13 Vorteile von Digital Asset Management (DAM) Software

Sag mir: Schaust du manchmal auf deinen Zeitplan für die Erstellung von Inhalten und wünschst dir, alles wäre ein bisschen einfacher?

Inhalt

Das überrascht mich nicht.

Schließlich wächst mit der Produktion (und das tut sie, und zwar schnell) auch die Zahl der digitalen Assets, die wir irgendwie verwalten müssen. 

Und seien wir mal ehrlich: Das wird immer schwieriger. 

Den Überblick über alles zu behalten – digitale Dateien, Dokumente, Video-Assets, Marken-Assets – sowie das Sammeln und Verwalten von Feedback, das Einholen von Freigaben und das Weiterleiten der Inhalte an die gewünschten Stellen kann sehr viel Zeit und Mühe kosten. 

Deshalb wenden sich so viele von uns an Digital Asset Management-Lösungen. 

Aber wenn du noch unschlüssig bist, ob sie die richtige Lösung für dich sind, dann lies weiter. Ich zeige dir 17 unglaubliche Vorteile, die dir der Einsatz von Digital Asset Management-Systemen bringt. 

Das ist eine ganze Menge, also kommen wir gleich zur Sache.

(Übrigens: Wenn du mit dem Konzept des Digital Asset Management noch nicht vertraut bist, solltest du zuerst diesen Leitfaden lesen. Darin findest du alles, was du über DAM-Systeme wissen musst. Wenn du damit fertig bist, komm zurück auf diese Seite, um zu erfahren, wie diese Systeme deinem Unternehmen helfen können. ) 

13 Vorteile und Nutzen des Einsatzes von Digital Asset Management Software und Systemen

#1. Alle deine digitalen Assets an einem Ort

Lasse du uns mit dem Offensichtlichen beginnen. Eine der Kernfunktionen des DAM ist die Speicherung, Organisation und Verwaltung von Inhalten. Ein Digital Asset Management-System hilft dir dabei, alle deine Inhalte zu organisieren – und dazu gehört fast alles, von Inhaltsentwürfen, digitalen Dateien, Audio- und Videomaterial bis hin zu so ziemlich allem, was du für die Produktion der Inhalte brauchst. 

Aber das ist noch nicht alles. Mit DAM bist du auch in der Lage, diese Inhalte mit Hilfe von Ordnern, Metadaten, Tags, Benennungskonventionen und anderen Strategien zu organisieren. 

Das Ergebnis: Alle Projektbeteiligten können die benötigten Inhalte jederzeit problemlos finden und darauf zugreifen.

#2. Einfache gemeinsame Nutzung und Verteilung von Assets

Ein DAM-System ermöglicht es dir auch, fertige Inhalte dorthin zu senden, wo sie benötigt werden. 

Mit CELUM (Haftungsausschluss: dies ist unser Tool) kannst du zum Beispiel Assets durchgängig verwalten und Inhalte durch verschiedene leistungsstarke Funktionen und Integrationen automatisch an das richtige Publikum weiterleiten:

Dynamische Konvertierung von Dateiformaten, so dass du keine Zeit für die manuelle Konvertierung aufwenden musst. 

Automatisierte Verteilung, damit du die Inhalte dort veröffentlichen kannst, wo sie benötigt werden – sei es auf deiner Website oder in den sozialen Medien – ohne jeglichen Aufwand.

Massenweise Freigabe. Du kannst auch gebrandete Download-Portale erstellen, bei CELUM nennen wir sie Smart Views, für die Ad-hoc-Verteilung von mehreren Dateien. 

Integrationen. Ein DAM ermöglicht es dir auch, deine Produktivität zu maximieren, indem es mit den Tools integriert wird, die du täglich verwendest – Adobe Creative Cloud, Microsoft Office 365, etc.

#3. Rationalisierung und Automatisierung von Workflows

Ein umfassendes DAM-System ermöglicht es dir auch, benutzerdefinierte Workflows für die Produktion von Inhalten zu erstellen und zu verwalten. Auf diese Weise kannst du jeden Aspekt deines kreativen Prozesses rationalisieren, von der Ideenfindung über die Produktion von Inhalten, die Überprüfung und Freigabe bis hin zur endgültigen Freigabe und Verteilung. 

