Marketing-Workflow: Beherrschung der Workflows bei der Produktion von Inhalten

Planst du einen Marketing-Workflow für dein Unternehmen zu erstellen? Du fragst dich, was alles dazugehört und wie du einen Workflow für verschiedene Marketingprojekte effizient erstellen kannst?

Inhalt

FAKT: Die Durchführung einer Marketingkampagne ist keine leichte Aufgabe. Da Marketing heute multimedial ist, haben Marketingteams große Mühe, ihre Kampagnen zum Erfolg zu führen. 

Einige häufige Probleme, die jede Marketingkampagne plagen, sind:

  • Fehlen von klaren Zielen
  • Fehlen einer angemessenen Zeitplanung für die Marketingkampagne
  • Zeitverschwendung durch Wiederholung der gleichen Anweisungen an dein Team 
  • Ineffiziente Kampagnenverfolgung usw. 

Es stellt sich heraus, dass es eine wirksame Lösung gibt, um all diese Lücken in jeder Marketingkampagne zu schließen – einen Marketing-Workflow. 

Was ist das also, und wie kann er dir helfen, deine Marketingziele zu erreichen? Und vor allem, wie kannst du einen effektiven Workflow für dich selbst erstellen? In diesem Beitrag werden wir diese Punkte im Detail behandeln.

Los geht’s!

Was ist ein Marketing-Workflow?

Jedes Projekt, sei es ein Marketing- oder Verwaltungsprojekt oder etwas anderes, muss geplant werden. Um es abzuschließen, muss man die genaue Abfolge der Schritte kennen, die man gehen muss, um an die Spitze der Leiter zu gelangen. 

Und das ist ein Arbeitsablauf.

Ein gut geplanter Arbeitsablauf ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten, Sponsoren, Teams und der Projektleiter die verschiedenen Projektphasen auf derselben Seite sehen. Er gibt allen genügend Anhaltspunkte, um jede Phase effizient zu durchlaufen. 

In diesem Sinne strafft ein guter Marketing-Workflow ein Projekt durch:

  • Identifizierung und Beibehaltung der Ziele
  • Festlegung der für den Abschluss des Projekts erforderlichen Schritte
  • Fristen setzen 
  • Lösungen für zu erwartende Engpässe usw. anbietet. 

Der Workflow hilft dem Unternehmen auch bei der Entwicklung und Durchführung von Marketingprojekten. 

Mit anderen Worten, er ist etwas, das einem bestimmten Geschäftsprozess Struktur verleiht. Er führt dich sequentiell auf dem Weg zum Erfolg eines Geschäftsprojekts, und im Fall dieses Beitrags, der Inhaltsproduktion und des Marketings. 

Ein Workflow ist alles andere als chaotisch. Er definiert klar die Schritte 1, 2, 3 und alle weiteren, bis du dein Ziel erreichst. Etwa so:

Vorteile der Erstellung eines Marketing-Workflow-Prozesses

Klare Organisation der Arbeit: Sobald du einen Arbeitsablauf eingeführt hast, hast du ein System eingeführt. Du brauchst nicht mehr an den Tisch zurückzukehren, um sicherzustellen, dass die Dinge in die richtige Richtung laufen und jeder tut, was er soll. 

Ein Marketing-Workflow sorgt dafür, dass jede Marketingkampagne reibungslos abläuft und ihr Ziel optimal erreicht wird.

Alle sind im Spiel: Sobald du eine Struktur geschaffen und den betroffenen Teammitgliedern Funktionen zugewiesen hast, gibt es keinen Raum mehr für Verwirrung. Der Arbeitsablauf steht allen zur Verfügung, so dass jeder sehen kann, was der andere an einem bestimmten Punkt des Prozesses tun sollte. 

Wenn es sich beispielsweise um einen Content-Marketing-Workflow handelt, weiß jeder, vom Content-Manager über den Content-Strategen, den SEO-Spezialisten, den Content-Marketing-Autor, den Grafikdesigner, den Social-Media-Manager usw., was er an jedem Punkt zu tun hat und wie er sich untereinander abstimmen muss. 

