Marketing-Projektmanagement kann für alle Beteiligten nervenaufreibend sein. In zwei von drei Fällen gelingt es den Marketingteams nicht, ihre Aufgaben rechtzeitig zu erfüllen. Projektmanager geben den daraus resultierenden Druck an die Mitarbeiter weiter, die Fehlerquote steigt und eine ungesunde Unternehmenskultur entsteht. Wir beantworten in diesem Blog-Artikel: Was sind die wichtigsten Aufgaben beim Projektmanagement im Marketing und welche Herausforderungen und mögliche Lösungen gibt es?
Inhalt
Was ist Marketing-Projektmanagement?
Marketing-Projektmanagement ist der Prozess der Planung, Erstellung und Durchführung von Aufgaben im Marketing. Dazu zählen Strategien, Pläne und Kampagnen im Marketing, aber auch Produkteinführungen oder Konkurrenzanalysen. Projektmanagement hilft den Marketingabteilungen, ihre Arbeit pünktlich und innerhalb des Budgets abzuschließen, Fehler zu minimieren und die Produktivität zu steigern. Dabei gibt es eine breite Palette von Werkzeugen für das Marketing-Projektmanagement, die für den Projektaufbau, die Ressourcenplanung und die Definition der einzelnen Projektphasen unerlässlich sind.
Was sind die wichtigsten Aufgaben eines Marketing-Projektmanagers?
Ein Projektleiter ist für alle vier Aspekte eines Marketingprojekts verantwortlich: Projektumfang, Ressourcen, Zeitplan und Budget.
- Projektumfang: Die Bestimmung des Umfangs eines Projekts ist der erste Schritt, um es in Angriff zu nehmen. Der Projektumfang umfasst die gewünschten Projektziele sowie den Umfang und die Aufgaben des Projektmanagements, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind. Der Projektleiter ist dafür verantwortlich, dass der Projektumfang eingehalten wird.
- Ressourcen: Das Personal, die Ausrüstung und andere Gegenstände, die für die Durchführung eines Projekts, wie etwa den Bau einer Messebeschilderung, erforderlich sind, werden als Ressourcen bezeichnet. Da die Ressourcen ein fester Bestandteil jedes Projekts sind, muss der oder die Projektleiterin dafür sorgen, dass sie sowohl effektiv als auch effizient eingesetzt werden. Aufgaben sollten beispielsweise so zugewiesen werden, dass sich die Arbeit der Teammitglieder nicht überschneidet.
- Rechtzeitigkeit: Die Projektplanung ist eine der Aufgaben des Projektmanagements. Für jedes Projekt gibt es eine Frist. Die Aufgabe des Projektleiters besteht darin, dafür zu sorgen, dass die Aufgaben termingerecht erledigt und die Ressourcen entsprechend zugewiesen werden.
- Budgets: Da jedes Projekt mit Kosten verbunden ist, wird ihm in der Regel ein Budget zugewiesen. Die Projektleiterin oder Projektleiter verwaltet und reguliert die Ausgaben, sodass die Projekte fristgerecht und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden.
Wie lassen sich Marketingprojekte erfolgreich leiten?
Für jedes Projekt gibt es einen Projektlebenszyklus. Die Aufgabe eines Projektmanagers besteht unter anderem darin, Projekte durch diesen Lebenszyklus bis zum Abschluss zu steuern.
Initiierung
Jedes Projekt ohne klar definierte Ziele ist zum Scheitern verurteilt, vor allem in der schnelllebigen Welt des Marketings. Initiativen ändern sich ständig, um den Kundenpräferenzen und Trends zu entsprechen. Der erste Schritt zum erfolgreichen Management von Marketingprojekten ist daher die sofortige Festlegung von Marketingzielen. Natürlich ist es ein wichtiger Teil der Strategie, die Ziele zu verstehen und die Aufgaben zur Erreichung dieser Ziele festzulegen. Dazu gehört die Festlegung von Aufgaben, Ressourcen, Zeitplänen und Budgets, die zum Abschluss des Marketingprojekts beitragen, aber auch mögliche Risiken und Misserfolge.
Planung
Um den Überblick über die Aufgaben, Ressourcen, Zeitpläne und Budgets zu behalten, ist ein Marketing-Projektplan erforderlich. Dieser hilft, den Fortschritt zu verfolgen, aber auch andere Personen innerhalb der Organisation über den Status des Projekts zu informieren. Unabhängig von der Branche ist es wichtig, die Aufgaben und den Zeitplan zu skizzieren, die für die Durchführung des Marketingprojekts erforderlich sind.
