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Wie Enterprise Content Management Ordnung in globale Geschäftsprozesse bringt

Die Verwaltung von Inhalte in einer Unternehmensorganisation kann eine ziemliche Herausforderung darstellen.

Im Lebenszyklus von Inhalten sind oft sehr viele Menschen involviert und das macht den Prozess sehr komplex. Die Lösung? Ein optimierter Content-Management-Prozess, der die Zusammenarbeit mit den richtigen Personen zur richtigen Zeit gewährleistet. Ein Enterprise-Content-Management-System unterstützt dich bei der Organisation dieses Geschäftsprozesses.

Dieser Artikel behandelt in fünf Kapiteln die Grundlagen von Enterprise-Content-Management-Systemen:

1. Was ist Enterprise Content Management?
2. Was macht Enterprise Content Management wichtig?
3. Wie implementiert man einen erfolgreichen Enterprise Content Management Workflow?
4. Unternehmens-Content-Management vs. Digital Asset Management
5. Fazit

Was ist Enterprise Content Management

Der Begriff Enterprise Content Management (ECM) bezieht sich auf eine Reihe von definierten Prozessen, Taktiken und Werkzeugen, die den Informationsfluss innerhalb eines Unternehmens verwalten.

ECM konzentriert sich auf die kollaborativen Prozesse, die helfen, wichtige Informationen über Mitarbeiter und Interessengruppen in einem Unternehmen hinweg zu erhalten, zu organisieren und bereitzustellen.

Nun wirst du dich vielleicht fragen, was der Unterschied zwischen einem Content Management System (CMS) und Enterprise Content Management (ECM) ist.

Der Hauptunterschied liegt in der Art und Weise, wie du Inhalte verwendest. Ein CMS soll helfen, die Inhalte, die du auf deiner Website erstellst, zu organisieren. ECM konzentriert sich auf die Rationalisierung des Gesamtprozesses der Sammlung, Organisation und Verteilung von Informationen über verschiedene Abteilungen hinweg.

Warum ist Enterprise Content Management wichtig?

ECM ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, da es jedem den Zugang zu allen Informationen ermöglicht und so die Organisation, das Auffinden und die Verteilung von Inhalten massiv erleichtert. ECM spart Zeit bei der Suche nach der richtigen Datei und verhindert Frustation, wenn plötzlich festgestellt wird, dass mit einer älteren Version des Assets gearbeitet wird.

Bei ECM geht es jedoch nicht nur um die Ablage und Digitalisierung von Informationen. Enterprise Content Management zentralisiert den Prozess der Erfassung und Verteilung von Informationen, um die gemeinsame Nutzung einfacher und schneller zu gestalten.

Tatsächlich können Enterprise-Content-Management-Systeme helfen, den Lebenszyklus von Informationen zu rationalisieren, um die Informationsverwaltung des Unternehmens zu verbessern. Betrachten wir also den Lebenszyklus der Inhalte und wie ECM praktisch helfen kann.

Enterprise Content Management Software kann helfen:

  • Informationen erfassen – Definiere, wie du unstrukturierte Informationen erfassen und verwenden willst
  • Informationen organisieren – Richte ein System zur Verwaltung der Inhalte unter Einhaltung der Unternehmensrichtlinien und Vorschriften ein
  • Inhalte veröffentlichen – Verwende ein ECM, um Inhalte als Teil der Website oder für das Intranets zu erstellen und zu veröffentlichen
  • Inhalte archivieren – Entscheide, wie du Inhalte archivieren willst, um den Prozess zu automatisieren
  • Alte Inhalte löschen – Behalte den Überblick mit einem klaren Löschprozess für überflüssige Dokumente
  • Inhalte verteilen – Erleichtere den Austausch zwischen verschiedenen Teams und InteressengruppenMit anderen Worten: ECM kann die interne Effizienz und Zusammenarbeit verbessern, um zeitraubende Prozesse zu automatisieren. Unternehmen, die keine ECM-Systeme implementieren, riskieren die Verschwendung von Zeit und Ressourcen bei der Verwaltung von Inhalten, während immer noch die Gefahr besteht, dass wichtige Informationen verloren gehen oder Unternehmensrichtlinien und Vorschriften nicht eingehalten werden.

Wie kann Ihnen CELUM helfen?

Wie man einen erfolgreichen Enterprise Content Management Workflow implementiert

Vor der Implementierung einer ECM-Software, ist es wichtig, dass du den aktuellen Content und den Prozess dahinter analysierst.

Dokumentiere alle Arten von Inhalten, mit denen deine Organisation zu tun hat, um das beste Werkzeug für deine Bedürfnisse zu finden. Denke an deine kurz- und langfristigen Ziele.

Wie soll ECM-System helfen, sie zu erreichen? Überlege, wie deine verschiedenen Teams zusammenarbeiten. Gibt es potenzielle Hindernisse, die einen gestrafften Prozess über den gesamten Lebenszyklus von Informationen nicht zulassen würden? Je früher du an Unternehmensziele und die potenziellen Herausforderungen denkst, desto einfacher wird es sein, die richtige Enterprise Content Management-Software für dein Unternehmen zu implementieren.

