Warum Digital Asset Management wichtig ist

Der Konsum von Content ist in ständigem Wandel begriffen. Ein modernes Digital Asset Management System bietet vielfältige Möglichkeiten, um den gesamten Lebenszyklus von Content abzudecken. Wir nennen die häufigsten Gründe, warum ein DAM-System in Unternehmen zum Einsatz kommt.

Inhalt

Was rechtfertigt den Aufwand und die Kosten für ein DAM?

Die Antwort ist verblüffend einfach.

Ein modernes DAM-System:

  • reduziert Betriebskosten,
  • sichert digitales Eigentum,
  • und erhöht den potenziellen Wert deiner Assets.

Diese drei Punkte sind entscheidend für jedes Unternehmen, egal ob es sich um eine kleine Design-Agentur oder einem Fortune 500 Unternehmen handelt.  Aber lass uns noch einen genaueren Blick darauf werfen, warum genau Digital Asset Management einen Unterschied macht.

Warum ist Digital Asset Management wichtig?

Mehr Traffic & Leads

Höherer ROI

Förderung des Vertriebs

Nutzungsrechte

Markenkonsistenz

Sicherung von Assets

Mehr Traffic & Leads

Visuelle Inhalte sind für das Marketing von entscheidender Bedeutung. Dabei ist es egal, ob es sich um bezahlte Werbung, Beiträge in sozialen Medien, oder Webseiten handelt. Bilder, Videos und Infografiken regen dazu an, länger auf der Seite zu bleiben. Visuelle Inhalte machen Informationen leichter konsumierbar. Zudem performen Seiten mit Bildmaterial in den Suchmaschinenergebnissen besser und werden 94 % häufiger angesehen als Artikel ohne Bildmaterial.

Bilder müssen jedoch für schnelle Ladezeiten optimiert werden. Hier kann ein DAM helfen, den es ermöglicht:

  • Bildkomprimierung: Es ist wahrscheinlich, dass deine Originalbilddateien ziemlich groß sind. Dies gilt insbesondere für hochauflösende Bilder. Die Bildkomprimierung ermöglicht es, die Größe der Bilddateien zu minimieren und gleichzeitig ein hohes Maß an Qualität beizubehalten. Es gibt eine Reihe von Anwendungen von Drittanbietern, die Daten komprimieren können, aber mit einem DAM wird der gesamte Prozess von einer Stelle aus verwaltet.
  • Web-taugliche Dateitypen: Einige Bilddateitypen eignen sich besser für Webseiten als andere. Wenn du etwa einen transparenten Hintergrund benötigst, sollten Fotos im PNG-Format gespeichert sein. Ein DAM kann Bilder in passende Formate konvertieren und an dein Content Management System (CMS) ausspielen.
  • Bildabmessungen: Wenn du ein Bild in seinen ursprünglichen Proportionen hochlädst, wird dein CMS es höchstwahrscheinlich so skalieren, dass es auf die Seite passt. Dies mag zwar aus ästhetischen Gründen akzeptabel sein, aber die dynamische Bildskalierung verlängert die Ladezeit einer Webseite. Ein DAM kann viele Versionen eines Bildes in unterschiedlichen Größen erstellen.

  • Relevante Metadaten: Metadaten in deinem DAM-System sind entscheidend für die richtige Kategorisierung und Suche nach Fotos. Metadaten sind aber auch für SEO wichtig, da Suchmaschinen mittels Metadaten besser die Bildinformation verstehen.

Ein DAM kann auch das Beziehungsmanagement mit Interessenten erleichtern. Mit der Pin-Link-Funktion können sowohl einzelne Bilder als auch Sammlungen an interne und externe Personen versendet werden. Wenn du eine Integration wie mit Salesforce oder SAP Marketing Cloud nutzt, musst du visuelle Inhalte nicht mehr in eine Mailing-Software hochladen. Es ist auch ganz einfach möglich vorgefertigte, ansprechenden Mediengalerie zu erstellen.

Höherer Return on Investment

Eine starke Metadaten-Governance und intelligente Workflows ermöglichen es, Assets zu lokalisieren und damit ihren Wert zu steigern. Nur so lassen sich digitale Assets leicht finden, wiederverwenden und verwalten, was insbesondere bei großen Sammlungen einen höheren ROI für jedes Asset gewährleistet.

Die Zeit, die für die Suche nach digitalen Assets aufgewendet wird, sowie die Effizienz, die ein DAM für den Genehmigungsprozess mit sich bringen kann, haben einen erheblichen Einfluss auf deinen ROI.

