8 Best Practices für das Digital Asset Management im 2022

Hast du mit der Verwaltung digitaler Inhalte zu kämpfen? Suchst du nach Best Practices für das Digital Asset Management, die dir helfen, das Beste aus deiner DAM-Strategie herauszuholen?

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Verrückt, nicht wahr? Laut einer Studie von Adobe/IDC stehen 85 % der Kreativprofis immer mehr unter dem Druck, digitale Inhalte schnell zu erstellen. 71 % von ihnen geben zu, dass sie zehnmal mehr Inhalte erstellen müssen, um die Marketingkampagnen ihres Unternehmens zu unterstützen. 

Aber das stimmt nicht. Wir veröffentlichen immer mehr Inhalte, und die Zahl der Kanäle, mit denen wir arbeiten müssen, wächst in erstaunlichem Tempo. 

All dies bedeutet, dass wir auch immer mehr Assets zu verwalten haben, und hier beginnt das Problem. 

Unabhängig davon, wie du es machst, ob du die Dateien auf einem internen Server aufbewahrst oder eine spezielle DAM-Software (Digital Asset Management) verwendest, wirst du zwangsläufig auf Herausforderungen mit deinem System stoßen. 

Unser Produkt CELUM hilft Unternehmen unter anderem bei der Organisation ihrer Markenwerte. Deshalb möchten wir im Folgenden einige Best Practices vorstellen, die du bei der Implementierung eines DAM-Systems beachten solltest.

Bevor wir dazu kommen, wollen wir einige Grundlagen erläutern.

Was ist Digital Asset Management (DAM)?

Der Begriff – Digital Asset Management (DAM) – bezieht sich auf ein System, das Unternehmen einsetzen, um digitale Inhalte von einem zentralen Ort aus zu verwalten, zu organisieren und zu verteilen. 

Das Hauptziel einer DAM-Strategie besteht darin, Organisationen in die Lage zu versetzen, ihre Inhalte effektiv und effizient zu erstellen und zu verwalten. 

CELUM Content

Aber Moment mal, was sind die digitalen Assets, von denen wir hier sprechen? Was verwaltet man eigentlich in einem Digital Asset Management-System? 

Digitale Assets sind alle Arten von Inhalten, die in digitaler Form gespeichert sind. So ist zum Beispiel eine Datei mit einem Videoclip ein digitales Asset. Ein physischer Ausschnitt aus einer Zeitschrift hingegen nicht. 

Zu den häufigsten digitalen Assets, die bei der Produktion von Inhalten anfallen, gehören:

  • Fotos,
  • Videos,
  • Audiodateien,
  • Powerpoint-Präsentationen und andere Foliendateien,
  • MS-Office-Dokumente,
  • Klartext-Dateien,
  • Grafiken,
  • HTML-Dokumente und
  • PDFs.

TIPP: In unserem vollständigen Leitfaden zum Digital Asset Management erfährst du mehr über diese Strategie.

So erstaunlich eine DAM-Strategie auch ist, sie kann für Unternehmen, die sie umsetzen, auch Herausforderungen mit sich bringen. 

Lass uns jetzt darüber sprechen.

Herausforderungen für Unternehmen beim Digital Asset Management

Der Kerngedanke einer DAM-Strategie besteht darin, sicherzustellen, dass Kreativteams Projekte schneller abschließen können. Im Falle von DAM geschieht dies, indem sichergestellt wird, dass die Teams weniger Zeit mit der Suche nach der neuesten Version einer benötigten Datei verbringen und mehr Zeit für die eigentliche Inhaltserstellung haben. 

Doch hier liegen einige Herausforderungen. 

Die ständig steigende Content-Produktion bringt DAM-Systeme oft an ihre Grenzen.

Um noch einmal auf die eingangs zitierten Daten zurückzukommen – 71 % der Kreativen geben zu, dass sie zehnmal mehr Inhalte produzieren als früher. Das ist ein unglaublicher Anstieg der Nachfrage. Hinzu kommt, dass diese Nachfrage immer größer wird. 

Das bedeutet, dass Kreative ein Vielfaches an digitalen Inhalten erstellen, speichern und abrufen als früher. 

Seien wir ehrlich: Wenn du das bei der Einrichtung deines aktuellen Asset-Management-Systems nicht bedacht hast, ist es wahrscheinlich, dass es aus den Nähten platzt. 

Das Ergebnis? Chaos in den Dateien, das Fehlen eines Systems zur Verwaltung der ständig wachsenden Anzahl von Assets und Frustration. 

Auch mehrere Arten von Assets können ein Problem darstellen.

Auch die neuen Dateiformate und -typen, die du speichern, organisieren und allen Teammitgliedern zur Verfügung stellen musst, können zu Problemen führen. 

Warum verursachen neue Asset-Typen Probleme mit einem DAM-System? Zum einen ist dein System möglicherweise nicht für die Speicherung dieser neuen Arten von Assets eingerichtet. Oder es fehlen dir die Prozesse, um diese Dateien zu organisieren und zu kennzeichnen, damit sie leicht gefunden werden können. 

