So managt man Produktdokumentation auf Webseiten im Handumdrehen

Beginnt sich das Managen der Online- Produktdokumentation anzufühlen wie ein Alptraum, aus dem du nicht mehr aufwachst?

Inhaltsverzeichnis

Ja, du versuchst, dass es klappt. Du hast detaillierte Notizen über welches Handbuch oder Produktdatenblatt in dein CMS geladen hast. Du nutzt kluge (aber leider nicht gerader nutzerfreundliche) Dateinamen, um zu wissen, welche die letzte Version deines Files ist. Du trackst händisch die Performance jedes Assets.

Aber es ist alles für die Katz. Früher oder später wirst du ja doch wieder die Kontrolle verlieren.

  • Fehler werden passieren
  • Du wirst nicht länger alle der neuesten Dateiversionen online haben
  • Nicht zu erwähnen, dass du keine Ahnung davon hast, welchen Content deine User wirklich nutzen


Aber ist nicht vollkommen hoffnungslos
– Dein Problem ist gar nicht so komplex, wie es dir im Moment erscheinen mag. Natürlich, der manuelle Prozess funktioniert für dich nicht, aber das konnte er nie. Aber es muss ja auch nicht so sein. 

Aber um die Situation zu verbessern, musst du ändern, wie du Produktdokumentation auf deiner Website managst. 

Lies weiter, um zu erfahren wie.

Die wachsende Herausforderung, Produktdokumentation manuell zu pflegen

FAKT: Du musst auf deiner Website technische Dokumente rund um deine Produkte anbieten. 

Du hast keine Wahl, deine Kunden und Reseller müssen in der Lage sein, Produktdatenblätter, Benutzerhandbücher, oder andere Dokumentation herunterzuladen, die sie gerade brauchen.

Das ist auch kein Problem, solange wir von einer Handvoll Dokumenten sprechen. 

Du lädst sie auf relevanten Produktseiten hoch, und das ist so ziemlich alles, was du tun musst. Weil du ja nur eine kleine Anzahl an Produkten hast, sind auch Uploads von neuen Versionen nicht der Rede wert.

Aber versuche mal die Dokumentation für hunderte Produkte, in verschiedenen Sprachen manuell zu managen, und schon werden die Dinge ganz schnell unglaublich frustrierend und komplex. 

Es versteht sich von selbst, dass sich unter solchen Parametern der ganze Prozess sich wie das Jonglieren von einem Dutzend Bälle anfühlt. 

Es funktioniert nicht, zumindest nicht manuell.

Du muss dich um hunderte Download-Links kümmern. Egal wie sehr du dich anstrengst, früher oder später wirst du den Überblick über dein Spreadsheet verlieren und die Dinge beginnen aus dem Ruder zu laufen.

Du hast keine Mittel zur Versionierung. Schlussendlich wirst du nicht mehr wissen, welche Dateiversionen momentan zur Verfügung stehen. Und ebenso wenig welche die gültigen Letztversionen sind.

Als logische Konsequenz werden deine Kunden und Partner früher oder später veraltete Produktdokumentation zum Download angeboten bekommen. 

Du findest keinen Weg, deine stetig wachsende Bibliothek von Produktdokumentation zu strukturieren. Eine Reihe von Ordnern verteilt über Shared Drives reicht einfach nicht aus.

Du versuchst, das Ganze durch die Verwendung komplexer, aber sehr benutzerunfreundlicher Dateinamen zu überspielen. Leider ist „Product-Leaflet_MyProduct_ID20333_04-08-2023-Web_EN_US“ kein Name, den deine Kunden und Reseller sehen sollen. Er sagt dir auch nicht, was die Datei wirklich ist. 

Du hast keine Möglichkeit, die Nutzung des Dokuments zu analysieren. Du kannst nicht feststellen, ob jemand deine Dokumente herunterlädt und wie oft auf die einzelnen Dateien zugegriffen wurde. 

Und schließlich kannst du den Zugang zu deinen Ordnern und Dokumenten nicht einschränken. Jeder in deinem Unternehmen könnte darauf zugreifen, die Dateien ändern oder sie an einen anderen Ort verschieben, ohne dass du davon etwas mitbekommst. 

Kurz gesagt, wenn du die Produktdokumentation manuell verwaltet, sieht das in etwa so aus. 

Aber es könnte auch so aussehen. 

