Was ist Content Collaboration?

Creative Content Collaboration

Es stimmt – wir erstellen Inhalte selten allein. Sicher, wir arbeiten vielleicht an einem großen Teil eines Projekts, aber in der Regel sind auch andere Leute daran beteiligt.

Leider ist das sowohl ein Segen als auch Fluch zugleich.

Es ist ein Segen, weil die Arbeit im Team die Erstellung besserer Inhalte ermöglicht. 

Aber es ist auch ein Fluch, denn Zusammenarbeit ist selten einfach. 

In diesem Leitfaden zeigen wir dir, wie die Zusammenarbeit funktionieren sollte, und geben dir Tipps, wie du sie für dein Unternehmen nutzen kannst.

Also, beginnen wir ohne weitere Umschweife.

Table of Contents

Was verstehen wir unter Content Collaboration?

Der Begriff „Content Collaboration“ bezieht sich auf eine Situation, in der mehrere Personen zusammenarbeiten, um Inhalte zu erstellen. 

Diese Personen müssen nicht unbedingt an demselben Teil des Projekts arbeiten, obwohl auch das möglich ist. Aber normalerweise bringt jeder von ihnen sein eigenes Talent ein und ergänzt sich gegenseitig, um ein schlagkräftiges Content-Team zu bilden. 

Das ist ein übliches Szenario für die Zusammenarbeit bei den meisten Inhalten. 

Selbst die Erstellung eines einfachen Inhalts wie eines Blogbeitrags erfordert ein Team von Menschen, die auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten:

  • Ein*e Marketer*in würde die Idee haben, einen Blogbeitrag zu einem bestimmten Thema zu veröffentlichen.
  • Ein*e SEO Manager*in sucht nach relevanten Schlüsselwörtern, die ein bestimmtes Publikum auf den Inhalt aufmerksam machen sollen,
  • Ein*e Content Writer*in würde den Inhalt skizzieren und dann erstellen, 
  • Die Designer*innen sind für die Gestaltung der Grafiken und Bilder verantwortlich, 
  • Verschiedene andere Beteiligte müssten jeden Entwurf überprüfen und genehmigen, und so weiter.

 

Bei einigen Inhalten müssen sich die Autor*innen mit anderen Abteilungen zusammenschließen, z. B. mit der Rechtsabteilung, und deren Wissen nutzen, um den Inhalt zu erstellen.

Aus diesem Grund sprechen wir oft von drei Ebenen der Zusammenarbeit bei Inhalten:

  • Bei der ersten arbeiten Mitarbeiter*innen derselben Abteilung, in der Regel der Marketingabteilung, zusammen, um einen Inhalt zu erstellen und fertigzustellen. 
  • Im zweiten Szenario arbeiten Marketingfachleute mit anderen internen Abteilungen zusammen. 
  • Das dritte Szenario dehnt diese Zusammenarbeit auf Drittanbieter aus. In diesem Fall könnte die Marketingabteilung einen Teil der Arbeit an einen externen Partner auslagern – eine*n Fotograf*in, eine*n Contentwriter*in, eine SEO-Agentur und so weiter. 

 

Natürlich bringt jedes dieser Szenarien seine eigenen Herausforderungen, aber auch Vorteile mit sich. Deshalb ist ein gut entwickelter Prozess für die inhaltliche Zusammenarbeit und ein entsprechendes Tool für die Verwaltung ein absolutes Muss. 

  • Der Prozess der inhaltlichen Zusammenarbeit organisiert die Arbeit für alle Beteiligten. Und das Tool mit seiner Fähigkeit, verschiedene Workflows auszuführen, trägt dazu bei, dass der Prozess immer strikt eingehalten wird. 
  • Es ist auch der Prozess, der es jedem ermöglicht, seine einzigartige Perspektive einzubringen. Und genau das ist es, was Projekte gedeihen und ungeahnte Höhen erreichen lässt.
  • Die inhaltliche Zusammenarbeit rationalisiert die Arbeit und stellt sicher, dass die Arbeit pünktlich, im Rahmen des Budgets und nach den Vorgaben erledigt wird.
  • Und schließlich beschleunigt der Prozess der inhaltlichen Zusammenarbeit auch andere Prozesse. Das geht ganz einfach: Sie bringt Ordnung in fast jeden Aspekt der kreativen Arbeit. 

 

Das bringt uns zu folgendem Punkt…

Wie läuft die inhaltliche Zusammenarbeit in der Praxis ab?

Ich habe in diesem Leitfaden oft den Begriff „Prozess“ verwendet, und mir ist gerade klar geworden, dass ich ihn vielleicht ein wenig missverständlich verwendet habe. 

Denn wenn wir an einen Prozess denken, sehen wir in der Regel ein vordefiniertes System von Schritten, Aufgaben, Unterprozessen und so weiter. Alles läuft in einer vorgegebenen Reihenfolge ab und bietet in der Regel wenig bis gar keine Möglichkeit, es zu ändern. 

