder gar nicht miteinander verknüpft sind. Die Ersteller von Inhalten arbeiten anhand ihrer internen Prozesse oder führen ihre Arbeit ad hoc durch. Prüfer und andere Teammitglieder geben Feedback, wenn ihnen danach ist (oder du sie dazu drängst), und niemand weiß wirklich, was als nächstes zu tun ist. Der Workflow zur Freigabe von Inhalten wird dieses Chaos vollständig beseitigen. Er bedeutet, dass du einen klar definierten Prozess einführst, den jeder befolgen und einhalten muss.
- Weniger bis gar keinen Stress für dich und andere Teammitglieder: Das versteht sich von selbst. Wenn du das Chaos durch einen klaren Prozess ersetzt, verschwinden Frustration und Chaos, die normalerweise mit Inhaltsprojekten einhergehen, vollständig.
Wie sieht ein typischer Workflow für die Freigabe von Content aus?
Wir haben bereits viel über den Arbeitsablauf gesprochen, und du wirst dich wahrscheinlich fragen, wie das Ganze in der Praxis funktioniert.
Hier ein Beispiel für einen typischen Genehmigungsprozess und die damit verbundenen Schritte.
Hinweis: Dies ist ein eher allgemeines Beispiel. Es zeigt die Schritte eines typischen Workflows für ein Content-Marketing-Projekt, die Erstellung eines Beitrags in den sozialen Medien, einen Videoproduktions-Workflow usw. Im weiteren Verlauf dieses Leitfadens werden wir dir zeigen, wie ein typischer Workflow für die Freigabe von Bildern und Videos aussieht.
Ein typischer Freigabeprocess für Content umfasst also vier Schritte:
Anfrage zum Content
Jedes inhaltsbezogene Projekt beginnt in der Regel mit der Anfrage eines Kunden oder einer anderen Abteilung nach einer bestimmten Art von Inhalten. Oft kommen solche Anfragen in unterschiedlichen Formaten an. Manche Kunden schicken eine E-Mail mit einem Briefing. Die Marketingabteilung schickt dir vielleicht eine Notiz mit einer bestimmten Asset-Anfrage oder eine neue Aufgabe, die plötzlich auf deiner Projektliste erscheint.
Der Genehmigungsworkflow standardisiert die Art und Weise, wie du diese Anfragen bearbeitest. Er legt Maßnahmen fest, um das Projekt zu überprüfen, seine Bedeutung zu bewerten und es in die Produktionswarteschlange aufzunehmen.
Dieser Schritt des Workflows ist abgeschlossen, wenn die neue Anfrage offiziell als neues Projekt zugewiesen wird.
Produktion von Content
In diesem Stadium befindet sich das neue Projekt bereits in der Produktionswarteschlange und wartet darauf, dass die Teams mit der Arbeit daran beginnen.
Der Arbeitsablauf für die Freigabe von Inhalten legt daher fest, wie du und alle anderen Beteiligten das Projekt in den verschiedenen Stadien des Produktionszyklus überprüfen werden:
- Einrichten des Projekts und Briefing
- Organisieren der projektrelevanten Assets in Ordnern, Listen und Bibliotheken
- Festlegung aller beteiligten Akteure sowie ihrer Rollen und Verantwortlichkeiten
- Einrichtung eines Projekt-Workflows, um festzulegen, was, wann und von wem zu tun ist usw.
Prozess der Überprüfung
Der Überprüfungsprozess ähnelt oft einem Zyklus von Überarbeitungen und Genehmigungen.
In den meisten Fällen funktioniert er folgendermaßen: Sobald die Kreativteams die ersten Entwürfe fertiggestellt haben, leiten sie diese Inhalte an die entsprechenden Interessengruppen weiter. Die Stakeholder prüfen den Inhalt, geben Feedback und schlagen oft Änderungen und Überarbeitungen vor. Die Kreativteams setzen diese Änderungen dann um, und die Dateien werden für eine weitere Überarbeitungsrunde an die Beteiligten zurückgegeben.
Sobald es keine Rückmeldungen mehr gibt, werden die Dateien endgültig geprüft und genehmigt. Danach sind sie bereit für die Verteilung an die entsprechenden Kanäle.
