Content Governance ist ein System, mit dem der Prozess von der Content-Produktion bis hin zu allen Schritten und Aufgaben, die für die Umsetzung erforderlich sind, organisiert wird. Content Governance umfasst alles von der Erstellung von Content über dessen Verwaltung bis hin zur Weiterleitung von Content.
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Hast du mit einer ständigen wachsenden Inhaltsproduktion zu kämpfen? Hast du schon mal von Content Governance gehört und fragst dich, ob die Einführung eines solchen Konzepts sinnvoll ist?
Tatsache ist, dass wir immer mehr Inhalte produzieren, um damit alle Arten von Marketing- und Vertriebsaktivitäten zu unterstützen. Und die schiere Anzahl von Content wird weiter wachsen.
Das ist natürlich positiv. Aber wenn jeden Tag mehr Inhalte veröffentlicht werden, bedarf es eines bewährten Systems zur Verwaltung der Inhaltsproduktion.
Hier kommt Content Governance ins Spiel, ein System, das bestimmt, wie dein Unternehmen Inhalte erstellt und veröffentlicht.
In diesem Leitfaden erfährst du alles über Content Governance. Du erfährst auch, warum Content Governance ein Muss für jede Marke ist, und wir zeigen dir sogar, wie du damit starten kannst.
Was ist Content Governance?
Der Begriff Content Governance bezieht sich auf ein System, das alle Aspekte des Produktionsprozesses von Content in einem Unternehmen definiert und organisiert.
Stell dir das als eine Art Blaupause vor, mit der du die Content-Produktion von Anfang bis Ende planen, erstellen und verteilen kannst.
Jeder, der an einem bestimmten Projekt beteiligt ist, kennt seine Rolle und seine Aufgaben. Diese Personen wissen auch, was sie in jeder Phase des Projekts zu tun haben und welche Verfahren sie zur Erfüllung der einzelnen Aufgaben anwenden müssen.
Content Governance sorgt für Ordnung in deinen Projekten.
Herausforderungen mit der Content-Produktion
Der steigende Output von Content im Marketing öffnet Türen, schafft aber eine ganze Reihe von Problemen:
- Das Content-Team muss eine noch nie dagewesene Menge an Inhalten verwalten, und jeden Tag kommen neue Projekte hinzu.
- Immer mehr Personen sind in dem Prozess involviert, von Agenturen und Freelancern zu eigenen Content Managerinnen im Unternehmen.
- Mitreißende Content einzusetzen, ist nicht allein die Domäne des Marketings: HR, Produkt oder Vertrieb setzen ebenfalls vermehrt auf eine Content-Strategie.
- Mit wachsendem Content in größeren Teams etablieren sich zunehmend Content-Workflows. Ohne ein klares System kollidieren diese Arbeitsabläufe miteinander.
- Schließlich müssen diese Inhalte über eine ständig wachsende Zahl von Kanälen verteilt werden.
Das Resultat daraus ist:
- Beteiligte verlieren leicht den Überblick über Zuständigkeiten. Nicht selten sind sich Content-Teams nicht sicher, auf welche Aufgaben sie sich konzentrieren sollen.
- Es ist schwieriger, Content-Bestände auf organisierte Weise zu verwalten. Infolgedessen verwenden die Teams am Ende ältere Versionen von Dateien oder können relevante Inhalte nicht schnell genug finden.
- Auch die Qualität der Inhalte leidet, insbesondere, wenn das Unternehmen keinen klaren Produktionsprozess hat.
- Schließlich führen lange Genehmigungs- und Freigabezyklen zu Projektverzögerungen und viel Frustration bei allen Beteiligten.
Content Governance überwindet all diese Herausforderungen, und in den meisten Fällen wird das System, einmal eingeführt, unverzichtbar.
Hier ist der Grund dafür.
Warum Content Governance einführen: Vorteile und Ziele
Es gibt drei Gründe für die Einführung eines Systems zur Regelung von Inhalten.
Verbesserte Konsistenz der Inhalte
Theoretisch sollte aller Content mit dem Styleguide übereinstimmen und den Markenrichtlinien entsprechen.
In der Praxis ist das oft nicht der Fall.
