Planst du, die Content Collaboration zu verbessern? Suchst du nach Vorschlägen für die besten Plattformen zur Content Collaboration, die dir dabei helfen?
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Du weißt, dass wir, die Ersteller von Content, vor einer unglaublichen Herausforderung stehen. Wir müssen jeden Tag mehr und mehr Content veröffentlichen – Bilder, Präsentationen, Videos, PDFs und mehr. Außerdem müssen wir Inhalte gemeinsam nutzen und all diese Inhalte anderen Teams zur Verfügung stellen, damit jeder im Unternehmen die benötigten Inhalte leicht finden und gemeinsam an diesen Dateien arbeiten kann.
Und genau da fängt das Problem an.
Zum Glück gibt es einige Tools, die dir dabei helfen können, dieses Problem zu lösen, und in diesem Leitfaden erfährst du, welche das sind. Wir stellen dir 9 der absolut besten Plattformen für die Content Collaboration vor und zeigen dir die Vor- und Nachteile jeder einzelnen.
Bevor wir dazu kommen, sollten wir einige Grundlagen erläutern.
Was ist Content Collaboration Software?
Eine Content-Collaboration-Plattform ist ein Tool, das Unternehmen helfen soll, zwei wichtige Ziele zu erreichen. Es erleichtert die Zusammenarbeit zwischen allen an der Produktion von Content Beteiligten und trägt zur Steigerung der Produktivität bei, indem es den Großteil des Content-Workflows rationalisiert.
Aus diesem Grund bieten die meisten dieser Plattformen erweiterte Funktionen für die Dokumentenverwaltung. Mit ihnen können Unternehmen alle Dateien an einem Ort speichern und schließlich die Zeit reduzieren, die Teammitglieder mit dem Auffinden der richtigen Dateiversionen verschwenden. Viele dieser Tools bieten erweiterte Sicherheitsfunktionen, um den unbefugten Zugriff auf diese Dateien zu verhindern.
Eine solche Plattform ermöglicht es Teams auch, gemeinsam an Dateien zu arbeiten, Assets zu kommentieren und Entwürfe während des Überprüfungs- und Freigabeprozesses mit Anmerkungen zu versehen.
Schließlich bietet die meiste Software für die Content Collaboration irgendeine Form des Projektmanagements. Einige bieten einfache Aufgabenlisten, andere ermöglichen es Unternehmen, erweiterte Kanban-Boards zu erstellen.
Aber warum sollte man eine Software für die Content Collaboration einführen?
Nun, es gibt mehrere Vorteile. Hier sind die wichtigsten davon:
- Zunächst einmal bedeutet der Einsatz von Software für die Content Collaboration eine schnellere Produktion und weniger Fehler. Da sich alle Dateien an einem Ort befinden, ist es nicht mehr nötig, verschiedenen Versionen hinterherzujagen, und die Teams können sich problemlos über Projekte austauschen; die Arbeit läuft.
- Content-Collaboration-Plattformen ermöglichen auch einen größeren kreativen Input von allen Beteiligten. Sogar die oft mühsame Aufgabe, Fachexperten um ihre Erkenntnisse zu bitten, gehört der Vergangenheit an.
- Collaboration-Software verbessert auch das Engagement. Wie sich herausstellt, halten 75 % der Mitarbeiter die Zusammenarbeit für „sehr wichtig“.
- Plattformen für Content Collaboration erleichtern die Rationalisierung von Prozessen im Unternehmen. Solche Tools bieten Funktionen und Möglichkeiten, um verschiedene Produktionsprozesse einzurichten, zu verwalten und sogar zu automatisieren.
- Ein besonderer und oft schwieriger Prozess, bei dem Tools für die Zusammenarbeit mit Content helfen, ist die Überprüfung und das Feedback. Solche Tools können dabei helfen, den Prozess zu definieren und Systeme einzurichten, die sicherstellen, dass das Feedback in jeder Phase des Inhaltsproduktionsprozesses rechtzeitig erfolgt.
Worauf ist bei einer Content-Collaboration-Plattform zu achten?
