Bilddatenbank-Software: Wie du das richtige Tool für dein Unternehmen auswählst

Findest du das auch frustrierend? Du arbeitest mit Freude an einem neuen Projekt. Es läuft großartig und du bist ganz in der Spur. Und dann kommt die E-Mail an. Ein Kollege ist auf der Suche nach einem bestimmten Bild. Er beklagt sich, dass er ein Foto aus einer früheren Kampagne nirgends finden kann, es aber jetzt braucht. Du verbringst also die nächsten Stunden damit, einen Bildordner nach dem anderen zu durchforsten, und wünschst dir, es gäbe einen besseren Weg.

Und weißt du was, es gibt eine! Du brauchst nur eine Bilddatenbank-Software, und in diesem Leitfaden erfährst du, was das genau ist und wie du deine Bilder und digitalen Assets damit verwalten kannst. Und dann erfahrst du auch, welche Bilddatenbank-Tools du verwenden solltest.
Bist du neugierig? Dann fangen wir mal ganz von vorne an.

Inhalt

Was ist die Bilddatenbank-Software?

Ich gebe zu, der Begriff – Bilddatenbank-Software – klingt sehr technisch. 

Es fühlt sich fast so an, als würde es sich um etwas aus einem Labor oder einem Forschungsinstitut handeln, nicht um ein Content-Team.

(Auch wenn der Begriff es vermuten lässt, so sieht eine Bilddatenbank-Software nicht aus).

Was ist also eine Bilddatenbank-Software?

Nun, der einfachste Weg, sie zu erklären, ist ein System oder ein Repository, mit dem du digitale Bilder speichern, organisieren und sogar verteilen kannst. 

Stellst du dir das wie eine Fotoverwaltungs-App auf deinem Smartphone vor, nur mit viel, viel mehr Möglichkeiten, all diese Bilder zu organisieren und zu verwalten.

(So sieht eine Bilddatenbank-Software aus)

Kurz gesagt, ist eine Bilddatenbank ein Software-Tool, mit dem du alle deine Bilder an einem Ort zusammenführen kannst, so dass sie für jeden leicht zu finden sind. 

Und seien wir ehrlich, wir alle brauchen so viele Möglichkeiten, Bilder zu organisieren, zu kategorisieren und zu klassifizieren wie möglich. 

Schließlich erstellen wir immer mehr digitale Assets, und dazu gehört auch die ständig wachsende Bibliothek mit Bildern.

Leider fängt genau hier das Problem an, nicht wahr?

  • Oft vergeudest du viel zu viel Zeit mit dem Auffinden von Bildern und anderen Dateien.
  • Da die Assets in nicht kategorisierten Ordnern verstreut sind, weiß niemand in der Organisation wirklich, welche Bilder du tatsächlich hast.
  • Projekte gehen mit Fehlern oder falschen Bildversionen in die Produktion.
  • Und dann ist da noch der ganze Bereich der Einhaltung von Vorschriften und Urheberrechtsfragen…

Mit anderen Worten: Ohne ein geeignetes Mittel zur Verwaltung von Bildern und anderen digitalen Ressourcen wird die Produktion von Inhalten zu einem Chaos. 

Bilddatenbank-Software gibt es genau dafür, um diese Herausforderungen und mehr zu beseitigen. 

Bilddatenbank-Software und DAM

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Es gibt noch einen weiteren wichtigen Aspekt der Bilddatenbank-Software, den du verstehen solltest, bevor wir fortfahren. 

In vielen Fällen ist die Bilddatenbank Teil eines größeren Systems namens DAM (Digital Asset Management). 

Bei DAM-Systemen handelt es sich um Softwareplattformen, mit denen du ALLE digitalen Assets von einem zentralen Standort oder einem Hub aus speicherst, verwaltest und verteilst.

Darüber hinaus bieten viele DAM-Produkte zusätzliche Funktionen, die dir und deinem Team dabei helfen, die Produktion von Inhalten besser zu verwalten und die fertigen Assets an die relevanten Kanäle weiterzuleiten. 

TIPP: Erfahre, mehr über die besten DAM-Systeme auf dem Markt oder lies unsere Ratschläge zur Auswahl der besten DAM-Plattform für dein Unternehmen. 

