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Die besten Bilddatenbanken für Marketing-Teams

Ein Bild sagt bekanntlich mehr als 1000 Worte. Im Content Management sind Bilder oder Videos unerlässlich, um eine Fülle von Informationen in kürzester Zeit einfach und prägnant zu kommunizieren.

Damit man die geeigneten Medien rasch zur Hand hat gibt es Bilderdatenbanken. Hier werden alle vorhandenen Medien mit Schlagwörtern versehen, um durch Suchanfragen auffindbar zu sein.

Eine einfache Bilddatenbank wie etwa Pixabay oder professionelle Bilderdatenbanken wie Shutterstock, Adobe Stock, Getty Images oder iStockPhoto sind eine wertvolle Unterstützung, wenn man rasch professionelle Themen-Bilder herunterladen möchte. Die meisten Unternehmen haben jedoch eine Fülle von erworbenen und eigenen Bildern, Videos und Digital Assets, die professionell verwaltet und organisiert werden müssen. Hier – im Aufgabenbereich des Digital Asset Management – kommt professionelle Bilddatenbank-Software ins Spiel.

Die einfache Bilddatenbank

Vermutlich denken auch Sie bei dem Begriff „Bilddatenbank“ zunächst an kostenlose Bilddatenbanken wie Pixabay oder Unsplash. Diese Webseiten dienen Unternehmen aus aller Welt zum raschen und einfachen Download von Bildern und Grafiken für Blogposts, Broschüren und vieles mehr. Hier findet man Millionen Fotos, Bilder und Grafiken in professioneller Qualität zu nahezu jedem Thema bzw. für praktisch jeden Zweck.

Es sind Fotografen und Grafiker aus aller Welt, die hier ihre Aufnahmen zur Verfügung stellen, um sich einen Namen zu machen und einen wichtigen und vielversprechenden Absatzmarkt zu erschließen. Hier findet man kostenlose Bilder, die unter der Creative Commons Lizenz (CCO) auf allen Marketing-Kanälen wie Social Media verwendet werden können – Fotografen haben die Rechte an deren kommerzieller Verwertung mit dem Upload bereits abgetreten.

Über die Suchfunktion kann man diese einfache Bilddatenbank mit Schlagworten durchstöbern, geeignete Bilder auswählen und mit wenigen Mausklicks in einer von mehreren Auflösungsstufen herunterladen.

Professionelle Bilddatenbank

Über die einfache Bilddatenbank hinaus gehen professionelle Bilddatenbanken wie z.B. iStockPhoto oder Getty Images. Auf diesen Webseiten kann man ebenfalls aus einer Fülle von professionellen Bildern auswählen und die Lizenz für deren kommerzielle Nutzung erwerben. In der Regel unterscheiden sich professionelle Bilddatenbanken von einfachen Bilddatenbanken vor allem durch eine höhere Qualität und größere Auswahl an professionellen Bildern und Grafiken.

Je nach Anbieter sind dabei prinzipiell zwei unterschiedliche Preismodelle geläufig. Zumeist werden eingezahlte Beträge in seiteninterne Credits umgewandelt, in deren Wert Bilder in unterschiedlicher Auflösung erworben werden können. Alternativ gibt es bei zahlreichen Anbietern ein monatliches Abo-Modell mit Fixpreis, mit dem eine gewisse Anzahl von Bildern heruntergeladen werden kann bzw. Credits eingelöst werden können.

Für wen sich einfache und professionelle Bilddatenbanken eignen

Einfache und professionelle Bilddatenbanken bieten einen wunderbaren Mehrwert – keine Frage. Für Unternehmen hingegen sind einfache und professionelle Bilddatenbanken eine praktische Unterstützung, wenn man rasch ein Themenbild braucht und keine eigenen Aufnahmen gemacht hat bzw. der Anlass womöglich nicht wichtig genug war oder den Aufwand der Erstellung eigener Bilder nicht rechtfertigt.

Die einfache Bilddatenbank eignet sich in erster Linie für Freelancer oder kleine Unternehmen, deren Content Management sich auf monatliche Blogposts oder gelegentliche Publikationen in lokalen Medien oder Magazinen beschränkt. Unternehmen, welche keinen starken Online-Auftritt für ihren Vertrieb benötigen, können ebenfalls auf die einfache oder professionelle Bilddatenbank setzen. Das sind bekanntlich heutzutage allerdings immer weniger.

