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Wie kollaborative Tools deine tägliche Arbeitsroutine beschleunigen können

Das Jonglieren mit alltäglichen Aufgaben, ob als Einzelner oder als Team, kann eine Herausforderung sein. Es gibt verschiedene Hindernisse, die dich daran hindern können, produktiv zu sein, wie z.B. falsche Kommunikation von Aufgaben, mangelnde Kooperation unter den Mitgliedern, Missmanagement von Dateien und viele andere. Mit den richtigen Werkzeugen können diese Hindernisse jedoch vermieden werden.

Kollaborative Tools für Unternehmen können sich als sehr nützlich erweisen, wenn es darum geht, den täglichen Arbeitsablauf zu verbessern. Tatsächlich sind diese Werkzeuge nicht nur für die Verwaltung von Teamprojekten gedacht, sondern können auch dazu verwendet werden, deine allgemeine Produktivität zu steigern, indem sie deine tägliche Arbeitsroutine beschleunigen. Die Vielfalt ihrer Funktionen kann sich an deine alltäglichen Bedürfnisse bei der Arbeit anpassen und ihnen gerecht werden.

Warum also kollaborative Tools benutzen? So können sie deinen Arbeitsprozess beschleunigen.

1. Die Arbeitsstruktur optimieren

Manche Kooperationssoftwares verfügen über Werkzeuge, mit denen man seinen allgemeinen Arbeitsablauf im Voraus planen und verfeinern kann, sowohl als Team als auch als Einzelperson. Es ermöglicht dir, tägliche oder langfristige Ziele zu setzen, Aufgaben zu verwalten, den Überblick zu behalten, den Fortschritt zu überwachen und viele andere Funktionen, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist.

Ein strukturierter Arbeitsprozess stellt sicher, dass niemand im Team im Unklaren darüber ist, was zu tun ist. Es bietet einen Rahmen für die Arbeit, so dass du sofort mit der Arbeit beginnen kannst, ohne darauf zu warten, dass dir jemand sagt, was du tun sollst.

In gewisser Weise kann man es sich wie eine Maschine vorstellen, die einen Satz Werkzeuge braucht, um weiter zu funktionieren und zu arbeiten, ohne dabei völlig zusammenzubrechen. Indem du deine Aufgaben problemlos erledigen kannst, kannst du deine Arbeit im Handumdrehen abschließen.

2. Überblick über Aufgaben und Fristen behalten

Einige kollaborative Tools können helfen, den Überblick über Aufgaben und Fristen zu behalten. Dies kann in Form eines Schwarzen Bretts, eines zentralen Kalenders, eines Gruppenaktivitätsfeeds oder einer persönlichen Checkliste geschehen. Dadurch wird sichergestellt, dass du über deine Aufgaben und die jeweiligen Abgabedaten informiert bist. Ebenso kann dir dies dabei helfen, dringendere Aufgaben zu priorisieren.

Eine Liste deiner täglichen Agenda kann sicherstellen, dass jede Aufgabe berücksichtigt, jede Deadline eingehalten und jeder Fortschritt verfolgt wird. Das hilft zu vermeiden, dass Termine verpasst werden, wichtige Aufgaben übersehen werden und Arbeiten doppelt ausgeführt werden.

Solche Erinnerungen an deine täglichen Aufgaben tragen dazu bei, dass der Übergang von einem Auftrag zum anderen reibungsloser verläuft. Das Gedächtnis allein ist nämlich nicht zuverlässig. Der Versuch, dich an deine Aufgaben zu erinnern, kann Zeit in Anspruch nehmen und den Tagesablauf deiner Produktivität stören.

3. Stärke die Teamarbeit

Wie das Sprichwort sagt, zwei Köpfe sind besser als einer. In einer Studie der Harvard Business Review heißt es sogar, dass Angestellte, die in Gruppen arbeiten, von einer höheren Produktivität und einer höheren Qualität des Produktionsprozesses berichtet haben. Mit kollaborativen Tools wird die Zusammenarbeit mit deinen Kollegen einfacher und zugänglicher.

Mit den Werkzeugen für die Zusammenarbeit an Projekten wie Filesharing, Live-Editing, Instant Messaging, interaktivem Aktivitäten-Feed und Videokonferenzen kannst du mit deinen Arbeitskollegen zusammenkommen, um Brainstorming zu betreiben und an Projekten zu arbeiten. Genauso wird die Zeit verkürzt, wenn es darum geht, vermisste Teamkollegen im Büro zu suchen, häufige Meetings einzuberufen, Konferenzräume zu buchen und vieles mehr.

Diese Werkzeuge können dir auch helfen, die Leistung der Mitglieder zu verfolgen, um sicherzustellen, dass alle entsprechend arbeiten. Aufgrund des öffentlichen Charakters der Aufgabenverteilung und der Transparenz, die sie innerhalb des Teams durchsetzt, wird von jedem Einzelnen erwartet, dass er Rechenschaft ablegt und für seine eigenen Aufgaben verantwortlich ist. Dadurch können Verzögerungen beim Übergang zu den nächsten Phasen des Projekts vermieden werden.

