Was ist ein Marketing-Freigabeverfahren: Wie man einen Überprüfungs- und Freigabeprozess einrichtet

Möchtest du einen Freigabeprozess für dein Unternehmen einrichten? Fragst du dich, wie ein solcher Prozess aussehen sollte?

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Das ist eine der größten Herausforderungen bei unserer Arbeit, nicht wahr? Manchmal sind einfach zu viele Menschen an dem Prozess beteiligt. Egal, was man tut, jedes Projekt scheint sich ewig hinzuziehen. 

Die gute Nachricht ist, dass die Lösung einfach ist. Es erfordert zwar etwas Arbeit, sie umzusetzen, aber die Mühe lohnt sich. 

Was ist die Lösung? Ein solider Freigabeprozess für das Marketing legt fest, wie du und alle anderen Beteiligten jedes Projekt überprüfen. 

Dieser Leitfaden zeigt dir genau, wie du einen solchen Prozess in deinem Marketing-Workflow einrichten kannst. 

Fangen wir also ganz von vorne an. 

Was ist ein Marketing-Freigabeverfahren?

Der Begriff Marketing-Freigabeprozess bezieht sich auf die Strategie, mit der die Konsistenz aller Marketing-Assets sichergestellt wird. 

Der Prozess hilft bei der Koordinierung aller Beteiligten an einem Marketingprojekt und stellt sicher, dass ihre Zusammenarbeit reibungslos verläuft. 

Der Marketingfreigabeprozess geht jedoch über die bloße Überwachung der Freigabe der verschiedenen Inhaltselemente hinaus. Er wird zu einem Repository, in dem Inhaltsersteller, Grafikdesigner, Autoren, Redakteure, Stakeholder und sogar die Geschäftsleitung die Historie der Änderungen, Freigaben, Rückmeldungen, Kommentare und vieles mehr einsehen können. 

Kurz gesagt, es ist der zentrale Knotenpunkt, der alles anzeigt, was mit einem bestimmten Inhaltsprojekt passiert ist, von der Konzeption bis zur endgültigen Freigabe. 

Aber hier stoßen Unternehmen auch auf ein großes Problem mit dem Prozess. 

Denn du kannst den besten Marketing-Freigabeprozess definieren, aber er wird scheitern, wenn du nicht die richtige Lösung für seine Implementierung und Verwaltung verwendest. (Mehr dazu und zu der besten Lösung, die du verwenden kannst, erfährst du zum Glück gleich).

Was sind die Elemente eines typischen Marketing-Freigabeverfahrens?

FAKT: Ein Freigabe-Workflow mag auf den ersten Blick einfach erscheinen. Es scheint so, als müsstest du nur festlegen, wer und wann verschiedene Inhalte überprüfen und abzeichnen soll, und schon bist du fertig.

Leider ist das nicht ganz so einfach. Zunächst einmal musst du alle Phasen des Inhaltserstellungsprozesses in deiner Organisation identifizieren. 

Hier sind die gängigsten davon. 

Beachte jedoch, dass du sie für dein Unternehmen definieren und die Liste vielleicht um zusätzliche Schritte erweitern musst, die du in deinen Produktionsprozess einbeziehst. 

Im Allgemeinen umfasst ein typischer Prozess zur Erstellung von Inhalten jedoch diese fünf Schritte:

  • Briefing – Hier legen die relevanten Interessengruppen den Umfang des Projekts fest,
  • die Sammlung von Ressourcen konzentriert sich darauf, alles zusammenzutragen, was für die Erstellung des fertigen Inhalts benötigt wird,
  • ein erster Entwurf, der nichts anderes ist als die erste Iteration des fertigen Projekts,
  • Überarbeitungen des Entwurfs, um ihn zu perfektionieren, und
  • der endgültige Entwurf und die Freigabe des Inhalts.

Aber warum musst du herausfinden, wie der Prozess für dein Unternehmen aussieht? Die Antwort ist einfach: Weil jede dieser Phasen eine individuelle Freigabe und Freigabe erfordert. Das bedeutet, dass sie zu den zentralen Punkten des gesamten Marketing-Freigabeprozesses werden. 

HINWEIS: Es kann zusätzliche Überprüfungsschritte für verschiedene Stufen geben. 

Zum Beispiel könnten verschiedene Entwürfe die Zustimmung des Rechtsteams erfordern. Möglicherweise musst du Feedback und Freigaben von Fachexperten im Unternehmen einholen, einen Einblick in ein anderes Marketingteam erhalten, falls es ein solches gibt, oder den Inhalt von der Geschäftsleitung überprüfen lassen usw. 

(Unnötig zu erwähnen, dass dies oft die Schritte sind, die zu Verzögerungen bei der Projektgenehmigung führen. Die Ermittlung und Definition von Prozessen für diese Schritte wird diese Engpässe sofort beseitigen).

Weitere Überlegungen zur Definition eines Marketing-Freigabeverfahrens

Bislang haben wir die einzelnen Schritte im Produktionsprozess von Inhalten und die möglicherweise erforderlichen zusätzlichen Freigaben definiert. Um einen soliden Freigabeprozess für das Marketing zu schaffen, musst du auch die folgenden Faktoren berücksichtigen:

  • Alle Beteiligten, die an der Entwicklung der Inhalte beteiligt sind. Die Liste sollte auch Personen umfassen, die keine Inhalte erstellen, aber am Überprüfungsprozess beteiligt sind, z. B. die Geschäftsleitung, Marketingmanager, Social-Media-Manager, Rechtsteams usw. 
  • Die Arten von Inhalten, die du produzierst, und die einzelnen Prozesse, die du für ihre Erstellung verwendest. 
  • Fachexperten, die du in die Erstellung von Inhalten einbeziehst.
  • Wer hat die endgültige Freigabe für jeden Projekttyp. 
  • Typische Projektzeitpläne. 
  • Der Arbeitsablauf in jeder Phase der Inhaltserstellung.
  • Welche Software verwendest du für die verschiedenen Elemente des Projekts? Insbesondere musst du überprüfen, ob das Paket mit der Software für den Freigabeprozess integriert werden kann).

