Was ist ein Content-Management-Prozess

Fragst du dich, wie der Prozess der Inhaltsverwaltung funktioniert? Wie du die Erstellung und Verwaltung von Inhalten in deinem Unternehmen optimieren kannst?

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Großartige Inhalte entstehen nicht zufällig. Wenn wir die erfolgreichsten Marken im Bereich des Content-Marketings unter die Lupe nehmen, werden wir feststellen, dass all dieser Erfolg auf einen einzigen Faktor zurückzuführen ist – auf einen hervorragenden Prozess zur Erstellung und Verwaltung von Inhalten.

Der jüngste Content-Marketing-Benchmark-Bericht des Content Marketing Institute bestätigt dies. Dem Bericht zufolge haben 62 % der Marken, die mit Inhalten am erfolgreichsten sind, eine dokumentierte Strategie und einen Prozess.

Gleichzeitig arbeiten nur 11 % der weniger erfolgreichen Unternehmen nach einem vordefinierten Prozess.

Dieser Leitfaden soll dir helfen zu verstehen, was der Prozess der Inhaltsverwaltung ist, wie er aussieht und wie du deine Inhalte strategisch verwalten kannst. 

Also, los geht’s.

Was ist ein Content-Management-Prozess?

Der Prozess der Inhaltsverwaltung definiert, wie dein Unternehmen Inhalte erstellt und verwaltet. Es wird genau festgelegt, wie und von wem im gesamten Produktionszyklus von Inhalten vorgegangen wird.

Der Content-Management-Prozess legt also fest, wie neue Inhalte von einer Idee zu einem fertigen Asset werden, aber auch, wie sie gespeichert, bei Bedarf aktualisiert und archiviert werden. 

Darüber hinaus definiert der Prozess auch, wie du Ressourcen wie Mitarbeiter, Technologie und Prozesse einsetzt, um eine leistungsstarke Content-Strategie zu entwickeln. 

Bei CELUM verwenden wir die Methodik Erstelle, Organisiere, Verteile, um den Prozess zu erklären. 

Das CELUM Rahmenwerk
  • Der Teil „Erstelle“ konzentriert sich auf die Planung und Bereitstellung der perfekten Inhalte für jeden Punkt der Customer Journey.

  • In der Phase „Organisiere“ verwaltest du Inhalte von Anfang bis Ende, um deine Marketing-Assets über alle digitalen Berührungspunkte hinweg vollständig zu nutzen.

  • In der Phase Verteile schließlich geht es darum, die Bereitstellung der Inhalte für die relevanten Kanäle zu überwachen, um deine Vertriebs- und Marketingstrategien zu unterstützen.

Der Unterschied zwischen Content Management, Content Strategy und Content Governance.

Wir haben alle drei Begriffe bereits in diesem Leitfaden behandelt, und seien wir ehrlich, sie sehen sich so ähnlich, dass man sie leicht für ein und dasselbe halten könnte. Das sind sie aber nicht.

Wir haben bereits darüber gesprochen, dass Content Management definiert, wie die Produktion von Inhalten in deinem Unternehmen abläuft.

Die Content Strategy hingegen legt fest, wie du die Bedürfnisse deines Publikums mit Inhalten befriedigen willst. Aus diesem Grund konzentriert sich die Strategie darauf, was du veröffentlichen musst, welche Ziele du mit den Inhalten erreichen willst, und so weiter.

Content Governance hingegen ist ein System zur Organisation des gesamten Prozesses der Inhaltserstellung, von den Zielen und Vorgaben über die Projektmanagementprozesse bis hin zu allen Schritten und Aufgaben, die zur Umsetzung erforderlich sind. Es umfasst alles von der Erstellung von Inhalten über die Verwaltung von Inhalten bis hin zur Weiterleitung von Inhalten.

Wie ein typischer Content-Produktionsprozess aussieht

Schaue dir die drei Definitionen noch einmal an, insbesondere das, was wir über Content Management gesagt haben. Es ist klar, dass es Elemente der Inhaltsproduktion und -verwaltung umfasst. Schauen wir uns also an, wie der Produktionsprozess in der Regel abläuft. 

Bevor wir fortfahren, solltest du jedoch beachten, dass wir nur die gängigsten Elemente des Produktionsprozesses behandeln. Möglicherweise folgt dein Unternehmen einem anderen Prozess. Er könnte einige der unten aufgeführten Elemente enthalten, aber auch zusätzliche Schritte erfordern. 