Wir haben bereits festgestellt, wie hilfreich Software für die Zusammenarbeit an Inhalten sein kann. Sie gehört zu den Tools, die für jedes Unternehmen, das ein großes Volumen an Inhalten produziert, einen echten Unterschied machen.
Du wirst jetzt die besten Tools für die Zusammenarbeit mit Inhalten auf dem Markt kennenlernen. Bei der Durchsicht der Liste wirst du feststellen, dass jedes dieser Tools neben einigen Gemeinsamkeiten auch etwas Einzigartiges bietet. Das kann ein spezifischer Ansatz für die Verwaltung von Inhalten sein oder spezifische Integrationen, die Möglichkeit, Echtzeitdaten anzubieten, und vieles mehr.
Daher kann es schwierig sein, das für Ihr Unternehmen am besten geeignete Tool zu finden.
Deshalb hier ein kurzer Überblick über die verschiedenen Faktoren, auf die man bei der Prüfung von Tools für die Zusammenarbeit mit Content achten sollte.
#1. Funktionalität
Wie du schnell sehen wirst, bieten alle Plattformen für die Zusammenarbeit mit Inhalten mehrere ähnliche Funktionen. Sie alle ermöglichen es dir, die Produktion von mehreren Arten von Inhalten zu verwalten. Alle bieten Funktionen zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten und Dateien für alle Beteiligten.
Aber viele dieser Tools bieten auch einzigartige Funktionen wie erweiterte Automatisierungen, ein Content-Management-System usw.
Achte daher bei der Prüfung dieser Tools auf ihre Funktionalität und darauf, ob sie zu deinem Content-Produktionsprozess passt.
#2. Optionen für die Zusammenarbeit
Bei jedem dieser Tools steht die Zusammenarbeit im Mittelpunkt. Aber nicht alle diese Tools bieten die gleichen Optionen für die Zusammenarbeit.
Einige bieten fortschrittliche Anmerkungswerkzeuge, andere ermöglichen es dir nur, Kommentare zu Dateien zu hinterlassen.
Da du Software für die Content Collaboration implementierst, um die Zusammenarbeit zu erleichtern, solltest du sicherstellen, dass du das Tool wählst, das in deinen Arbeitsablauf passt.
#3. Schutz der Daten
Eine der größten Herausforderungen für Unternehmen bei Tools wie Google Docs oder Microsoft OneDrive ist der Datenschutz. Du musst all diese Daten an den Anbieter übergeben, um Dateien in diesen Systemen zu speichern. Das ist natürlich nicht für alle Unternehmen angenehm.
Die gleiche Herausforderung stellt sich bei Tools für die Zusammenarbeit mit Inhalten. Achte bei der Evaluierung eines Tools auf dessen Datenschutz- und Dateisicherheitsoptionen.
#4. Flexibilität
Einige Software-Anbieter stellen in ihren Tools vollständige Arbeitsabläufe bereit. Andere ermöglichen es den Kunden, ihre Prozesse zu definieren und die Plattform so anzupassen, dass sie ihren Prozessen folgt.
Auch hier ist also die Flexibilität ein weiterer Faktor, auf den man bei der Bewertung dieser Plattformen achten sollte.
#5. Integrationen
Stelle schließlich sicher, dass das Tool mit allen anderen Plattformen, die dein Unternehmen nutzt, integriert werden kann. Eine fehlende Integration kann die Möglichkeiten zur Verbesserung der Zusammenarbeit und der Verwaltung digitaler Ressourcen in deinem Unternehmen erheblich einschränken.
Werfen wir also einen Blick auf die derzeit besten Plattformen für die Content Collaboration.
Beste Content Collaboration Software des Jahres 2023
#1. CELUM
CELUM (offengelegt – das ist unser Tool) ist eine der fortschrittlichsten Plattformen für die Content Collaboration auf dem Markt. Das Tool vereint Projektmanagement, Dateifreigabe, agiles Aufgabenmanagement, einen Content Hub, Online-Proofing und vieles mehr, damit Unternehmen Inhalte schneller und effizienter bereitstellen können.
