Online-Proofing dreht sich um die gemeinsame Nutzung von Assets und bessere Feedback- und Genehmigungsprozesse. Geschäftsrelevanter Content durchläuft so alle Produktionsstufen reibungsloser.
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Fragst du dich, wie du die Feedback- und Genehmigungsprozesse für Inhalte in deinem Unternehmen verbessern kannst? Möchtest du mehr über Online-Korrekturen erfahren und welche Tools dir bei der Umsetzung des Prozesses helfen könnten?
FAKT: Die Produktion von Inhalten ist nur scheinbar einfach. Bei näherer Betrachtung wird schnell klar, dass der Prozess angesichts der vielen beteiligten Teammitglieder, der zu erstellenden und zu bewertenden Assets und der Projektspezifikationen einem heillosen Durcheinander gleicht.
Es scheint dafür kein Entrinnen zu geben.
Die Inhalte müssen schließlich fertiggestellt werden. Also nehmen wir die langwierigen Überprüfungs- und Genehmigungsverfahren und das komplexe Projektmanagement in Kauf und versuchen, jedes Projekt pünktlich fertigzustellen.
Die gute Nachricht? Es geht auch anders! Dank der Implementierung von Online-Proofing-Prozessen und in diesem Leitfaden zeigen wir auf, wie man das macht.
Wir besprechen, was Online-Proofing ist und warum du es einführen solltest. Du wirst auch Beispiele für Online-Proofing-Prozesse sehen und erfahren, welche Tools du verwenden kannst.
Was ist Online-Proofing?
Der Begriff Online-Proofing bezieht sich auf einen Geschäftsprozess zur Rationalisierung von Projektabwicklung und -abschluss.
Beim Online-Proofing wird die Art und Weise verbessert, wie Menschen projektbezogene Informationen und Assets gemeinsam nutzen und verteilen, wie sie Feedback einholen und unterschiedlichsten Content und in verschiedenen Phasen genehmigen.
Mit dem Online-Proofing vermeidest du zahllose E-Mail-Threads, das Ausdrucken verschiedener Projektentwürfe und der Zeitaufwand für unzählige Besprechungen, nur um über die Richtung des Projekts zu entscheiden.
Denn dafür gibt es Online-Proofing-Software, die alle diese Aktivitäten zentralisieren kann.
Online-Proofing und die Content Supply Chain
Bevor wir uns genauer mit Online-Proofing beschäftigen, lohnt sich ein Blick darauf, wie sich Online-Proofing in die gesamte Content Supply Chain einfügt.
Die Content Supply Chain ist ein vollständiger Prozess zur Planung, Erstellung, Verwaltung und Bereitstellung von Content für die gewünschten Kanäle und Zielgruppen. Dazu gehören die Beschaffung von Rohinhalten, die Zusammenarbeit mit verschiedenen Stakeholdern und Lieferanten, sowie schließlich die Auslieferung des Contents an die entsprechenden Kanäle.
Der Prozess umfasst in der Regel drei Stufen:
- Content erstellen. Planung und Bereitstellung der perfekten Inhalte für jeden Punkt der Customer Journey.
- Content organisieren. End-to-End-Verwaltung von Inhalten und vollständige Nutzung deiner Marketing-Assets über alle digitalen Touchpoints hinweg.
- Content verteilen. Bereitstellung von Inhalten für relevante Kanäle, um deine Vertriebs- und Marketingstrategien zu unterstützen.
Das Online-Proofing ist Teil der ersten Phase und ermöglicht es dir, Ideen effektiv in fertige Inhalte umzusetzen.
Wie Online-Proofing funktioniert - Der Online-Proofing-Prozess in der Praxis
Das Proofing-Verfahren umfasst vier Stufen:
- Der Proof, bei dem die ursprüngliche Datei oder Designidee auf eine spezielle Online-Proofing-Plattform hochgeladen wird. Die Person, die die Datei hochlädt, markiert und kommentiert sie auch, damit die anderen Projektbeteiligten verstehen, worum es sich handelt und auf welchen Teil des Projekts sich die Datei bezieht.
- Benachrichtigung. In dieser Phase benachrichtigt die Proofing-Plattform alle Personen, die die Datei prüfen, kommentieren und genehmigen müssen. Die Benachrichtigung, die in der Regel per E-Mail erfolgt, enthält auch einen direkten Link zur Datei.
