Bist du frustriert von der endlosen Feedbackschleife für Inhalte? Fragst du dich, wie du einen Prozess zur Überprüfung von Inhalten einrichten kannst, der die Wartezeit auf Freigaben verkürzt?
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Ich wette, das passiert dir auch ständig – du freust dich immer zuerst über jedes neue Inhaltsprojekt, das dir in den Schoß fällt. Aber dann wird dir schnell klar, dass dies einen weiteren endlosen Zyklus von Überprüfungen, Feedback und ungeduldigem Warten auf die Freigabe bedeutet.
Ach…
Die gute Nachricht: So muss es nicht sein. Eigentlich sollte es das auch nicht. Aber um diesen Kreislauf zu durchbrechen, musst du einen strengen Prozess zur Überprüfung von Inhalten einführen.
Eine weitere gute Nachricht: In diesem Artikel erfährst du genau, wie du das machen kannst.
Fangen wir also ganz von vorne an.
Was ist ein Inhaltsüberprüfungsprozess?
Am einfachsten lässt sich der Prozess der Inhaltsüberprüfung als eine Reihe von Schritten erklären, die dir helfen, jeden Entwurf oder jedes Stück Inhalt – einen Blogbeitrag, eine visuelle Datei, ein Video usw. – zu genehmigen.
Ich stelle mir das gerne als Standard des Unternehmens vor, der festlegt, wer an den Überprüfungen beteiligt sein sollte, was überprüft werden sollte und wann die Arbeit fristgerecht und entsprechend den Vorgaben erledigt werden sollte.
Aber das ist noch nicht alles.
Zum einen hilft dir der Prozess der Inhaltsüberprüfung, die Qualität, Genauigkeit und Relevanz aller Inhalte sicherzustellen. Darüber hinaus stellt der Prozess sicher, dass alle von deinem Unternehmen produzierten Inhalte mit den redaktionellen Richtlinien übereinstimmen und in die allgemeine Inhaltsstrategie des Unternehmens passen.
Darüber hinaus legt der Prozess fest, welche Mitglieder des Content-Teams für die Bereitstellung von Feedback verantwortlich sind und wer die Befugnis hat, eine bestimmte Phase des Prozesses als abgeschlossen zu betrachten.
Kurz gesagt, der Freigabeprozess ist deine Strategie, um sicherzustellen, dass die von dir produzierten Inhalte immer von höchster Qualität und zielgerichtet sind.
Aus diesem Grund muss der Prozess mehrere Aspekte des typischen Inhaltsproduktionsprozesses abdecken.
Es ist ein weit verbreiteter Irrglaube, dass sich der Überprüfungsprozess auf die Freigabe des endgültigen Entwurfs konzentriert. Das ist nicht der Fall. Stattdessen läuft der Prozess parallel zur Produktion, wobei Überprüfungen und Freigaben in verschiedenen Phasen stattfinden – von Ideen und Briefings bis hin zu verschiedenen Entwürfen, Überarbeitungen und mehr.
Zu den häufigsten Phasen des Inhaltsüberprüfungsprozesses gehören:
- Kurze Überarbeitungen,
- Entwurfsüberprüfung und Feedback
- Überprüfung und Freigabe von Überarbeitungen
- Freigabe des endgültigen Entwurfs.
Aber es könnte noch mehr sein. Das liegt daran, dass der Prozess weitgehend vom Prozess der Inhaltsproduktion in deinem Unternehmen und der Art der von dir erstellten Inhalte abhängt.
Bevor ich dir zeige, wie man einen solchen Prozess definiert, lass uns ein bisschen tiefer gehen, warum der Überprüfungs- und Freigabeprozess eine absolute Notwendigkeit für jede Firma ist.
Warum einen Prozess zur Überprüfung von Inhalten einrichten?
Wir haben bereits einige der Vorteile eines soliden Verfahrens zur Überprüfung und Freigabe von Inhalten erläutert.