CELUM bietet alle Funktionen, um alle an der Content Produktion Beteiligten auf dieselbe Seite zu bringen und die Teamarbeit und Zusammenarbeit zu fördern:
- Erweiterte Dateiverwaltung. Mit den gemeinsamen Arbeitsräumen von CELUM kannst du die Arbeit deines Teams effizient speichern und organisieren. Außerdem kannst du Dateien direkt mit bestimmten Aufgaben verknüpfen, um die Produktivität weiter zu steigern.
- Erweiterte Tools für die Zusammenarbeit. In CELUM können alle Beteiligten – von internen Kreativteams bis hin zu externen Anbietern – zusammenarbeiten und Dinge einfach erledigen. Mit CELUM kannst du erweiterte Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen und Roboter einsetzen, um viele lästige Managementaufgaben zu automatisieren.
- Zuständigkeiten und Fristen. Mit CELUM kannst du jeder Person eine einzelne Aufgabe zuweisen oder sie für alle Aufgaben in einer Liste verantwortlich machen. Du kannst auch deren Fälligkeitsdaten festlegen und die gesamte Produktion von einem personalisierten Cockpit aus überblicken.
- Proofing-Workflows. Die Plattform bietet auch robuste Vorlagenfunktionen, mit denen du Workflows für verschiedene Projekttypen erstellen kannst. Auf diese Weise kannst du für jedes Projekt, das du abschließen musst, Konsistenz und Qualität sicherstellen.
- Revisionshistorie. Mit CELUM hast du Zugriff auf eine vollständige Revisionshistorie, um verschiedene Versionen von Dateien zu vergleichen und die Entwicklung von Projekten zu überwachen.
Preisgestaltung: CELUM bietet einen kostenlosen Plan für bis zu 10 Nutzer. Größere Teams können kostenpflichtige Tarife ab €14,90 pro Monat nutzen.
#2. BoostHQ
BoostHQ ist eine weitere Plattform für die Content Collaboration, die es wert ist, bewertet zu werden. Der Schwerpunkt liegt jedoch auf der gemeinsamen Nutzung von internem Wissen und Inhalten in einem Unternehmen. Mit BoostHQ können Unternehmen ihr Wissen in Gruppen und Kategorien organisieren und einzelne Assets mit Tags versehen, um sie für verschiedene Teammitglieder leicht zugänglich zu machen.
Die Plattform bietet auch Funktionen, mit denen Mitarbeiter ihr Feedback, ihre Ideen und Erfahrungen teilen können, um die Wissensbasis des Unternehmens weiter auszubauen.
Preisgestaltung: BoostHQ-Pläne beginnen bei $299/Monat für 100 Benutzer.
#3. Confluence
Confluence ist eine Content-Collaboration-Plattform von Atlassian, die sich auch auf die Erleichterung der Zusammenarbeit und den Wissensaustausch zwischen Remote-Teams konzentriert.
Die Plattform bietet Wissensmanagementfunktionen, Tools für die Zusammenarbeit, Besprechungsnotizen, Projektpläne und Arbeitsbereiche. Darüber hinaus bietet sie verschiedene Funktionen, die das Engagement von Remote-Teams fördern, wie z. B. Ankündigungen und Feedback-Tools.
Preisgestaltung: Confluence bietet einen kostenlosen Plan für 10 Benutzer. Kostenpflichtige Pläne beginnen bei $5.50 pro Benutzer und Monat.
#4. GatherContent
Das Unternehmen, das hinter GatherContent steht, bezeichnet sein Produkt als Content-Operations-Plattform, und wir glauben, dass diese Bezeichnung zutreffend ist. Das Hauptziel der Plattform ist es, Unternehmen dabei zu helfen, große Mengen an Inhalten schneller und ohne das übliche Chaos zu erstellen, das mit diesem Prozess einhergeht.
GatherContent bietet einen Editor, in dem Teams gemeinsam Inhalte schreiben können, Inhaltsvorlagen zur Beschleunigung der Produktion, Überprüfungsworkflows zur schnelleren Freigabe und vieles mehr.
