Jedes Unternehmen, das sich mit Digital Asset Management Systemen beschäftigt oder bereits eines im Einsatz hat, weiß deren Vorteile zu schätzen, kennt aber sicherlich auch die Herausforderungen bei der Planung und Einführung. In dieser Blogartikel-Reihe stellt unser Partner comspace dir die drei größten Hürden eines effizienten Einsatzes von DAM-Projekten vor und zeigt passende Lösungswege auf.
Hürde #1: Ein DAM als Insellösung? Der Wert der Integration
Die rasante Digitalisierung in den vergangenen Jahren und die Flut an neuen digitalen Systemen auf dem Markt haben zu einem regelrechten Wildwuchs an IT-Systemen in Unternehmen geführt. Altsysteme laufen weiter, neue werden für verschiedene Anwendungen eingeführt, häufig ohne ein konsistentes Zusammenspiel der Technologien.
Grundvoraussetzung für die Digitalisierung der Geschäftsprozesse ist jedoch eine leistungsfähige und vor allem integrierte IT-Landschaft, in der Tools harmonieren, Daten zentral zusammenspielen und eine Kommunikation entlang der Customer Journey aus einem Guss möglich ist.
Existiert das DAM als isolierte Lösung neben anderen Systemen, entstehen Brüche in den täglichen Abläufen der Nutzer, was viel Zeit und Nerven kostet. Assets müssen an vielen verschiedenen Orten mühsam zusammengesucht, möglicherweise noch bearbeitet und ins passende Format gebracht werden. Außerdem hat dann niemand im Unternehmen den Gesamtüberblick, welche Assets überhaupt vorhanden sind, von welchen es gegebenenfalls mehrere Versionen gibt und welche dann die neueste Version ist. Oder ob die Lizenz für das verwendete Bild nicht schon abgelaufen ist.
Das DAM als „Single Point of Truth“
Medien wie Bilder, Videos, Zertifizierungen und Dokumente werden von unterschiedlichen Produzenten innerhalb und außerhalb des Unternehmens geliefert und an vielen anderen Orten zur Anreicherung von Content benötigt.
Für einen Online-Redakteur beispielsweise ist es von unschätzbarem Vorteil, wenn er direkt aus dem CMS heraus zentral auf alle verfügbaren Mediendateien zugreifen kann, in Sekundenschnelle das passende Bild findet und es auf seiner Webseite einsetzt.
Eine zentrale Speicherung und Verwaltung der Assets an einem zentralen Ort, auf den alle Abteilungen Zugriff haben, vermeidet Reibungsverluste und spart viel Zeit. Ressourcen werden freigesetzt, die die Nutzer in andere, wichtigere Aufgaben stecken können.
Eine gemeinsame Datengrundlage, welche die „einzige Wahrheit” darstellt und für alle Abteilungen gültig und verbindlich ist, schafft Abhilfe im Content-Chaos. Als zentrale Content-Plattform für alle im Unternehmen befindlichen Mediendateien ist ein Digital Asset Management-System bestens geeignet, den Mittelpunkt des IT-Ökosystems zu bilden und mit allen Content-produzierenden Systemen direkt zu kommunizieren.
Das eingesetzte DAM sollte daher über eine gut durchdachte API verfügen, die eine Anbindung an Drittsysteme wie CMS, ERP, PIM, E-Shop und CRM möglich macht.
Einfache Systemintegration mit Konnektoren
CELUM bietet von Haus aus verschiedene APIs. Nutzer können aus einer Auswahl an Konnektoren und Erweiterungen wählen, die von CELUM selbst oder von Partneragenturen gebaut wurden, und die eine schnelle und effiziente Integration bieten.
Für die großen Enterprise Content Management Systeme Sitecore, FirstSpirit und CoreMedia haben wir Konnektoren entwickelt, die eine nahtlose Verbindung zwischen CMS und DAM schaffen. So können die Vorteile und Stärken beider Systeme für eine effizientere Website-Pflege genutzt werden. Aber auch für weniger mächtige CMS-Lösungen wie Typo3 und WordPress sind Konnektoren verfügbar.