Aber es gibt noch viel mehr Gründe, warum du einen solchen Prozess einführen solltest. Hier sind einige der wichtigsten davon:
- Viel schnellere und effizientere Produktion von Inhalten. Als Unternehmen müssen wir jeden Monat mehr und mehr Inhalte produzieren. Und natürlich ist es schwer, dies ohne einen klar definierten Prozess für das Einholen von Feedback und die Freigabe von Inhalten reibungslos zu gestalten.
- Der Prozess spart dir auch Zeit. Wie du gleich sehen wirst, ermöglicht dir der Prozess der Inhaltsüberprüfung, alle wichtigen Engpässe im Produktionsprozess zu erkennen und zu beseitigen, damit alles reibungslos abläuft.
- Der Prozess der Inhaltsüberprüfung sichert die Qualität. Das versteht sich von selbst – mit einem klar definierten Feedback-Prozess ist es viel einfacher, sicherzustellen, dass alle Inhalte den höchsten Standards entsprechen.
- Der Prozess trägt auch dazu bei, die Konsistenz aller Marketingmaterialien zu gewährleisten.
- Darüber hinaus hilft ein solider Prozess, Fehler und Unstimmigkeiten vor der Veröffentlichung zu erkennen.
- Schließlich gewährleistet der Prozess eine vollständige Abstimmung mit der allgemeinen Marketingstrategie und Markenpositionierung des Unternehmens. Dies geschieht, weil alle Inhalte einen standardisierten Überprüfungsprozess durchlaufen, was bedeutet, dass die richtigen Personen die relevanten Aspekte jedes Inhalts bewerten können.
Wie man einen Prozess zur Überprüfung von Inhalten definiert
Im Folgenden findest du einen Rahmen, den du verwenden kannst, um einen Prozess zur Überprüfung von Inhalten in deinem Unternehmen zu definieren und zu etablieren.
Schritt 1. Lege fest, wer am Überprüfungsprozess beteiligt sein soll
Lass uns zunächst etwas klarstellen: Nicht jeder, der am Prozess der Inhaltserstellung beteiligt ist, muss Entwürfe überprüfen. Es besteht zum Beispiel kein Bedarf an Beiträgen von Inhaltserstellern. Diese Personen produzieren schließlich die Inhalte. Der Überarbeitungsprozess sollte sich darauf konzentrieren, Feedback zu ihrer Arbeit zu geben, und daher sollten sie die Empfänger des Feedbacks sein.
Gleichzeitig kann es Teammitglieder in anderen Abteilungen geben, die unbedingt ein Mitspracherecht bei einem Projekt haben müssen. Das Rechtsteam muss beispielsweise die endgültigen Entwürfe überprüfen, um sicherzustellen, dass keine Rechtsstreitigkeiten drohen. Ebenso kann es sein, dass der CMO nicht während des gesamten Produktionszyklus an dem Projekt beteiligt ist. Du möchtest aber möglicherweise das Endprodukt überprüfen, um sicherzustellen, dass es mit ihrer Marketingvision übereinstimmt.
Lege also in einem ersten Schritt fest, wer den Inhalt in den verschiedenen Iterationen überprüfen soll. Zu den Teammitgliedern, die den Inhalt prüfen sollten, gehören beispielsweise:
- Marketing-Manager
- Fachexperten, wenn sie an dem jeweiligen Projekt beteiligt sind
- Redakteure
- Projekt-Manager
- Content-Manager
Wie bereits erwähnt, könnte die Liste auch das Rechtsteam umfassen, wenn du Assets erstellst, die ihre Mitwirkung oder Abzeichnung erfordern, sowie Führungskräfte, die den Status von Projekten einsehen wollen, und vieles mehr.
Schließlich muss auch eine Person benannt werden, die für den Abschluss des Prozesses verantwortlich ist. Diese Person hat die Befugnis, die endgültige Freigabe zu erteilen und das Projekt von der Produktion zur Veröffentlichung zu bringen.
