Mit 5 Schritten zum richtigen Digital Asset Management Anbieter

Du willst Content in einer zentralen Anlaufstelle sammeln und möchtest Marketingmaterial und Produkt-Assets professionell verwalten? Dann ist ein DAM das richtige Tool für dich, aber es gibt zahlreiche Digital Asset Management Anbieter am Markt. In diesem Artikel beschreiben wir die wichtigsten Kaufkriterien, sodass du den für dich richtigen DAM-Provider findest.

Inhalt

Wenn du nach einer Softwarelösung suchst, mit der du Marketing-Content und Produkt-Assets organisieren und verarbeiten kannst, wirst du früher oder später bei Digital Asset Management Software landen. Eine sehr umfassende Übersicht über Digital Asset Management Unternehmen findest du hier.

Den für dich passenden DAM-Anbieter auszuwählen, ist gar nicht so einfach. Benötigst du eine einfache und erschwingliche Lösung? Oder soll es doch eine anspruchsvolle Lösung sein, die anpassbar und vollständig in den Tech-Stack des Unternehmens integrierbar ist? Bei der Wahl des richtigen DAM-Anbieters kommt es ganz auf deinen individuellen Anwendungsfall an.

Schritt für Schritt erklären wir in diesem Artikel, welche Aspekte bei der DAM-Auswahl wichtig sind und auf welche Besonderheiten du aufpassen musst.

Es ist enorm hilfreich mit einer klaren Vorstellung über die Anforderungen des eigenen Unternehmens an ein Digital Asset Management Projekt heranzugehen. Tatsächlich haben wir bereits über die Stolpersteine geschrieben, die sich bei einem DAM-Projekt ergeben können. Vor allem die aufwendige Wartung der digitalen Assets, die Akzeptanz für DAM im Unternehmen und die Integration des DAMs mit anderen Systemen hat sich als kritisch herauskristallisiert.

Je besser du über die Bedürfnisse in eurem Unternehmen Bescheid weißt, desto einfacher wird die Wahl des richtigen Partners.

Wer sind die User?

In einem ersten Schritt ist es wichtig herauszufinden, wer die Nutzer des Digital Asset Management sein werden.

Am besten beginnt man hierbei in Abteilungen, die mit besonders vielen unterschiedlichen Fotos, Videos und Dokumenten arbeiten. Marketing Manager beispielsweise stehen vor der Herausforderung enorm viel Content für eine immer größer werdende Anzahl an Kanälen zu erstellen. Aber auch Brand Manager, Sales-Spezialistinnen, Produktmanagerinnen oder Einkaufsleiter arbeiten täglich mit einer großen Anzahl an unterschiedlichsten Dateien.

Du grenzt die infrage kommenden Anbieter von Digital Asset Management bereits stark ein, wenn du einen Provider benötigst, der mit vielen Benutzern in verschiedenen Benutzerrollen mit unterschiedlichen Zugriffs- und Bearbeitungsrechten umgehen kann.

Was brauchen die User?

Nachdem du nun herausgefunden hast wer die künftigen User des Digital Asset Managements sein werden, ist es nun wichtig noch etwas weiter ins Detail zu gehen.

Du möchtest natürlich nicht nur wissen, wer von der neuen Software profitiert, sondern auch was die Personen von der neuen Lösung erwarten. Finde heraus, wie die Menschen, die du bereits als Nutzer identifiziert hast, arbeiten. Stelle detaillierte Fragen zu Arbeitsabläufen und entdecke, wo sich mühselige Prozesse verstecken.

Mit der Analyse der individuellen Bedürfnisse der Personen hast du einen der wichtigsten Schritte bereits erledigt. Denn ein Digital Asset Management Projekt kann nur erfolgreich sein, wenn für alle Nutzer auch ein großer Mehrwert entsteht.

Tipp: Diesen Schritt kannst du per Mail machen, was den Vorteil mit sich bringt, dass du dann alle Informationen schriftlich gesammelt hast. Somit ersparst du dir mühseliges Aufzeichnen im Nachhinein. Auf das persönliche Gespräch solltest du natürlich trotzdem auf keinen Fall verzichten, damit die wichtigen Details auf keinen Fall verloren gehen.