Bessere Projektverwaltung mit weniger Engpässen und Fehlern: Der Vorteil eines klaren Prozesses besteht darin, dass alles synchron abläuft. Um beim Beispiel einer Content-Marketing-Kampagne zu bleiben, dein Arbeitsablauf sagt dir, dass der erste Schritt ist, den Inhalt zu planen. 

Ohne die Planung der Inhalte spricht man möglicherweise die Zielgruppe nicht an oder erhält nicht die Art von Aktionen und Reaktionen, die für das Funktionieren der Kampagne erforderlich sind, usw. So viele Dinge können schief gehen, wenn auch nur ein einziger Schritt im Prozess fehlt.

Bessere Qualität der Arbeit und Zeitmanagement

Sobald du einen Arbeitsablauf vor Augen hast, kannst du deine Zeit für jeden Schritt besser einteilen, um qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten. 

In dem Content-Marketing-Workflow, über den wir zuvor gesprochen haben, gibt es zum Beispiel einen Schritt, in dem du verschiedene digitale Assets wie Bildmaterial, Grafiken, GIFs usw. einfügst, um den Text interessant zu machen. 

Entweder hast du diese Assets bereits in deinem DAM-System oder du musst sie in Auftrag geben. In beiden Fällen hast du genügend Zeit, um deine aktuellen digitalen Assets durchzugehen oder neue zu bestellen, was zu einer besseren Qualität der Inhalte und einer rechtzeitigen Lieferung führt. 

Außerdem kann das betreffende Team, z. B. der Content-Manager und der Grafiker, seine Zeit im Voraus besser einteilen, um Hektik und Verzögerungen in letzter Minute zu vermeiden.

Es ist einfacher, sich auf den kreativen Prozess zu konzentrieren, wenn in der Produktion kein Chaos herrscht.

Der wichtigste Aspekt jedes Marketingprojekts ist die Kreativität, um erfolgreich zu sein. Du brauchst kreative Lösungen, die auf die Probleme deines Unternehmens zugeschnitten sind. Du brauchst auch neue und innovative Wege, um mit deinen Kunden zu sprechen.

Und auf diesen kreativen Prozess kann man sich nur einlassen, wenn man sich nicht um andere Dinge kümmern muss. Ein richtiges Marketing-Workflow-Management macht dies möglich und lässt dich deine Kreativität voll ausschöpfen.

Weniger Doppelarbeit und Aufgabenüberschneidungen

Was ist das Frustrierendste an einem Projekt? 

Auf jeden Fall die Verdoppelung von Aufgaben, die zu einer enormen Verschwendung von Ressourcen führt. Oder etwa nicht?

Ein guter Arbeitsablauf sieht vor, dass alle Marketingaufgaben den betreffenden Teammitgliedern zugewiesen werden, so dass du dir keine Gedanken über doppelte Arbeit und Aufgabenüberschneidungen machen musst. Erledige einfach deine Arbeit und lege sie zur ordnungsgemäßen Freigabe vor, oder wenn du der Manager bist, überprüfe und genehmige die Aufgaben, die dir vorgelegt werden. 

Elemente eines Marketing-Projekt-Workflows

Ein typischer Arbeitsablauf für ein Marketingprojekt lässt sich in drei Schritte unterteilen:

  • Der Briefing-Prozess
    den
  • Projektmanagementprozess und
  • den Freigabeprozess

Das Briefing ist der wichtigste Teil deines Arbeitsablaufs, da es den Ton für den Rest des Prozesses angibt. Du musst es so klar und so detailliert wie möglich gestalten. Wenn du z. B. einen E-Mail-Marketing-Workflow erstellst, muss er folgende Fragen beantworten:

  • Warum brauchst du dieses Marketing überhaupt?
  • Was wolltest du mit jeder E-Mail-Kampagne erreichen?
  • Was bedeutet für dich Erfolg für jede Kampagne – mehr Leads? Markenbekanntheit? Erhöhter Website-Verkehr?
  • Wie wolltest du deinen ROI erreichen, usw.

