Was ist Content Lifecycle Management: Die 7 Phasen des Lebenszyklus von Inhalten erklärt

Entdecken wie du den Lebenszyklus deines Inhalts verwaltest, um sicherzustellen, dass jede Idee in einen fantastischen Inhalt verwandelt wird.

Inhalt

Manchmal machen mich diese abfälligen Kommentare so wütend, weißt du? 

Zum Beispiel, wenn sich ein Kollege aus einer anderen Abteilung darüber aufregt, dass es viel zu lange gedauert hat, seine Inhalte fertigzustellen. 

Es sei doch nur ein Blogbeitrag, sagen sie. 

Aber du und ich wissen, dass die Erstellung von Inhalten, egal welcher Art, nicht so einfach ist. Sicher, das fertige Produkt mag für andere so aussehen, als sei es einfach gewesen. Für sie ist es vielleicht wirklich nur ein Blogbeitrag, ein Whitepaper, ein Produktbild oder eine Grafik für soziale Medien. 

Aber für uns ist es das Ergebnis eines langwierigen Prozesses, der mit unzähligen Hindernissen und Frustrationen verbunden ist. 

Und wenn wir diesen Prozess nicht gut verstehen und steuern, kann alles ganz schnell schief gehen. Es kommt zu Verzögerungen, endlosen Überprüfungszyklen zur Freigabe der Inhalte und zum Scheitern der gesamten Inhaltsstrategie. 

Aus diesem Grund gibt es diesen Leitfaden – es soll helfen, diesen Prozess zu verstehen und herauszufinden, wie man mit den Phasen des Content Lifecycle Management arbeitet.

Was ist Content Lifecycle Management?

Wenn wir vom Lebenszyklus von Inhalten sprechen, meinen wir eigentlich die Entwicklung eines beliebigen Inhalts – sei es ein Blogbeitrag, ein Bildmaterial, ein Videoclip, ein Beitrag in den sozialen Medien usw. 

Was ist diese Entwicklung, fragst du dich? Nun, wie du weißt, beginnen alle diese (und natürlich unzählige andere) Inhalte als Ideen. Im Laufe ihres Lebenszyklus werden sie jedoch in Entwürfe umgewandelt, aus Entwürfen werden überarbeitete Versionen. Schließlich werden diese zu abgesegneten und veröffentlichten Inhalten. Und diese können zu wiederveröffentlichten Inhalten, wiederverwendeten Inhalten und schließlich zu archivierten Elementen in deinem Digital Asset Management System werden. 

Der Prozess der Überwachung dieser Entwicklung wird als Content Lifecycle Management bezeichnet. 

Ich persönlich sehe das Content Lifecycle Management jedoch eher als einen Prozess, der es uns, den Autoren von Inhalten, Vermarktern usw., ermöglicht, zu kontrollieren, was mit unseren Inhalten geschieht. 

Denn, seien wir ehrlich, mit jedem von uns erstellten Inhalt passiert eine ganze Menge. Wir haben uns gerade einige dieser Änderungen angesehen, aber das war natürlich nicht die ganze Liste. Und ohne dieses Element der Kontrolle über das Ganze schleicht sich Chaos ein, werden Verzögerungen zur Norm, und jeder Aspekt des Inhaltserstellungsprozesses wird zu einem Engpass. 

Das Ergebnis ist vielleicht nicht ganz so drastisch. Andererseits gibt es Zeiten, in denen wir dem sehr nahe kommen…

Die Situation ist anders, wenn man diese Kontrolle hat. Plötzlich sind wir hocheffizient und können die Entwicklung von Inhalten nicht nur zügig vorantreiben, sondern sogar richtig Gas geben! Selbst der Freigabeprozess ist nicht mehr etwas, worüber man sich die Haare rauft. 

Aber Effizienz und schnellere Produktion sind nicht die einzigen Vorteile, die sich aus der Einführung von Content Lifecycle Management ergeben.