Darüber hinaus bieten dir DAM-Plattformen wie CELUM Zugang zu leistungsstarken Automatisierungsfunktionen. Mit diesen kannst du und dein Team weniger Zeit mit manuellen Aufgaben und der Verwaltung des Prozesses verbringen, Engpässe beseitigen und dich mehr auf das konzentrieren, was du am liebsten tust – den kreativen Teil. 

#4. Zeitersparnis beim Auffinden von Assets

Ist es nicht erschreckend, wie viel Zeit wir beim Auffinden von Assets verlieren? Und das ist kein isoliertes Problem. Laut einer Studie von Harris Interactive stehen 83% von uns täglich vor diesen Herausforderungen! 

DAM hilft dir, Dateien zu organisieren, zu verwalten und einfach wiederzufinden. Da ein DAM-System es dir ermöglicht, Assets in Ordnern, Sammlungen und anderen Systemen zu organisieren und dann Etiketten, Metadaten, Tags und Namenskonventionen zuzuweisen, verbringen deine Teammitglieder weniger Zeit mit der Suche nach den Assets, die sie benötigen. 

Und das Ergebnis? Dein Unternehmen spart eine Menge Zeit, die die Mitarbeiter normalerweise damit verbringen würden, herauszufinden, wo eine bestimmte Datei gespeichert wurde. 

#5. Reduzierung von Fehlern bei der Dokumentenzusammenarbeit

Nach derselben Untersuchung von Harris Interactive, die ich bereits zitiert habe, haben 81% der Arbeitnehmer schon einmal an einer falschen Version einer Datei gearbeitet.

Das bedeutet, dass ebenso viele Projekte gestoppt wurden oder mit erheblichen Fehlern in die Produktion gingen. 

Ich möchte gar nicht an die Kosten denken, die diese Fehler den Unternehmen verursachen!

Ein solides DAM-System hilft dir, diese und viele ähnliche Herausforderungen zu vermeiden, indem es dir erlaubt, Dateien zu organisieren und sie richtig zu beschriften, so dass niemand verwirrt wird, welche die endgültige Version der Datei ist, die verwendet werden soll. 

#6. Sicherstellung der Markenkonsistenz

Ein weiteres häufiges Problem, das sich aus Fehlern bei der Zusammenarbeit mit Dokumenten und Assets ergibt, ist die mangelnde Markenkonsistenz. Wenn Dateien über die gemeinsam genutzten Laufwerke der Mitarbeiter, verschiedene verteilte Server usw. verstreut sind, ist es für Teams ein Leichtes, unterschiedliche Marken-Assets zu verwenden. 

Mit einem DAM-System kannst du kontrollieren, wie Marken-Assets verwendet werden, und sicherstellen, dass alle Teams, die Inhalte erstellen, und andere Beteiligte immer die richtigen Marken-Assets verwenden.

Außerdem stellen Online-Korrekturfunktionen und -Workflows sicher, dass du die Möglichkeit hast, alle anderen Fehler zu erkennen und zu korrigieren, die der Marke schaden könnten. 

#7. Vermeidung von Problemen mit der Einhaltung von Vorschriften

Wenn du Fotos oder andere digitale Assets mit Lizenzrechten verwendest, brauchst du auch ein System, mit dem du überwachen kannst, wie und von wem auf diese Assets zugegriffen wird, und mit dem du jede unbefugte Nutzung verhindern kannst.

Glücklicherweise kann ein DAM-System dir auch bei der Verwaltung digitaler Rechte helfen. 

Mit DAM behaltest du den Überblick über die Lizenzrechte. Du kannst auch Einschränkungen und Verfallsdaten für verschiedene Assets festlegen und sogar sicherstellen, dass urheberrechtlich geschützte Bilder nur wie in der Lizenz vorgesehen verwendet werden. 

#8. Verwaltung von Rollen und Berechtigungen

Wahrscheinlich gibt es bei dir eine ganze Reihe von Personen, die auf digitale Daten zugreifen, sie abrufen und nutzen müssen. Allerdings sollte nicht jeder Zugriff auf alles haben. Mit deinem DAM kannst du Rollen und Berechtigungen verwalten und sicherstellen, dass nur die richtigen Personen Zugriff auf die richtigen Assets haben. 

