Wie man ein Digital Asset Management System auswählt

Die meisten digitalen Marketingstrategien erfordern heute eine enorme Menge an digitalen Assets in verschiedenen Dateiformaten. In einem Unternehmen mit so vielen Medienbeständen ist es unmöglich, diese ohne den Einsatz einer speziellen Software wie einer Digital Asset Management (DAM) Lösung zu verwalten. Aber wie wählt man ein gutes DAM für seine Bedürfnisse aus?

Inhalt

Die Auswahl einer neuen DAM-Software für dein Unternehmen ist eine wichtige Entscheidung. Du möchtest nicht mit unerwarteten Betriebskosten, schlechter funktionaler Anpassung, schlechter Benutzerfreundlichkeit, unzufriedenen Benutzern, unzureichendem ROI usw. konfrontiert werden. 

Das Problem ist, dass die Auswahl einer DAM-Lösung bei der Vielzahl der auf dem Markt verfügbaren Optionen zu einer überwältigenden Entscheidung werden kann. 

In diesem Beitrag erfahrst du, welche Fragen du stellen und auf welche Funktionen du achten solltest, um die richtige Digital Asset Management-Plattform für dein Unternehmen auszuwählen. 

Bevor wir jedoch dazu kommen, sollten wir eine unglaublich wichtige Sache besprechen…

Woran du erkennst, dass du eine Digital Asset Management-Lösung brauchst

Stellst du dir die Tage vor, an denen deine Hauptaufgabe darin besteht, die Bilder, Videos und anderen Dateien auf deinem Handy zu sortieren? Allein der Gedanke daran ist entmutigend, nicht wahr?

Stellst du dir nun vor, dass dein Unternehmen versucht, alle digitalen Ressourcen zu verwalten, die für die Erstellung von Marketingmaterialien, digitalen Produktkatalogen, Inhaltsstrategien usw. verwendet werden? Die Aufgabe, diese digitalen Assets zu verwalten, kann die Mächtigsten in die Knie zwingen, denn wir sprechen hier nicht nur von Fotos und Videos. Wir sprechen von:

  • Grafikdateien
  • Videos
  • Textdateien und andere Dokumente
  • Audiodateien
  • Powerpoint-Präsentationen und andere Foliendateien
  • HTML-Dokumente und
  • PDFs.

Ein guter Ausgangspunkt ist also, herauszufinden, wie sehr die Beteiligten mit der Verwaltung der digitalen Ressourcen in deinem Unternehmen überfordert sind (oder nicht). Du musst Fragen beantworten wie:

  • Verbringen die Beteiligten zu viel Zeit mit der Suche nach den richtigen Assets für ihre Projekte?
  • Gibt es ein Chaos bei der Produktion von Inhalten, d. h. das Gefühl, keine Kontrolle über die Inhalte zu haben?
  • Gibt es ständige Nachfragen nach korrekten Versionen von Inhalten?
  • Fällt es den Beteiligten schwer, die Markenkonsistenz über verschiedene Kanäle hinweg aufrechtzuerhalten?
  • Werden die digitalen Inhalte in einer kontrollierten Umgebung gespeichert, in der die betroffenen Teammitglieder darauf zugreifen und sie gemeinsam nutzen können?
  • Läuft der Freigabe- und Feedbackprozess effizient oder gibt es Hindernisse?

Wenn du diese Fragen beantwortest, wird ziemlich klar sein, ob du derzeit ein effizientes oder schlechtes Asset Management hast. Diese Antworten liefern den Teams auch logische Argumente, wenn sie versuchen, ihre Vorgesetzten davon zu überzeugen, dass jetzt der richtige Zeitpunkt für die Anschaffung einer DAM-Lösung ist. 

Wenn du dich entschieden hast, dass es an der Zeit ist, eine DAM-Software anzuschaffen, musst du als Nächstes deine DAM-Bedürfnisse evaluieren, und hier ist, wie du das machst.

