Im ersten Teil der Blogartikel-Reihe hat unser Partner comspace bereits gezeigt, wie eine DAM Integration in die bestehende IT-Systemlandschaft erfolgreich durchgeführt wird. Der zweite Teil widmet sich nun Wegen, um die Hürden bei der Einführung des neuen Tools im gesamten Unternehmen zu überwinden.
Hürde #2: Fehlende Akzeptanz im Unternehmen
Ist das DAM einmal implementiert, wundern sich Projektverantwortliche in vielen Unternehmen nach einigen Monaten darüber, dass es nicht in der geplanten oder erhofften Form genutzt wird. Was sind die Gründe?
Der Mensch ist ein Gewohnheitstier und stellt sich nur ungern auf Veränderungen ein. Warum sollte der Redakteur oder Produktmanager ein neues komplexes System nutzen, wenn er die benötigten Dateien schon immer in einem bestimmten Ordner auf seiner Festplatte abgelegt hat und (vermeintlich) genau weiß, wo er sie findet? Wenn die Zeit für das Einarbeiten in eine neue Software fehlt, weil so schon genug Arbeit auf dem Tisch liegt? Wenn das Bewusstsein fehlt, dass das DAM zukünftig viel Zeit erspart, weil plötzlich auch die großartigen Infografiken oder Produktvideos anderer Abteilungen zu finden und nutzbar sind?
Fehlt entscheidendes Hintergrundwissen und damit die Akzeptanz zur Nutzung der neuen Technologie und wird das DAM daher nicht in der vorgesehenen Weise eingesetzt, geht dies enorm zulasten der Rentabilität.
Wie kannst du als Verantwortlicher für das DAM-Projekt Abhilfe schaffen?
Mit Change-Management und Kommunikation Empathie für das DAM-Projekt erzeugen
Werde zum Change Manager und mache Betroffene mit Change Communication zu Beteiligten.
Hole von vornherein alle Kolleg*innen, die in irgendeiner Weise mit der Arbeit am und im DAM zu tun haben, mit ins Boot. Dies gilt für die Stakeholder, die das Projekt finanzieren ebenso wie für Personen, die das DAM implementieren und diejenigen, die später damit arbeiten sollen, intern und extern.
Erhält das Projekt bspw. in der Managementebene nicht ausreichend Beachtung und Unterstützung, musst du damit rechnen, dass nicht genügend Ressourcen zur Verfügung gestellt werden. Wollen deine Kolleg*innen in den verschiedenen Abteilungen später nicht mit dem DAM arbeiten und weiterhin die gewohnten Ablageorte für ihre Mediendateien nutzen, bleibt es bei dem Asset-Chaos im Unternehmen, bei schleppenden, inkonsistenten Content-Prozessen und bei einem niedrigen ROI.
Realistische Ressourcenplanung
Frühzeitiges Einbeziehen der DAM-Anwender
Binde alle Personen, die später mit dem DAM-System arbeiten sollen, frühzeitig in das Projekt mit ein. Kommuniziere Ziel und Nutzen der Software-Einführung, damit die betroffenen Abteilungen und Teams das nötige Wissen und die nötige Sicherheit im Prozess vermittelt bekommen.
Beteilige die Mitarbeitenden bspw. an der Ausarbeitung der Projektanforderungen: Aus welchen Quellen müssen die Assets ins DAM migriert werden? Wer soll Zugriff erhalten? Wer soll welche Rollen und Berechtigungen bekommen? Welche Dateiformate werden benötigt?
Je stärker die erzeugte Sicherheit bei den Anwendern, desto größer ist die Bereitschaft, die Veränderung als positiv wahrzunehmen und sie mitzutragen. Dabei geht es nicht nur darum, die übergeordneten Projektziele zu erklären, sondern vor allem die operativen Auswirkungen des DAM auf den Arbeitsbereich der Mitarbeitenden hervorzuheben – sowohl die positiven als auch die herausfordernden. Eine transparente Kommunikation während des gesamten Projekts lohnt sich auf jeden Fall.
Schulung der Anwender
Ist das DAM einmal implementiert und die Daten migriert, solltest du umfassende Schulungen durchführen. Nur wenn die Anwender mit sämtlichen Funktionen vertraut sind und das volle Potential des DAM ausschöpfen können, sparen sie Zeit und sehen die Vorteile der Anwendung.
Abschalten von Altsystemen
Trotz aller vorbereitenden Maßnahmen ist die Gefahr groß, dass Anwender nach wie vor auf die vertrauten Systeme und Ablageorte zurückgreifen. Das Marketing hat einen „SharePoint“ für Bild- und Videomaterialien. Die Agenturen liefern den Fachabteilungen produzierte Medien über einen FTP-Server. Im Vertrieb werden Bilder, Präsentationen und Videos im Intranet oder auf internen Laufwerken abgelegt.
Diese „lieben“ Gewohnheiten aufzugeben – und zwar zugunsten einer komplexen Software, in die man sich erst einmal einarbeiten muss – wird zu Beginn schwerfallen. Daher ist es sinnvoll, hier ein wenig „nachzuhelfen” und Altsysteme nach einer klar gesetzten Frist abzuschalten, oder deren Anwendungsgebiet genau abzustecken. Wo etwa Sharepoint seine Stärken ausspielen kann und wo ein DAM überlegen ist, wird in diesem Blogartikel näher erläutert.
Kurzfristige Erfolge sichtbar machen
Kommuniziere laufend Erfolge der DAM-Einführung, um die Veränderungen weiter anzutreiben. Zeige regelmäßig auf, wie viele Personen oder Teams schon erfolgreich mit dem DAM arbeiten. Präsentiere, wo integrierte Prozesse zu Zeitersparnissen bei der Content-Auslieferung geführt haben oder wo Agenturen und andere Dienstleistungspartner jetzt schneller auf die für sie freigegebenen Dateien zugreifen. Vergiss nicht hervorzuheben, wo Betriebskosten durch den Wegfall der Datenhaltung auf unterschiedlichen Systemen gesenkt werden konnten.
Wenn diese Schritte bereits in die Projektplanung einfließen und dann in der Umsetzungsphase beachtet werden, überspringst du die Hürde der fehlenden Akzeptanz und gewinnst von Anfang an wichtige Befürworter für das Projekt Digital Asset Management-System in deinem Unternehmen.
Soweit, so gut. Das DAM läuft, die Stakeholder verwenden es – doch es lauert noch eine weitere Hürde bis zum vollständigen Projekterfolg: die Asset-Pflege. Im nächsten und letzten Teil dieser Beitragsreihe erfährst du, wie Metadaten, Tags und KI im Endspurt dein DAM-Projekt erfolgreich über die Ziellinie tragen.
Über comspace
comspace entwickelt und integriert komplexe Weblösungen für Content Management in mittelständischen und Großunternehmen. Als Digitalagentur mit Tech-Fokus konzentriert sich comspace auf höchste Qualität in Code und Projektmanagement. Beratung, Entwicklung, Services: die über 100 Kolleg*innen decken die ganze Bandbreite ab – immer mit dem Blick auf Tech, Umsetzbarkeit und Transparenz. Als Trusted Celum-Partner unterstützt comspace Unternehmen bei der Implementierung und Individualisierung des CELUM DAM. Mit seinen Konnektoren und Erweiterungen sorgt die Agentur für eine optimale Integration in bestehende CMS-Umgebungen und schafft eine hervorragende Experience für die CELUM-User.