Mit all diesen Informationen kannst du nun ein Freigabeverfahren für dein Unternehmen erstellen. 

Und so geht’s. 

4 Schritte zur Entwicklung eines soliden Marketing-Freigabeprozesses

Wenn du alle oben genannten Informationen gesammelt hast, hast du den größten Teil der Arbeit hinter dir. 

Um den Freigabeprozess zu definieren, musst du diese Informationen nun so organisieren, dass du festlegen kannst, wie und wann die verschiedenen Interessengruppen die Inhalte in den verschiedenen Phasen der Produktion prüfen. 

Wir empfehlen dir, dies in 4 Schritten zu tun. 

#1. Ermittle, welche Phasen des Prozesses überprüft werden müssen

Ein Großteil der Informationen, die zur Entwicklung dieses Prozesses erforderlich sind, dreht sich um die Produktion von Inhalten. Du hast alle Phasen des Inhaltserstellungsprozesses und alle zusätzlichen Elemente, die ihn beeinflussen könnten, definiert. 

Jetzt ist es an der Zeit, damit festzulegen, wann genau du Freigaben einholen musst. 

In der Briefing-Phase benötigst du zum Beispiel zwei Freigaben:

  • Die erste billigt die Idee und gibt dem Projekt grünes Licht. 
  • Die andere prüft das eigentliche Briefing und die Projektziele. 

Bei einfacheren Projekten können diese beiden Phasen jedoch in einer einzigen zusammengefasst werden usw. 

TIPP: Du kannst diese Freigaben auch in interne (d. h. solche, die nur eine Überprüfung durch das Inhaltserstellungsteam erfordern) und externe (solche, die eine Freigabe durch externe Stakeholder – wie das Führungsteam – erfordern) unterteilen.

#2. Bestimme die wichtigsten Prüfer für jede Phase

Dies ist ein relativ einfacher Schritt, da du bereits eine Liste mit allen Beteiligten hast. In diesem Schritt musst du also nur noch festlegen, wer für Freigaben zuständig ist, wann und ob er das letzte Wort hat oder nicht. 

Du kannst dies ganz einfach tun, indem du jeden Prüfer auf der Liste markierst und festlegst, für welche Phase des Prozesses er zuständig ist.

#3. Beleuchte den Freigabeprozess mit den wichtigsten Freigabestufen

Hier musst du alles zusammenbringen. Du hast bereits den Prozess der Inhaltserstellung definiert und die wichtigsten Prüfer ausgewählt. Jetzt musst du beides zusammenführen. Dazu nimmst du einfach jede Prüfungsphase in den Prozess der Inhaltsentwicklung auf. 

Anhand unseres Beispiels der Briefing-Phase oben sollte dein neuer Prozess zur Entwicklung von Inhalten auch festlegen, wann und von wem Briefs überprüft werden müssen. 

Wir empfehlen auch die Erstellung von Entscheidungschecklisten. Diese Dokumente können den Prüfern mehr Klarheit verschaffen, indem sie aufzeigen, worauf sie bei der Bewertung von Inhalten in verschiedenen Phasen achten sollten. 

Einige weitere Punkte, die zu beachten sind:

  • Priorisierung von Projekten, die gleichzeitig stattfinden und daher möglicherweise gleichzeitig geprüft werden müssen. 
  • Berechtigungen für Inhalte. Es empfiehlt sich, festzulegen, wer Inhalte in den verschiedenen Entwicklungsstadien sehen darf, und sei es nur, um die Möglichkeit zu verringern, zusätzliches, unaufgefordertes Feedback zu erhalten. 
  • Zeitpläne und Fristen für die Erteilung von Freigaben. Manchmal werden Projekte aufgehalten, nur weil jemand sein Feedback nicht rechtzeitig abgegeben hat. Wenn du aber keine Fristen festgelegt hast, ist sich die Person möglicherweise nicht bewusst, dass sie das Projekt verzögert. Die Festlegung von Fristen für das Feedback wird den Prozess erheblich beschleunigen und zu weniger Verzögerungen führen.

TIPP: Du kannst auch Feedback-Erinnerungen in deiner Online-Proofing-Software erstellen, um die Prüfer an die Frist zu erinnern. 

#4. Einrichtung einer Online-Proofing-Software zur Verwaltung des Prozesses

FAKT: Die Software ist eines der zentralen und wichtigsten Elemente des Prozesses. Schließlich ist es praktisch unmöglich, ihn manuell zu verwalten. Daher solltest du als letzten Schritt eine spezielle Online-Proofing-Lösung implementieren. 

CELUM, unsere Online-Proofing-Plattform, bietet alle Funktionen, die du brauchst, um die Freigabe von Inhalten zu beschleunigen und den Freigabeprozess zu verwalten. 

Mit CELUM kannst du:

  • den gesamten Marketing-Freigabeprozess einrichten, 
  • Feedback über den gesamten Prozess der Inhaltserstellung sammeln und verwalten, 
  • fortschrittliche Markierungswerkzeuge verwenden, um verschiedene Dateiformate, einschließlich Bilder und Videos, mit Anmerkungen zu versehen.
  • verwende das Kanban-Board zur Verwaltung des gesamten Prozesses, 
  • vergleiche Revisionen und siehe die gesamte Änderungshistorie pro Datei, 
  • Zugriff auf alle Content-Marketing-Assets von einem zentralen Ort aus, 
  • und vieles mehr.

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