Ausführung
Der Projektplan muss schließlich in die Tat umgesetzt werden und die Projektleistung überwacht werden. Die Kommunikation mit den Teammitgliedern ist in allen Phasen des Projekts wichtig, aber besonders kritisch während der Ausführungsphase. Du benötigst ein gutes Verständnis dafür, was du innerhalb eines bestimmten Zeitraums erreichen kannst. Du kannst dein Team dabei unterstützen, realistische Zeitpläne und Budgets zu entwickeln, damit deine Marketingprojekte erfolgreicher verlaufen.
In diesem Schritt kann sich ein Tool für agiles Projektmanagement bewähren, mit dem du große Projekte in kleinere Abschnitte unterteilen kannst. Jedenfalls solltest du nicht rein auf E-Mails und Tabellenkalkulationen für die Zusammenarbeit setzen. Marketing-Projektmanagement erfordert die Koordination zwischen Teams, Managern und Interessenvertreterinnen in allen Phasen des Projekts. Die Verwendung von E-Mails und Tabellenkalkulationen macht dies fast unmöglich.
Abschluss
Nach dem Erreichen der Projektziele bleibt nur eines: die Ergebnisse zu analysieren und die wichtigsten Erkenntnisse zusammenzufassen. Auf diese Weise kannst du Verbesserungen für die Zukunft des Projekts kritisch bewerten und die nächsten Schritte vorausplanen.
Herausforderungen
Gerade bei Marketingprojekte setzten sich oft aus vielen einzelnen Initiativen zusammen, die über mehrere Kanäle verteilt sind. Marketingteams haben oft mit mangelnder Transparenz bei Projekten und Ressourcen zu kämpfen. Wir haben die größten Herausforderungen und Lösungen dazu nochmals zusammengefasst.
Keine zentrale Plattform für die Verwaltung
Vielen Marketingfachleuten fehlt ein organisierter und zentraler Rahmen für die Verwaltung und Durchführung von Projekten. E-Mails mit wichtigen Informationen für Feedback und Genehmigungen geraten durcheinander, die relevanten Marken-Assets sind auf dem Server nur schwer zu finden, Projektbeschreibungen und Kostenvoranschläge gehen verloren und die Projektverwaltung verschlingt insgesamt viel Zeit. All diese Probleme können mit Digital Asset Management gelöst werden. Wenn das Thema Digital Asset Management neu für dich ist, empfehlen wir unseren Leitfaden über Digital Asset Management: Was es ist und warum du es braucht.
Inkonsistente Überprüfungsprozesse
Die richtigen Werkzeuge zu verwenden, ist das eine, die interne Prozesse darauf abzubilden, das andere. Wenn es keine effektiven Überprüfungsprozesse für die Bearbeitung von Änderungen gibt, entstehen Fehler.
Ineffiziente Genehmigungsabläufe
Bei zahlreichen Marketingprojekten fehlt noch immer ein spezifischer Arbeitsablauf für Freigaben. Eines der typischsten Probleme ist, dass Aufgaben den falschen Beteiligten zur falschen Zeit zugewiesen werden. Oft werden Aufgaben an alle Beteiligten gleichzeitig verteilt. Das kann insbesondere dann zum Problem werden, wenn es eine durchgetaktete Arbeitsteilung gibt, und ein Teil des Teams zu früh mit unfertigen Bestandteilen zu arbeiten beginnt. Eine Möglichkeit, flexibler zu arbeiten, ist ein agiler Teamwork-Ansatz, und es gibt viele Tools auf dem Markt, um dies zu verwalten. Wir nutzen etwa die Genehmigungsfunktionen von CELUM, die übrigens komplett kostenlos verfügbar sind!
Erfolglose Zusammenarbeit
Um Projekte und Ressourcen zu verwalten, greifen Marketingteams nach wie vor häufig auf Tabellenkalkulationen zurück. Excel oder Google Sheets sind mächtige Tools, aber das Management von Teams ist damit nur bedingt möglich. Wenn Du nach einem Werkzeug suchst, das dir bei der Verwaltung des Erstellungsprozesses helfen kann, schau dir unsere Funktionen für agile Teamarbeit im CELUM Free Plan an.
Fazit
Das Marketing-Projektmanagement umfasst eine Vielzahl beweglicher Teile. Es hat das Potenzial, ein Projekt zum Erfolg zu führen, wenn es richtig umgesetzt wird. Der Nutzen ist eine einfachere Zusammenarbeit, eine bessere Koordination und eine effizientere Projektabwicklung. Vereinfacht gesagt, gibt das Marketing-Projektmanagement den Teammitgliedern Regeln an die Hand, die ihnen helfen zu verstehen, was sie zu tun haben und wie sie das effektiv und effizient tun. Ein durchdachtes Projektmanagement hilft dir realistische Ziele zu setzen und diese auch zu erreichen.