Die Problematik von einfachen Bilddatenbanken

Ob einfache oder professionelle Bilddatenbank – ihr Einsatz stößt rasch an ihre Grenzen – und zwar überall dort, wo die Vielzahl von bereits erworbenen oder eigenen, unternehmensinternen Grafiken und Videos sowie weiterer Mediendateien verwaltet werden müssen.

In mittleren und großen Unternehmen gibt es oft Hunderttausende eigener Bilder, Grafiken, Videos und sonstige digitale Ressourcen – „digitale Assets“ – wie Dokumente und PDFs. Diese Fülle von digitalen Assets kann in Bilddatenbanken nicht berücksichtigt werden.

Zudem sind klassische Bilddatenbanken in der Regel auf das Tagging von Bildern und Grafiken mit einzelnen Schlagwörtern beschränkt. Damit sind ein rasches Auffinden und Wiederfinden von Dateien allerdings nicht immer möglich. Eine bessere Art der Kategorisierung kann anhand von Metadaten erfolgen, die umfangreichere Informationen pro digitalem Asset erfassen, sodass diese rascher und einfacher (wieder-)gefunden werden können.

Außerdem kann auf einfachen und professionellen Bilddatenbanken keine Kommunikation zwischen Mitarbeitern des Unternehmens erfolgen. Weil digitale Assets laufend von unterschiedlichen Abteilungen für verschiedene Zwecke wie Aussendungen, Broschüren oder Flyer verwendet werden, muss ständig zu deren Einsatz kommuniziert werden. Oftmals sind Freigaben von unterschiedlichen Entscheidungsträgern erforderlich, um ihre Verwendung zu genehmigen.

Die Notwendigkeit für Digital Asset Management

Das Auffinden von und der Erwerb von geeigneten Bildern und Grafiken bzw. deren Erstellung ist nur der erste Schritt im Content Lifecycle. Hier kommt das Thema Digital Asset Management ins Spiel. Digital Asset Management (DAM) bezeichnet den Prozess der Verwaltung, Organisation und Verteilung von digitalen Assets von einem zentralen Speicherort oder Content-Hub aus.

Das DAM kann dabei entlang des gesamten Content Lifecycle unterstützen, der aus den Schritten Erstellung, Verwaltung, Verteilung und Archivierung besteht.

Relevante Inhalte müssen zunächst erstellt werden, wobei hierfür in der Regel je nach Medium und Asset unterschiedliche Werkzeuge zum Einsatz kommen können. Die Verwaltung von digitalen Assets macht es möglich, dass diese an einem zentralen Ort gespeichert und durch ein Berechtigungsmanagement mit entsprechenden Befugnissen geöffnet werden können. Der Schritt der Verteilung beschreibt die Option, dass die aktuellste Version eines digitalen Assets von allen berechtigten bzw. relevanten Mitarbeitern im Unternehmen gefunden und verwendet werden kann. Weil Dateien häufig geändert und überarbeitet werden, können mittels Archivierung vergangene Versionen eines Assets übersichtlich nachverfolgt werden.

In mittleren und großen Unternehmen gibt es heutzutage viele Arten von Content, die in unterschiedlichen Versionen vorliegen und von diversen Abteilungen häufig eingesetzt und oftmals erneut verwendet werden. Umso größer die Anzahl und Vielfalt von digitalen Assets und involvierten Personen, desto unmöglicher wird die natürliche Abwicklung des DAM-Prozesses.

Darum hat sich in den letzten Jahren eine eigene Art von Software-Lösung für diesen Anwendungsfall etabliert: eine Bilddatenbank Software bzw. Digital Asset Management Software.

Eine kurze Einführung in die CELUM
Digital Asset Management Software

Funktionen einer Bilddatenbank und DAM-Software

Eine professionelle Bilddatenbank Software, die tatsächlich als Digital Asset Management Software bezeichnet werden kann, muss mehrere wichtige Funktionen erfüllen:

Medienbearbeitung: einfache Änderungen wie z.B. das Zuschneiden von Grafiken und Bildern sollte von Mitarbeitern selbst vorgenommen werden können, ohne die Design-Abteilung involvieren zu müssen.