Vorteile und Nutzen der Verwendung von Bilddatenbank-Software

Wir haben bereits erörtert, welche Probleme und Herausforderungen du mit Bilddatenbank-Software bewältigen kannst. Aber natürlich gibt es noch viele andere Vorteile, die der Einsatz dieser Systeme für die Speicherung und Verwaltung deiner digitalen Assets mit sich bringt.

Hier sind nur einige von ihnen.

Verwaltung digitaler Assets. Um es gleich vorweg zu nehmen: Mit einer soliden Bilddatenbank-Software sind die Probleme und Herausforderungen, die wir zuvor erörtert haben, in weite Ferne gerückt. 

Solche Systeme ermöglichen es dir, deine Bilder mit verschiedenen Methoden zu verwalten und zu organisieren. Du kannst Bilder in Ordnern organisieren und jeder Datei mit Metadaten, Tags und sogar Namenskonventionen mehr Bedeutung verleihen. Mit diesen und weiteren Funktionen kannst du flexible Knotenstrukturen und Asset-Sammlungen erstellen, die es jedem leicht machen, das Gesuchte in Sekundenschnelle zu finden. 

Die Suche nach der neuesten Version eines bestimmten Bildes auf getrennten Festplatten gehört damit der Vergangenheit an. 

Automatisierung verschiedener Prozesse rund um die Bildverwaltung. Viele Bilddatenbankplattformen enthalten verschiedene KI-basierte Automatisierungsfunktionen, die es dir ermöglichen, deine Assets besser zu verwalten, ohne dass du die Arbeit selbst machen musst. 

Mit diesen Systemen kannst du schnell ähnliche Assets finden, Duplikate leicht erkennen und sogar automatisch Tags zuweisen.

Versionskontrolle. Mit deiner Bilddatenbank-Software kannst du auch verschiedene Versionen der Datei nebeneinander vergleichen, um zu sehen und zu verfolgen, was sich in den verschiedenen Revisionen geändert hat.

Beseitigung von Produktionsfehlern. Has du schon mal eine Datei mit einem falschen Bild in die Produktion geschickt? Ich weiß, dass ich das getan habe. Und ich weiß, dass ich nicht der Einzige war. 

Laut einer Studie von Harris Interactive haben 81% der Arbeitnehmer schon einmal mit einer falschen Version einer Datei gearbeitet.

Und weißt du, selbst wenn das Bild nur im Internet veröffentlicht wird, sind mit einer Änderung immer noch Kosten verbunden. Diese Kosten sind ein potenziell beschädigter Markenname. 

Glücklicherweise hilft dir ein leistungsfähiges Bilddatenbank-Tool, solche Fehler ein für alle Mal zu vermeiden. Mit einer ordnungsgemäßen Versionsverfolgung, Tags und anderen Möglichkeiten zur Organisation von Dateien sowie soliden Verfahren zur Freigabe von Inhalten ist es fast unmöglich, eine falsche Version der Datei zu veröffentlichen. 

Zeitersparnis. Alle oben genannten Vorteile führen schließlich zu einem großen Vorteil: dein Unternehmen spart enorm viel Zeit. 

Da du keine Zeit damit verbringst, Dateien zu suchen, Fehler zu korrigieren und falsche Dateiversionen zu ersetzen, kannst du dich auf das konzentrieren, was du wirklich tun willst – die kreative Arbeit. 

Woher weißt du, dass du überhaupt eine Bilddatenbank-Software brauchst?

Vielleicht hast du Probleme mit der Assets-verwaltung, aber das Problem ist (noch) nicht so gravierend.

Oder vielleicht ist es das, aber du bist nicht überzeugt, dass du eine Bilddatenbank einführen kannst. 

Wenn eines der drei Hauptsymptome auf dich zutrifft, würde ich vorschlagen, dass der Zeitpunkt für die Einführung einer Bilddatenbank jetzt gekommen ist.

Symptom Nr. 1: Ständige Produktionsverzögerungen

Hat dein Unternehmen ständig damit zu kämpfen, Projekte rechtzeitig fertig zu stellen?