Ganz anders sieht es aus, wenn hinter der Produktion von Inhalten ein System steht. Dann werden Projekte plötzlich nicht nur schneller fertig, sondern haben auch eine gleichbleibende Qualität.
Qualität auf hohem Niveau
Eine verbesserte Konsistenz erhöht automatisch die Qualität des Outputs. Aber das ist nicht der einzige Weg, wie Content Governance zur Produktion besserer Inhalte beiträgt.
Mit einem klaren Prozess und einem klaren System ist es viel einfacher, das Niveau der Inhalte zu erhöhen.
Es wird damit einfacher, bei der Erstellung von Inhalten mit externen Anbietern zusammenzuarbeiten und Spitzenkräfte zur Mitarbeit an Projekten einzuladen.
Du kannst auch mehr Fachexperten aus deinem Unternehmen einbeziehen.
Steigerung der Produktivität und des Outputs
Das ist ein weiterer Vorteil eines formalisierten Prozesses hinter der Produktion. Damit wissen alle Beteiligten, was sie wann und nach welchem Standard zu tun haben. Das erleichtert auch das Content Supply Chain Management.
Das Ergebnis ist ein weitaus höherer Output, bei gleichen Ressourcen.
Weniger Fehler
Natürlich passieren Fehler. Mit dem Content-Governance-Modell werden sie aber weniger, weil alle Assets organisiert und Misskommunikation minimiert wird. Das Ergebnis ist, dass dein Unternehmen nicht nur mehr Arbeit erledigen kann, sondern auch die Kosten für die Produktion von Inhalten senkt.
Wie man einen Content-Governance-Plan umsetzt
Bevor wir uns mit der Umsetzung einer Content-Governance-Strategie befassen, müssen wir noch eine weitere Frage klären: Wie sieht ein typischer Content-Produktionsprozess aus und welche Elemente werden mit dem System geregelt?
Die Produktion von Inhalten erfolgt in der Regel in drei Phasen:
Create. Diese Phase konzentriert sich auf die eigentliche Produktion, von der Planung bis zur Erstellung von Inhalten. Hier geht es stark um die richtigen Workflows, Feedback, Korrekturen und Freigaben.
Manage. In dieser Phase geht es darum, Inhalte durchgängig zu verwalten und Marketing-Assets über alle digitalen Berührungspunkte hinweg vollständig zu nutzen. Der Schwerpunkt liegt auf der effizienten Verwaltung und Auffindbarkeit von Dateien.
Route. In der dritten und letzten Phase geht es schließlich darum, die Bereitstellung der Inhalte für alle erforderlichen Kanäle zu überwachen. Dazu zählen Social Media, E-Commerce-Anwendungen und Landing Pages genauso wie gedruckte Unterlagen.
Bei der Content-Governance-Strategie geht es darum, die vollständige Kontrolle über diese Produktionsphasen zu übernehmen.
Schritt 1: Eine vollständige Prüfung der Workflows
Bevor du mit der Entwicklung einer Content-Governance-Strategie beginnen kannst, solltest du zunächst alle bestehenden Prozesse zur Erstellung, Verwaltung und Weiterleitung von Inhalten kennen.
Beginne damit, zu prüfen, wie die Produktion von Inhalten im Moment abläuft. Sprich mit den Teams die Content erstellen und anderen Projektbeteiligten, um herauszufinden:
- Welche Zuständigkeiten haben die einzelnen Teams?
- Welche Schritte befolgen sie bei der Erstellung von Inhalten?
- Welche Prozesse stellen die Qualität und Konsistenz der Inhalte sicher?
- Wie sieht der Überprüfungs- und Genehmigungsprozess aus und wer ist daran beteiligt?
Überprüfe außerdem die Prozesse innerhalb deiner Content-Planungs-Software, falls die Organisation eine solche verwendet. Notiere typische Aufgaben und zugewiesenen Maßnahmen, Fristen und Feedback-Prozesse.
Denke jedoch daran, dass du in dieser Phase noch nicht nach Problembereichen oder allgemeinen Engpässen suchst. Stattdessen mache dir nur ein Bild davon, wie die Produktion von Inhalten in der Organisation derzeit abläuft. Dein Ziel ist es, den Prozess so zu verstehen, wie er ist.