Schritt 2. Erstelle Checklisten zur Unterstützung der Prüfer
Beim inhaltlichen Feedback sollte es um mehr gehen als um die Eindrücke der Person über das Projekt. Tatsächlich sollten die Eindrücke der Person die geringste Rolle in diesem Prozess spielen.
Da jedes Asset mehrere Personen durchläuft, sollte jede von ihnen klare Richtlinien für die Überprüfung haben, die mit ihrer Rolle übereinstimmen.
Ein Beispiel:
- Ein Redakteur sollte das Asset anhand verschiedener inhaltsbezogener Faktoren wie Qualität des Textes, Tonfall, Stil, Übereinstimmung mit den Markenrichtlinien des Unternehmens usw. überprüfen.
- Ein Fachexperte sollte die Genauigkeit der Informationen in Bezug auf sein Fachgebiet überprüfen.
- Ein Marketing-Manager würde darauf achten, wie gut das Asset in die Gesamtstrategie passt und ob der Entwurf den Anforderungen des Briefings entspricht, usw.
Es ist jedoch deine Aufgabe, dafür zu sorgen, dass sich jeder am Überprüfungsprozess Beteiligte auf die Faktoren konzentriert, die mit seiner Rolle zusammenhängen, und aussagekräftiges Feedback gibt.
Eine der einfachsten Möglichkeiten, dies zu erreichen, besteht darin, Checklisten zu erstellen, die die Prüfer bei ihren Aufgaben unterstützen.
Solche Checklisten können so einfach sein wie eine Sammlung von Fragen, die der Person helfen, Inhalte anhand bestimmter Kriterien zu bewerten. Eine Checkliste für einen Marketing-Manager könnte zum Beispiel vorschreiben, dass er zu beurteilen hat, ob der Inhalt:
- die Anforderungen des Auftrags erfüllt
- den Marken- und Redaktionsrichtlinien entspricht
- den Zielen einer bestimmten Marketingkampagne entspricht, zu der er gehört, usw.
Ein Redakteur hingegen muss den Inhalt möglicherweise überprüfen, um sicherzustellen, dass:
- der Inhalt keine Tipp- oder Grammatikfehler enthält
- alle Fakten und Daten richtig zugeordnet sind
- die Bilder relevant sind und mit dem Inhalt übereinstimmen usw.
Ein SEO-Berater könnte den Inhalt überprüfen, um sicherzustellen, dass der Inhalt:
auf das richtige Keyword abzielt, wie im SEO-Briefing angegeben
alle Best Practices der On-Page-Optimierung befolgt, um die Sichtbarkeit in den Suchmaschinen zu gewährleisten
mit anderen relevanten Inhalten auf der Website verlinkt ist,
semantische Schlüsselwörter enthält, die im Briefing angegeben sind, usw.
TIPP: Um den Überprüfungsprozess praktikabler zu gestalten, solltest du für jeden Punkt auf der Liste Überprüfungsergebnisse festlegen.
Du kannst die Prüfer einfach bitten, jeden Faktor anhand von drei Kriterien zu bewerten:
- Bestanden
- Überarbeitungsbedürftig (der Prüfer kann hier eine Rückmeldung geben, was zu überarbeiten ist)
- Nicht bestanden
Selbst ein solch einfaches System würde dazu beitragen, den Prozess zu strukturieren und Feedback zu geben, auf das schnell reagiert werden kann.
Schritt 3. Lege Zeitpläne und Fälligkeitstermine für die Rückmeldung fest
Dies ist ein unglaublich wichtiger Schritt in diesem Prozess.
Wenn du keine klaren Fristen für die Rückmeldung vorgibst, kann es passieren, dass du ewig auf eine Rückmeldung von den Prüfern wartest. Menschen schieben Aufgaben gerne auf, wenn sie nicht wichtig sind. Wenn du also die Aufgabe nicht mit einer gewissen Dringlichkeit versiehst, kann es passieren, dass deine Prüfer die Erledigung ewig aufschieben.
Wenn du für jede Phase des Überprüfungsprozesses ein bestimmtes Fälligkeitsdatum festlegst, wird das helfen, den Prozess voranzutreiben.