Wenn die Situation nicht durch Engpässe im Feedback- und Überprüfungsprozess verursacht wird, dann liegt es höchstwahrscheinlich daran, dass die Teams Zeit mit dem Auffinden und Verwalten von visuellen Ressourcen verschwenden.

Symptom Nr. 2: Größere Nachfrage nach visuellen Ressourcen

Möglicherweise erstellt auch dein Unternehmen immer mehr Bildmaterial (oder hat vor, dies zu tun). Jeden Tag erhaltest du und dein Team mehr und mehr Dateien, die gespeichert und organisiert werden müssen, und die manuelle Verwaltung gerät schnell außer Kontrolle. 

Symptom Nr. 3: Wiederkehrende Sicherheitsbedenken

Schließlich musst du vielleicht auch die Sicherheit der visuelle Assets erhöhen. Bislang habst du sie in Ordnern auf den Festplatten der Mitarbeiter gespeichert, aber das ist nicht länger eine Option. Du brauchst ein sicheres System, das sicherstellt, dass nur die richtigen Leute auf die richtigen Dateien zugreifen können und dass es absolut kein Risiko gibt, dass Assets gestohlen oder missbraucht werden. 

Welche Funktionen solltest du von einer starken digitalen Bilddatenbank-Software erwarten?

Wir haben erklärt, warum du eine Bilddatenbank-Software brauchst. Aber was solltest du konkret von ihr erwarten? 

Nun, es gibt einige Funktionen und Möglichkeiten, ohne die eine Bilddatenbank-Software einfach nicht gut funktionieren kann. Auf diese Funktionen solltest du achten, wenn du verschiedene Bilddatenbank-Tools unter die Lupe nimmst:

Unterstützung für mehrere Dateiformate. Das klingt logisch, nicht wahr? Da die Bilddatenbank-Software dabei hilft, Bilder zu speichern, zu organisieren und zu verwalten, sollte sie mit allen verschiedenen Dateiformaten arbeiten, die zur Erstellung visueller Inhalte verwendet werden. Oftmals sind die Plattformen jedoch nicht in der Lage, bestimmte Dateien zu akzeptieren oder zu verwalten. Achte daher bei der Bewertung einer Plattform darauf, dass sie mit allen Dateiformaten, die dein Unternehmen verwendet, arbeiten kann.

Automatische Entfernung von doppelten Fotos. Duplikate sind etwas, das einfach passiert, und es ist fast so, als ob wir keine Kontrolle darüber hätten. So sehr du dich auch bemühst, du wirst immer Kollegen haben, die mehrere Kopien der Datei auf den Server hochladen. Die Situation wird noch schlimmer, wenn du keine gemeinsame Namenskonvention verwendest. Das bedeutet auch, dass es fast unmöglich ist, diese Duplikate zu finden und zu löschen. Eine solide Bilddatenbank-Software sollte in der Lage sein, dies automatisch für dich zu tun, alle Duplikate zu finden und sie zu löschen, um Platz zu sparen und die Unordnung in deiner Bildersammlung zu verringern.

Die Möglichkeit, Metatags zu setzen und zu verwalten. Metatags sind eines der mächtigsten Werkzeuge, mit denen du deine Foto- und Bildersammlung organisieren kannst. Daher muss deine Bilddatenbank sie unterstützen und dir die Möglichkeit geben, Metadaten für Bilder festzulegen. Ein Bonus ist es, wenn sie auch eine KI-basierte Möglichkeit bietet, den Prozess zu automatisieren.

Erweiterte Suchfunktionen. Das Auffinden von Assets ist bei weitem eine der schwierigsten Aufgaben, die wir bei unserer Arbeit bewältigen müssen. Die Bilddatenbank-Software sollte dieses Problem beseitigen. Und wie? Nun, zum einen sollte sie erweiterte Suchfunktionen enthalten, wie die Möglichkeit, flexible Knotenstrukturen und Asset-Sammlungen zu erstellen, die den Anforderungen deines Unternehmens entsprechen. Auf diese Weise kannst du große Mengen an Dateien durchsuchen und alles im Handumdrehen finden. 

Massenhochladen. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn du regelmäßig große Mengen an Dateien von Fotoshootings etc. hochladen musst. In diesem Fall sollte deine Bilddatenbank in der Lage sein, all diese Dateien mit nur einem Klick aufzunehmen (anstatt dass du jedes Bild einzeln hochladen musst).

