Industrieunternehmen stehen vor großen Herausforderungen und tiefgreifenden Umwälzungen: Digitalisierung und eine ständige Flut an Content bringen viele Hersteller ins Schwitzen. Ein wichtiger Baustein bei der Lösung all dieser Probleme ist Digital Asset Management (DAM).
Inhalt
Die digitale Transformation war lange ein gehyptes Buzzwort. Es wurde viel darüber geredet, aber wenig gemacht. Mittlerweile hat sich das sehr verändert: Auch in der B2B-Branche wurde erkannt, wie wichtig Investitionen in die weitere Digitalisierung sind.
Beeinflussende Faktoren
Industrieunternehmen digitalisieren ihre Infrastruktur mit zunehmender Geschwindigkeit. Grund dafür ist der zunehmende Druck von verschiedenen Gruppen, insbesondere von Mitarbeitern, Kunden und dem Management.
Arbeitnehmer drängen auf Flexibilität
Eine neue Generation von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern erwartet Flexibilität bei der Gestaltung ihrer Arbeit. Für sie ist Homeoffice selbstverständlich und eine stärkere Zusammenarbeit bei der Umsetzung von Projekte ist üblich. Außerdem sind sie stark vernetzt und mobil.
Im Kampf um Talente können sich Unternehmen noch profilieren, wenn Mitarbeiter unabhängig von Ort, Zeitzone, Netzwerk und Gerät arbeiten können. Das gilt auch für die Arbeit mit Inhalten. Deshalb investieren viele IT-Abteilungen in ein modernes und unternehmensweit zentrales Content-Management-System.
Steigende Kundenerwartungen
Gleichzeitig steigen die Kundenerwartungen. In der Folge werden die Produktzyklen immer kürzer, was einerseits eine effektivere Zusammenarbeit zwischen Entwicklungsteams und externen Partnern und andererseits eine schnelle Verfügbarkeit von produktbezogenen Inhalten im Unternehmen erfordert.
Umso wichtiger ist es, sich Gedanken über die Organisation der Inhalte zu machen und sich von bestehenden, starren Strukturen zu lösen. Nur so lassen sich Grenzen überwinden, ob sie nun geografischer Natur sind oder das Ergebnis von Schubladendenken im Unternehmen.
Forderung nach mehr Effizienz durch das Management
Alles, was digitalisiert werden kann, wird auch digitalisiert werden! Die Digitalisierung hat zwar unschlagbare Vorteile, bringt aber auch eine ständig wachsende Datenmenge mit sich, die schnell sehr schwer zu handhaben sein kann.
Was nun?
Ohne geeignete Infrastruktur arbeiten die Mitarbeiter inmitten des Chaos, weil sie Schwierigkeiten haben werden, die in den Systemen gespeicherten Dateien zu finden. Behelfslösungen mit Dropbox und Windows-Ordnerstrukturen brechen mit zunehmender Unternehmensgröße zusammen.
In diesem Szenario leistet das Digital Asset Management (DAM) einen wichtigen Beitrag zur digitalen Infrastruktur eines Unternehmens. Ein DAM-System vereinfacht das Verwalten, Finden und Verteilen von Inhalten erheblich. Durch die Integration anderer Systeme wie Produktinformationsmanagement (PIM), Web Content Management, Enterprise Resource Planning (ERP) und E-Commerce kann ein Unternehmen seine Kapazität erheblich steigern, indem es die gesamte digitale Infrastruktur des Unternehmens ausbaut.
Vorteile eines Digital Asset Management Systems
Die wichtigsten Vorteile eines DAMs auf einen Blick:
- Mit einem DAM wird Content richtig abgespeichert: Es gibt keine Datenverluste. Auch Dubletten werden sofort ausgeschlossen. Somit kann viel Zeit, als auch Speicherkapazität gespart werden.
