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Produktiv im Home Office: Wie Digital Asset Management dich und dein Team beflügelt

Eugen Knippel, CMO @ CELUM | Passionate about everything digital, traveling and spending time with loved ones.
In der heutigen turbulenten Zeit ist es oft nicht leicht, von zu Hause aus effizient zu arbeiten und die Produktivität aufrechtzuerhalten. Bei mir persönlich vor allem aus drei wesentlichen Gründen:

Erstens, ist die restliche Familie, inkl. zwei entzückende aber aufmerksamkeitsfordernde Kinder, auch zuhause.

Zweitens: die Umstellung auf Remote Work ist eine Herausforderung, auch für moderne Unternehmen wie CELUM. Kommunikation, Ziele, Absprachen und Aufgaben müssen neu definiert und ausgehandelt werden.

Und drittens, das wird niemanden überraschen: wir alle durchleben eine Periode, die in den Geschichtsbüchern landen wird. Eine globale Pandemie bringt uns alle aus dem Gleichgewicht und je nach Situation mehr oder weniger belastend.

Umso wichtiger ist es, dass der berufliche Bereich möglichst effizient gestaltet wird – wenn Sie dann mit veralteten und ineffizienten Technologien arbeiten, wird es sehr schwierig.

8 gute Gründe für Digital Asset Management

Remote Work ist ohnehin bei Organisationen seit Jahren immer beliebter geworden und heute ist ein entscheidender Faktor. Wir bei CELUM haben Mitarbeitern schon immer die Möglichkeit gegeben, von zu Hause zu arbeiten. Wir wissen aus eigener Erfahrung, dass dezentrale Teams eine ganze Palette an Tools brauchen, um effektiv arbeiten zu können.

Glücklicherweise gibt es bereits Cloud-basierte SaaS-Plattformen und andere Tools zur Verbesserung der Produktivität und Effizienz: Für die Kommunikation gibt es Software wie Slack, Zoom, GoToMeeting, MS Teams und Google Hangouts. Bei der Zusammenarbeit hilft Google Docs and Sheets, Microsoft Sharepoint, Dropbox und viele weitere.

Studien haben gezeigt, dass eine funktionierende Infrastruktur eines der größten Erfolgskriterien für effektives Remote-Arbeiten ist. Was können Unternehmen also tun, um ihre Arbeitsabläufe zu optimieren, da immer mehr Unternehmen in der heutigen digitalen Welt das Arbeiten aus der Ferne ermöglichen?

Wir wollen in diesem Artikel genauer erläutern, warum Digital Asset Management-Systeme besonders Marketing- und Kreativteams beflügeln, wenn sie von zu Hause aus arbeiten und liefern dafür 8 gute Gründe.

Zugang zu allen Dateien – von überall

Da sich die meisten DAMs in der Cloud befinden und alle Marketinginhalte wie Photos, Videos, Dokumente und alles weitere eines Unternehmens beherbergen, können Mitarbeiter von überall auf die benötigten Dateien zugreifen. Es klingt banal, aber unserer Erfahrung nach ist das schon die größte Problemstellung für Unternehmen auf der ganzen Welt.

Hiten Shah, Gründer von bekannten Marketing-Tools wie KISSmetrics und vielen anderen, kommentierte das kürzlich so:

Natürlich verfügen viele Unternehmen über Prozesse, um Dateien über ein VPN aus der Ferne gemeinsam zu nutzen. Allerdings schränken diese Prozesse die Benutzer oft ein, da man davon ausgeht, dass sie über ein solides Verständnis der Organisationsstruktur des Dateisystems verfügen. Schnelligkeit und Accessability sind die großen Vorteile von DAM-Systemen – klassische Ordnersysteme kommen da einfach nicht mit. Mit einem sorgsam gepflegten DAM-System können Benutzer die benötigten Dateien über leistungsstarke Suchfunktionen leicht finden – selbst wenn sie noch nie auf das System zugegriffen haben und nicht verstehen, wie es organisiert ist.