Solange du den Prozess nicht organisierst und strukturierst, wird er sich leider negativ auf deine Marke auswirken und nicht nur für eine schlechte Benutzerfreundlichkeit auf der Website sorgen.

Zum einen beeinflusst es auch die Kundenerfahrung

Und zwar in mehrfacher Hinsicht: 

  • Wenn du veraltete Produktinformationen bereitstellst, verleitst du deine Kunden im Grunde zu falschen Kaufentscheidungen, was wiederum zu Frustration und Enttäuschung führen kann.
  • Noch schlimmer wird die Situation, wenn du Informationen für Reseller bereitstellst. In diesem Fall wirken sich die Fehlinformationen auch auf deren Geschäfte aus, was zu ernsthaften Problemen in deiner Geschäftsbeziehung führen kann. 
  • Auch deine Marke kann geschädigt werden. Die Kunden nehmen dein Unternehmen möglicherweise als unzuverlässig und unprofessionell wahr. 
  • Veraltete Informationen können Kunden dazu zwingen, Zeit und Ressourcen für die Rücksendung oder den Umtausch von Produkten aufzuwenden, was zu zusätzlichen Kosten sowohl für den Kunden als auch für das Unternehmen führt.
  • Du könntest auch Zeit damit verbringen, diese Probleme mit deinem Support zu klären. (Das bedeutet auch, dass Ihr Support unnötige Anfragen erhält, die ihn daran hindern, ernstere Probleme zu lösen).
  • Ganz zu schweigen davon, dass der Kunde möglicherweise nicht mehr bei dir kauft, was zu Umsatzeinbußen führt.

Probleme mit der Produktdokumentation können sich auch auf die Kundentreue auswirken

Falsche oder veraltete Informationen können dazu führen, dass das Vertrauen der Kunden schwindet. Sicherlich mag dies als eine zu heftige Reaktion erscheinen, aber solche Unterlagen könnten sie schließlich in die Irre geführt haben. Es ist nur zu erwarten, dass einige Kunden sich betrogen fühlen und deine Produkte in Zukunft weniger wahrscheinlich kaufen werden. 

Außerdem könnten solche Kunden anfangen, negative Mundpropaganda über dein Unternehmen zu verbreiten oder negative Bewertungen über dich online zu veröffentlichen. 

Wenn man bedenkt, dass 91% der Verbraucher Online-Bewertungen lesen, bevor sie einen Kauf tätigen, werden die potenziellen Auswirkungen einer falschen Produktdokumentation auf Ihr Unternehmen noch deutlicher.

Und schließlich dürfen wir auch die Konkurrenz nicht übersehen...

Man kann mit Fug und Recht behaupten, dass Kunden, die vor der Wahl stehen, sich für die eine Seite mit potenziell schwierigen, irreführenden oder veralteten Informationen und für die andere Seite mit besser verwalteten Informationen zu entscheiden, eher die letztere wählen. 

Für die Kunden bedeutet eine gut verwaltete Produktdokumentation:

  • Sie erhalten aktuelle und relevante Informationen über das Produkt, das sie in Betracht ziehen.
  • Bei Problemen können sie schnell auf Lösungen und Handbücher zugreifen, und sie erhalten die Informationen, die sie benötigen. 
  • Sie müssen keine Zeit und Mühe investieren, ganz zu schweigen davon, dass sie am Ende frustriert sind, um ihre Probleme zu lösen. 


Schon diese drei Gründe würden ausreichen, um sich für einen Mitbewerber zu entscheiden.

Wie du diese Probleme überwinden kannst (und mehr)

Du kennst das Problem bereits: Die manuelle Verwaltung der Produktdokumentation funktioniert einfach nicht. 

Du kennst auch die Folgen des Problems – sie reichen von schlechter UX über negative Kundenerfahrungen bis hin zu Umsatzeinbußen durch die Konkurrenz. 

Aber was ist die Lösung? 

Es ist eine Technologie, die die Verwaltung von Produktressourcen völlig verändern kann. 

Mit dem richtigen Tool kannst du manuelle Prozesse durch eine Automatisierung ersetzen, die es allen Beteiligten ermöglicht, einfach auf die von dir kuratierten Inhalte zuzugreifen, sie zu suchen, auszuwählen und herunterzuladen. 