Wie du deinen DAM-Bedarf evaluierst

Um deinen DAM-Bedarf zu ermitteln, solltest du mit internen Recherchen beginnen. Dazu gehört auch, dass du deine Assets verstehst, damit du dir Klarheit über die Ziele des DAM-Programms verschaffen kannst, das du später auswählen wirst. 

So verwenden beispielsweise IT-Teams digitale Assets in einem bestimmten Format, um die Konformität der Dateien mit den Geräten und Technologien des Unternehmens zu gewährleisten. Ebenso müssen die Kreativteams und das Marketing alle für verschiedene Kampagnen und Initiativen benötigten Assets verwalten. 

Der Punkt ist, dass verschiedene Teams unterschiedliche Verwendungszwecke für Assets haben und diese in unterschiedlichen Formaten nutzen. 

Für dein Unternehmen musst du dir also Notizen machen:

  • Die verschiedenen Teams, die digitale Assets verwenden
  • Das Format, in dem sie diese Assets verwenden
  • Die ungefähre Anzahl der digitalen Assets in jedem Format
  • Wie hoch ist das erwartete Wachstum dieser Bestände in den nächsten 6 Monaten oder 1 Jahr?
  • Wie hoch ist der intellektuelle Wert dieser Bestände usw.

Nach dieser Übung hast du eine ungefähre Vorstellung von deinen funktionalen Anforderungen an das Digital Asset Management. Darüber hinaus werdest du in der Lage sein, die Ziele des DAM-Programms zu verstehen, das du für die Verwaltung deiner Assets in Betracht ziehen solltest, wie z. B. seine Funktionalität, Größe, Wartungskosten usw. 

Du musst auch einen Zeitrahmen angeben, bis zu dem du DAM haben musst, um deine Anforderungen an das Digital Asset Management zu erfüllen. Vergesse bei der Festlegung der Frist nicht, die Implementierungs- und Einführungszeit einzuplanen. 

Du musst auch die IT-Anforderungen für die neue DAM-Lösung festlegen.

Um den Zeit- und Kostenaufwand für die IT und die Einführungsanforderungen zu minimieren, solltest du dir ansehen, mit welchen Tools du die DAM-Plattform integrieren kannst. CELUM lässt sich zum Beispiel in eine Reihe von Tools integrieren, die viele Unternehmen bereits nutzen, wie WordPress, Salesforce, Hootsuite, Adobe usw. 

Da deine Teams bereits mit den von dir verwendeten Plattformen vertraut sind, kannst du mit der Verwaltung deiner Assets beginnen, ohne eine neue Software erlernen zu müssen, indem du sie in ein DAM-System integrierst. 

Wie man die beste DAM-Lösung auswählt

Was sind also die Faktoren, die du bei der Evaluierung und Auswahl einer DAM-Lösung berücksichtigen solltest? Hier sind die wichtigsten:

Dateiformate

Wie bereits erwähnt, haben verschiedene Teams unterschiedliche Nutzungsmöglichkeiten für Assets, so dass jede Organisation eine Vielzahl von Asset-Formaten hat. Ein gutes DAM sollte es also ermöglichen, relevante Asset-Typen zu definieren und dein Inhalte basierend auf einer Vielzahl von Formaten und Anwendungsfällen zu kategorisieren.

Erwäge in eine Plattform zu investieren, die die Verwaltung aller Dateiformate ermöglicht, um deine DAM-Strategie zukunftssicher zu machen. 

Importmöglichkeiten

Da die digitale Wirtschaft immer schneller wächst, wachsen auch deine digitalen Bestände. Daher importierst du entweder Dateien aus einem anderen System oder fügst sie manuell per Drag & Drop hinzu, und dein gewähltes DAM-System sollte über beide Möglichkeiten verfügen. 

Du solltest auch in der Lage sein, Dateien in großen Mengen in das DAM hochzuladen und sie automatisch von jeder angeschlossenen Quelle mit einem leistungsstarken Content-Import-Service abzurufen. Je einfacher und effizienter das DAM-System den Importprozess gestaltet, desto besser.