Und warum? Weil du erst dann, wenn du ihn vollständig verstanden hast, nach Möglichkeiten zur Verbesserung und Rationalisierung der Produktion suchen kannst.
Schritt 2: Definiere deine Content Supply Chain
Eine Content Supply Chain ist ein Prozess, der die Kernelemente der Inhaltsproduktion definiert.
Aber im Gegensatz zu den Informationen, die du im vorherigen Schritt gesammelt hast, konzentriert sich die Content Supply Chain nicht auf den Prozess, den du gerade verwendest. Vielmehr geht es darum, wie du einen kontinuierlichen Fluss von Inhalten von der Produktion bis zum (potenziellen) Kunden sicherstellst.
Ebenso umfasst die Content Supply Chain den gesamten Prozess, der aufzeigt, was passieren sollte, um eine rohe Idee in einen fertigen Inhalt zu verwandeln, etwa so:
Beachte, dass die Kette nicht nur die zu erledigenden Aufgaben umreißt, sondern auch die Lieferanten der Inhalte, die Beteiligten und das Routing definiert und sogar festlegt, wie die Leistung deiner Inhalte überwacht werden.
Schritt 3: Verantwortlichkeiten zuweisen
Einer der größten Vorteile der Definition der Content Supply Chain besteht darin, dass du genau weißt, was getan werden muss. Dazu gehören Aufgaben, Maßnahmen und Prozesse.
Im nächsten Schritt musst du dich entscheiden, wer was tut, und den verschiedenen Akteuren Verantwortlichkeiten zuweisen.
TIPP: Das muss nicht übermäßig komplex sein. Eine Liste der Zuständigkeiten kann so einfach sein wie eine Auflistung verschiedener Aufgaben, für die verschiedene Teammitglieder verantwortlich sind, etwa so:
Schritt 4: Markenauftritt und Qualitätsstandards
Dieser Schritt umfasst zwei Elemente.
Beim ersten Schritt geht es um die Festlegung von Markenrichtlinien, damit alle Inhalte einheitlich aussehen und dein Unternehmen genau so präsentiert wird, wie es präsentiert werden soll.
Das andere Element stellt sicher, dass alle Beteiligten genau wissen, welches Qualitätsniveau du von ihnen erwartest, und dass sie dieses über verschiedene Projekte hinweg konsistent liefern.
Klar definierte Standards tragen auch dazu bei, die Überprüfungs- und Genehmigungsprozesse zu beschleunigen. Damit lässt sich einfacher feststellen, welche Assets den Qualitätsstandards entsprechen und welche nicht.
Ihre Standards können Formatierungen, Dateiformate, Größenangaben für verschiedene Kanäle, Farbmodi und alles andere umfassen, was du projektübergreifend konsistent halten möchten.
Schritt 5: Projektvorlagen in Content-Management-Software
Leider wird der Prozess die Produktion von Inhalten nur dann verbessern, wenn die Teams ihn umsetzen und befolgen. In diesem letzten Schritt geht es also darum sicherzustellen, dass die Governance-Strategie von Anfang an in jedes Inhaltsprojekt eingebettet wird.
Es gibt keinen besseren Weg, als Vorlagen für verschiedene Projekte einzurichten. Auf diese Weise würde jeder, der ein Projekt hinzufügt, automatisch einen entsprechenden Produktionsprozess auslösen.
Mit CELUM, unserer Plattform zur Automatisierung von Inhalten, können Benutzer Workflows definieren und diese für jedes neue Projekt verwenden.
Überdies kannst du mit der Plattform auch:
- Persönliche Vorlagen für eine Vielzahl von Content-Projekten erstellen und Workflows auf der Grundlage eines Projekttyps vordefinieren.
- Verantwortlichkeiten auf granularer Ebene definieren. Du kannst festlegen, wie Teammitglieder Aufgaben in der Plattform bearbeiten und wer Aufgaben genehmigen oder vorantreiben darf.
- Prozesse mit Robots automatisieren.
Nutze die Kraft deines Contents
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