4. Weniger Missverständnisse

Eine Studie von Mitel besagt, dass fast 15 % der Arbeitszeit der Angestellten allein durch falsche Kommunikation verschwendet wird. Unklare Anweisungen und fehlende Details zu den Aufgaben können deine tägliche Routine stören und unnötige Verzögerungen in deinem Arbeitsablauf verursachen. Glücklicherweise gibt es kollaborative Tools, die eine bessere Umgebung für eine effektive Kommunikation schaffen können.

Es gibt Aktivitäts-Feeds oder eine Historie, wo Aufgaben und die Person, die sie beaufsichtigt, eingesehen werden können, so dass du etwas hast, auf das du zurückgreifen kannst, falls du deine Aufgaben vergessen hast. Es gibt Werkzeuge, in denen andere ihre Kommentare und Rückmeldungen zu bestimmten Projekten eingeben können, so dass Fragen und Probleme sofort gelöst werden können. Es gibt welche, die einen zusätzlichen Bereich für die Aufgabenbeschreibung bieten, in dem du weitere wichtige Details deiner Aufgabe einsehen kannst, so dass du genügend Informationen hast, um mit deinen Aufgaben fortzufahren. Das direkte Bearbeiten von Dateien kann auch sicherstellen, dass Überarbeitungspunkte korrekt sind und entsprechend geändert werden.

Dinge aufzuschreiben, anstatt sie mündlich weiterzugeben, kann das Risiko verringern, dass man Anweisungen falsch hört oder vergisst. Der Grund dafür ist, dass manche Kooperationssoftwares es dir ermöglichen, vergangene Unterhaltungen oder Beiträge abzurufen, Benachrichtigungstafeln zu durchsuchen oder eine Historie der vergangenen Aktionen des Teams zu führen.

5. Dateien verwalten und speichern

Manche Kooperationssoftwares können als zentrale Dateibibliothek für dein Unternehmen fungieren. Es ermöglicht anderen Mitgliedern, über Plattformen oder Kanäle hinweg auf Dokumente zuzugreifen und sie mit anderen zu teilen. Damit könnt ihr aufhören, Stapel von Papieren auf euren Schreibtischen und in euren Büros zu hinterlassen.

Wenn man Dateien digital zusammenstellt, kann man sie auch einfacher und schneller ordnen und sortieren. Du musst nicht länger große Aktenschränke durchforsten, um ein bestimmtes Dokument zu finden. Du kannst einfach das, was du suchst, in eine Suchleiste eingeben und es sofort in der Datenbank finden. Genauso nimmt es dir die zusätzliche Verantwortung ab, deinen Schreibtisch sauber und wichtige Ordner geordnet zu halten, weil das System das für dich erledigt.

Solche Software kann Backups deiner Daten erstellen, so dass du dir keine Sorgen machen musst, sie versehentlich zu löschen oder ganz zu verlieren. Um den Datenschutz und die Datensicherheit zu gewährleisten, kannst du normalerweise die volle Kontrolle darüber übernehmen, welche Nutzer die Befugnis haben, auf deine Dateien zuzugreifen.

6. Flexible Arbeitsumgebung fördern

Durch virtuelle collaborative Tools kannst du jetzt jederzeit, überall und auf jedem deiner bevorzugten Geräte arbeiten. Mit diesen Werkzeugen könnt ihr aus der Ferne arbeiten, während ihr mit dem Rest eures Teams in Verbindung bleibt. Sogar bequem von zu Hause aus behältst du den Überblick über deine Aufgaben, kommunizierst mit deinen Teamkollegen, bearbeitest wichtige Dokumente, besuchst Meetings und vieles mehr.

Die Verwendung einer Kooperationssoftware ermöglicht es dir, die Vorteile der Arbeit von zu Hause aus zu optimieren. Erstens erspart es dir Zeit für den Weg zum und vom Büro, so dass du mehr Zeit zum Arbeiten und zur Erledigung von Aufgaben hast. Zweitens kann man damit bequem von zu Hause aus arbeiten und nicht in der stressigen Umgebung des Büros. Drittens gibt es dir immer noch den Freiraum, den du brauchst, um dich auf deine Aufgaben zu konzentrieren.

Du kannst dir die besten kollaborativen Tools für Remote Teams von FinancesOnline ansehen, um zu erfahren, wie solche Werkzeuge eine flexible Arbeitsumgebung für dich und dein Team schaffen können.

Need for Speed – Es muss schnell gehen

Der Aufstieg der kollaborativen Tools hat Wege eröffnet, um deine täglichen Aufgaben einfacher zu verwalten und zu erledigen, nicht nur als Team, sondern auch als Einzelperson. Es erlaubt dir, Ziele auszurichten und Arbeitsabläufe entsprechend zu rationalisieren. Es ermöglicht dir, nahtlos mit deinen Kollegen zusammenzuarbeiten und eine effektive Kommunikation umzusetzen. Du kannst deine Aufgaben, Fristen und Verantwortlichkeiten im Auge behalten und auch die Leistungen anderer überwachen.

Es gibt verschiedene Arten von Kooperationswerkzeugen im Internet, die auf jedes deiner spezifischen Bedürfnisse eingehen können. Warum probierst du sie nicht aus, um zu wissen, welche dir helfen können, deinen Arbeitsalltag zu beschleunigen?