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Metadaten-Mapping: Eine Kurzanleitung für DAM-Benutzer

Ein solides DAM-System kann viele Probleme lösen. Es kann zum Beispiel das Auffinden digitaler Assets erleichtern. Mit DAM muss man nicht mehr stundenlang versuchen, die richtigen oder aktuellsten Versionen von Dateien zu finden. Mit DAM hast du auch die volle Kontrolle darüber, wer wann auf diese Dateien zugreift, und vieles mehr. Doch selbst das fortschrittlichste Digital Asset Management-System kann nicht viel ausrichten, wenn du deine digitalen Assets nicht zuerst logisch organisierst. Hier kommt das Metadaten-Mapping ins Spiel.

Inhalt

Wenn du in DAM nach Assets suchst, durchsuchst du im Grunde die Metadaten. Das Problem dabei? Nun, zum einen sind die meisten Metadaten nicht universell. Verschiedene Systeme und Plattformen verwenden unterschiedliche Felder, um ähnliche Informationen zu kennzeichnen.

Wenn du also nicht alles zusammen abbildest, schaffst du ein Chaos, das dich daran hindert, das DAM in vollem Umfang zu nutzen.

In diesem Leitfaden erläutern wir das Konzept des Metadaten-Mappings und zeigen dir, wie du Metadaten korrekt zuordnen kannst.

Das ist eine ganze Menge, also fangen wir an.

Was versteht man unter dem Metadaten-Mapping?

Im DAM beschreibt der Begriff Metadaten alle Informationen, die du über eine Datei angegeben hast, einschließlich des Copyrights.

In der Praxis funktionieren Metadaten ähnlich wie eine Datenbanktabelle und verwenden aufgeschlüsselte Felder, um ein bestimmtes Stück Information zu speichern, das einen bestimmten Aspekt des Assets beschreibt.

Nimm zum Beispiel Informationen über dieses Bild.

Du kannst eine ganze Reihe von Metadaten-Informationen sehen, die an die Datei angehängt sind:

  • Der Name,
  • Asset-Typ,
  • Asset-Verfügbarkeit,
  • Asset-Verwendung,
  • Status,
  • Sprache,
  • Tags, die mit dem Asset verbunden sind, und sogar,
  • Lizenzinformationen.

Natürlich ist dies nur eine kleine Momentaufnahme aller möglichen Metadatenfelder, die du erstellen könntest. Aber selbst mit diesem begrenzten Datensatz wäre das Bild schon viel leichter zu finden.

Du könntest nicht nur nach dem Namen suchen, sondern auch angeben, nach welcher Art von Asset du suchst, und es mit Tags weiter beschreiben.

Aber genau hier beginnt auch das Problem. Hier gibt es nämlich mehrere Herausforderungen.

Die erste besteht darin, dass die manuelle Angabe von Metadateninformationen für jede Datei ein langsamer und mühsamer Prozess wäre. Natürlich ist das möglich, und man kann es auch tun, wenn man nur eine einzige Datei hochlädt. Aber es ist fast unmöglich, wenn du z.B. Hunderte von Bildern von einem Fotoshooting hochlädst.

Jede dieser Dateien einzeln durchzugehen, würde viel zu viel Zeit und Mühe kosten.

Ein weiteres Problem ist, dass die verschiedenen Systeme ihre eigenen Bezeichnungen für die Metadaten verwenden würden. Was ein System als „Asset-Typ“ bezeichnet, würde ein anderes als „Asset-Zweck“ bezeichnen. Auch das ist kein großes Problem, wenn man nur eine Handvoll Dateien gleichzeitig hochlädt. Es wird jedoch zu einer Herausforderung, wenn du dies mit Hunderten, wenn nicht gar mehr, Assets tust.

Die Zuordnung von Metadaten ist ein Prozess, der es dir ermöglicht, Informationen aus einer Quelle automatisch einer anderen zuzuordnen und sicherzustellen, dass alle entsprechenden Metadatenfelder korrekt zugeordnet werden.

Ich möchte dir an einem Beispiel zeigen, wie es funktioniert.

Nehmen wir an, deine Designabteilung erhält einen Auftrag zur Erstellung eines Produktblatts. Als Erstes müssen natürlich alle Bestandteile des Projekts gesammelt werden. Dazu gehören der freigegebene Text, die Aufgabenstellung und der Projektüberblick, die zugehörigen Bilder und so weiter.

Das Designteam verwendet InDesign. Aber das ist natürlich nicht der Ort, an dem sich ihre Assets befinden. Andere Abteilungen, die für sie zuständig sind, haben diese Dateien in das DAM-System hochgeladen und sie gemäß den DAM-Prozessen des Unternehmens archiviert. Da sie aber auch alle Metadaten zu diesen Dateien angegeben haben und diese Informationen korrekt zugeordnet sind (z.B. Produkt-ID, Beschreibung oder Copyright-Verfügbarkeit), muss das Designteam nicht zum DAM-System gehen, um sie abzurufen. Sie nutzen die Integration des Tools mit InDesign und greifen sofort auf die relevanten Dateien zu.

