Wie man einen Digital Asset Management-Workflow erstellt

Was dauert normalerweise länger? Die Erstellung von Inhalten oder die Verwaltung von Ressourcen, um deine Ideen überhaupt erst zu Papier zu bringen? Für so viele von uns ist es das erste Mal. Doch ich wette, du hast eher an Letzteres gedacht, oder? Schließlich ist das der lästigste Teil des Prozesses (und einer, der auch eine lächerliche Menge an Zeit in Anspruch nehmen kann).

Inhalt

Zum Glück könntest du das vermeiden, indem du einen Workflow für die Verwaltung digitaler Assets einrichtest. 

In diesem Leitfaden zeige ich dir alles, was du wissen musst, um das zu tun. Wir werden erörtern, was ein Digital Asset Management-Workflow ist, wie ein DAM-Workflow deine kreativen Prozesse verbessern kann und wie ein typischer Verwaltungsworkflow aussieht.

Also, fangen wir an.

Was ist ein Digital Asset Management-Workflow?

Nimm diesen Begriff – Digital Asset Management-Workflow – noch einmal unter die Lupe. Fällt dir etwas an ihm auf? 

Du hast Recht; er enthält zwei verschiedene Elemente – Digital Asset Management und Workflow.

Um also zu verstehen, was ein DAM-Workflow ist, müssen wir uns zunächst jedes dieser Elemente der Reihe nach ansehen. 

Also …

Digital Asset Management (DAM) ist ein Prozess zur Verwaltung, Organisation und Verteilung digitaler Inhalte von einem einzigen Speicherort oder einem Content Hub aus.

Das Hauptziel einer DAM-Strategie besteht darin, Unternehmen bei der Erstellung und Verwaltung digitaler Inhalte während des gesamten Lebenszyklus der Inhalte zu unterstützen.

Ein Workflow hingegen ist eine Abfolge von Prozessen, die zur Erfüllung einer Aufgabe erforderlich sind. 

Ein DAM-Workflow ist also ein Prozess, der Unternehmen dabei hilft, verschiedene Phasen des Asset-Lebenszyklus zu definieren, zu verwalten (und sogar zu automatisieren). 

Praktisch gesehen definiert ein Workflow für das Digital Asset Management, wie ein Unternehmen seine Assets verwaltet. Er umfasst Prozesse, die beschreiben, wie ein Asset definiert und das ursprüngliche Briefing erstellt wird, wie es produziert und überprüft wird und wie die Assets veröffentlicht und zur Archivierung in eine spezielle DAM-Lösung hochgeladen werden. 

(Hinweis: In diesem Leitfaden findest du außerdem ein Beispiel für einen vollständigen DAM-Workflow).

Unternehmen erstellen und starten ihre DAM-Workflow-Systeme, um verschiedene Probleme zu bekämpfen, die die Erstellung von Inhalten normalerweise verzögern:

  • Mangelnde Transparenz und abteilungsübergreifende Kommunikation über Assets. In vielen Unternehmen wissen die Mitarbeiter nicht einmal, wo sich die wichtigsten Assets befinden, und verschwenden unzählige Stunden und Ressourcen, um sie zu finden. Die Situation ist oft lustig, wie diese Studie zeigt. Demnach gab die Hälfte der Mitarbeiter zu, Google zu benutzen, um nach dem Logo ihres Unternehmens zu suchen.
  • Chaos bei der Produktion von Inhalten. Dies geschieht häufig, weil die Teams nicht die aktuellste Version eines Assets finden können, veraltete Versionen verwenden und oft die eigentliche Datei mit einer falschen Revision überschreiben.
  • Ineffiziente manuelle Prozesse, die zu dem oben erwähnten Chaos bei der Produktion von Inhalten führen. 
  • Asset-Silos, in denen jede Abteilung ihr eigenes Asset-Repository und Asset-Management-System erstellt, ohne den Zugriff darauf mit anderen zu teilen. 