Hier sind einige weitere Vorteile, die das Content Lifecycle Management bietet

Vorteil #1. Klar definierte Produktion von Inhalten. Mit dem Lifecycle-Management-Prozess wissen alle Beteiligten, vom Marketingteam über die Content-Teams und Content-Strategen bis hin zu Drittanbietern, was sie wann zu tun haben. 

Vorteil #2. Weniger Engpässe und Hindernisse für den Erfolg. Da du den Prozess fast vollständig unter Kontrolle hast, gibt es für dich und dein Team natürlich weniger Engpässe und Verzögerungen. Zum einen wird der Prozess alles so detailliert definieren, dass die Überwachung der gesamten Produktion einfach ist. Zum anderen hilft er dir, potenzielle Engpässe und Verzögerungen zu erkennen und zu vermeiden, bevor sie entstehen.

Vorteil #3. Schnellerer Freigabeprozess. Ich wette, wenn du den Aspekt der Content-Produktion nennen sollst, der typischerweise alle aufhält, würdest du sagen: die Überarbeitung, denn die Zeit, die man oft auf Kommentare warten muss, ist einfach grenzwertig verrückt. 

Die gute Nachricht ist, dass das Content Lifecycle Management auch die Freigabeprozesse strukturiert. Dadurch läuft der Prozess reibungsloser ab, und du kannst ein Asset schneller absegnen lassen. 

Vorteil Nr. 4. Besseres Verständnis der Leistung von Inhalten. Das Content Lifecycle Management ermöglicht es, die Kontrolle über die gesamte Entwicklung eines Assets zu erlangen. Du hast die Kontrolle darüber, wie es gebrieft, erstellt, geprüft, verteilt und auch genutzt wird. Du kannst feststellen, wie oft ein bestimmtes Asset eingesetzt wurde und die erfolgreichsten Projekte schnell identifizieren.

Vorteil #5. Aufrechterhaltung des Markenrufs. Ich gebe es zu: Das klingt nach einem vagen Vorteil des Content Lifecycle Management, aber lass mich bitte ausreden. Denn bei all den Problemen und Fragen im Zusammenhang mit Inhalten leidet nicht nur die Produktion, sondern auch die Marke. Nehmen wir den einfachen, aber leider recht häufigen Fehler, die falsche Version einer Datei in einem Projekt zu verwenden. Es ist nicht nur ein kostspieliger Fehler, wenn das Asset in den Druck geht (anstatt als Web-Inhalt verwendet zu werden, den man schnell ersetzen kann), sondern es könnte auch die Marke unvorteilhaft dargestellt haben. Und selbst wenn kein Kostenaufwand für die Ersetzung entstanden ist, könnte der Schaden für das Markenimage dennoch erheblich sein. 

Ein Content-Lifecycle-Management-Prozess reduziert die Möglichkeit solcher Fehler und wirkt sich somit positiv auf das Markenimage aus. 

Wie sieht ein typisches Content Lifecycle Management aus?

Wenn wir von Content Lifecycle Management sprechen, meinen wir die Entwicklung eines Inhalts von der Idee bis zur Archivierung. Der Prozess umfasst also alle Phasen, die ein Inhaltsbestand durchläuft:

#1. Planung

In dieser Phase geht es darum, eine Idee für ein neues Asset zu entwickeln und zu definieren. Der Lebenszyklus von Inhalten würde also definieren, was mit einer Idee geschieht, wie sie definiert, in ein Briefing übersetzt und schließlich an die entsprechenden Inhaltsersteller übermittelt wird. 

#2. Produktion von Inhalten

Dies ist oft die längste Phase des Lebenszyklus von Inhalten. Sie definiert alles, was mit der Umwandlung der Idee in einen ersten Entwurf zu tun hat. In der Inhaltsproduktion wird also der Prozess für die Einrichtung eines Projekts im Digital Asset Management-System und die Auswahl der entsprechenden Aufgaben zur Fertigstellung des Projekts festgelegt. Es wird festgelegt, wer an den verschiedenen Aspekten der Inhaltserstellung beteiligt sein muss und wann die Aufgaben fällig sind usw.