Schließlich kann die Notwendigkeit, die Produktion von Inhalten ständig zu beschleunigen, zu Problemen mit dem DAM führen.

Wir müssen nicht nur mehr Inhalte erstellen und neue Asset-Typen verwalten, sondern dies auch schneller als je zuvor tun. 

Die meisten Produktionszyklen für Inhalte sind kurz. Wir haben in der Regel nicht viel Zeit, um eine Idee in ein veröffentlichtes Video, einen Beitrag für soziale Medien oder eine andere Art von Inhalt zu verwandeln. Dies führt auch zu Herausforderungen bei einem DAM-System. Das Speichern und Organisieren neuer und bestehender Inhalte unter diesem Druck führt oft zu Fehlern, Dateien werden an den falschen Stellen abgelegt usw. 

Glücklicherweise gibt es bestimmte DAM-Best-Practices, die du einsetzen kannst, um dieses Problem zu überwinden, Zeit zu sparen und die Geschäftsprozesse zu verbessern.

Hier sind sie, ohne weitere Umstände.

8 Best Practices für die Verwaltung digitaler Bestände, um deine Strategie zukunftssicher zu machen

#1. Prüfe deine Assets, bevor du die DAM-Strategie implementierst oder verbesserst

Diese bewährte Praxis hat zwei Aspekte, die jedoch beide zum gleichen Ziel führen: Ein besseres Verständnis deiner Bestände. 

Eine gründliche Prüfung deiner Assets hilft dir, alle verschiedenen Dateien, die du hast, alle Dateiformate, die deine Organisation verwendet, und wie sie während des gesamten Inhaltsproduktionsprozesses verwendet werden, aufzudecken. 

Dieser Schritt ist auch dann wichtig, wenn du eine DAM-Implementierung nur in Erwägung ziehst oder bereits ein DAM-System einsetzt. 

Ein Audit hilft dir, mögliche Gründe für Probleme mit dem Digital Asset Management zu identifizieren und herauszufinden, wie du sie am besten beheben kannst. 

Dazu könnte die Optimierung des bestehenden Systems gehören, um neue Dateiformate besser verwalten zu können, oder die Verbesserung von Tagging- und Metadaten-Prozessen, um Dateien leichter auffindbar zu machen.

#2. Nutzung von Rollen und Berechtigungen zur Rationalisierung des Prozesses

DAM ist eine abteilungsübergreifende Strategie. In den meisten Fällen arbeiten zumindest mehrere verschiedene Teams gleichzeitig mit den Assets und verwalten sie. Das ist toll und fördert die Zusammenarbeit. Aber es gibt auch eine Kehrseite der Medaille. Wenn jeder auf alles zugreifen kann, passieren Fehler. Dateien werden überschrieben, verlegt oder falsch beschriftet.

Die meisten DAM-Plattformen ermöglichen es dir, Rollen und Berechtigungen festzulegen und zu kontrollieren, wer Zugriff auf was hat. 

In CELUM zum Beispiel kannst du Rechte und Verwaltungszugriff festlegen, um zu definieren, wer bestimmte Assets sehen und darauf zugreifen darf. Du kannst sogar Rollen auf einer bestimmten Metadatenebene definieren und so dein System zukunftssicher machen. 

#3. Nutze AI, Workflows und Automatisierung, um Fehler zu vermeiden

Viele DAM-Herausforderungen sind auf einfache menschliche Fehler zurückzuführen. Es reicht schon, wenn jemand eine Datei verlegt oder vergisst, sie richtig zu kennzeichnen, und schon bricht das ganze System zusammen. 

Aber leider passieren Fehler. Es ist leicht, beim Hochladen einer Datei bestimmte Metadaten zu vergessen. Oder man benennt sie falsch. 

Glücklicherweise kannst du viele Aspekte des Digital Asset Management und der Content-Produktion automatisieren und so das Potenzial für menschliche Fehler verringern. 

CELUM nutzt künstliche Intelligenz, um Unternehmen dabei zu helfen, viele ihrer DAM-Prozesse zu rationalisieren. Unsere künstliche Intelligenz hilft Unternehmen dabei, ähnliche Assets zu finden, Duplikate zu erkennen und sogar deine Content-Assets automatisch zu kennzeichnen, um sicherzustellen, dass jeder sie leicht finden kann. 

Workflows hingegen helfen bei der Rationalisierung kreativer Prozesse. Mit dieser Funktion kannst du deinem Team ermöglichen, in kürzerer Zeit mehr zu erledigen, jeden Schritt des kreativen Prozesses zu optimieren und die Arbeit voranzutreiben.

#4. Zusammenarbeit an Dateien innerhalb der DAM-Plattform

Für die Zusammenarbeit gibt es verschiedene Möglichkeiten. Du kannst spezielle Kommunikationstools verwenden, um über das Projekt zu sprechen und Ideen auszutauschen. Du kannst Online-Proofing-Software verwenden, um Feedback zu sammeln und Freigaben einzuholen, und eine DAM-Plattform zur Verwaltung von Assets nutzen. 

Die besten Ergebnisse erzielst du jedoch, wenn du alles zusammenführst. 