Im Überprüfungsprozess wird der Genehmigungsworkflow definiert:
- Wer an der Rückmeldung beteiligt sein soll
- Wie das Feedback gegeben werden soll
- Fristen für die Abgabe von Feedback und Vorschlägen, um sicherzustellen, dass die Projekte rechtzeitig fertiggestellt werden, und vieles mehr.
Distribution
Schließlich werden die abgeschlossenen Projekte an ihre endgültigen Bestimmungsorte weitergeleitet – in die Warteschlange der sozialen Medien, auf die Website oder zur Verwendung in anderen Marketinginitiativen.
Der Arbeitsablauf sollte festlegen, wer für die Annahme von Dateien für jeden dieser Kanäle verantwortlich ist, und den formalen Prozess der Überprüfung und Gewährleistung, dass die Dateien den Standards der Kanäle entsprechen.
2 Beispiele für Workflows zur Freigabe von Content
Aus dem obigen Überblick weiß man, was die Elemente eines typischen Genehmigungsverfahrens für Inhalte sind.
Aber läßt uns dir zeigen, wie es in der Praxis funktioniert, anhand von zwei besonderen Projekttypen – Bild- und Videoproduktion.
#1. Arbeitsablauf der Bild-Freigabe
Dieses Workflow-Beispiel zeigt den Genehmigungsprozess für ein einfaches Bild.
Stellen wir uns vor, dass ein Kreativteam eine Anfrage erhält, dem Website-Team ein bestimmtes Produktbild zur Verwendung auf einer Produktseite zur Verfügung zu stellen.
Der Genehmigungs-Workflow sähe dann folgendermaßen aus.
Aufgabe
Stakeholder
Aktionen
Aufgabe:
Überprüfung von Projektanträgen
Stakeholder:
Projektleiter
Aktionen:
- Überprüfung des Projekts
- Beurteilung, ob das Projekt den Fähigkeiten der Abteilungen entspricht
- Bestätigung der Projektspezifikation und der Frist
Aufgabe:
Einrichtung von Projektabläufen und Briefing
Stakeholder:
Projektleiter
Aktionen:
- Einrichtung des Projekts in einem Projektmanagement-Tool
- Verwendung eine Vorlage für den Bild-Workflow bei der Erstellung des Projekts
- Hinzufügen eines vollständigen Briefings für die Designer
- Festlegung weiterer Beteiligter, Fälligkeitsdaten und Benachrichtigung der Designer über das neue Projekt
Aufgabe:
Sammlung von Assets
Stakeholder:
Projektleiter
Aktionen:
- Einrichten von Projektordnern
- Sammeln zusätzlicher Assets, falls vorhanden
Aufgabe:
Erstellung von Bildern
Stakeholder:
Grafikdesigner
Aktionen:
- Erstellen des Bildes nach den Vorgaben,
- Kennzeichnung des Projekts als prüfungsreif
Aufgabe:
Erste Überprüfung + Feedback
Stakeholder:
Projektleiter + Designer (Revisionen)
Aktionen:
- Prüfen, ob der Entwurf dem Auftrag entspricht (Format, Größe, Inhalt usw.)
- Übermittlung von Feedback an den Designer
- Der Designer setzt die Überarbeitungen um
Aufgabe:
Überprüfung durch das Marketingteam + Feedback
Stakeholder:
Teamleiter Marketing + Designer (Revisionen)
Aktionen:
- Überprüfung des Projekts anhand des Briefings
- Überprüfung, ob der Inhalt den Anforderungen entspricht
- Vorschlagen von Überarbeitungen
- Designer zur Umsetzung der Überarbeitungen
Aufgabe:
Endgültige Freigabe
Stakeholder:
Teamleiter Marketing
Aktionen:
- Abschließende Überprüfung und Kennzeichnung des Entwurfs als abgeschlossen
- Benachrichtigung des Webteams, dass das Bild zum Hochladen bereit ist
Aufgabe:
Bild-Upload
Stakeholder:
Web-Team
Aktionen:
- Hochladen des Bildes auf die Website und Kennzeichnung des Projekts als abgeschlossen
#2. Arbeitsablauf für die Video-Freigabe
In diesem Beispiel wird das Videoteam mit der Erstellung eines kurzen Erklärvideos für die Homepage beauftragt.