Natürlich ist es fast unmöglich, ein Fälligkeitsdatum für die Überprüfung festzulegen, wenn du das Projekt nur in deinem Projektmanagementsystem einrichtest. Du kannst nicht wissen, wann genau der Entwurf fertig sein wird. Du kannst zwar ein Fälligkeitsdatum für eine bestimmte Phase festlegen, aber selbst dann ist es schwer, den genauen Zeitplan vorherzusagen.
Was du jedoch tun kannst, ist, Fristen für die Überprüfung festzulegen. Lege beispielsweise fest, dass die Prüfer drei Tage Zeit haben, um jede Phase des Projekts zu bewerten. Auf diese Weise kannst du das Fälligkeitsdatum für die Überprüfung schnell berechnen, sobald du einen Entwurf der Überarbeitung erhältst.
Schritt 4. Richte den Prozess als Workflow in deiner Online-Proofing-Software ein
In den ersten drei Schritten oben ging es um die Definition des Prozesses. In diesem Schritt geht es jedoch darum, du bei der Durchführung des Prozesses für jedes Projekt zu unterstützen.
Eine der größten Herausforderungen bei Überprüfungsprozessen besteht nämlich nicht darin, festzulegen, wer was zu bewerten hat usw. Vielmehr geht es darum, sicherzustellen, dass sich jeder an den Prozess hält und seine Aufgaben rechtzeitig erledigt.
Das ist recht einfach, wenn man ein oder zwei Projekte parallel laufen hat. Aber es ist praktisch unmöglich, ohne entsprechende Tools auf dem heute üblichen Niveau der Inhaltsproduktion zu arbeiten.
Hier kommen Online-Proofing-Tools ins Spiel.
Online-Proofing-Software hilft, den Prozess der Inhaltsüberprüfung zu zentralisieren und erleichtert Feedback und Freigaben.
Mit solchen Tools kannst du:
- Sicherstellen, dass der Prozess bei jedem Projekt eingehalten wird.
- Die Teams haben die Möglichkeit, kontextbezogenes Feedback zu geben.
- Alle Rückmeldungen befinden sich an einem Ort, so dass es einfach ist, darauf zu reagieren und Projekte schneller zum Abschluss zu bringen.
Richte also als letzten Schritt deinen Prozess in einem Online-Proofing-Tool ein und lade alle Beteiligten ein, dort an dem Projekt mitzuarbeiten.
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CELUM hilft Kreativteams, ihre Projekte zu beschleunigen, indem es die Erfassung von Feedback, Überprüfungen und Freigaben verbessert.
CELUM beschleunigt Ihren Prüfprozess durch Rationalisierung:
- Feedback. Mit CELUM kannst du Feedback zu jedem Dateityp geben, auch zu Videos. Du kannst Bilder, Videoclips, Audiodateien und jedes andere gängige Dateiformat mit Anmerkungen versehen.
- Kollaboration. Mit CELUM kann jeder, der an einem Projekt beteiligt ist – ob internes Kreativteam oder externer Dienstleister – zusammenarbeiten und die Dinge einfach erledigen. Denn mit CELUM kannst du erweiterte Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen und auch Roboter einsetzen, um viele lästige Verwaltungsaufgaben zu automatisieren.
- Proofing-Workflows. Das Tool verfügt über robuste Vorlagenfunktionen, mit denen du Workflows für verschiedene Projekttypen erstellen kannst. Auf diese Weise kannst du Konsistenz und Qualität für jedes Projekt sicherstellen.
- Revisionshistorie. Mit CELUM hast du Zugriff auf eine vollständige Revisionshistorie, um verschiedene Versionen von Dateien zu vergleichen und die Entwicklung von Projekten zu überwachen.
- Verwaltung des Arbeitsablaufs. Schließlich kannst du mit CELUM alle Aufgaben, Dateien und Personen an einem Ort verwalten und deinen Workflow mit Robotern automatisieren.
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