- Überprüfung & Zusammenarbeit. Dies ist der Zeitpunkt, an dem alle am Projekt Beteiligten die Datei überprüfen und ihr Feedback dazu abgeben. Da der gesamte Prozess in einer speziellen Software stattfindet, sind alle Kommentare und Rückmeldungen mit der Datei verbunden. Das bedeutet auch, dass alle Beteiligten das Feedback der anderen sehen und Ideen für die Weiterentwicklung des Projekts diskutieren und austauschen können.
- Unterzeichnung & Freigabe. Sobald das Feedback bearbeitet wurde, können die Beteiligten die Datei genehmigen und freigeben.
Warum ein Online-Proofing-Verfahren implementieren? Vorteile des Online-Proofings
Online-Proofing hilft dir, Überprüfungen, Feedback und Genehmigungen von Inhalten zu zentralisieren. Aber das ist nicht der einzige Vorteil dieses Verfahrens.
Online-Proofing beschleunigt die Produktion und Projektabwicklung. Da sich alle Dateien an einem zentralen Ort befinden und alle Beteiligten jederzeit auf Feedback und Kommentare zugreifen können, geht die Arbeit viel schneller voran.
Die Kosten für die Projektabwicklung werden gesenkt, da weniger Überarbeitungen und Wiederholungen des Inhalts erforderlich sind.
Mit Online-Korrekturen macht das Team weniger Fehler. Viele dieser Fehler entstehen dadurch, dass wichtige Rückmeldungen oder Informationen verloren gehen, und das passiert auf einer Korrekturplattform einfach nicht.
Der Proofing-Prozess erhöht die Effektivität des gesamten Teams. Alle können zusammenarbeiten, unabhängig von ihren anderen Verpflichtungen und dem Standort.
Schließlich steigert das Online-Proofing die Arbeitszufriedenheit aller Beteiligten. Einfachere Prozesse verringern Engpässe und andere häufige Gründe für Frustration. Das Ergebnis ist, dass die Arbeit pünktlich und mit größerer Zufriedenheit erledigt werden kann.
Ist Online-Proofing etwas für dich? Wer nutzt Online-Proofing-Verfahren?
Online-Proofing ist ein Verfahren zur Rationalisierung der Erstellung und Produktion von Inhalten. Aus diesem Grund ist es nicht für jeden geeignet. Es gibt jedoch viele Unternehmen, für die die Implementierung dieses Prozesses sinnvoll ist.
Interne Marketing-Abteilungen
Für Marketing Managerinnen und Manager bietet das Online-Proofing eine Möglichkeit, zwei Ziele zu erreichen:
- Rationalisierung der internen Genehmigungsprozesse für Inhalte und
- Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen internen und externen Stakeholdern bei Inhalten.
Die meisten In-House-Abteilungen lagern zumindest einen Teil der Inhaltsproduktion aus. Sie beauftragen Content-Autoren, Content-Agenturen, externe Web-Designer und mehr. Natürlich brauchen sie ein System, um all diese Aufträge zu verwalten, Feedback weiterzuleiten und Freigaben effektiv zu erteilen.
Agenturen
Für Agenturen bedeutet die Verwendung eines Online-Proofing-Systems eine wesentlich schnellere Bearbeitung und Lieferung. In diesem Fall hilft das Verfahren einer Agentur, die interne Produktion für mehrere Kunden gleichzeitig zu verwalten, das potenzielle Chaos im Projektmanagement zu reduzieren und auch die Arbeit mit den Kunden zu rationalisieren.
Produkt- und E-Commerce-Manager
Wenn es eine Sache gibt, die im E-Commerce-Marketing oft aus dem Ruder läuft, dann ist es der richtige Inhalt an der richtigen Stelle.
Da sich das Produkterlebnis heute fast vollständig ins Internet verlagert hat, sehen sich E-Commerce-Marken einem wachsenden Druck ausgesetzt, produktbezogene Inhalte über den gesamten Kundenlebenszyklus hinweg bereitzustellen.
Mit Online-Proofing können Produkt- und E-Commerce-Manager sicherstellen, dass sich alle Inhalte an einem Ort befinden und auf den Produktseiten leicht zu finden und zu verwenden sind. Darüber hinaus können Kreativteams und andere Beteiligte bei Projekten nahtlos zusammenarbeiten, wenn Online-Proofing-Systeme vorhanden sind.
Wie man Online-Proofing implementiert - Nützliche Tools
CELUM
Wir bieten eine spezielle Online-Proofing-Lösung an.