Dein Team wird weniger Zeit mit der Suche nach Assets verbringen, da die Inhalte richtig indiziert, mit nützlichen Metadaten angereichert und in einer intelligenten Struktur gespeichert werden. Neue Suchparameter wie RGB-Farbcodes oder IPTC-Daten ermöglichen schnellere und effizientere Arbeitsabläufe. Darüber hinaus vermeidet der Vorschau-Editor zeitaufwändige Downloads, nur um die Datei tatsächlich zu betrachten.

Die manuelle Konvertierung in verschiedene Formate entfällt, denn moderne DAM-Lösungen bieten eine automatische Konvertierung von Assets in alle möglichen Standardformate wie Video, Dokumente oder Bilder. Dies führt zu erheblichen zeitlichen und finanziellen Einsparungen. Duplikate und Mehrfachspeicherungen werden durch den Zugriff auf eine zentrale Datenquelle vermieden. Mit dem Microsoft 365-Konnektor lassen sich zum Beispiel Bilder für Word, PowerPoint oder Outlook sehr schnell und einfach importieren und optimieren. Auf diese Weise sparst du Speicherplatz und Zeit.

In ähnlicher Weise ermöglicht die nahtlose Integration mit Adobe Creative Cloud-Produkten ein höheres Maß an Produktivität im Erstellungsprozess. Sie sparen viel Zeit, die für die Suche nach Medien benötigt wird, und der Connector bietet Miniaturansichten mit niedriger Auflösung und sorgt dafür, dass Programme wie Adobe InDesign schnell und zuverlässig arbeiten.

Förderung des Vertriebs

Dein Vertriebsteam und deine Partner profitieren von einer professionellen Sales Enablement Strategie. Ein DAM kann hierbei helfen, indem es alle deine Dateien von überall her zugänglich macht und gleichzeitig die Nutzung regelt.

Erstens kann das Hinzufügen von veralteten oder nicht genehmigten Assets zur Kundenkommunikation zu ernsthaften Bedenken oder sogar zu rechtlichen Problemen führen. Ein DAM garantiert, dass nur bestimmte Gruppen Zugang zu den Assets haben, bis diese genehmigt sind. Sie können Genehmigungsdaten und -zeiten festlegen. So kannst du unter anderem die Freigabe mit dem Datum der Produktfreigabe abstimmen, damit keine Informationen versehentlich durchsickern. Sobald ein Element manuell oder auf der Grundlage von Datums- und Zeitvorgaben genehmigt wurde, wird es im Posteingang des Vertriebsteams angezeigt. So können die Vertriebsteams Inhalte ungehindert und vertrauensvoll verbreiten, ohne dass du befürchten musst, dass veraltete oder nicht genehmigte Inhalte im Umlauf sind. 

Es ist zudem oft wichtig, Assets mit Kunden sicher zu teilen. Selbst nach dem Versenden eines Objekts können Freigabelinks für einen bestimmten Inhalt aktualisiert werden, wodurch die alte Version sofort mit einer neueren Version aktualisiert wird.

Insgesamt kann durch die Integration einer DAM-Lösung mit Systemen von Drittanbietern eine größere technologische Flexibilität erreicht werden. Auf diese Weise können Systeme wie ein CMS oder Intranet ersetzt werden, ohne dass eine Migration aller Medien erforderlich ist. Du leitest bei Bedarf deine Assets einfach an neue Systeme weiter.

Nutzungsrechte verwalten

Durch die intelligente Metadatenfunktionalität eines DAM-Systems können Informationen wie Urheberrechte oder Informationen von Stockbilder-Anbietern einfach zu den einzelnen Bildern hinterlegt werden. Dies hat den Vorteil, dass zum einen nur Inhalte in Broschüren verwendet werden, die ordnungsgemäß lizenziert sind, und zum anderen, dass bereits lizenzierte Bilder nicht ein weiteres Mal gekauft werden.

Prinzipiell werden Bilder häufig für verschiedene Zwecke verwendet. Das bedeutet, dass andere auf das Bild zugreifen müssen, um damit neue Inhalte erstellen zu können. Diese Inhalte müssen dann in das richtige Format und den richtigen Farbraum konvertiert, übertragen und an einem anderen Ort platziert werden, bevor sie zum Verbrauch bereitgestellt werden. All das kann ein DAM bewältigen.