Solche Tools (wir zeigen dir gleich, wie das in der Praxis funktioniert) helfen dir, alles zu organisieren, was mit dem Verkauf deines Produkts zu tun hat – Präsentationen, Dokumentationen, rechtliche Hinweise, Bilder, Videos und mehr. Alles befindet sich an einem Ort, von dem aus Sie es an die Personen weitergeben können, die darauf Zugriff benötigen. 

Bevor wir Ihnen zeigen, wie es in der Praxis funktioniert, lass uns vergleichen, wie dein jetziger Prozess aussieht und wie er aussehen könnte, wenn er mit den entsprechenden Tools richtig verwaltet wird. 

Manuell

Automatisiert

Hunderte von URLs zu verwalten

Eine URL, die auf allen Seiten verwendet wird

Manuelle Versionskontrolle durch benutzerunfreundliche Dateinamen

Möglichkeit der Verwendung von Metadaten zur Beschreibung jedes Assets

Manueller Upload aller Assets in das CMS

Ein einziges Portal zur Speicherung aller Assets und einfache Anpassung des Downloadbereichs

Keine Daten zur Analyse der Asset-Leistung

Vollständige Analysen, um zu sehen, wie Ihre Dokumente genutzt werden

Keine Zugriffskontrolle

Die Möglichkeit, Rechte und Berechtigungen sowie zusätzlichen Zugriff zu definieren

Was könnte dir also erlauben, all dies, und noch mehr, zu tun?

Einführung von Portalen - die Komplettlösung für die Verwaltung von Produktinformationen und -dokumenten

Mit den Portalen von CELUM kannst du deine Produktdokumentation einfach verwalten und bestimmten Benutzern oder Zielgruppen präsentieren. Ganz gleich, ob du Produkthandbücher oder Dokumentationen für Kunden, Produktbilder und Marketingmaterial für Partner, Lieferanten oder Partner bereitstellen musst, mit Portals hast du alles im Griff. 

Mit Portals kannst du:

  • Produktportale erstellen, in denen du alle für den Verkauf Ihrer Produkte relevanten Informationen bereitstellst. 

  • Einzelhandelsportale einrichten, um Resellern und Einzelhändlern zu helfen, die Produktinhalte zu finden, die sie benötigen, um sie für dich zu verkaufen. 

  • Medienportale erstellen, um den Medien die Möglichkeit zu geben, die Informationen zu finden, die sie für die Berichterstattung über Ihre Marke benötigen.

  • Deine Portale oder Komponenten davon in deine Website einbinden.

So funktioniert es in der Praxis

Sobald du ein Portal erstellt hast, kannst du digitale Inhalte direkt von deinem Content Hub aus in das Portal hochladen. Und das geschieht im Handumdrehen. Alles, was du tun musst, ist, Filter festzulegen, die beschreiben, welche Inhalte in das Portal aufgenommen werden sollen. 

Du kannst dann entscheiden, ob du das Portal öffentlich machen oder den Zugriff darauf schützen willst, indem du andere dazu einlädst, ihm beizutreten.

Wenn du mit der Einrichtung fertig bist, brauchst du es nur noch zu veröffentlichen und fertig. Du kannst Kunden oder Partnern Zugang zum Portal gewähren, aber du kannst Portale auch einfach in deine Website einbetten, damit sie von dort aus darauf zugreifen können. 

Andere Möglichkeiten, wie Portale dir helfen, die Produktdokumentation besser zu verwalten.

Passe Portale an deine Marke an. Deine Zielgruppen müssen sich nie fragen, ob sie am richtigen Ort sind. Ändere den Hintergrund, füge dein Logo und deinen Begrüßungstext hinzu und gestalte die gesamte Präsentation so, dass sie deiner Marke und Website ähnelt.

Organisiere deine Inhalte mit Hilfe von Kategorien, damit das Publikum schnell findet, wonach es sucht. Dank der Kategorien und Filter werden deine Zielgruppen nie ein leeres Suchergebnis sehen. Niemals.

Lasse die Nutzer die Formate und Größen angeben, die sie benötigen. Auch dies wird den Zugriff auf relevante Dateien für sie beschleunigen und ihre Erfahrung und Zufriedenheit steigern.

Greife auf Nutzungsanalysen und Einblicke in die Content-Performance zu. Sieh, wer deine Portale besucht hat, welche Inhalte am häufigsten heruntergeladen werden, wie Kunden nach Artikeln suchen und vieles mehr.

Unglaublich, nicht wahr?

Und doch ist das noch nicht alles…

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