Der Projektmanagementprozess ist die Phase, in der du das Projekt, z. B. die Erstellung der Marketing-E-Mails, in Schritte unterteilst. Etwa so:

  • Entwicklung von Ideen für die Hintergründe jeder E-Mail
  • Erstellen des Designs
  • Schreiben des Textes 
  • Beauftragung von Bildmaterial oder anderen Arten von digitalen Assets, die für die E-Mails benötigt werden
  • Auswahl des richtigen E-Mail-Marketing-Tools
  • Korrekturlesen jeder E-Mail, und
  • Testen des Gesamtflusses der E-Mail-Auslöser 

Der Freigabeprozess beinhaltet, dass die Mitarbeiter ihre Arbeit abschließen und sie den jeweiligen Managern zur Überprüfung und Freigabe vorlegen. Die Vorgesetzten sehen es sich an, fordern Änderungen an oder geben es, wenn alles gut aussieht, frei. Dies geschieht meist über ein Online-Proofing-Tool, um die Effizienz zu erhöhen.

Was du brauchst, um einen Marketing-Workflow zu entwickeln

#1. Projektarten identifizieren

Die gesamte Marketingstrategie setzt sich aus mehreren kleineren Aufgaben zusammen. Und um einen Marketing-Workflow zu entwickeln, musst du diese Teile separat angehen.

Wenn du zum Beispiel eine langfristige SEO-Strategie hast, kann diese eine Menge kleinerer Aufgaben beinhalten, wie

  • Produktion von SEO-optimierten Videos
  • Entwickeln einer Content-Marketing-Strategie
  • Einrichten einer Präsenz in den sozialen Medien
  • Erstellen einer neuen Landing Page usw. 

Nennen wir sie Projekte. 

Jedes dieser Projekte hat einen eigenen Marketingfluss. So könnte zum Beispiel der Ablauf deiner Videoproduktion aussehen:

  • Erstelle für jedes Video ein Briefing, in dem du das Ziel des Videos beschreibst, welchen Ansatz du verfolgen willst und wer in dem Video zu sehen ist.
  • Besorge die notwendigen Hilfsmittel – Beleuchtung, Mikrofon, Tontechniker usw.  
  • Schreibe das Drehbuch für das Video 
  • Entscheide dich, wann du jedes Video drehen willst
  • Drehe das Video
  • Bearbeite das Video
  • Sende es zur Freigabe
  • Promote nach der Freigabe

Jetzt müssen wir also verstehen, wie man einen klaren Arbeitsablauf für jedes der Projekte, die du in deinen Marketing-Workflow einbinden willst, logisch aufbauen kann. 

Kommen wir zur Sache.

#2. Den Umfang der einzelnen Projekte verstehen

Nachdem du alle Projekte identifiziert hast, musst du für jedes eine Projektumfangsangabe machen, um es in Bezug auf Zeit und Wert zu definieren. Im Grunde genommen musst du für jedes Projekt alle zu erbringenden Leistungen und die Zeitvorgaben in einer einzigen Zeile zusammenfassen und in Makroform definieren. 

Wenn du das getan hast, wird es einfacher sein, jedes Projekt in Aufgaben aufzugliedern und die Dinge weiter zu verfeinern. 

Wenn z. B. die Erstellung einer neuen Website Teil deines Marketingplans ist, kann der Projektumfang wie folgt festgelegt werden: „Wir werden bis zum [Datum] ein Markenlogo und ein zehnseitiges Website-Design für X erstellen“.

Danach kanst du anfangen, die Aufgaben aufzulisten und die Ressourcen für jedes Projekt zu bestimmen. So geht’s.

#3. Aufgaben und Verantwortlichkeiten für jedes Projekt festlegen

Nehmen wir also ein Projekt, z. B. einen Design-Workflow zum Sammeln und Verwalten der für deine Social-Media-Strategie erforderlichen visuellen Assets. 

Denkst du daran, dass ein Design-Workflow für eine Landing Page oder einen Blog-Post völlig anders aussieht als dieser, da sie unterschiedliche Zwecke haben. Daher musst du die Aufgaben identifizieren und die Verantwortlichkeiten entsprechend festlegen.