So helfen DAM-Workflows bei der Verbesserung kreativer Prozesse

Es macht keinen Sinn, es zu leugnen: Als Vermarkter stehen wir unter enormem Druck, mehr Inhalte zu erstellen. 

Außerdem müssen wir dies schneller und effizienter tun.

Ich habe ein altes Datenmaterial gefunden, das dies sehr gut veranschaulicht. In einer Studie von Adobe aus dem Jahr 2015 gaben 71 % von uns an, dass von uns erwartet wird, dass wir 10-mal mehr digitale Inhalte produzieren.

Aber das war vor sieben Jahren. Kannst du dir überhaupt vorstellen, wie hoch diese Zahl heute wäre?

Es ist keine Überraschung, dass Unternehmen in Workflows für die Verwaltung digitaler Ressourcen investieren. Das ist der einzige Weg, um:

  • Verbessere das Aufgabenmanagement. Ein DAM-Workflow hilft Unternehmen, Ordnung in das typische Chaos zu bringen, das dadurch entsteht, dass Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen auf Dateien zugreifen und diese verwalten. 
  • Streamline Online-Proofing und Content-Review-Prozesse. Durch die Definition des Freigabe-Workflows können Unternehmen die Konsistenz sicherstellen und den Überprüfungsprozess schneller durchlaufen. 
  • Automatisiere die Kommunikation über neue Inhalte. Mit DAM-Systemen wie CELUM können Marken beispielsweise Automatisierungen einrichten, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten über neue Assets informiert sind, wo sie gespeichert werden und wie sie abgerufen werden können. 
  • Schaffung von Transparenz und Konsistenz im gesamten Content-Management- und Produktionsprozess.
  • Eliminierung von Verzögerungen. Mit einem DAM-Workflow weiß jeder, was wann zu tun ist, und Engpässe kommen seltener vor. Infolgedessen verläuft die Produktion von Inhalten reibungslos, und Projekte werden schneller abgeschlossen.

Wie sieht ein typischer DAM-Workflow aus? Beispiel für einen Digital Asset Management-Workflow:

DAM-Workflows sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Einige Unternehmen müssen möglicherweise weniger Schritte einbeziehen als andere. Im Allgemeinen deckt ein typischer Digital Asset Management-Workflow jedoch fünf verschiedene Aspekte der Inhaltsproduktion ab:

Schauen wir uns diese Elemente im Detail an.

Schritt 1. Asset-Ideen und Briefing

Jedes Asset beginnt mit einer Idee von jemandem. 

Du oder ein anderes Teammitglied könnte vorschlagen, eine bestimmte Datei zu erstellen – ein Produktbild oder ein anderes Bild, ein Video, einen geschriebenen Text…

Aber oft werden Ideen einfach weitergereicht, ohne dass grundlegende Informationen über das, was du erstellen willst, definiert werden. 

Dieser Schritt des Arbeitsablaufs zielt darauf ab, dies zu organisieren und dem Ideen- und Briefingprozess Struktur zu verleihen. 

In diesem Workflow werden die Schritte zur vollständigen Definition des Projekts beschrieben: 

  • Die Gründe für die Erstellung des Assets in erster Linie
  • Asset-Spezifikationen
  • Zeitrahmen für die Fertigstellung
  • Veröffentlichungsrichtlinien oder sogar, wie das Asset in einer bestimmten Kampagne verwendet werden soll, usw. 

Schritt 2. Erstellung von Assets

Während der Erstellung von Inhalten legt der DAM-Workflow fest, wie Unternehmen die für die Fertigstellung des Projekts erforderlichen Assets und Dateien speichern und abrufen. 

In dieser Phase kann der Workflow auch festlegen, wie verschiedene Assets mit zusätzlichen Informationen wie Metadaten angereichert werden können, um sie leichter auffindbar und wiederverwendbar zu machen. 