Arbeite zusammen, kommentiere Dateien, prüfe Entwürfe und sammle Feedback direkt auf deiner DAM-Plattform. Und das ist der Grund.

  • Du kannst Projekte schneller fertigstellen. Wenn sich alle projektbezogenen Daten, Informationen und Assets an einem einzigen Ort befinden, verschwendest du keine Zeit mit der Suche nach irgendetwas. Das hat zur Folge, dass die Arbeit erledigt wird und die Projekte schnell abgeschlossen werden.
  • Dein Team wird weniger Fehler machen. Das liegt wiederum daran, dass durch die Zusammenführung aller Daten die Wahrscheinlichkeit, dass etwas verloren geht, verringert wird. 
  • Du erhöhst die Konsistenz deines Outputs. Da sich alles an einem Ort befindet, ist es einfacher, die gleiche Qualität für alle Arten von Projekten beizubehalten.
  • Transparenz und Sorgfaltspflicht. Wenn du DAM zur Verwaltung von Assets und Produktion einsetzt, erhöhst du die Sorgfaltspflicht über alle Abteilungen hinweg. Jeder Beteiligte weiß, welche Verantwortlichkeiten er hat, welche Aufgaben er wann erledigen muss.

#5. Schaffung von Standards für Metadaten

Es versteht sich von selbst, dass Metadaten in jedem DAM-System von entscheidender Bedeutung sind. Es ist dieser eine Faktor, der über Erfolg oder Misserfolg deiner gesamten Asset-Management-Strategie entscheiden kann. Denn wenn Assets richtig gekennzeichnet sind, können deine Teams sie leicht finden und darauf zugreifen. 

Aber schon ein kleiner Fehler bei der Definition der Metadaten macht die Datei unauffindbar und verursacht Probleme bei allen Projekten, die sie benötigen.

Um solche Probleme zu vermeiden, solltest du Standards für verschiedene Metadatenfelder festlegen. So kanst du z. B. festlegen, welche Metadaten für die verschiedenen Dateiformate anzugeben sind und in welcher Sprache diese Felder ausgefüllt werden sollen. 

Auf diese Weise stellest du sicher, dass alle Metadaten einheitlich sind. Auf diese Weise müssen die Teams keine unterschiedlichen Ansätze verwenden, um ein Asset zu finden.

#6. Benennungskonventionen einrichten

Ihr Dateibenennungssystem ist ein weiterer Aspekt von DAM, der sich entweder als Lebensretter für Teams oder als Engpass erweisen kann.

Halte die Benennungskonvention strukturiert und die Teams werden in der Lage sein, Assets schnell zu finden. Wenn du aber jedem die Entscheidung überlässt, wie er eine Datei benennen will, dann bringst du nur Chaos in das System. 

Die Konvention für die Benennung von Dateien hängt von deinen Arbeitsabläufen und den Arten von Inhalten ab, die du produzierst. Im Allgemeinen sollten sie jedoch sicherstellen, dass die Dateinamen leicht zu verstehen sind und deutlich machen, welches Asset das neueste und relevanteste für das Projekt ist.

#7. Regelmäßige Überprüfung der Inhalte

Machen wir uns nichts vor: Selbst wenn du Automatisierungen, Konventionen und Arbeitsabläufe implementierst, sind Fehler vorprogrammiert. Das ist nur natürlich, und selbst die intelligenteste AI kann nicht jede doppelte oder falsch beschriftete Datei erkennen. 

Das liegt daran, dass DAM ein lebendiges System ist. Es wächst mit jeder Datei, die dem System hinzugefügt wird, und so sammeln sich mit der Zeit zwangsläufig Fehler an. 

Regelmäßige Inhalts- und Asset-Audits helfen dir, unnötige Dateien zu identifizieren, Fehler in den Metadaten zu beheben, Duplikate zu erkennen und zu entfernen, Berechtigungen zu korrigieren, Benennungsprobleme zu bereinigen und vieles mehr. 

#8. Verwalte Copyrights im DAM

Nicht alle Assets sind lizenzierungspflichtig. Aber die Chancen stehen gut, dass dein Unternehmen zumindest einige visuelle Elemente – z. B. lizenzpflichtige Stockfotos – oder andere Dateien verwendet, die lizenzpflichtig sind. 

Dies kann zu rechtlichen Problemen führen, wenn andere Abteilungen darauf zugreifen und sie verwenden oder wenn sie in Kampagnen eingebettet werden, für die du nicht die Rechte zur Verwendung dieser Assets hattest. 

Glücklicherweise ermöglichen viele DAM-Plattformen die Verwaltung von Urheberrechten direkt im System. 

In CELUM zum Beispiel kannst du Einschränkungen festlegen, um zu verhindern, dass lizenzierte Bilder außerhalb der von dir festgelegten Zwecke verwendet werden. Du kannst auch Ablaufdaten für Lizenzen einrichten und sicherstellen, dass die Inhalte nur wie vorgesehen verwendet werden.

Da haben wir es...

Acht bewährte DAM-Praktiken, die deine Asset-Management-Strategie auf eine ganz neue Ebene heben werden. 

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