Verlinkung und Verknüpfung von Inhalten

Bei so vielen digitalen Assets, die über mehrere Standorte verteilt sind, kann man leicht den Überblick über sie und ihre Zusammenhänge verlieren. Aber es ist wichtig, die Kontrolle darüber zu haben, um die Markenkonsistenz zu wahren. 

Ein gutes DAM sollte es dir ermöglichen, den Überblick über deine Inhalte zu behalten, egal ob sie in sozialen Medien oder auf einer E-Commerce-Plattform zu finden sind. Du solltest in der Lage sein, Nutzungsdaten von verbundenen Systemen abzurufen und zu visualisieren, wo sich deine Assets befinden und wie sie zueinander in Beziehung stehen. Wenn sich also etwas ändert, weißt du genau, wo du deine Inhalte noch aktualisieren musst.

Markenkonsistenz ist auch der Schlüssel zur Benutzerakzeptanz. Daher sollte ein gutes DAM mit Optionen für die Kennzeichnung ausgestattet sein, damit du für deine Partner, die Öffentlichkeit und sogar für interne Zwecke eine eigene UI mit dem Firmenlogo deines DAM erstellen kannst. 

Taxonomische Fähigkeiten und Metadaten

Eine der wichtigsten Funktionen eines guten DAM ist, dass es deinen Assets Kontext und Bedeutung verleiht, indem es Metadaten enthält. Metadaten enthalten wichtige Informationen über die Assets, wie z. B. Schlüsselwort, Datum, Copyright usw., und verwandeln magere, namenlose Dateien in sinnvolle Assets für Ihr Unternehmen. 

Achte also auf vollständig anpassbare Taxonomiefunktionen, und wenn es mehrere Sprachen unterstützen kann, ist es das Beste. Einige DAMs wie CELUM ermöglichst dir die automatische Zuweisung von Tags mit künstlicher Intelligenz, so dass deine Metadaten in all deinen verbundenen Systemen verfügbar sind.

Suchmöglichkeiten

Wenn du dich für ein DAM entscheidest, versuchst du, Zeit zu sparen, indem du täglich nach digitalen Assets suchst. Daher möchtest du die richtigen Assets und ihre neuesten Versionen in der kürzest möglichen Zeit finden. 

Ein gutes DAM sollte daher über hochintelligente und leistungsstarke Suchwidgets verfügen, mit denen du Inhalte schnell wiederfinden kannst. Selbst wenn du ein großes Unternehmen mit riesigen Dateimengen bist, solltest du in der Lage sein, alles sofort zu finden. 

Es sollte dir die Möglichkeit geben, Assets zu sammeln, so dass du deine Sets und Subsets von Assets je nach den Bedürfnissen deines Unternehmens zusammenstellen und dann zwischen ihnen filtern kannst. Auf diese Weise kannst du innerhalb der Untergruppen suchen und so die Suche fokussieren.

Flexible Zugangskontrolle

Es hat keinen Sinn, so viele Daten zu haben, wenn sie nicht zur richtigen Zeit für die richtigen Personen zugänglich sind. Daher sollte das System über eine ausgefeilte Verwaltung der Zugriffsrechte verfügen, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen Zugriff auf die richtigen Daten haben. 

Die Zugriffsverwaltung sollte flexibel sein, und du solltest festlegen können, wer was sehen darf. Ein gutes DAM-System bietet genau diese Möglichkeit bis hin zu den einzelnen Metadatenfeldern. 

Außerdem sollte das DAM den Zugriff auf kritische Assets über mobile Endgeräte ermöglichen, da die Beteiligten sie möglicherweise unterwegs benötigen. Achte also bei der Auswahl des Systems genau auf diese Möglichkeit. 

Versionskontrolle

Die Duplizierung von Assets ist eines der größten Probleme bei deren Verwaltung. Ein gutes DAM ist in der Lage, mehrere Versionen desselben Assets zu speichern, aber es zeigt dir nur die neueste Version an, wobei die alten Versionen zum Vergleich zur Verfügung stehen.