Während dieses Prozesses stellst du vielleicht schon fest, dass deine Kollegen mehr als nur einfache Asset-Management-Funktionen benötigen. Vielleicht wollen die User auch bei der Erstellung von Inhalten zusammenarbeiten, oder benötigen bestimmte Integrationen mit anderen Systemen, wie etwa zu einem E-Commerce-Shop. Diese Anforderungen reduzieren wiederum die Zahl der passenden Digital Asset Management-Anbieter.

Wer ist verantwortlich für das Projekt?

Halten wir fest: Du hast bereits wichtige Informationen zum Digital Asset Management Projekt gesammelt. Du weißt nun, wer die Nutzer des neuen Tools sein werden und welche Bedürfnisse diese Nutzer haben.

Jetzt ist es an der Zeit alle relevanten Personen an einen Tisch zu holen und gemeinsam über die weitere Vorgehensweise des Projektes zu entscheiden. Lade dazu alle relevanten Personen aus den unterschiedlichen Abteilungen ein. Denn ihr müsst jetzt eine wichtige Entscheidung treffen: Wer soll den Leads für das Projekt übernehmen? Wie du bereits weißt, ist es unausweichlich, dass die Verantwortungen in großen Projekten klar abgrenzt sind. Es ist wichtig, eindeutig zu definieren, wer für welche Schritte verantwortlich ist. Nachdem sowohl das Team, als auch die Verantwortlichkeiten geklärt sind, solltet ihr gemeinsam die wichtigsten nächsten Schritte definieren und Meilensteine einplanen, die du dem Digital Asset Management Anbieter kommunizieren kannst.

Wie ist der derzeitige Stand?

Du weißt nun sowohl wer die Nutzer des Digital Asset Management sind, als auch welche Bedürfnisse diese haben. Zudem hast du die Verantwortung für das Projekt geklärt.

Um das richtige Digital Asset Management System für ein Unternehmen zu finden, musst du so viele Informationen wie möglich sammeln. Hierfür haben wir eine Checkliste vorbereitet, die es dir erleichtert, einen guten Überblick über die Situation zu bekommen.

TIPP: Jetzt ist ein guter Zeitpunkt einen Experten ins Team zu holen.

Dabei kann es sich sowohl um einen Softwarehersteller, als auch um einen unabhängigen Berater handeln. Der Experte hat viele Jahre Erfahrung in der Umsetzung von DAM-Projekten und kann deinem Team alle offenen Fragen beantworten. Außerdem geht er individuell auf die Bedürfnisse der Firma ein und zeigt dir die Vielzahl an Möglichkeiten, die du bei der Umsetzung eines Digital Asset Management Projekts hast.

Wer muss Zugang zu den Dateien haben?

Wie viel Speicherplatz benötigen deine Dateien?

Welche Art von Dateien verwendest du in deinem Unternehmen?

Mit welchen Tools willst du dein DAM verbinden?

Was muss der Digital Asset Management Anbieter erfüllen?

Nachdem du nun sowohl Informationen über die Nutzer, Verantwortlichkeiten, sowie die Fakten zu den Assets gesammelt hast, ist es an der Zeit sich nach einem geeigneten Partner für dein Projekt umzusehen.

Es gibt einige Digital Asset Management Verkäufer auf dem Markt, die Unterschiede zwischen diesen sind allerdings groß. Deswegen ist es wichtig sich darüber klar zu sein, was man möchte und sich dann rechtzeitig über die USPs der jeweiligen Anbieter zu informieren. Denn ein guter Digital Asset Management Anbieter muss viele Kriterien erfüllen, um zu überzeugen. Die wichtigsten Punkte sind hier für dich aufgelistet:

Fazit für die Auswahl des Digital Asset Management Anbieters

Das Erfassen aller wichtigen Kriterien für ein Digital Asset Management Projekts verhilft dir zu einer klareren Vorstellung über die Wahl des richtigen DAM-Anbieters.

Du weißt nun, wer die zukünftigen Nutzer des Digital Asset Managements sind und welche Bedürfnisse diese haben. Du hast bereits eine Idee, wer die Projektverantwortung übernehmen kann. Dir ist bewusst, wie die derzeitige Situation rund um Dokumente, Fotos und Videos aussieht. Da du dir auch im Klaren darüber bist, welche Kriterien ein DAM-Anbieter für dich erfüllen muss, steht einer gut durchdachten Entscheidung nichts mehr im Wege.

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