- Ein DAM bietet ein spezielles Rechtemanagement. Dabei können Rollen definiert werden, wer berechtigt ist, mit dem jeweiligen Content zu arbeiten und wie er ausgespielt werden kann. Zudem managt es auch die Lizenzvereinbarungen des jeweiligen Contents. Bilder können etwa nach Ablauf ihrer Lizenz für bestimmte Anwenderinnen automatisch unsichtbar werden. Das schützt vor unsachgemäßer Verwendung und somit vor Urheberrechtsklagen und möglichen Gerichtskosten.
- Bei der Distribution von Content kann DAM helfen, Zeit und Kosten zu sparen: Unternehmen, die digital agieren, spielen ihren Content heutzutage an Webseiten, Landing Pages, Portale, Print-Anwendungen, Mobile Apps oder in Social Media Kanäle aus. Alle Informationen sind dazu zentral im DAM abgelegt und werden mithilfe zahlreicher Integrationen mit anderen Systemen passend und automatisch ausgespielt – und zwar ohne Medienbruch.
Die Kosten, die ohne ein DAM anfallen, sind zehnmal größer als uns bewusst war.
Vorteile von PIM + DAM
Hersteller, die vielfältige Informationen einer großen Anzahl von Produkten verwalten müssen, setzten oftmals ein Product Information Management System, ein PIM, ein. Das PIM konzentriert sich darauf, Produktinformationen wie beispielsweise Beschreibungen, Preisangaben oder Informationen zu Größe und Gewicht für jeden Marketing- und Vertriebskanal verfügbar zu machen. Dagegen fokussiert sich ein DAM auf die strukturierte Verwaltung sämtlicher Multimedia-Daten. Darunter fallen auch Produktbilder oder Produktvideos für das PIM, aber ebenso sonstige Unternehmensmaterialien wie Kataloge, Grafiken oder interne Schulungsvideos. Im Zusammenspiel sind DAM und PIM ein unschlagbares Team:
Das PIM spielt bei Kundenanfrage die passenden Produktdaten zurück und reichert sie mit Bildern und Videos and, die im DAM hinterlegt sind. Somit kann ein Teil der Customer Journey perfekt erfüllt werden – der Kunde erhält sämtliche Informationen zu einem Produkt, die er benötigt.
Das Analysten-Team der Beratungsfirma Forrester Research rät: Unternehmen sollten ein PIM wählen, wenn sie komplexe Produktinformationen zu verwalten haben. Ein DAM ist dann die erste Wahl, wenn die Menge an Bildern, Videos oder Dokumenten zu groß wird und der Überblick verloren geht. Die nahtlose Integration der beiden Systeme liefert schließlich einen echten Mehrwert und steigert die Produktivität.
CLAAS: Optimierung der Content-Produktion
Doch wie setzen Unternehmen Digital Asset Management in der Praxis ein?
Der Landmaschinenhersteller CLAAS ist ein globaler Player: Mit 12 Produktionsstandorten weltweit und 13 Vertriebsgesellschaften in Europa, Asien, Nord- und Südamerika hat das Unternehmen ein enormes Datenvolumen zu bewältigen. Das CLAAS Marketing ist für 30 Produktmarken, rund 300 Produkttypen und unzählige Produktvarianten verantwortlich. Entsprechend hoch war der Zeit- und Kostenaufwand, der betrieben werden musste, bis etwa ein Bild aus einem Fotoshooting für eine Marketingbroschüre oder eine Website verwendet werden konnte. Es mussten mehrere Versionen desselben Bildes in unterschiedlichen Auflösungen und Bildgrößen für verschiedene Anwendungen erstellt werden. Außerdem gab es zusätzliche Marketingmaterialien, und die Texte mussten in verschiedenen Sprachen verfasst werden.
CLAAS wollte nun die Bearbeitung und Verwaltung der digitalen Inhalte optimieren, um eine einheitliche Marketing- und Kommunikationsstrategie im gesamten Unternehmen umzusetzen und wählte dafür CELUM.
Heute verwaltet das System mehr als 250.000 Objekte mit einem Datenvolumen von rund sechs Terabyte. Seit der Einführung im Jahr 2009 wurden mehr als 1,6 Millionen Downloads durchgeführt. Rund 1.800 Nutzer arbeiten mit der Lösung, ein Zehntel davon sogar täglich.