Cloud Collaboration: womöglich der größte Mehrwert einer Digital Asset Management Software liegt in der Fähigkeit, dass Kommunikation und Diskussion zu einzelnen (Versionen von) Assets direkt innerhalb der Software unter dem jeweiligen Asset durchgeführt werden können. Vorbei sind die Zeiten, in denen eine Diskussion gleichzeitig auf unterschiedlichen Kanälen wie E-Mail, Firmenchat oder weiteren geführt wurde. Alle Fragen und Anmerkungen können übersichtlich an einem Ort eingesehen und nachverfolgt werden.

Versionierung: in einer solchen Softwarelösung sollte für berechtigte Mitarbeiter die Möglichkeit bestehen, den Versionsverlauf von bestimmten Assets einzusehen, um deren Änderungen im Zeitverlauf erfassen und nachvollziehen zu können.

Markenrichtlinien: damit alle Abteilungen im Unternehmen die digitalen Assets gemäß organisationaler Vorgaben verwenden und einsetzen, bietet eine DAM Software die Möglichkeit der Veröffentlichung von Markenrichtlinien. Somit werden alle relevanten Mitarbeiter und Entscheidungsträger verlässlich über diese informiert.

Vielfältige Integrationen: ob Marketing, Vertrieb, PR etc. – jede Abteilung hat bereits ihre Tools und Programme für abteilungsspezifische Abläufe. Damit diese auch in Zukunft verwendet werden können, bietet eine ausgezeichnete DAM-Software Integrationen und Schnittstellen mit geläufigen Software-Lösungen.

DSGVO-Konformität: oft umfassen digitale Assets auch sensible Dateien wie z.B. PDF-Dateien, MS Office-Dokumente etc., die streng nach den Regeln der Datenschutzgrundverordnung gesichert werden müssen. Eine moderne DAM-Lösung muss daher DSGVO-konform arbeiten.

Granulare Berechtigungsverwaltung: die meisten Mitarbeiter müssen im Rahmen ihrer Arbeit auf digitale Assets des Unternehmens zugreifen. Dabei müssen oft Freigaben von mehreren Verantwortlichen – z.B. Abteilungsleiter, Vertriebsleiter, CMO, CEO, etc. eingeholt werden. Mit einer fein anpassbaren Berechtigungsverwaltung können alle Benutzerrollen abgebildet und klare Freigabeprozesse implementiert werden.

Vorteile einer DAM Software

Der Einsatz einer professionellen Digital Asset Management Software mit erwähnten Funktionen bietet bei konsequenter Verwendung eine Fülle von Vorteilen:

Zeitersparnis: stundenlange Suche nach relevanten digitalen Assets gehört dank einfacher Suche nach Metadaten der Vergangenheit an. Zeitersparnis führt über erhöhte Mitarbeiterproduktivität zu signifikanten Kostenersparnissen.

Einheitlicher Markenauftritt: das Sicherstellen der Einhaltung von Markenrichtlinien durch alle Nutzer im Unternehmen gewährleistet einen einheitlichen Markenauftritt.

Verbesserte Kooperation: die Möglichkeit, Diskussionen zu digitalen Assets in einem übersichtlichen Tools mit Mitarbeitern und externen Partnern durchzuführen, beschleunigt und erleichtert die Zusammenarbeit maßgeblich.

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Fazit

Wer rasch nach professionellen Bildern zur Verwendung in seiner nächsten Marketingunterlage sucht, der kann auf eine einfache oder professionelle Bilddatenbank setzen. Die meisten Unternehmen sind heute allerdings mit einer komplexen Verwaltung einer Vielzahl von digitalen Assets, die neben Bildern und Grafiken auch Videos, Dokumente und Präsentationen etc. umfasst, konfrontiert.

Eine professionelle Bilddatenbank Software bietet darum die Möglichkeit, eine effektive Verwaltung von digitalen Assets – Digital Asset Management – im Unternehmen umzusetzen. Die Vorteile reichen von gestiegener Effizienz, enormen Kostenersparnissen und einheitlichem Markenauftritt bis hin zu verbesserter Kommunikation und Zusammenarbeit firmenintern und mit externen Partnern.