Schritt 3. Überprüfungen und Freigaben

Ein typischer Workflow für das Digital Asset Management legt auch fest, wer Dateien anzeigen, bearbeiten und kommentieren darf. Dies geschieht in der Regel durch die Definition von Rollen und Verantwortlichkeiten für jede Phase des Überprüfungsprozesses und die Einführung einer vollständigen Verantwortlichkeit.

Viele CELUM-Benutzer definieren mehrere Überprüfungs- und Freigabeschritte, die es ihnen ermöglichen, den Status der einzelnen Assets zu verfolgen.

Viele automatisieren auch verschiedene Teile des Prozesses mit automatischen Benachrichtigungen. Dies beschleunigt den Prozess, da alle Beteiligten genau wissen, was sie zu tun haben und wann sie die Projekte weiter vorantreiben müssen.

Schritt 4. Fertigstellung und Verteilung

Bei der Fertigstellung geht es darum, einen Workflow zu erstellen, der die endgültige Freigabe und die Verteilung des Assets an den Zielkanal (d. h. Website, soziale Medienkanäle usw.) regelt.

In vielen Fällen automatisiert ein DAM-System, das du zur Verwaltung des Workflows verwendest, mehrere Aspekte des Prozesses für dich. So kann die Plattform beispielsweise das Asset automatisch in ein entsprechendes Dateiformat konvertieren, es an einen entsprechenden Kanal weiterleiten und vieles mehr. 

Schritt 5. Archivierung

Obwohl dies der letzte Schritt eines typischen DAM-Workflows ist, ist er einer der wichtigsten. In diesem Schritt wird das fertige Asset zusammen mit historischen Versionen und Revisionen in einem Digital Asset Management-System gespeichert. 

Um das Fehlerpotenzial zu verringern, sollte der Arbeitsablauf definiert werden:

  • wo die verschiedenen Assets gespeichert werden sollen
  • Dateibenennungskonventionen, damit die aktuellsten Versionen leichter auffindbar sind
  • Lizenzierungsinformationen, falls vorhanden
  • Metadaten, die das Auffinden und die Wiederverwendung der Datei vereinfachen und vieles mehr

Wie kann man einen DAM-Workflow effektiv verwalten?

Leider ist ein Workflow nichts, was man einmal definieren und dann vergessen kann. 

Man muss ihn auch kontinuierlich umsetzen und verwalten, und das ist ohne ein spezielles Digital Asset Management-System unmöglich. 

Digital Asset Management-Systeme helfen dir nicht nur bei der Verwaltung von Dateien. Sie können dir auch dabei helfen, DAM-Workflows in der gesamten Organisation zu etablieren. 

Nimm zum Beispiel CELUM.

Die CELUM Digital Asset Management Plattform (Disclaimer – CELUM ist unser Tool) ermöglicht es Unternehmen, digitale Assets aus einer einzigen Quelle hochzuladen, zu speichern, zu verwalten, zu teilen und zu aktualisieren. 

Darüber hinaus ist CELUM in der Lage, große Mengen an Dateien und Nutzern zu verarbeiten und lässt sich nahtlos in die Tools integrieren, die du bereits nutzt – Adobe Creative Suite, Sitecore, Sharepoint und mehr. 

Mit CELUM kannst du:

  • alle Ihre Marketing- und Produktdaten an einem Ort speichern und organisieren
  • Jede Datei mit leistungsstarken Suchfunktionen finden
  • Tagging automatisieren und Metadaten mit Hilfe von KI hinzufügen
  • Asset-Informationen automatisch übersetzen
  • Rollenbasierte Berechtigungen einrichten
  • Dateien in großen Mengen hochladen
  • Lizenzierungsrechten und -beschränkungen festlegen
  • Dateien in verschiedene Formate dynamisch konvertieren
  • Dateien an verschiedene Touchpoints automatisch verteilen und vieles mehr. 

Lass uns dir bei der Verwaltung deiner DAM-Workflows helfen

Entdecke CELUM, um Dateien einfach zu verwalten und DAM-Workflows in der gesamten Organisation einzuführen.

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