Preisgestaltung: Die Pakete von GatherContent beginnen bei $299/Monat für bis zu 10 Projekte.
#5. Dropbox Business/Dropbox Paper
Dropbox ist bekannt für sein hervorragendes Dateispeicherprodukt. Das Unternehmen bietet jedoch auch ein Tool für die Zusammenarbeit mit Inhalten namens Dropbox Business an. Das Tool konzentriert sich jedoch weitgehend darauf, verschiedene Speicher- und Dateifreigabefunktionen anzubieten, von eSignaturen bis zur Bearbeitung von Inhalten direkt aus Google Docs, Sheets, Slides, Microsoft Office 365-Dateien usw. Mit Dropbox Business kannst du auch Dateien sicher versenden und endgültige Entwürfe an Kollegen und Kunden übermitteln.
Preisgestaltung: Dropbox Business ist ab $12 pro Nutzer und Monat erhältlich.
#6. Google Workspace
Man kann nicht über Software für die Content Collaboration sprechen, ohne die Plattform von Google zu erwähnen. Google Workspace bietet Funktionen, die Unternehmen dabei helfen, gemeinsam an Inhalten zu arbeiten. Alle Anwendungen von Google – Docs, Sheets, Slides usw. – ermöglichen die gemeinsame Nutzung von Dateien und können Feedback zu Dateien sammeln. Google Drive kann eine ganze Reihe von Dateitypen in der Cloud speichern. Weitere Tools in Workspace sind Google Calendar, Google Meet, Google Chat, Google Keep, Google Sites und Google Forms.
Preisgestaltung: Google Workspace kostet ab €4.68 pro Monat und Nutzer.
#6. Trello
Trello, ein weiteres Tool von Atlassian, ist bei weitem die beliebteste Kanban-Board-Software. Es bietet eine unglaubliche Reihe von Funktionen, um Teams bei der Zusammenarbeit und der Verwaltung von Projekten zu unterstützen. Zu den Premium-Funktionen von Trello gehören auch Automatisierungsfunktionen und fortschrittliche Integrationen, mit denen du schneller mehr erledigen kannst.
Preisgestaltung: Trello bietet einen kostenlosen Plan an, der kleinen Teams Zugang zu einer begrenzten Anzahl von Funktionen bietet. Kostenpflichtige Tarife beginnen bei $6 pro Benutzer und Monat und bieten erweiterte Funktionen.
#8. ProofHub
ProofHub ist ein Tool zur Projektplanung und -verwaltung. Mit ProofHub kann dein Team alle Projekte planen, zusammenarbeiten, organisieren und liefern, die zu deinem Arbeitsaufkommen gehören. Von einfachen Aufgabenlisten, Kanban-Boards, benutzerdefinierten Workflows, Online-Korrekturen, Kommentaren und Feedback bis hin zu Projektberichten und Zeiterfassungsbögen bietet ProofHub einen beeindruckenden Funktionsumfang.
Preisgestaltung: Die kostenpflichtigen Pläne von ProofHub beginnen bei $50 pro Monat für bis zu 5 Benutzer.
#9. Zoho Workdrive
Zoho Workdrive konzentriert sich auf die Online-Dateiverwaltung. Diese Plattform für die Zusammenarbeit mit Inhalten bietet jedoch auch mehrere Funktionen, die die Zusammenarbeit von Teams erleichtern: Gemeinsame Bereiche zum Speichern, Organisieren und Verwalten von Assets, Integrationen mit der Zoho Office Suite, in denen Teams gemeinsam verschiedene Dokumente erstellen können, und verbesserte Dateisicherheit.
Preisgestaltung: Zoho Workdrive kostet ab €3 pro Benutzer und Monat.
Da haben wir es...
Neun der besten verfügbaren Tools für die Content Collaboration.
Jetzt musst du sie nur noch bewerten und das auswählen, das deinen Bedürfnissen am besten entspricht.
Viel Glück!
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