CELUM zum Beispiel bietet die ausgefeiltesten, flexibelsten und intelligentesten granularen Zugriffsrechte der Branche. Mit diesen Funktionen kannst du ganz genau festlegen, wer welche Dateien sehen und darauf zugreifen darf. Du kannst diese Rollen und Berechtigungen sogar auf Metadatenebene definieren.

#9. Erhöhung der Datensicherheit

In der heutigen Welt ist Sicherheit das A und O. Leider hast du wenig Kontrolle darüber, wie sicher die digitalen Bestände deines Unternehmens sind, wenn du sie auf den Festplatten der Mitarbeiter, auf gemeinsam genutzten Laufwerken oder auf externen Servern speicherst. 

Anders sieht es aus, wenn du eine Digital Asset Management-Plattform verwendest. Ein DAM-System bietet mehrere Sicherheitsebenen. 

Zunächst einmal befinden sich mit DAM alle Dateien an einem Ort. Du musst dir also keine Sorgen mehr machen, dass Mitarbeiter ihre Laptops verlieren oder dass bei Kunden in ihre E-Mails eingebrochen wird. Oder sogar, dass sie eine E-Mail mit Assets an den falschen Empfänger schicken. 

Alles befindet sich an einem Ort. Du hast die Kontrolle darüber, wer Zugriff auf was hat. 

Die meisten DAM-Systeme bieten auch Verschlüsselungsfunktionen, Zwei-Wege-Authentifizierung bei der Anmeldung und eine ganze Reihe anderer Maßnahmen, die sicherstellen, dass keine unbefugten Personen Zugang zu Ihren Beständen haben: Überwachung auf übermäßige Anmeldeversuche, Kontosperrung nach fehlgeschlagenen Anmeldungen, adaptive IP-Blacklisting und mehr. 

#10. Erhöhte Sicherheit bei der Zusammenarbeit mit externen Anbietern

Ein weiteres Problem ist die gemeinsame Nutzung von Inhalten mit externen Anbietern. Es ist durchaus üblich, dass Unternehmen verschiedene Aspekte des Produktionsprozesses von Inhalten an Dritte weitergeben. Es ist jedoch schwierig, die Sicherheit deiner Assets zu kontrollieren, wenn verschiedene Beteiligte sie einfach per E-Mail untereinander und mit Drittanbietern austauschen. 

DAM beseitigt dieses Problem vollständig. Zunächst einmal musst du Dateien nicht mehr nur per E-Mail austauschen. Du kannst PIN-Links erstellen und andere Freigabefunktionen nutzen, um sicherzustellen, dass deine Lieferanten nur Dateien sehen und darauf zugreifen können, die du für sie vorbereitet hast. 

Das Gleiche gilt für die gemeinsame Nutzung von Assets durch die Mitarbeiter. Dies geschieht ebenfalls über das DAM, wobei die Lieferanten Dateien zur Überprüfung und Freigabe in die entsprechenden Ordner hochladen.

#11. Reduzierung der Verschwendung von Assets

Eines der Dinge, die ich an DAM-Systemen besonders schätze, ist, dass sie mir einen Überblick über alle Inhalte meines Unternehmens geben. 

Mit DAM kann man nicht nur sehen, welche Assets man hat und welche gerade in Arbeit sind. Man kann auch schnell erkennen, welche Inhalte ich wiederverwenden, umfunktionieren oder sogar einfach aktualisieren und an andere Marketingkampagnen anpassen könnte. 

DAM gibt dir ein klares Bild davon, welche Inhalte du hast, und ermöglicht es dir:

  • Ungenutzte Assets zu erkennen, die du wiederverwenden, anpassen oder aktualisieren könntest
  • die Inhaltsbibliothek zu erweitern, ohne neue Inhalte zu erstellen
  • Content-Bemühungen durch die Wiederverwendung von Assets in verschiedenen Formaten skalieren und sie für verschiedene Marketingkanäle anpassen. 

#12. Verstärkung der Zusammenarbeit

FAKT: Wir arbeiten selten allein an Inhalten. 