Markenkonsistenz

Markenkonsistenz ist essenziell für die Entwicklung einer erfolgreichen Marke. Obwohl einheitliches Branding ein oft genanntes Schlagwort im Marketing ist, zeigen Erhebungen, dass nur ein Viertel aller Unternehmen über spezifische Markenregeln verfügt, die auch aktiv durchgesetzt werden. Das liegt wohl auch daran, dass Papier geduldig ist und einmal niedergeschriebene Regeln im Alltag gerne übersehen werden.

Marketingspezialisten benötigen daher eine Markenplattform, die es ihnen ermöglicht, eine zentrale Quelle für alle Marketing- und Branding-Initiativen zu bauen. Genau das ermöglich ein DAM, indem es

  • alle deine Inhalte an einem Ort zusammenführt,
  • Ressourcen für alle zugänglich und nutzbar macht,
  • und trotzdem zentral verwaltbar ist.

Mit der richtigen Digital-Asset-Management-Lösung ist das Anpassen, Adaptieren und Produzieren von Marketingmaterial einfach, und du musst dir keine Sorgen machen, deine Markenidentität zu verlieren.

CMS-, PIM- oder ERP-Systeme verfügen meist nur über eingeschränkte Funktionalität wie die Generierung von Vorschaubildern, Bildkonvertierung und Metadatenerfassung. Die Integration eines DAM erweitert das Potenzial dieser Systeme signifikant.

Sicherung von Assets

Ein leistungsfähiges Berechtigungssystem stellt sicher, dass jeder Beteiligte nur Zugriff auf die für ihn bestimmten Inhalte erhält. Darüber hinaus kann jeder Nutzer jederzeit über ein Dateiprotokoll und ein umfangreiches Reporting-Tool nachverfolgt werden. Ein einzelnes Asset kann ad-hoc oder pro Gültigkeit zentral gesperrt werden.

Unternehmen, die ohne ein Digital Asset Management-System arbeiten, sind einer Vielzahl von Gefahren ausgesetzt.

Kontrolle der Zugriffsrechte: Nachdem du Zeit, Mühe und Geld in den Erwerb oder die Erstellung von Inhalten investiert hast, ist das Letzte, was du willst, dass sie in die falschen Hände geraten. Eine der Stärken eines DAM-Systems ist die Möglichkeit, dass die Content-Manager den Zugriff über eine Kombination von Berechtigungen, Rollen, Benutzergruppen und Inhaltsregeln steuern können. DAM-Systeme ermöglichen auch die Kontrolle darüber, wie Assets abgerufen werden können. 

Unsachgemäße oder illegale Nutzung von Assets: Nicht jede unsachgemäße Nutzung deiner wertvollen Inhalte ist böswillig. Manchmal wird die unsachgemäße oder illegale Nutzung digitaler Bestände von Teammitgliedern begangen, die es nicht besser wissen oder sich der vollen Konsequenzen dieses Handelns nicht bewusst sind.

Viele Inhalte sind für die Veröffentlichung nicht geeignet.

Dafür gibt es viele Gründe:

Unfertige Erzeugnisse (WIP)

Nur Konzept oder Vorabfreigabe/Vorabgenehmigung

Materialien für spezifische Marketingkampagnen

Assets für einen Einzelhändler oder eine geografische Region

Vorteile von DAM in der Praxis

DAM ist ein System, das beim Erstellen, Verwaltung und Verteilen digitaler Inhalte hilft. Welche häufigen Anwendungsfälle gibt es im Arbeitsalltag?

Das wollen wir uns am Beispiel von Philipp und Madeleine genauer ansehen. Beide arbeiten im Marketing, aber für unterschiedliche Unternehmen. Madeleine verwaltet alle Dateien mit einem DAM, während Philipp kein Tool für die Verwaltung von Marketing- und Produkt-Assets zur Verfügung hat.

Die Grafikerin hat die Bilder für die neue Kampagne fertigstellt, die nun vom Team verwendet werden sollen.

Philipp leitet das E-Mail mit den angehängten Bildern der Grafikerin an das Team weiter.

Madeleine lädt das Bild in das System hoch. Sie bestimmt, wer die Datei sehen und bearbeiten darf. Jedes Teammitglied arbeitet mit der aktuellsten Datei und der gesamte Prozess der Zusammenarbeit ist transparent. Keiner verliert wichtige Informationen in einer ständigen E-Mail-Kommunikation.

Die Kampagnenbilder mussten nochmals überarbeitet werden.

Philipp bewahrt die Originaldateien auf seinem Computer auf. Wenn er eine neue Version erhält, fügt er eine neue Nummer an das Ende des Dateinamens an.