Wir haben sie entwickelt, um internen Marketingteams, Agenturen und Produktmanagern dabei zu helfen, die Freigabe von Inhalten zu beschleunigen und die Überprüfung von Inhalten zu vereinfachen.
Aus diesem Grund enthält CELUM alle Funktionen, die du brauchst, um einen kompletten Online-Proofing-Prozess zu verwalten:
- Mit CELUM kannst du zu allem Feedback geben, sogar zu Videos. Kommentiere Bilder, Videos, Audio, 3D-Dateien und jedes andere gängige Dateiformat.
- CELUM bringt alle an einem Projekt Beteiligten zusammen, von internen Kreativteams bis hin zu Agenturen, Freiberuflern und anderen Beteiligten. Darüber hinaus kannst du mit CELUM Rollen und Verantwortlichkeiten für jede Projektphase definieren, so dass nur die beteiligten Personen den jeweiligen Aspekt des Projekts verwalten können.
- Mit Proofing-Workflows kannst du sicherstellen, dass keine Datei durch die Maschen schlüpft.
- Vergleiche Versionen, siehst du, was sich zwischen verschiedenen Dateien geändert hat.
- Und schließlich kannst du mit CELUM alle Aufgaben, Dateien und die Produktion von Inhalten in Echtzeit mithilfe eines leistungsstarken Kanban-Boards verwalten.
Preisgestaltung: Du kannst sofort mit CELUM Online Proofing beginnen! Wir bieten einen kostenlosen Plan für immer – ohne Bedingungen und ohne Angabe von Kreditkartendaten. Fange jetzt an!
Filestage.io
Filestage ist ein weiteres webbasiertes Feedback-Tool. Filestage hilft dir, Zeit zu sparen, indem es den gesamten Genehmigungsprozess an einem einzigen Ort zusammenfasst. Mit Filestage kannst du Dateien kommentieren und deinen Fortschritt bei Genehmigungen und Abnahmen verfolgen, damit du die Fristen jedes Mal einhalten kannst.
Preisgestaltung: Die monatlichen Tarife von Filestage beginnen bei €12 und richten sich nach der Anzahl der aktiven Projekte, den Prüfschritten und der Speichergröße.
GoVisually
GoVisually ist ein sehr ähnliches Tool wie Filestage. Es konzentriert sich auf Dateifreigabe, Zusammenarbeit und Feedback-Prozesse, um die Produktion von Inhalten zu optimieren. Du kannst verschiedene Dateiformate auf GoVisually hochladen, diese Dateien mit deinem Team und anderen Beteiligten teilen, Feedback geben und Dateirevisionen verwalten.
Preisgestaltung: Govisually bietet zwei Preispläne an. Mit dem Solo-Tarif kann ein einzelner Nutzer für $25 pro Monat 10 aktive Projekte verwalten. Der Team-Plan kostet $60 pro Monat und umfasst 5 Benutzer und 1000 Projekte.
Ziflow
Ziflow ist eine weitere Plattform für die kreative Zusammenarbeit, die sich auf Online-Proofing konzentriert. Genau wie die anderen erwähnten Tools hilft Ziflow dabei, kreative Diskussionen über Content-Assets anzustoßen, Dateien mit Anmerkungen zu versehen und verschiedene Revisionen zu vergleichen, um die Content-Produktion voranzutreiben.
Preisgestaltung: Die Ziflow-Pläne beginnen bei $10 pro Nutzer und Monat und unterscheiden sich nach den Funktionen, auf die die Nutzer Zugriff haben.
GoProof
Diese Online-Proofing-Software wurde speziell für die Adobe Creative Cloud entwickelt und verfügt über Funktionen zur Optimierung der Überprüfungszyklen, zur Zusammenarbeit im Team und ermöglicht sogar die gemeinsame Bearbeitung der Texte aus der Ferne.
Preisgestaltung: GoProof macht seine Preise nicht öffentlich.
ReviewStudio
Bei ReviewStudio schließlich dreht sich, wie der Name schon sagt, alles um Feedback, Zusammenarbeit und Freigaben. Mit den Tools können Kunden verschiedene Dateitypen kommentieren und kommentieren, Revisionen verfolgen und Feedback und Genehmigungen geben.
Preisgestaltung: ReviewStudio bietet vier Preispläne an, die sich nach der Anzahl der Benutzer, den Speicheroptionen und der Produktfunktionalität richten. Die Pläne beginnen bei $19 pro Monat für einen einzelnen Benutzer.
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