Der Genehmigungsprozess könnte in diesem Fall folgendermaßen aussehen.
Aufgabe
Stakeholder
Aktionen
Aufgabe:
Überprüfung von Projektanträgen
Stakeholder:
Projektleiter
Aktionen:
- Überprüfung des Projekts
- Bewertung des Arbeitsumfangs
- Bestätigung der Projektspezifikation und der Frist
Aufgabe:
Einrichtung von Projektabläufen und Briefing
Stakeholder:
Projektleiter
Aktionen:
- Einrichtung des Projekts in einem Projektmanagement-Tool
- Verwendung von Video-Workflow-Vorlagen bei der Erstellung des Projekts
- Benachrichtigung aller Beteiligten über das neue Projekt
Aufgabe:
Sammlung von Assets
Stakeholder:
Projektleiter
Aktionen:
- Sammeln aller notwendigen Assets und Briefing
- Erstellung eines internen Videobriefings für das Kreativteam
- Hinzufügen des Briefings zum Projektmanagement-Tool
Aufgabe:
Skript-Entwicklung
Stakeholder:
Video-Drehbuchautor
Aktionen:
- Verfassen des Drehbuchs für das Video
- Erstellung eines Storyboards
Aufgabe:
Skript-Review
Stakeholder:
Projektleiter
Aktionen:
- Prüfen, ob das Drehbuch den Anforderungen entspricht
- Übermittlung von Feedback an den Drehbuchautor, falls vorhanden
Aufgabe:
Skript und Drehbuch-Review
Stakeholder:
Marketing-Team
Projektleiter
Aktionen:
- Präsentation des Storyboards vor dem Marketingteam
- Überprüfung und Überarbeitung des Drehbuchs
Aufgabe:
Genehmigung des Skripts
Stakeholder:
Marketing-Team
Aktionen:
- Endgültige Überprüfung und Genehmigung des Drehbuchs
Aufgabe:
Video-Produktion
Stakeholder:
Kreativ- und Videoteams
Aktionen:
- Erstellung des ersten Entwurfs des Videos gemäß den Vorgaben und dem Drehbuch
Aufgabe:
Video-Review
Stakeholder:
Projektleiter
Aktionen:
- Überprüfung, ob die Videodatei den Anforderungen des Auftrags entspricht (Format, Dateityp usw.)
- Überprüfung, ob das Video dem Briefing entspricht
Aufgabe:
Video-Review
Stakeholder:
Marketing-Team
Aktionen:
- Überprüfung des Projekts anhand des Briefings
- Überprüfung, ob der Inhalt des Videos den Anforderungen entspricht
- Vorschläge für eventuelle Überarbeitungen
- Das Videoteam setzt die Überarbeitungen um, falls erforderlich
Aufgabe:
Endgültige Freigabe
Stakeholder:
Teamleiter Marketing
Aktionen:
- Abschließende Überprüfung und Kennzeichnung des Designs als abgeschlossen
- Benachrichtigung des Webteams, dass das Video zum Hochladen bereit ist
Aufgabe:
Video-Upload
Stakeholder:
Teamleiter Marketing
Aktionen:
- Hochladen des Videos auf die Website und Kennzeichnung des Projekts als abgeschlossen
Häufige Probleme mit Workflows zur Freigabe von Content
Wir haben bereits über die Vorteile von Genehmigungsverfahren für Inhalte gesprochen.
Aber auch diese Prozesse können schief gehen. Deshalb haben wir im Folgenden die häufigsten Probleme aufgelistet, mit denen Unternehmen bei ihren Genehmigungsprozessen konfrontiert sind.
#1. Mangel an wiederholbaren und skalierbaren Arbeitsabläufen
Du könntest Genehmigungs-Workflows für praktisch jede Art von Projekt und seine Variationen erstellen, und das ist ein Problem.
Das Problem besteht darin, dass man sich leicht damit verzettelt, Variationen und Iterationen für jedes mögliche Projektszenario zu entwickeln. Leider wird dabei einer der wichtigsten Aspekte eines Genehmigungsworkflows außer Acht gelassen – seine Skalierbarkeit.