Zentrale Quelle der Wahrheit

Digital Asset Management-Plattformen (DAMs) fungieren als zentrale Quelle der Wahrheit für alle Brand und Marketing Assets. Sie ermöglichen es allen Beteiligten die Dateien sinnvoll und effizient zu organisieren, und zwar unabhängig davon ob es interne Kollegen oder Externe sind, wie Agenturen, Designer oder Freelancer. Denk nur an die vielen Stunden zurück, an denen du die richtigen Dateien gesucht hast, das richtige Logo, oder das eine Photo, dessen Namen du vergessen hast. Mit dem richtigen DAM-System musst du dir keine Benamsungen merken und auch nicht auf den einen Kollegen warten, der die Präsentation auf seinem Computer gespeichert hat.

Eine sichere und Cloud-basierte Plattform

Viele der heutigen Digital Asset Management-Plattformen sind sicher und Cloud-basiert. Einige bieten zwar On-Premise- oder eine Hybrid-Lösungen an, aber wenn es darum geht, von zu Hause aus zu arbeiten bzw. globale Teams zu vernetzen, ist eine Cloud-basierte Lösung ein Muss:
1. Du musst Dir keine Sorgen über langsame (VPN-)Netzwerke zu machen.
2. Ein Cloud-basiertes DAM für jeden Benutzer ist einfach, intuitiv und schnell nutzbar.
3. Eine ausgereifte Digital Asset Management-Plattform verfügt zudem über mehrere Sicherheitsebenen zum Schutz und zur Sicherung deiner Assets.
4. Der CELUM ContentHub ist etwa voll DSGVO-konform.
5. Auch Backups der Dateien sind kein Problem, durch die Speicherung auf leistungsstarken, internationalen Servern können Sicherheitsbedenken ausgeschlossen werden.

Ein einheitlicher Markenauftritt

Wenn dein Unternehmen externe Mitarbeiter beschäftigt, hast du wahrscheinlich bemerkt, dass es schwierig ist, ein konsistentes Branding aufrechtzuerhalten. Aber auch für interne Kollegeinnen ist es nicht immer leicht, alle aktuellen Bilder und Versionen der Markenkommunikation zu merken – je mehr Brands dein Unternehmen nutzt, umso unübersichtlicher wird es. Dies kann sehr leicht dazu führen, dass die falsche Datei zur Veröffentlichung herausgegeben wird, vor allem wenn man sehr viel Content erstellt.

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Mit einem gut verwalteten DAM-System ist dies jedoch kein Problem. Sobald ein Logo oder Bild aktualisiert wird, kann es in die DAM-Bibliothek aufgenommen und deinem Team zur Verfügung gestellt werden. Wenn sich deine Mitarbeiter das nächste Mal einloggen, um ein Asset herunterzuladen, wartet die aktualisierte Datei bereits auf den Nutzer.

Lade alle deine Gäste und Partner ein

Wenn deine externen Partner mit euren digitalen Ressourcen arbeiten, ist es entscheidend, den richtigen Benutzern zur richtigen Zeit Zugriff zu gewähren. Die meisten Digital Asset Management-Plattformen bieten in irgendeiner Form eine abgestufte Berechtigungsstruktur mit Eigentümern, Administratoren, Mitarbeitern und Gastbenutzern. Optimalerweise nutzt das System auch Single Sign On (SSO), um sicherzustellen, dass deine Nutzer die sind, für die sie sich ausgeben – hier gibt es unterschiedliche Lösungen, wobei Google und Microsoft derzeit die beliebtesten sind.

Mit der abgestuften Zugriffsrechtevergabe können die Administratoren der Digital Asset Management-Plattform die Berechtigungen auf einem hohen Niveau halten, indem sie Zugriffsebenen für ihr gesamtes DAM-Ökosystem gewähren – oder sie  können die Berechtigungsebenen fein abstimmen, indem sie eine Untergruppe von Assets für bestimmte Benutzer erstellen.

Zusammenarbeit und Versionskontrolle

Unabhängig davon, ob im Büro oder virtuell von zu Hause arbeiten: Zusammenarbeit und Kommunikation sind der Schlüssel zum Erfolg von Projekten und Kampagnen.
Wir sind überzeugt, dass auch dein Kreativteam Zugriff auf euer DAM-System haben sollte. Nicht nur für die oben genannte Quelle der Wahrheit, sondern um den gesamten Lebenszyklus der Marketinginhalte zu verfolgen. Mit dem richtigen DAM kann man den gesamten Lebenszyklus von Content bearbeiten und nicht nur Dateien passiv speichern. Von der Erstellung über die Bearbeitung bis hin zur Veröffentlichung von Content, die kollaborative Arbeit an den Assets bestimmt maßgeblich auch deren Qualität.
Wenn ihr gemeinsam noch weitere Tools im Einsatz habt, wie zum Beispiel Wrike oder Asana, ergibt sich häufig folgendes Problem: Die Dateien in den Tools werden wie E-Mail-Anhänge genutzt, diese Files können weder editiert noch mit Kommentaren versehen werden. So endet man zu oft damit, diverse Dateien per E-Mail hin und her zu schicken und verliert dabei den Überblick, welche Version jetzt die richtige ist.