Aber das ist bei der Zusammenarbeit mit Inhalten nicht immer der Fall. Natürlich ist sie ein Prozess in dem Sinne, dass sie die vielen beweglichen Teile eines jeden Inhaltsprojekts organisiert. Aber sie erfordert nicht die Starrheit eines bestimmten Prozesses. 

Aus diesem Grund ziehe ich es vor, Content Collaboration als System zu betrachten.

Lass mich hier kurz einen Schritt zurücktreten und den Unterschied zwischen den beiden erklären. 

Wenn wir von einem Prozess sprechen, meinen wir in der Regel eine Reihe von zusammenhängenden Aufgaben, die einen bestimmten Input, z. B. ein Briefing, in einen Output, also einen fertigen Inhalt, verwandeln. 

Ein System hingegen ist eine Reihe miteinander verbundener Elemente, die zusammenarbeiten, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Prozesse sind ein Teil eines Systems, aber auch Menschen, Technologien und Ressourcen. 

Im Zusammenhang mit der Zusammenarbeit bei Inhalten würde das System Folgendes umfassen:

  • Verschiedene Prozesse zur Produktion von Inhalten, in der Regel für jeden wichtigen Projekttyp (z. B. Blogpost, eBook, Fotoshooting usw.) 
  • Einen Prozess zur Überprüfung und Genehmigung von Inhalten oder ein Online-Proofing-Verfahren.
  • Alle Stakeholder, die an der Produktion von Inhalten beteiligt sind
  • Andere Abteilungen, deren Hilfe eventuell benötigt wird
  • Drittanbieter und Datenquellen
  • Werkzeuge, die von den verschiedenen Beteiligten verwendet werden, z. B. Fotobearbeitungsprogramme oder Grafikdesignsoftware.
  • Und die übergeordnete Plattform für die Zusammenarbeit an Inhalten, auf der du sicherstellst, dass das System korrekt umgesetzt und befolgt wird. (HINWEIS: Wir werden dir gleich ein Beispiel für ein solches Tool zeigen).

 

Hier sind einige Beispiele dafür, wie ein Content Collaboration System für verschiedene Arten von kreativen Projekten aussehen könnte:

Blog-Produktion

Für die meisten von uns sind die Wörter „Inhalt“ und „Blog“ Synonyme, deshalb macht es wohl Sinn, mit der traditionellen Blog-Produktion zu beginnen. 

Bei der Erstellung von Blog-Inhalten kommen mehrere Beteiligte zusammen, von Marketingfachleuten, die das Projekt initiieren, über SEO-Spezialisten, die Schlüsselwörter recherchieren und den fertigen Entwurf optimieren, bis hin zu Redakteuren und Designern und anderen Abteilungen wie der Rechtsabteilung oder der Produktabteilung, die ihre Erkenntnisse beisteuern. 

Es gibt aber auch Situationen, in denen ein Unternehmen einen Teil der Arbeit an Dritte vergibt. Das kann zum Beispiel ein externer SEO-Berater oder ein*e Texter*in sein, welche dann in das System eingebunden werden müssen, um mit dem Rest des Teams zusammenzuarbeiten. 

Newsletter

Für die Erstellung von Newslettern werden oft weniger Mitarbeiter*innen benötigt, aber um jede Ausgabe fertigzustellen, musst du immer noch mit Marketingfachleuten, Autor*innen, dem E-Mail-Marketingteam und oft auch mit anderen Abteilungen zusammenarbeiten. Ganz zu schweigen davon, dass die Geschäftsführung oft vor der Veröffentlichung ihre Meinung einbringen möchte oder zumindest an der Online-Korrektur teilhaben will. 

Design- und Kreativprojekte

Auch diese Projekte erfordern die Zusammenarbeit zwischen mehreren Abteilungen. Selbst wenn das Projekt von der Marketingabteilung ausgeht, muss es möglicherweise von mehreren anderen Beteiligten geprüft werden, bevor es abgezeichnet und veröffentlicht wird. 

Produktinhalte

Bei vielen Unternehmen konzentriert sich ein Großteil der Produktinhalte auf Bilder. Das erfordert oft die Zusammenarbeit mit Fotografen, Design- oder Kreativagenturen, Models und anderen Mitarbeitern der Marketingabteilung – Autoren, Redakteuren, Managern und so weiter. 

Übersetzungen

Selbst wenn das Unternehmen über eine interne Übersetzungsabteilung verfügt, kommen die Inhalte, an denen sie arbeiten müssen, meistens von woanders her – aus der Marketingabteilung, dem Vertrieb oder einem anderen Team im Unternehmen. All diese Teams müssen zusammenarbeiten, um die Übersetzung fertigzustellen. Das Designteam wird dann hinzugezogen, um die neue Übersetzung in das gleiche Format wie das Original zu bringen, damit die Konsistenz aller Veröffentlichungen gewahrt bleibt. 

