In den Zeiten der voranschreitenden Digitalisierung und der enormen Steigerung des Online Umsatzes fallen immer häufiger die Namen PIM System (Product Information Management) und DAM (Digital Asset Management).
Beide Systeme dienen zur Speicherung, Verwaltung und Ausleitung von digitalen Inhalten, auch Content genannt. Die Abgrenzung der Funktionalitäten beider Systeme ist jedoch nicht immer klar ersichtlich, auch weil die Diskussionen, ob ein System das andere ersetzen kann, nicht abflauen. Hierbei sollte man jedoch immer beachten, dass beide Systeme unterschiedliche Ziele verfolgen und ihre Stärken in unterschiedlichen Anwendungsszenarien entfalten.
Inhalt
Was ist ein PIM System?
In einem PIM System liegt der Fokus klar auf dem Produkt.
Es speichert und verwaltet alle marketingrelevanten Produktdaten und -informationen in einer Datenbank und wird in der Regel von Marketingabteilungen und Produktmanagern genutzt. Ebenso verwaltet ein PIM System die Art und Weise wie diese Daten und Informationen in den Distributions- und Vertriebskanälen des Unternehmens ausgeleitet werden. Diese Kanäle können beispielsweise Online Shop, Soziale Medien, Kataloge, aber auch Kunden, Händler und Dienstleister sein. Ziel eines PIM Systems ist immer die sogenannte Single Source of Truth zu gewährleisten.
Das bedeutet, dass alle Produktinformationen und -daten, welche an die Kanäle weitergegeben werden, im PIM hinterlegt sind und in bester Qualität vorliegen, konsistent und korrekt sind.
Was ist ein DAM System?
Ein DAM System verwaltet alle Arten von digitalen Medien, auch Assets genannt, ohne einen direkten Bezug zum Produkt haben zu müssen. Dabei kann es sich zum Beispiel um Bilder, Videos, Dokumente, aber auch fertige Kataloge oder Präsentationen handeln.
Diese Medien können je nach Bedarf mit Metadaten angereichert werden. Das sind Informationen, die das Asset näher beschreiben, um eine schnellere Auffindbarkeit zu gewährleisten. DAM Systeme werden von Marketing- oder Vertriebsabteilungen genutzt, um diese Inhalte in die oben genannten Kanäle auszuleiten.
Beide Systeme haben als übergeordnetes Ziel die Ausleitung von digitalen Inhalten in Marketing- und Vertriebskanäle und dienen dazu, die Digitalisierung in einem Unternehmen voranzutreiben. Um Prozesse rund um das Thema Product Data Management bzw. digitale Inhalte zu verbessern und zu unterstützen, führt kein Weg an diesen Systemen vorbei.
Der Markt an PIM und DAM Systemen ist groß und es finden sich zusätzlich noch Systeme im Markt, die beide Bereiche mit dem All-in-One Ansatz bedienen wollen. Dagegen steht der Best-of-Breed Ansatz, bei dem jeweils das bestmögliche System für den jeweiligen Anwendungsfall integriert wird. Im Zuge der Digitalisierungsstrategie können Unternehmen somit zwischen den diesen beiden Ansätzen wählen. Wie bereits erwähnt versteht sich unter All-in-One eine Komplettlösung, die mehrere Geschäftsabläufe in einer Software vereint. Beim Best-of-Breed Ansatz werden hingegen unterschiedliche Speziallösungen von verschiedenen Herstellern kombiniert, um die individuellen Geschäftsprozesse mit einem System optimal zu unterstützen.
Was sind nun die Vor- und Nachteile der jeweiligen Lösung?
Bei der All-in-One Lösung ist keine Schnittstelle zu dem jeweiligen anderen System notwendig, was somit den Aufwand bei der Integration der Lösung verringert. Zusätzlich bieten diese Systeme ein einheitliches „Look & Feel“ und sorgen damit für eine bessere Akzeptanz der Nutzer. Der letzte positive Aspekt ist, dass nur ein Technologieanbieter gesteuert werden muss.
Der schwerwiegende negative Aspekt der Lösung ist die oft nicht ausreichende Funktionalität. So können häufig nicht alle Aspekte eines DAM Systems bedient werden, da der Fokus sehr oft auf produktspezifischen Inhalten liegt. Ein weiterer Nachteil ist die Tatsache, dass eine Funktionalität nur mit hohem Aufwand ausgetauscht werden kann. Dies stellt oft eine Hürde dar, einzelne Funktionen bzw. das ganze System mit anderen Lösungen zu ersetzen.
Die Best-of-Breed Lösung indes hält für jeden Anwendungsbereich die beste auf dem Markt verfügbare Option bereit und verringert somit die Zahl an Kompromissen, die bei der Einführung eines Systems eingegangen werden müssen, signifikant. Im Gegensatz zur All-in-One Lösung lassen sich diese Systeme auch im Nachhinein austauschen, sodass immer die aktuelle und innovativste Lösung zum Einsatz kommen kann. Zudem kann spezifisch auf die Anforderungen und Prozesse des Unternehmens eingegangen werden und die dafür geeignetste Lösung eingesetzt werden.
Somit ist gewährleistet, dass die Prozesse besser unterstützt und die Anforderungen dadurch nahezu zu hundert Prozent erfüllt oder noch übertroffen werden. Die Nachteile dieser Lösung sind, dass mehrere Technologieanbieter gesteuert werden müssen. Und sofern die einzelnen Lösungen bei der Implementierung nicht aufeinander abgestimmt wurden, ist oft kein einheitliches „Look & Feel“ möglich.
Für wen eignet sich welcher Ansatz?
Die Empfehlung, welche Lösung unserer Ansicht nach zu präferieren ist, fällt leicht. Basierend auf den Erfahrungen unserer langjährigen Tätigkeit in diesem Umfeld empfehlen wir die Best-of-Breed Lösung, um Produkt- und Mediendaten sowie digitale Inhalte zu speichern und zu verwalten. Zwar bieten All-in-One Systeme auf den ersten Blick eine breitere Funktionspalette, jedoch hat unsere Erfahrung gezeigt, dass diese bei einer langfristigen Planung nicht zu empfehlen, da sich damit bei den Unternehmen/Anwendern keine Zufriedenheit einstellt.
Der Grund dafür: Prozesse können nicht ausreichend bedient werden. Durch stetige Optimierungen wächst der Bedarf an mehreren angepassten Speziallösungen. Daher sind Unternehmen, welche den All-in-One Ansatz eingeführt haben, sehr oft im Nachgang zur Erkenntnis gekommen, dass die Best-of-Breed Lösung doch besser für ihre Ansprüche geeignet ist und haben dann diesen Lösungsansatz integriert.
Da die meisten Unternehmen in den Bereichen Herstellung, Konsumgüter, Vertrieb und Einzelhandel umfangreiche Daten- und Inhaltsanforderungen haben, ist es sehr wahrscheinlich, dass sie sowohl eine PIM als auch eine DAM Lösungen benötigen, um erfolgreich ihre komplexen digitalen Produktdaten ihren individuellen Bedürfnissen angepasst zu managen.
Über den Autor:
hoerl Information Management ist spezialisiert auf Produktdatenmanagement, Mediendatenverwaltung und Database Publishing.
Für die CELUM Digital Asset Management Software haben die Stuttgarter die K.I. Face Recognition Erweiterung entwickelt. Mehr Informationen zu hoerl findest du auch auf unserer Partnerseite.