Sicher, du bist vielleicht für bestimmte Aufgaben verantwortlich, aber es gibt andere Personen und Teams, die am gesamten Workflow der Inhaltsproduktion beteiligt sind. Du arbeitest mit ihnen, neben ihnen, und einige dieser Personen sind vielleicht auch für die Bewertung und Überprüfung deiner Arbeit zuständig. 

Dies bringt jedoch auch einige Herausforderungen mit sich. Du musst Dateien gemeinsam nutzen, damit alle Beteiligten zum richtigen Zeitpunkt auf die benötigten Informationen zugreifen können. Außerdem musst du deine Arbeit mit anderen teilen und deren Arbeit kommentieren und überprüfen. Und seien wir ehrlich: Ohne ein geeignetes System und ein Tool zur Verwaltung kann es schwierig sein, einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. 

Fortschrittliche DAM-Systeme wie CELUM verfügen über mehrere Funktionen, die die Zusammenarbeit fördern und die Arbeitsabläufe optimieren. Von der Asset-Verwaltung bis hin zu Funktionen, mit denen du die kreative Zusammenarbeit verwalten kannst, bieten dir diese Tools alles, was du brauchst, um sicherzustellen, dass die Teams kreativ bleiben und die Arbeit reibungslos voranschreitet.

#13. Messung der Leistung von Inhalten

Verschiedene Analysetools zeigen dir, wie deine Kampagnen funktionieren. Sie geben Aufschluss über die Erfolgsquote jeder Kampagne oder den ROI, den sie erzielt hat. 

Aber sie sagen dir nicht, welcher deiner Inhalte der effektivste ist. Oder wie oft deine Teams bestimmte Inhalte nutzen, und welche Inhalte du daher mehr erstellen solltest. 

Genau diesen Einblick erhaltest du mit einem Digital Asset Management System. In einer DAM-Plattform kannst du auf verschiedene Daten über die Leistung von Inhalten zugreifen – von den Top-Benutzern, der Anzahl der Aufrufe, der Freigabe, des Herunterladens usw. eines Assets. 

Mit diesen Informationen kannst du die Asset-Typen identifizieren, die am besten funktionieren und den höchsten ROI liefern. Außerdem kannst du sehen, welche Inhalte nicht die erhoffte Rendite bringen. 

Welche Funktionen und Möglichkeiten solltest du von deinem DAM-System erwarten?

Nachdem du diesen Leitfaden gelesen hast, weißt du, was DAM-Lösungen für dein Unternehmen leisten können. Ich möchte dir aber auch sagen, welche Funktionen du von einer DAM-Lösung erwarten solltest, damit du alle oben genannten Vorteile des Digital Asset Management nutzen kannst und noch mehr. 

So sollte dein DAM zumindest in der Lage sein:

  • Speichern, Organisieren und Verwalten selbst der größten Asset-Sammlung an einem zentralen Ort.
  • Speichern und Verwalten mehrerer Dateiformate, darunter Dokumente, Audio- und Videodateien sowie andere digitale Inhalte.
  • Organisiere deine Assets mithilfe von Ordnern, Sammlungen, Metadaten, Tags und mehr.
  • Erstelle flexible Knotenstrukturen und Asset-Sammlungen, so dass du und andere Teammitglieder riesige Dateimengen durchsuchen und alles im Handumdrehen finden können.
  • Definiere relevante Asset-Typen und kategorisiere deine Inhalte basierend auf einer Vielzahl von Formaten und Anwendungsfällen.
  • Erhalte Nutzungsdaten von verbundenen Systemen und visualisiere, wo sich deine Assets befinden und wie sie zueinander in Beziehung stehen.
  • Ermögliche die Kontrolle des Zugriffs und der Rechte, um sicherzustellen, dass nur die richtigen Personen auf die richtigen Assets zugreifen können.
  • Unterstütze deine Teams bei der Suche nach ähnlichen Assets, der Erkennung von Duplikaten und der automatischen Verschlagwortung deiner Inhalte mit Hilfe von KI.
  • Integriere dich mit deinen Lieblingstools. 
  • Ermöglicht es dir, deine Inhalte zu überprüfen, zu kommentieren und abzusegnen.
  • Leite Assets an verschiedene Marketingkanäle weiter, die du für deine Kampagnen nutzt. 

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