Das ist natürlich völlig normal. Jedes Unternehmen ist anders und benötigt einen anderen Prozess. 

Im Großen und Ganzen kannst du jedoch davon ausgehen, dass die folgenden Elemente zu einem typischen Content-Produktionsprozess gehören: 

  1. Ideenfindung für das Projekt
  2. Briefing und Planung
  3. Sammeln und Organisieren
  4. Aufgabenplanung mit Fristen, Terminen und Meilensteinen
  5. Arbeitsablauf bei der Produktion von Inhalten
  6. Überprüfungen, Feedback und Überarbeitungen
  7. Abschließende Freigabe
  8. Archivierung und Speicherung des Assets
  9. Weiterleitung

Beachte dass all diese Schritte in das oben beschriebene Rahmenwerk „Erstelle – Organisiere – Verteile“ passen: 

  • Die ersten sieben Elemente bilden den Teil „Erstelle“. In dieser Phase wird das Asset geplant und erstellt. 
  • Element Nr. 8 bezieht sich auf die Phase „Organisiere. Hier entscheidest du, wo du dein fertiges Asset speicherst, lädst es dorthin hoch, kennzeichnest und organisierst es mit Metadaten und vieles mehr. 
  • Schließlich wird der Prozess mit einer Phase abgeschlossen, in der der fertige Inhalt an seinen endgültigen Bestimmungsort weitergeleitet wird. Das kann die Website, eine Social-Media-Kampagne oder ein anderer Kanal sein, auf dem du sie veröffentlichen willst.

Let’s talk about those two elements in more depth, then. 

Strategische Verwaltung von Inhalten

Wir haben in diesem Leitfaden bereits eine ganze Reihe von Informationen über die Organisation von Inhalten behandelt. Sie weißt zum Beispiel, was Content Management ist und welche Elemente eine typische Content-Produktion hat. 

Was wir jetzt besprechen müssen, ist, wie du ein System zur Organisation und Verwaltung von Inhalten in deinem Unternehmen einrichten kannst. 

Beginnen wir mit dem, was du brauchst – Content-Management-Tools.

Um Inhalte richtig zu verwalten, benötigts du:

#1. Ein Content-Hub zum Speichern von Mediendateien und Assets

Ein DAM-System (Digital Asset Management) hilft dir, alle Assets und Mediendateien zu organisieren, die du bei der Erstellung von Inhalten verwendest – kurze Dokumente, Stilrichtlinien, visuelle Assets, Marken-Assets, Textdateien, Bilder, Videos und mehr.

Mit einer soliden DAM-Software haben deine Inhaltsersteller und alle, die an der Bearbeitung und Veröffentlichung deiner Assets beteiligt sind, einfachen Zugriff auf alle Dateien, die sie für ihre Aufgaben benötigen. 

TIPP: Mit CELUM (Haftungsausschluss: dies ist unser Tool) kannst du alle Assets speichern, die du für die Produktion großartiger Inhalte brauchst. Mit CELUM kannst du alle Dateien organisieren, mit Metadaten versehen, Tags zuweisen und vieles mehr.

#2. Ein Projektmanagementsystem zur Organisation der Arbeit

Dieses Tool hilft deinen Teams bei der Zusammenarbeit an Projekten und ermöglicht es dir, auf einfache Weise Feedback zu sammeln und zu verarbeiten. 

TIPP: Wir haben hier eine Liste der besten Plattformen für die Zusammenarbeit mit Inhalten zusammengestellt, die derzeit auf dem Markt sind.

Und hier erfahrst du, wie du diese Tools für die Verwaltung von Inhalten nutzen kannst:

#1. Festlegung von Prozessen und Arbeitsabläufen zur Organisation von Medieninhalten

Für die meisten von dir produzierten Inhalte werden mehrere Medienelemente benötigt. Diese können von einfachen visuellen Elementen wie dem Firmenlogo und anderen Markenelementen bis hin zu Videos, Audioaufnahmen und mehr reichen. 

Mit einem Content Hub (oder einer DAM-Software) kannst du Tausende von Dateien mühelos verwalten. 

Damit dies funktioniert, musst du jedoch zunächst Standards, Arbeitsabläufe und Prozesse für die Verwaltung von Inhalten festlegen. 