Beachte, dass ich „erster Entwurf“ gesagt habe. Das liegt daran, dass es selten vorkommt, dass ein Inhalts-Asset fertiggestellt wird, ohne dass es zumindest von mehreren Beteiligten geprüft und freigegeben wurde. 

Damit kommen wir zum nächsten Element.

#3. Überprüfung und Freigabe

Sobald der erste Entwurf fertig ist, beginnt normalerweise der Wahnsinn. Kommentare einholen, Erinnerungen an die Prüfer senden und Feedback aus E-Mails, Anrufen und kurzen Gesprächen zusammenstellen. 

Mit dem Content Lifecycle Management entfällt all dies, da ein formaler Prozess für Überprüfungen und Freigaben eingeführt wird. Der Prozess legt nicht nur fest, wer sich äußern muss, sondern auch, wie viel Zeit diesen Personen dafür zur Verfügung steht. Ganz zu schweigen davon, dass alle Rückmeldungen über eine Online-Korrekturplattform an einer Stelle zusammenlaufen. 

#4. Weiterleitung der Inhalte an die Vertriebskanäle

Nach der Freigabe des Inhalts ist es an der Zeit, ihn über verschiedene Kanäle zu verbreiten. Zu diesen Kanälen gehören deine Website, soziale Medien und alle anderen Kanäle, in denen du die Inhalte veröffentlichen willst. 

Das Content Lifecycle Management definiert den Prozess für die Weiterleitung relevanter Inhalte an die richtigen Kanäle, damit nichts verlegt oder falsch verwendet wird. 

#5. Speichern und Organisieren der Inhalte und der zugehörigen Assets zum Nachschlagen und zur späteren Verwendung

Sobald die Inhalte an die endgültigen Ziele weitergeleitet werden, sollten sie im Digital Asset Management-System gespeichert werden. Auf diese Weise bleiben sie für die künftige Verwendung verfügbar – sei es zur Aktualisierung und Wiederverwendung in künftigen Kampagnen oder zur Neuveröffentlichung in einem anderen Format. 

Der Prozess der Speicherung von Assets umfasst jedoch mehr als nur das Hochladen der endgültigen Version einer Datei in das DAM. Du musst sicherstellen, dass das Asset für jeden, der es jemals brauchen könnte, leicht zu finden ist. Dazu gehört die korrekte Kategorisierung, das Tagging und das Hinzufügen relevanter Metadaten, damit andere leicht danach suchen können. 

#6. Inhalte aktualisieren

Einige Inhalte werden wiederverwendet, andere werden einmal veröffentlicht und bleiben dann in deinem DAM archiviert. Der Content-Lifecycle-Management-Prozess definiert alle Schritte, die erforderlich sind, um zu beurteilen, ob ein bestimmtes Content-Asset wiederverwendet werden kann und wie es zu aktualisieren, zu prüfen, zu genehmigen und weiterzuleiten ist. 

#7. Leistungsanalyse von Inhalten

Schließlich legt der Prozess auch die Schritte fest, die erforderlich sind, um die Leistung des Assets zu analysieren und darüber zu berichten. Dazu könnte die Analyse gehören, wie oft ein bestimmtes Asset in verschiedenen Kampagnen verwendet oder von Teams abgerufen wurde. 

Leider läuft auch bei einem klar definierten Content Lifecycle Management nicht immer alles glatt.

Lasse uns also über die allgemeinen Herausforderungen sprechen, mit denen Unternehmen bei diesem Prozess konfrontiert sind

Dennoch kann es zu Engpässen kommen. Diese sind in der Regel auf folgende Ursachen zurückzuführen: 

  • Missverständnisse über die Zuständigkeiten bei Projekten, 
  • Ineffiziente Zusammenarbeit (schon ein einziges Teammitglied, das sich nicht an den Content-Lifecycle-Prozess hält, reicht aus, um die Arbeit zu vereiteln).
  • Verlegte oder falsch beschriftete Inhalte sind nicht mehr auffindbar, und so weiter. 