Früher hatte der Konzern die vierfache Anzahl an Motiven, die während eines Fotoshootings erstellt, bearbeitet und gespeichert wurden. Heute kann das Unternehmen im Juli in Ungarn ein neues Produkt während der Ernte fotografieren und im August in Deutschland den Prospekt dazu drucken. Möglich wurde dies durch ausgeklügelte Workflows für Agenturen und Druckereien, wie wir in unserer CLAAS Erfolgsgeschichte ausführlich beschreiben.
Durch diesen direkten Zugriff der Kreativ-Partner auf die Daten können jährlich rund 900 Broschüren in durchschnittlich 15 verschiedenen Sprachen produziert werden.
Durch CELUM konnten wir die Produktionszeit vom Fotoshooting bis zur fertigen Produktbroschüre auf einen Monat reduzieren und das mit nur einem Drittel der Kosten.
voestalpine: Eine zentrale Content-Quelle
Der stahlbasierte Technologie- und Industriegüterkonzern voestalpine ist ebenfalls ein Global Player: Die weltweit tätige voestalpine ist mit rund 500 Konzerngesellschaften und -standorten in mehr als 50 Ländern auf fünf Kontinenten vertreten und beschäftigt rund 49.000 Mitarbeiter. Diese Internationalität stellte den Konzern beim Austausch von Bildern und Dokumenten vor große Herausforderungen:
Allein die Suche nach brauchbarem Film- und Fotomaterial im eigenen Fundus wurde immer schwieriger. Vielfach zog man neue Aufnahmen und Produktionen vor, obwohl gutes Material vorhanden war. Der erhöhte Bedarf an Speicherplatz sorgte bei der IT für Kopfzerbrechen und die neu produzierten Assets verursachten unnötige Kosten.
Seit 2004 ermöglicht CELUM DAM den voestalpine Mitarbeitern eine international effektive Zusammenarbeit beim einfachen Austauschen von 170.000 Dokumenten und Daten, wie Videos oder druckfähige Bilder. Die Unterscheidung von Read-only Usern und Editoren erhöht die Akzeptanz bei den Benutzern und ein Bestellservice garantiert die Sicherung von Rechten. Durch die technischen Erweiterungen sind nun fünf Divisionen mit rund 500 internationalen Standorten mit nur einer Datenbank ausgestattet, die mit Namen „voestalpine media worlds“ gebrandet wurde. Allein 23.500 Benutzerinnen haben darauf Zugriff, was den Wert eines DAM für die voestalpine verdeutlicht.
Das eingesetzte DAM ist die Basis für die Verwaltung aller Dateien und der zentrale Hub für die Ausleitung und Integration in die verschiedensten CMS Systeme und CDN Netzwerke für 200 Webseiten und diverse Social Media Plattformen. Zudem wird das zentrale Übersetzungsmanagement und das Presseportal der voestalpine Group darüber verwaltet.
Digital Asset Management kommt dabei eine zentrale Rolle zu. Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick:
- Die Mitarbeiter sparen viel Zeit bei der Suche nach Dateien ein.
- Alle neuen Dateien können jederzeit problemlos wiedergefunden werden und müssen nicht neu produziert werden.
- Die gesamte Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens wurde deutlich verbessert und effizienter gestaltet.
Wenn du mehr über die Herausforderungen erfahren möchtest, mit denen die voestalpine konfrontiert war und wie die Zusammenarbeit mit CELUM dabei geholfen hat, diese zu überwinden, dann lies unsere Erfolgsgeschichte.
Die innovative Verwaltung unserer digitalen Assets hat für uns einen echten Mehrwert in der konzernübergreifenden Zusammenarbeit geschaffen.
Fazit
An einem DAM führt für Industrieunternehmen kein Weg mehr vorbei, um bei der Digitalisierung nicht auf der Strecke zu bleiben. Hersteller können mit einem DAM ihre Produktivität steigern, Mitarbeiterakzeptanz erhöhen, Kosten senken und sich einen erheblichen Vorsprung gegenüber Mitbewerbern erarbeiten. Mehr über Digital Asset Management von CELUM erfährst du hier.