Nimm zum Beispiel die Benennung von Dateien. Ohne Konventionen könntest du deine Dateien mit Namen versehen, die nur ihre Ersteller verstehen können. Infolgedessen wird es für andere schwierig sein, diese Dateien zu finden oder die letzten Überarbeitungen zu erkennen. 

Ein definiertes Kennzeichnungssystem hilft dir, deine Dateien logisch zu organisieren. Metadaten machen sie leichter auffindbar, und so weiter. 

#2. Einrichtung eines Produktions-Workflows, um den Produktionsprozess unter Kontrolle zu halten

Wir wollen nicht um den heißen Brei herumreden: Du kannst den besten Produktionsprozess aller Zeiten haben. Aber er ist bedeutungslos, wenn die Projektmanager ihn nicht nutzen, um die Arbeit ihrer Teams zu organisieren. 

Mit einer speziellen Software für die Zusammenarbeit an Inhalten wie CELUM kannst du Workflows für alle gängigen Projekttypen erstellen. Diese Workflows können festlegen, wie die Arbeit in jedem Projekt ablaufen soll. 

Die Projektmanager und -verantwortlichen wiederum können diese Workflows für die Erstellung ihrer Projekte verwenden und so sicherstellen, dass alle immer denselben vordefinierten Prozess befolgen. 

#3. Festlegung von Rollen und Zuständigkeiten zur Gewährleistung der Rechenschaftspflicht

Es ist wahr. Wenn jeder weiß, was er wann zu tun hat, wird die Arbeit erledigt. 

Aber es gibt noch eine andere Seite – Rollen und Verantwortlichkeiten machen jeden für seinen Teil des Projekts verantwortlich. 

Mit Rollen, Zuständigkeiten und Fristen ist es ein Leichtes, die Beiträge aller Beteiligten zu verfolgen. Das Gleiche gilt für das Auffinden potenzieller Engpässe oder Probleme mit dem Prozess. 

Auch hier helfen dir Workflows, um sicherzustellen, dass jeder tut, was er tun muss. 

In deinen Workflows werden schließlich Rollen und Zuständigkeiten definiert, und es wird sichergestellt, dass keine Aufgabe übersprungen wird, weil sie niemandem zugewiesen wurde. 

#4. Rationalisierung von Feedback und Bewertungen

Der Überprüfungs- und Freigabeprozess ist eines der problematischsten Elemente der Inhaltsverwaltung. Viele unserer Kunden nennen dies als den schwierigsten Teil des Prozesses. 

Für viele von ihnen ist die Überprüfungsphase der Punkt, an dem Projekte ins Stocken geraten. Andere berichten, dass auf das Feedback nie reagiert wird und viele wichtige Kommentare in endlosen E-Mail-Ketten verloren gehen.

Glücklicherweise ist die Lösung für dieses Problem ganz einfach – die Implementierung eines Online-Proofing-Tools, mit dem du den gesamten Überprüfungs- und Freigabeprozess rationalisieren und zentralisieren kannst. 

Ein Online-Proofing-Tool hilft dir:

  • Entscheidungen schneller zu treffen. Mit Online-Proofing-Tools entfällt das mühsame Hin- und Herreden per E-Mail. Da alle Rückmeldungen zentral an einem Ort gesammelt werden, ist es einfacher, Projekte zu besprechen, Feedback zu sammeln und sich auf die Umsetzung zu konzentrieren. 
  • Assets, Entwürfen und Revisionen besser zu organisieren. Mit Proofing-Tools verschwendest du keine Zeit mehr mit der Suche nach den neuesten Versionen von Assets. Stattdessen befindet sich alles an einem Ort und ist für jeden leicht zugänglich.
  • Die Productabwickung zu beschleunigen. Rationalisierte Überprüfungsprozesse bedeuten, dass die Arbeit schneller erledigt wird. Einfach.
  • Und schließlich die Projektkosten zu reduzieren, indem du Fehler und Verzögerungen vermeidest. Zentralisierte Kommunikation und Feedback führen zu weniger Fehlern, Verzögerungen und Nacharbeiten. Dies verbessert nicht nur die Qualität deiner Inhalte, sondern senkt auch die Produktionskosten erheblich.

Möchtest du die Content-Verwaltung optimieren?

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