Der Überprüfungs- und Freigabeprozess muss manchmal optimiert werden. Vielleicht stellst fest, dass das, was du für einen kugelsicheren Prozess gehalten hast, doch einige Schwachstellen aufweist. 

Auch die Konsistenz von Inhalten über mehrere Kanäle hinweg kann schwierig sein. Mit klaren Marken- und Inhaltsrichtlinien lässt sich diese Herausforderung jedoch recht einfach lösen. 

Wie verwaltet man den Lebenszyklus von Inhalten mit einer speziellen Digital Asset Management Software?

Digital Asset Management (kurz DAM) ist ein Prozess zur Verwaltung, Organisation und Verteilung digitaler Inhalte von einem zentralen Speicherort oder Hub aus. Unternehmen greifen auf DAM-Systeme zurück, um die wachsende Zahl digitaler Inhalte besser im Blick zu behalten und sicherzustellen, dass die zuständigen Teams die benötigten Inhalte schnell und effizient finden können.

Aber DAM hat noch einen weiteren Aspekt: Es kann dir helfen, die gesamte Content-Lieferkette zu verwalten, einschließlich des Lebenszyklus jedes von dir erstellten Content-Assets. 

Mit einem soliden DAM-System kannst du den gesamten Lebenszyklus von Inhalten verwalten:

  • Plane, erstelle und liefere den perfekten Inhalt für jeden Punkt der Customer Journey.
  • Verwalte Inhalte von Anfang bis Ende und nutze deine Marketing-Assets über alle digitalen Touchpoints hinweg.
  • Leite Inhalte an relevante Kanäle weiter und stelle sie bereit, um deine Vertriebs- und Marketingstrategien zu unterstützen.

Wir stellen vor: CELUM - die beste Digital Asset Management Software für die Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von Inhalten

CELUM (offengelegt – das ist unser Tool) ist eine umfassende Digital Asset Management-Lösung für Unternehmen, die ihre Inhalte besser verwalten und für ihr Publikum bereitstellen möchten. 

Aus diesem Grund ist CELUM vollgepackt mit Funktionen und Möglichkeiten, die die Kontrolle über jeden Aspekt des Lebenszyklus von Inhalten ermöglichen. Mit CELUM kannst du:

  • Die Fähigkeit, selbst die größte Sammlung digitaler Assets an einem zentralen Ort zu speichern, zu organisieren und zu verwalten.
  • Arbeit mit verschiedenen Dateiformaten, einschließlich Dokumenten, Audio, Video und anderen digitalen Inhalten.
  • Digitale Assets verwalten, Ordner und Sammlungen einrichten, Metadaten und Tags definieren und andere fortschrittliche Strategien anwenden, damit jedes Asset leicht zu finden und abzurufen ist.
  • Flexible Knotenstrukturen und Asset-Sammlungen erstellen, damit du und andere Teammitglieder riesige Dateimengen durchsuchen und alles im Handumdrehen finden können. 
  • Relevante Asset-Typen und Inhalte auf der Grundlage einer Vielzahl von Formaten und Anwendungsfällen definieren.
  • Nutzungsdaten von verbundenen Systemen sammeln, um zu visualisieren, wo sich Ihre Anlagen befinden und wie sie zueinander in Beziehung stehen.
  • Überprüfungs- und Freigabe-Workflows einrichten.  
  • Rechte und Verantwortlichkeiten verwalten, um sicherzustellen, dass nur die richtigen Personen auf die richtigen Assets zugreifen können.
  • Mit CELUM erhaltest du Zugang zu KI-basierten Funktionen, die deine Teams bei der Suche nach ähnlichen Assets, der Erkennung von Duplikaten und der automatischen Verschlagwortung deiner Inhalte unterstützen.
  • Leistungsstarke Integrationen und mehr.

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