Die wichtigsten Kriterien:

Inhaltstypen

Wie viele verschiedene Inhaltstypen verwaltet dein Unternehmen? Müssen alte Papierdokumente digitalisiert werden?

Anzahl der beteiligten Personen

Überprüfe die Anzahl der Personen und Teams, die am Lebenszyklus der Inhalte beteiligt sein werden. Entscheide, wer am Implementierungsprozess beteiligt sein muss.

Nutzung von Inhalten

Denke darüber nach, wie du Inhalte hauptsächlich nutzt und wie ihr Lebenszyklus für dein Unternehmen aussieht. Geht es eher um Verteilung, Zusammenarbeit, Archivierung oder vielleicht um zweiseitiges Content Management?

Aktuelle Prozesse

Es ist wichtig, dass du aktuelle Prozesse (falls vorhanden) überprüfst, um herauszufinden, wie du sie mit einer neuen Enterprise-Content-Management-Lösung verbessern kannst.

Der beste Weg, mit einer ECM-Lösung zu beginnen, ist die frühzeitige Zustimmung aller wichtigen Interessengruppen. Verbringe Zeit damit, alle in den neuen Content-Prozess einzuweisen und zu erläutern, wie die verschiedenen Teams davon profitieren können. Überlege auch, wie du das ECM diesen Personen präsentieren willst. Du willst keinen komplexen ECM-Prozess aufsetzen, der vielleicht ignoriert wird. Teile deine Vision mit allen im Team und halte den Lebenszyklus der Inhalte so aktuell wie möglich.

Stellen sicher, dass du ein Team als Eigentümer der Implementierungsphase einsetzt. Das TEam soll den Rest des Unternehmens unterstützen und schulen und gleichzeitig die Vorteile des Umstiegs auf ein neues ECM-System hervorheben.

Es ist wichtig, daran zu denken, dass jeder eine Anpassungsphase braucht, wenn ein neues Werkzeug eingeführt wird. Alle Teammitglieder müssen sich mit dem ECM vertraut machen, bis sie bereit sind, das Beste daraus zu machen.

Sie müssen nicht vom ersten Tag an auf alles eine Antwort haben. Es wird wahrscheinlich Zeit brauchen, um den Prozess effizienter zu gestalten. Das heißt aber nicht, dass Sie nicht damit beginnen können, sich auf die Themen zu konzentrieren, die für Ihre Organisation am wichtigsten sind. Setzen Sie Ihre Hauptprioritäten, um Ablenkungen zu vermeiden, die die Implementierungsphase verzögern können.

Enterprise Content Management vs. Digital Asset Management

Enterprise Content Management (ECM) und Digital Asset Management (DAM) haben eines gemeinsam: Beide Systeme sind dafür gemacht, Dateien viel besser zu organisieren, als es eine einfache Ordnerstruktur vermag. Der große Unterschied besteht darin, dass bei ECM Text und Zahlen im Vordergrund stehen, während sich DAM traditionell auf visuelle digitale Assets konzentriert. Aus diesem Grund wird DAM-Software in erster Linie von Marketing- und Grafikdesign-Abteilungen verwendet und verfügt über Funktionen zum Einsatz der Assets in anderen Medien. Ein ECM ist hingegen sehr stark auf den internen Bedarf ausgerichtet.

Natürlich können ECM mittlerweile auch Rich Media verwalten und DAM-Anbieter mit Texten umgehen. Dennoch zeigt sich auch noch heute, dass ECM bei textbasierten Dokumente überlegen ist, während DAM-Software einfach smarter mit Bildern, Videos und Audiodateien umgehene kann.

Innerhalb eines Unternehmens werden also nicht selten beide Systeme eingesetzt. Wenn dies der Fall ist, sollten beide Systemen miteinander kommunizieren können. Die Verbindung beider Systeme wird auch zunehmend einfacher, nachdem es sowohl in der ECM- als auch in der DAM-Branche einen Wandlen hin zu Software-as-a-Service (SaaS)-Modellen mit Cloud-basierten Lösungen und offenen APIs gibt.

Fazit

Enterprise Content Management kann dir helfen, deine Informationen auf strukturiertere Weise zu organisieren. Es kann dir helfen, die Zusammenarbeit, Effizienz und sogar die Sicherheit zwischen verschiedenen Teams zu verbessern.

Unabhängig davon, ob du gerade erst mit ECM-Lösungen beginnst oder die aktuelle Lösung verbessern möchtest, ist der erste Schritt immer ein Blick auf deine aktuellen Prozesse. Überprüfe deinen Content-Lebenszyklus und die Art und Weise, wie du Content einsammelst und verteilst und stimme ihn auf deine geschäftlichen Erfordernisse ab.

Deine Erfordernisse bestimmen die nächsten Schritte und welche die beste ECM-Plattform für dich ist.