Versionskontrolle. An den meisten Dateien werden im Laufe der Arbeit deiner Teams eine ganze Reihe von Änderungen vorgenommen. Du solltest in der Lage sein, Revisionen schnell zu vergleichen und zu erkennen, was sich geändert hat – von einfachen Verbesserungen bis hin zu umfangreichen Überarbeitungen.

Rollen und Berechtigungen. Bei so vielen Bildern in der Datenbank solltest du dir nie Sorgen machen müssen, dass ein unbefugter Benutzer auf bestimmte Dateien zugreifen könnte. Die Rollen- und Berechtigungsfunktionen stellen sicher, dass nur die richtigen Personen auf die richtigen Daten zugreifen. 

Integration mit deinen anderen Tools. Schließlich sollte sich die Bilddatenbank problemlos mit den anderen von dir verwendeten Tools verbinden und zusammenarbeiten lassen, sei es Adobe CC oder Microsoft Office 365.

Was sind deine Optionen? Drei Arten von Bilddatenbank-Tools, aus denen du wählen kannst

Bisher habe ich diesen Begriff – Bilddatenbank-Software – verwendet, um solche Werkzeuge im Allgemeinen zu beschreiben. Es gibt jedoch eigentlich drei Arten solcher Softwareprodukte, die du zum Speichern von Bildmaterial verwenden kannst:

Option 1. Allgemeine Dateispeichersysteme

Wahrscheinlich bist du bereits mit Systemen wie Dropbox oder Google Drive vertraut. Die Wahrscheinlichkeit ist groß, dass du diese zum Speichern persönlicher Dateien verwendest. Und wahrscheinlich verwendest du diese Systeme auch für die Speicherung der digitalen Daten deines Unternehmens oder ziehst sie in Betracht. 

Diese allgemeinen Dateispeichersysteme bieten mehrere Vorteile. Sie sind leicht zugänglich. Viele, wie Google Drive, sind Teil eines größeren Angebots, das du vielleicht schon hast. Und sie sind relativ preisgünstig. 

Allerdings haben sie auch einige Nachteile. Zum einen sind die Funktionen zur Organisation und Verwaltung von Dateien auf Ordner beschränkt. Du kannst den Dateien keine Metadaten oder andere erweiterte Informationen hinzufügen. Auch kannst du keine KI und Automatisierungen verwenden, um deine Sammlung besser zu verwalten. 

Option #2. Online-Fotobibliotheken

Eine weitere Option sind spezielle Online-Fotobibliotheken wie Google Fotos oder Veer. Diese Systeme sind auf die Speicherung von Bilddateien spezialisiert und ermöglichen es dir, große Mengen an Assets hochzuladen, sie in Ordnern zu organisieren und den Zugriff auf diese Assets mit anderen Beteiligten zu teilen. 

Leider unterstützen diese Systeme oft nur die gängigsten Dateiformate. Auch ihre Organisationsmöglichkeiten können begrenzt sein. 

Option #3. Dedizierte Lösungen für die Verwaltung digitaler Assets

Schließlich gibt es noch die richtigen, vollwertigen DAM-Plattformen, die eine Bilddatenbankverwaltung bieten. 

Diese Tools sind, wie bereits erwähnt, darauf ausgelegt, du bei der Speicherung und Verwaltung aller digitalen Assets des Unternehmens zu unterstützen. Daher bieten sie alle oben genannten Funktionen und Möglichkeiten und noch mehr, damit du und alle anderen an einem Projekt Beteiligten Dateien schnell finden und abrufen kannst. 

Wie kannst du entscheiden, welche Option für dich am besten geeignet ist?

Wie du oben gesehen hast, bietet jede der drei Optionen unterschiedliche Vorteile und ist für verschiedene Anwendungsfälle am besten geeignet. Um herauszufinden, welches System für dich am besten geeignet ist, empfehle ich dir, deine Bedürfnisse zu ermitteln und sie mit der Art der Bildspeicherlösung abzugleichen, die jedes dieser Systeme bietet. 

Hier sind einige Fragen, die dir helfen können, das herauszufinden:

Wie viele visuelle Assets hast du im Moment? 