Dies geschieht, weil alle entsprechenden Metadatenfelder in diesen Systemen korrekt zugeordnet sind.

Aber warum die Mühe? Warum ist eine korrekte Zuordnung von Metadaten so wichtig?

Um dies zu erklären, möchte ich illustrieren, was passiert, wenn das Gegenteil der Fall ist – wenn du einfach alle deine Assets hochgeladen hast, ohne sicherzustellen, dass die Metadaten in allen Systemen übereinstimmen.

  • Erstens wirst du es ziemlich schwer haben, Assets zu finden. Überleg einmal: Ohne die korrekte Zuordnung wirst du höchstwahrscheinlich viele Assets bei deiner Suche übersehen, einfach weil ihre Metadatenfelder nicht mit dem übereinstimmen, wonach du suchst.
  • Es wird schwierig sein, dein DAM in andere Tools zu integrieren, wie z.B. Plattformen zur Erstellung von Inhalten, Web-Publishing-Tools usw. Auch diese Plattformen werden Schwierigkeiten haben, die richtigen Informationen von einem System an ein anderes weiterzuleiten, einfach weil die Metadaten nicht übereinstimmen.
  • Du riskierst den Verlust von Informationen. Vielen Assets sind bereits Metadaten zugewiesen. Nimm Fotos und EXIF/IPTC/XMP-Informationen. Ohne korrekte Zuordnung der Metadaten besteht die Gefahr, dass diese Informationen beim Hochladen der Dateien verloren gehen.

Aber zum Glück ist das Gegenteil der Fall, wenn du ein Metadaten-Mapping-System in deinem DAM erstellst. Du sparst eine Menge Zeit bei der Suche nach Assets. Dein DAM wird sich gut mit anderen Tools integrieren lassen. Und du wirst alle notwendigen Informationen über jede Datei aufbewahren.

Schauen wir uns an, wie das in der Praxis funktioniert.

Wie man Metadaten in einem DAM-System korrekt zuordnet

In der Praxis geht es beim Metadaten-Mapping um die Zuordnung (oder das Mapping) von Tags zu verschiedenen Metadatenfeldern, um ein kohärentes System für die Speicherung und den Abruf von Assets zu schaffen

Kehren wir zu dem Beispiel der Metadaten zurück, die einem Bild zugeordnet sind.

Jedes dieser Metadatenfelder muss für das Bild angegeben werden. Dasselbe Verfahren gilt für andere Assets, die du in das DAM hochladen möchtest.

Um dies richtig zu tun, muss also eine Metadatenstruktur oder DAM-Taxonomie erstellt werden. Dann musst du dieser Struktur folgen, wenn du jede Datei oder Dateien in Massen hochlädst.

Glücklicherweise ist das sehr einfach.

Verstehe welche Metadaten du bereits über alle Systeme hinweg hast

Der erste Schritt besteht darin, eine vollständige Bestandsaufnahme aller Metadaten zu machen, die du in allen Systemen hast.

Denke daran, dass diese Aufgabe mehr umfasst als nur die Auflistung der Metadaten, die du im DAM verwendest.

Viele Assets haben auch ihre eigenen Metadaten, wie z.B. Stockfotos. Dein Produktinformationsmanagementsystem (PIM) wird ebenfalls Metadaten zuweisen, ebenso wie dein Inhaltssystem und so weiter.

Überprüfe also alle Quellen und die von ihnen zugewiesenen Metadaten. Auf diese Weise erhaltest du ein klares Bild davon, welche Metadaten bereits vorhanden sind und welche du in deinem DAM zuordnen musst.

Überprüfe die verfügbaren Optionen für den Import von Metadaten

In der Regel gibt es drei Arten von Importen:

  • Einmalige Metadaten-Uploads, bei denen du Metadaten aus verschiedenen Dateien zuordnen kannst. In diesem Fall gibst du die Metadatenzuordnung vor dem Import mit einer XLS- oder CSV-Datei an, die alle Metadaten enthält. Während des Imports wird diese Datei verwendet, um die Metadaten im DAM-System aufzufüllen.
  • Metadaten-Zuordnung auf der Grundlage von Namenskonventionen. In diesem Fall gibst du einen Rahmen an, der Dateinamen verwendet, um Metadaten zu Assets zuzuordnen.
  • Automatische Importe der gängigen Formate. Diese Option ist ideal, wenn du viele Assets von Digitalfotografen erhältst. Deren Geräte und Plattformen weisen automatisch Metadateninformationen zu – XMP, EXIF, RAW oder IPTC. Deine DAM-Plattform kann diese Informationen automatisch hochladen und korrekt zuordnen.

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