Secure sharing is caring

Interne Mitarbeiter, Vertriebsteams, Führungskräfte, Onlinehändler, Distributoren, Medien- und Kreativagenturen, Verlage – sie alle benötigen Zugang zu deinen Inhalten. Und wenn diese Beteiligten über viele Länder und Zeitzonen verteilt sind, muss die Distribution von Inhalten effizient und schnell gelingen, um eine zuverlässige Vermarktung überhaupt möglich zu machen.

Um die Dateien mit möglichst vielen Ansprechpartnern zu teilen, gibt es eine Reihe an Maßnahmen, die ein DAM-System erfüllt bzw erfüllen sollte:

  1. Schnelle Sharing-Funktion via Link bzw. E-Mail – das sollte eine Lösung sein, die um Welten sicherer ist, als die meisten kostenlosen Sharing-Tools die man online findet.
  2. Content-Portale: es gibt die Möglichkeit, eigenständige Galerien zu veröffentlichen, die alle Dateien und Assets als Medienbibliothek als Download zur Verfügung stellen.
  3. Zugriff aufs DAM: wie oben bereits erklärt, kann ein DAM ein toller Self-Service-Storage für viele Nutzer sein, ohne einen Mitarbeiter aus deinem Unternehmen zu benötigen.

Eine schnellere Verteilung von Inhalten an alle Partner bedeutet natürlich auch eine bessere Verkaufsförderung, eine schnellere Markteinführung, unkomplizierter go-live von Marketingkampagnen und höherer ROI eurer E-Commerce-Verkäufe.

Keine Engpässe mehr

Wir haben es oben kurz erwähnt, aber wir wollen den Gedanken hier weiter ausführen. DAM-Systeme reduzieren Engpässe, weil Mitarbeiter mit Zugriff auf das System nicht mehr andere Teammitglieder um Dateien bitten und auf deren Versand warten müssen. Sie loggen sich einfach ein, laden herunter, was sie brauchen, und gehen dann weiter ihrer Arbeit nach.

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Engpässe können auch auftreten, wenn Dateien an Stakeholder außerhalb einer Organisation gesendet werden müssen. Wenn sich zum Beispiel ein Medienvertreter an dein Unternehmen wendet und Bilder für einen Pressesartikel anfordert, sollte die Verteilung von Bild- und Infomaterial kein Hindernis für eine gute Berichterstattung sein.

Wie immer, kann man die Daten auch per E-Mail oder WeTransfer versenden, die größtmögliche Kontrolle aller Daten hat man aber mit einem Digital Asset Management.

Fazit: Ein DAM, um über alles zu herrschen

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Als Fazit ist für uns klar: Die Faktoren, die DAM für Remote-Mitarbeiter nützlich machen, können es auch für alle anderen einfacher machen. Alles zentralisiert zu haben, zu jeder Tageszeit leicht zugänglich und einfach zu durchsuchen, ist ein Vorteil für jeden, der regelmäßig mit digitalen Dateien zu tun hat.

Jetzt ist ein guter Zeitpunkt, um die eigene Infrastruktur fit für die kommenden Wachstumsanstrengungen zu machen und CELUM möchte dich auf diesem Weg begleiten. Wir haben unsere Digital Asset Management Lösung so zugänglich und flexibel wie möglich gestaltet. Mit dieser Flexibilität ist der neue ContentHub bereit, Kunden aller Größenordnungen zu bedienen: Von einzelnen Teams über KMUs bis hin zu Großunternehmen.

Zudem bieten wir ab sofort eine kostenlose 30-Tage-Testversion an, damit sich Interessenten selbst ein Bild über Kernfunktionen und Vorteile eines DAM-Systems machen können.

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