Einige Aufgaben für einen Social-Media-Workflow können sein:

  • Ermittlung des Projektziels, z. B. Steigerung des Engagements, Gewinnung von Backlinks, Erhöhung der Followerzahl usw. 
  • Entwerfen von Infografiken, um Backlinks zu erhalten
  • Schreiben des Inhalts für die Infografik
  • Hinzufügen von Zahlen oder Daten zu den Infografiken
  • Einreichen zur Überprüfung
  • Planen von Beiträgen in sozialen Medien, um den Inhalt zu bewerben

Sobald du die Aufgaben festgelegt hast, musst du deine Ressourcen und Teammitglieder berücksichtigen. Notiere deren Namen und Fachkenntnisse und weise die Aufgaben entsprechend zu.

Dein erster Ansprechpartner für die Überwachung dieses Vorgangs muss zum Beispiel der Digital Asset Manager sein, aber darüber sprechen wir jetzt nicht. 

Es muss eine Reihe anderer Personen geben, denen du die Aufgaben für dieses Projekt zuweisen solltest, z. B. Grafikdesigner, Website-Designer, Social Media Manager usw. Notiere dich, wer für die Erledigung der einzelnen Aufgaben zuständig sein wird. 

#4. Zeitpläne und Milestones festlegen

Frage die jeweiligen Teammitglieder, welchen Zeitrahmen sie für die einzelnen Aufgaben ins Auge fassen, und bitte sie, die in der Vergangenheit für solche Aufgaben aufgewendete Zeit zu berücksichtigen. 

Es kann auch sinnvoll sein, die Projekte in Phasen oder Milestones aufzuteilen. Nehmen wir das bereits erwähnte Beispiel der Erstellung einer Website und eines Logos, so können die Milestones sein

  • Fertigstellung von 5 Logo-Mustern zur Diskussion mit dem Team
  • Abschluss der Farbpaletten-Recherche 
  • Abschluss der Recherche über Wettbewerber usw. 

Sobald du die Aufgaben und Milestones in der Hand hast, beginne damit, sie in das Arbeitsblatt einzutragen und ihnen Zeitpläne zuzuweisen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie du Zeitpläne für dein Projekt erstellen kannst, zum Beispiel Gantt-Diagramme. Gantt-Diagramme sind eine beliebte und effiziente Methode, um detaillierte Zeitpläne zu erstellen. 

Auf der linken Seite des Gantt-Diagramms befindet sich eine Liste der Aktivitäten und oben eine geeignete Zeitskala. Jeder Balken steht für eine Aufgabe; die Position und Länge des Balkens spiegeln das Startdatum, die Dauer und das Enddatum der Aktivität wider. Etwa so:

Quelle: https://www.gantt.com/

Dies ermöglicht dir zu sehen:

  • Verschiedene Aufgaben
  • Wann eine Aufgabe beginnt und endet
  • Dauer der Aufgabe
  • den Beginn und das Ende des gesamten Projekts, usw. 

Alternativ kannst du auch ein Tool zur Produktion und Verwaltung von Inhalten wie CELUM verwenden.

CELUM ist eine Komplettlösung, die hilft, Inhalte von Anfang bis Ende auf einer einheitlichen Plattform zu verwalten und deine Marketing-Assets über mehrere digitale Touchpoints hinweg voll auszuschöpfen. 

Mit CELUM kannst du: 

  • Inhalte schnell erstellen, verwalten und weiterleiten
  • Zusammenarbeiten und Projekte bis zur Ziellinie bringen
  • Feedback sammeln und Anmerkungen hinzufügen, um jeden Dateityp zu genehmigen
  • Individuelle Arbeitsabläufe erstellen und wiederkehrende Projektaufgaben automatisieren
  • Alle digitalen Assets verwalten, einschließlich Produktbildern, Videos und Dokumenten
  • Und mehr. 

Möchtest du deinen Marketing-Workflow optimieren?

Informiere dich über CELUM, die Komplettlösung für die Produktion und Verwaltung von Inhalten für Unternehmen jeder Größe.

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