Schätze du den aktuellen Umfang deiner Bildbibliothek. Wenn du Unternehmen nur über eine geringe Anzahl von Bildern verfügt, kannst du sie vielleicht mit einer Fotobibliothek oder einem Dateispeichersystem verwalten. 

Wenn du jedoch bereits Hunderte von Bildern oder mehr hast, dann brauchst du vielleicht ein richtiges Digital Asset Management System, um alles zu organisieren. 

Wie komplex ist die Struktur deines Bildarchivs?

Fragst du dich selbst: Wie viele verschiedene Arten von Dateien erstellst du? Verwendest du sie für mehrere Projekte? Oder erstellst du einzelne Assets für jedes Projekt, was eine komplexe Ordnerstruktur erfordert?

Wie groß ist der Umfang deiner Inhaltsproduktion?

Mit anderen Worten: Wie viele neue Inhalte wird das Unternehmen deiner Meinung nach in naher Zukunft erstellen? Wenn die Antwort „viele“ lautet, brauchst du auf jeden Fall ein geeignetes Digital Asset Management System. 

Wie viele Personen benötigen regelmäßig Zugriff auf digitale Inhalte?

Denkst du auch an die Anzahl der Benutzer, die Zugriff auf die Bibliothek benötigen werden? Wenn es nur du bist, dann kannst du es wahrscheinlich bis zu einem gewissen Grad mit einem Dateispeichersystem verwalten. Wenn du jedoch mehrere Beteiligte haben, die auf Dateien zugreifen, sie hochladen und abrufen müssen, würde ich empfehlen, in eine umfassende Bilddatenbank-Software oder ein DAM-System zu investieren.

Triff Celum - die Bilddatenbank-Software und Digital Asset Management Lösung für dich

CELUM (offengelegt – das ist unser Tool) ist eine der führenden Digital Asset Management-Plattformen mit Funktionen zur Verwaltung von Bilddatenbanken. 

CELUM vereint Projektmanagement, Dateimanagement, agiles Aufgabenmanagement, ein umfassendes Content-Hub, Online-Proofing und vieles mehr, um Unternehmen wie deines dabei zu helfen, Video- und andere Content-Projekte schneller und effizienter umzusetzen. 

CELUM bietet alle Funktionen, um alle an einem Videoprojekt Beteiligten auf dieselbe Seite zu bringen und die Teamarbeit und Zusammenarbeit zu fördern: 

  • Vollständige Bilddatenbank. Von der Möglichkeit, riesige Mengen an Bildmaterial (einschließlich Fotos und Videos) mit einem Klick zu erfassen, bis hin zu leistungsstarken Optionen zum Speichern und Organisieren dieser Inhalte und mehr – CELUM bietet eine komplette Bilddatenbanklösung für die anspruchsvollsten Unternehmen. 
  • Erweiterte Dateiverwaltung. Mit den gemeinsamen Workrooms von CELUM kannst du auch die Arbeit deines Teams effizient speichern und organisieren. Du kannst auch Dateien direkt mit bestimmten Aufgaben verknüpfen, um die Produktivität weiter zu steigern.
  • Erweiterte Tools für die Zusammenarbeit. In CELUM können alle Beteiligten – von internen Kreativteams bis hin zu externen Anbietern – zusammenarbeiten und Dinge einfach erledigen. Mit CELUM kannst du erweiterte Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen und Roboter einsetzen, um viele lästige Verwaltungsaufgaben zu automatisieren. 
  • Proofing-Workflows. Die Plattform bietet außerdem robuste Funktionen zur Erstellung von Vorlagen, mit denen du Workflows für verschiedene Projekttypen erstellen kannst. Auf diese Weise kannst du für jedes Projekt, das du abschließen musst, Konsistenz und Qualität sicherstellen.
  • Revisionshistorie. Mit CELUM hast du Zugang zu einer vollständigen Revisionshistorie, um verschiedene Versionen von Dateien zu vergleichen und die Entwicklung von Projekten zu überwachen.

Wie viel kostet CELUM? CELUM bietet eine 30-tägige Testversion. Größere Teams können kostenpflichtige Tarife ab 14,90 € pro Monat nutzen. 

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