Allen gemeinsam ist, dass die Redakteure über einen integrierten Dialog direkt aus der CMS-Benutzeroberfläche heraus auf die Assets in CELUM zugreifen können. Mit allen Metadaten, Versionierung und Berechtigungen. Die Assets werden im DAM markiert und jeder DAM-Nutzer sieht so auf einen Blick, welches Asset wo eingesetzt wird. Dies verhindert, dass verwendete Dateien versehentlich gelöscht werden oder in derselben Anwendung doppelt erscheinen.
Darüber hinaus existieren viele weitere Integrationslösungen und Erweiterungen, die eine nahtlose Kommunikation zwischen den Systemen ermöglichen. Dazu gehören bspw. Konnektoren für PIM-Anwendungen wie Akeneo, E-Commerce-Software wie SAP Commerce und Marketinganwendungen wie Hootsuite, die Video-Plattform Movingimage und Microsoft Sharepoint.
Um welche Anwendung auch immer es geht, jede Systemintegration in das DAM gestaltet das gesamte Content-Gefüge im Unternehmen professioneller, die Prozesse schneller und effizienter und die User Experience konsistenter. Und erhöht damit die Produktivität und den Return on Investment des DAM.
Integrationen
- sparen viel Zeit bei der Nutzung von Assets in verschiedenen Systemen durch Minimierung des Koordinationsaufwands. Vorbei sind die Zeiten, in denen eine Datei aus dem einen System heruntergeladen und in einem anderen wieder hochgeladen werden muss.
- minimieren die Fehleranfälligkeit: Die Nutzung einer Mediendatei direkt aus dem DAM gewährleistet, dass stets die aktuellste Version im Einsatz ist. Vorbei ist auch die Nutzung von Bildern mit abgelaufenen Lizenzen.
- schaffen eine nahtlose User Experience: Nur wenn alle Inhalte von der Erstellung bis zur Veröffentlichung an einem Ort verwaltet werden, kann aktueller, abgestimmter Content entlang der Customer Journey ausgespielt werden.
DAM als sicheres Ablagesystem
Bei allen Vorteilen der integrierten IT-Landschaft sollte man eines nicht außer Acht lassen: In manchen Fällen kann ein DAM auch ohne die Verwendung der Schnittstellen Sinn machen. Und zwar dann, wenn es darum geht, das DAM-System als sicheres Ablagesystem für sensible – z. B. personenrelevante – Daten zu nutzen.
Ob Verträge, Personalakten oder Kundendaten – in einem DSGVO-konformen DAM-System sind solche Dateien geschützter gespeichert als auf Fileservern, lokalen Festplatten oder in Google Drive. Natürlich immer vorausgesetzt, dass das DAM-System im eigenen Haus oder bei einem ausgewählten Host-Anbieter betrieben wird, der nach deutschen Datenschutzrichtlinien arbeitet.
Wer aus diesem Grund in ein DAM investiert, sollte trotzdem überlegen, ob er die anderen Vorteile des Systems nicht auch zusätzlich nutzen möchte – und letztendlich doch für eine Integration in seine Systemlandschaft optieren.
Wer einen durchdachten Plan hat, wie das DAM-System in die bestehende IT-Systemlandschaft eingebettet werden kann, hat bereits die erste große Hürde bei der Umsetzung eines DAM-Projekts gemeistert. Doch leider gibt es noch weitere klassische Hürden.
Lies im nächsten Teil, wie du fehlender Akzeptanz für das DAM-Projekt begegnest und diese überwinden kannst.
Über comspace
comspace entwickelt und integriert komplexe Weblösungen für Content Management in mittelständischen und Großunternehmen. Als Digitalagentur mit Tech-Fokus konzentriert sich comspace auf höchste Qualität in Code und Projektmanagement. Beratung, Entwicklung, Services: die über 100 Kolleg*innen decken die ganze Bandbreite ab – immer mit dem Blick auf Tech, Umsetzbarkeit und Transparenz. Als Trusted Celum-Partner unterstützt comspace Unternehmen bei der Implementierung und Individualisierung des CELUM DAM. Mit seinen Konnektoren und Erweiterungen sorgt die Agentur für eine optimale Integration in bestehende CMS-Umgebungen und schafft eine hervorragende Experience für die CELUM-User.