Tatsächlich lassen sich alle Projekte zur Zusammenarbeit bei Inhalten als eine Kette von Personen, Ereignissen und Aufgaben organisieren. 

Es gibt immer eine Person, die die Zusammenarbeit initiiert. In den meisten Fällen ist es die Person, die das gesamte Projekt initiiert (oder sollte es zumindest sein). 

Mit dem Content Collaboration Tool sollte die Person einen entsprechenden vordefinierten Workflow auslösen, der zu ihrem Projekttyp passt. 

Beispiel für einen Workflow und User Zugriffsrechte in CELUM Content Collaboration

Der Workflow legt sofort alle relevanten Aufgaben, Abhängigkeiten und Hauptbeteiligten für das Projekt fest. 

Der/die Projektverantwortliche kann dann den Workflow bearbeiten, bei Bedarf weitere Mitwirkende einladen und ausführliche Informationen sowie ein kreatives Briefing bereitstellen. 

Da der Workflow bereits existiert und Rollen und Zuständigkeiten definiert, werden alle Beteiligten über ihre Rolle im Projekt informiert. 

Mit einem Content Collaboration Tool kannst du Teammitglieder, Kollegen aus anderen Teams und sogar externe Mitwirkende dazu einladen, an einem Workflow mitzuarbeiten.

Der Arbeitsablauf wird fortgesetzt, indem jeder seine vordefinierten Aufgaben durchläuft, bis alle Aufgaben erledigt sind und das Projekt gemäß dem Briefing abgeschlossen ist. 

Wie du oben siehst, hängt ein großer Teil des Prozesses von dem richtigen Tool für die Zusammenarbeit mit Inhalten ab. Es ist das Herzstück des Systems und organisiert alle Aspekte des Prozesses. 

Schauen wir uns jetzt ein solches Tool an. 

Erlebe CELUM in Aktion

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Wie du die Zusammenarbeit mit Inhalten mit CELUM reibungslos gestaltest

CELUM (Disclaimer – das ist unser Tool) ist eine komplette Plattform für die Zusammenarbeit von Inhalten mit Digital Asset Management-Funktionen. 

In der Praxis bedeutet das, dass du mit CELUM jeden Aspekt der Zusammenarbeit an Inhalten verwalten kannst:

  • Task Management ermöglicht dir eine effiziente Zusammenarbeit bei allen Projekten zur Erstellung von Inhalten, indem es alle Beteiligten auf einer zentralen Plattform zusammenbringt. 
  • Mit Content Collaboration Features kannst du dein Team informieren, auf die richtigen Assets zugreifen und Entwürfe schnell genehmigen und abzeichnen lassen. 
  • Mit den DAM- und PCM-Funktionen (Digital Asset Management & Product Content Management) kannst du alle Dateien und Assets, die du für deine Projekte brauchst, an einem zentralen Ort speichern, organisieren und ausspielen.

 

Hier sind nur einige der Funktionen, die CELUM zur robustesten Plattform für die Zusammenarbeit mit Inhalten machen, die es derzeit auf dem Markt gibt.

WORKFLOW-VORLAGEN ERSTELLEN

Erstelle Workflow-Vorlagen für verschiedene Projekte oder wähle aus einer gemeinsamen Bibliothek. Definiere Workflows und Automatisierungsschritte für verschiedene Projekte und speichere sie für das nächste Mal, damit du sofort mit der Arbeit beginnen kannst.

Workflow-Vorlagen für verschiedene Projekte

KANBAN AGILITÄT

Visualisiere die Arbeit in verschiedenen Phasen deines Prozesses. Nutze Kanban-Boards als leistungsstarke Grundlage für die kreative Zusammenarbeit. Halte alle Beteiligten über Aufgaben, Fälligkeitstermine und den aktuellen Status jeder Aufgabe auf dem Laufenden.

Kanban boards

FREIGABE & VERSIONIERUNG

Kommentiere Bilder, Videos, Audiodateien und Dokumente mit Markup-Tools, um präzises und umsetzbares Feedback zu geben. Aktualisiere deine Dateien ganz einfach und füge mehrere Versionen hinzu, um den Überblick über alle vorgenommenen Änderungen zu behalten.

Markup tools und Versionierung

BRIEFING FORMULARE

Minimiere Fehler und Hin- und Her-Kommunikation, die durch unvollständige oder schlecht dokumentierte kreative Briefings entstehen. Briefingformulare helfen dir, dein Team richtig zu briefen und deinen kreativen Workflow erfolgreich zu starten. Speichere bevorzugte Briefing-Formulare für deinen nächsten Job.

Briefing Formulare

AUTOMATIONEN

Verabschiede dich von mühsamer, repetitiver Arbeit. Robots können u. a. automatisch Fälligkeitstermine festlegen oder ändern, Benutzer/innen zuweisen oder die Zuweisung aufheben und die Erstellung oder Bearbeitung von Aufgaben in bestimmten Phasen deines Projekts einschränken.

Robots und Automatisierung

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