Ein skalierbarer und wiederholbarer Prozess hilft dir, die Produktion von Inhalten und die Überprüfungsprozesse zu beschleunigen. Jedes Mal, wenn du ein neues Projekt erhältst, einen Workflow für die Genehmigung von Kundeninhalten zu entwickeln, kostet jedoch nur Zeit und verwirrt alle Beteiligten.
#2. Zu viele Genehmigende
Ein weiterer häufiger Fehler besteht darin, zu viele Personen einzuladen, um verschiedene Projektphasen zu genehmigen.
Das Ergebnis? Chaos, zu viele Meinungen, was dazu führt, dass das Projekt nicht vorankommt.
Damit ein Arbeitsablauf reibungslos funktioniert, solltest du nur die wichtigsten Personen zur Überprüfung und Genehmigung der verschiedenen Phasen einladen.
Natürlich können diese Personen ihre Teams in den Prozess einbeziehen. Aber das Feedback kommt nur von den Prüfern, die du zu dem Projekt eingeladen hast. Auf diese Weise lassen sich Chaos und Missverständnisse weitgehend vermeiden.
#3. Unklarheit über Zeitpläne und Fristen
Ist es nicht wunderbar, wenn alle zusammenkommen, zusammenarbeiten und ihre Aufgaben pünktlich erledigen?
Leider ist das nur möglich, wenn die Teammitglieder wissen, wann sie ihre Arbeit abschließen sollten und welche Fristen für Feedback oder Überprüfungen gelten.
Zufälligerweise ist dies ein häufiges Problem, mit dem Unternehmen bei ihren Genehmigungsprozessen konfrontiert sind. Sie definieren die einzelnen Schritte des Prozesses, versäumen es aber, genaue Fristen und Zeitpläne für die Fertigstellung festzulegen.
Das Ergebnis? Die Teammitglieder bleiben auf ihren Aufgaben sitzen, nur weil sie denken, dass noch Zeit dafür ist.
#4. Zu starrer Arbeitsablauf, der keine externen Faktoren berücksichtigt
Manchmal verzögern sich Projekte nicht aufgrund von Mängeln im Prozess, sondern wegen eines externen Faktors. Die Erkrankung eines Teammitglieds, der Ausfall von Geräten oder sogar eine Änderung des Auftrags in letzter Minute können selbst den am besten definierten Arbeitsablauf auf den Kopf stellen.
Und wenn deine Prozesse keine Vorkehrungen für unvorhergesehene Umstände treffen, die sich auf das Projekt auswirken, wird die Arbeit zwangsläufig darunter leiden.
Dein Arbeitsablauf sollte so streng wie möglich sein. Schaffe jedoch keine zu strengen Abhängigkeiten zwischen allen Aufgaben. Erlaube den Teams, einige Aufgaben zu erledigen, auch wenn das Projekt in einer bestimmten Phase ins Stocken gerät.
Auf diese Weise stellst du sicher, dass die Arbeit weitergeht, wenn auch in einem etwas langsameren Tempo.
Wie spezielle Software zur Freigabe von Content den Arbeitsablauf rationalisiert
Der Hauptzweck von Software für die Freigabe von Inhalten besteht darin, Teams bei der Verwaltung von Feedback-, Überprüfungs- und Freigabeprozessen zu unterstützen und dafür zu sorgen, dass Projekte pünktlich und im Rahmen des Budgets abgeschlossen werden.
Solche Plattformen:
- Rationalisieren Anfragen für Feedback und Genehmigungen,
- Ermöglichen es dem Nutzer, alle projektbezogenen Informationen, einschließlich verschiedener Projektüberarbeitungen, an einem einzigen Ort zu speichern, um den Zugriff und die Überprüfung zu erleichtern,
- bieten Automatisierungen, die sicherstellen, dass alle Beteiligten den entsprechenden Arbeitsablauf einhalten,
- Vorlagen und Arbeitsabläufe, um sicherzustellen, dass alle Projekte dem Prozess folgen
- Kommunikations- und Überprüfungsfunktionen, die es den Beteiligten ermöglichen, ihr Feedback rechtzeitig zu übermitteln, und vieles mehr.
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