Außerdem sollte das System den Zugriff auf die Assets über verschiedene Organisationsmuster ermöglichen. Auf diese Weise gibt es weniger Duplikate und letztlich auch weniger IT-Kosten für den Speicherplatz, der für die Speicherung von Duplikaten benötigt wird.

KI-Fähigkeiten

Modernste DAM-Anbieter wie CELUM nutzen künstliche Intelligenz, um Unternehmen bei der Rationalisierung vieler ihrer DAM-Prozesse zu unterstützen. Die KI hilft Unternehmen zum Beispiel dabei, ähnliche Assets zu finden, Duplikate zu erkennen und deine Content-Assets sogar automatisch zu kennzeichnen, damit jeder sie leicht finden kann. 

Achte also bei der Auswahl der besten Digital Asset Management-Software auf Funktionen wie:

  • Automatische Datei-Transkodierung: Entscheide welche Ausgaben automatisch generiert werden sollen. Lade eine Datei hoch und lasse die DAM-Plattform den Rest erledigen. 
  • Vordefinierte Dateitypen/Formate: Für eine einfache Verwaltung von Bildbeständen lege im Voraus fest, in welchen Größen jedes Bild verfügbar sein soll, und lasse das DAM-System die endgültige Ausgabe generieren. 
  • Vordefinierter Upload: Definiere vordefinierte Upload-Einstellungen, um Dateien automatisch zu kennzeichnen und zu kategorisieren.

Mit den richtigen KI-Funktionen kannst du Zeit und Mühe sparen, um die Qualität deiner Inhaltsbasis aufrechtzuerhalten.

Integrationen

Wie bereits erwähnt, ist es nur dann sinnvoll, Zeit und Geld für die Schulung der Mitarbeiter zu sparen, wenn das von dir gewählte DAM mit einem der von dir bereits verwendeten Tools integriert werden kann. 

Die Integration des DAM in die vorhandenen Systeme bedeutet auch, dass dein Team nicht zwischen verschiedenen Tools hin- und herwechseln muss, was eine Menge Energie spart. 

Du kannst also die Produktivität deiner Stakeholder maximieren, indem du ein DAM auswählst, das sich in weit verbreitete Systeme in deinem Unternehmen integrieren lässt. 

Beschränkungen und Verfallsdaten

Keine Organisation, wie groß sie auch sein mag, kann all ihre digitalen Ressourcen selbst erstellen. Auch die Verwendung von Grafiken, kostenlosen Bild-Websites und die Wiederverwendung deiner Bilder haben ihre Grenzen. Das bedeutet, dass du deine digitalen Assets möglicherweise von Stockbildern oder Fotoshootings beziehst und dabei Lizenzfragen zu berücksichtigen hast. 

Das DAM muss dir die Möglichkeit geben, alle Einschränkungen und Verfallsdaten im Zusammenhang mit diesen Assets einzugeben, damit sie nur bestimmungsgemäß verwendet werden. 

Sicherheit

Bei jeder Software ist Sicherheit das A und O. Das gilt auch für die Software zur Verwaltung digitaler Bestände. Du möchtest nicht, dass deine vertraulichen digitalen Assets kompromittiert oder vervielfältigt werden.

Die DAM-Software, die du auswählst, muss ordnungsgemäße Verschlüsselungs- und Sicherheitsprotokolle verwenden und dir dies im Detail erklären. Du musst wissen, wo deine Daten gespeichert werden, ob das System cloudbasiert ist und wie die Datensicherung erfolgt.  

Abschließender Gedanke

Wenn du also nach einer einfachen Antwort auf die Frage suchst, was die beste Digital Asset Management Software ist, würden wir sagen, dass sie ein All-in-One-Tool wie CELUM ist. 

Neben den oben genannten Funktionen sollte eine gute DAM-Lösung bei der Erstellung, Verwaltung und Weiterleitung deiner digitalen Assets helfen. Eine ideale DAM-Lösung sollte dir eine durchgängige Asset-Verwaltung ermöglichen, einschließlich der Verteilung an wichtige Kontaktpunkte. 

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