Madeleine hat das Bild nur einmal hochgeladen. Sie erlaubt der Grafikerin selbst neue Versionen der Datei hochzuladen. Das DAM achtet darauf, nur die aktuellste Version zu zeigen, aber ältere Versionen sind zum Vergleich verfügbar.

Alle Menschen im Unternehmen sollen mit den gleichen Dateien arbeiten.

Philipp versucht, Duplikate zu löschen, ist aber der Meinung, dass es manchmal notwendig ist, das Bild zu kopieren, da es für verschiedene Zwecke verwendet wird.

Während die Bilder nur einmal gespeichert wird, kann es über eine Vielzahl von Organisationsmustern im DAM zugänglich gemacht werden. Dadurch wird ausgeschlossen, dass alte oder falsche Versionen der Bilder verwendet werden.

Die Sales-Abteilung soll die neuen Bilder für aktuelle Präsentationen nutzen.

Kollegen vom Vertrieb fragen bei Philipp an, der ihnen die Bilder zusammenstellt und durchschickt.

Da ein DAM-System auf Metadaten basiert, finden alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Sekundenschnelle die gewünschten Bilder selbstständig.

Nur ausreichend lizenzierte Bilder sollen verwendet werden.

Philipp ist sich nicht ganz sicher und muss nochmals im Vertrag nachlesen.

Schon bei Anlieferung der Bilder wurde im System angegeben, in welchem Umfang die Bilder nutzbar sind. Kollegen und Kolleginnen haben nur Zugriff auf Inhalte mit entsprechenden Nutzungsrechten. Madeleine behält so immer die Kontrolle.

Was haben all diese Antworten gemeinsam?

Zeit. Die einzelnen Schritte zwischen dem eigentlichen Erstellungs- und Verwertungsprozess kosten Zeit. Auf die eine oder andere Weise muss jemand für diese Zeit bezahlen. Ein DAM-System kann den Zeitaufwand für jeden einzelnen Schritt entweder eliminieren oder drastisch reduzieren. Ein DAM reduziert die Gesamtzahl der Arbeitsstunden, die pro Asset und damit pro Projekt oder Kampagne aufgewendet werden. Die Verringerung der verschwendeten Arbeitsstunden kann den Durchsatz erhöhen und Ihrem Team helfen, Projekte schneller zu liefern.

In dem Maße, in dem dein Unternehmen Vertrauen in dein DAM aufbaut, verwandelt sich dein System von einem Kostenfaktor in eine wertvolle Investition.

WIE DAM einen Mehrwert schafft

Einer der wichtigsten Punkte für den Aufbau und die Pflege einer starken Marke ist eine klare, direkte Kommunikation mit den Verbrauchern. Dies ist sowohl für die gesprochene als auch für die visuelle Botschaft wichtig. Ein DAM-System hilft dir, die Konsistenz der Inhalte zu wahren.

Als zentrale Quelle für digitale Assets kann DAM sicherstellen das

Logos auf der Website, in Marketing E-Mails und in Printmedien korrekt verwendet werden,

Produkthandbücher die korrekten Abbildungen enthalten,

Marketingvideos online angezeigt und nach Beendigung der Kampagne zurückgezogen werden,

Vertriebsmitarbeiter die genehmigten Marketingfolien für ihre Präsentationen verwenden,

Produktbilder in deinem Katalog auf dem neuesten Stand sind und mit den Bildern auf deiner Webseite übereinstimmen.

Durch die Möglichkeit, Inhalte zu sichern, zu kontrollieren, zu überprüfen und zu genehmigen, kann DAM dazu beitragen, die visuelle Botschaft abzustimmen und widersprüchliches Branding zu vermeiden.

Also, was jetzt?

Der Nutzen, den Digital Asset Management bietet, ist weniger ein Luxus als eine Notwendigkeit für alle Unternehmen. Jedes Foto, Bild, Logo, Video, jede Broschüre, jedes Banner, jede Präsentation und jede Broschüre sind wertvoll. Diese Assets erfordern Geld für den Kauf oder Zeit für die Produktion. DAM kann zwar dazu beitragen, die Kosten für diese Assets zu senken, aber Kosteneinsparungen sind nur ein kleiner Teil dessen, was DAM leisten kann und sollte.

Im Kern ist DAM ein Knotenpunkt. Es ist verantwortlich für die digitalen Inhalte, die den Vertrieb, das Marketing, die Personalabteilung, die Kundenbeziehungen und vieles mehr beeinflussen. Der durch DAM generierte Wert ist in jeder dieser Geschäftseinheiten spürbar. Die Entscheidung, welches DAM-System implementiert werden soll, ist nicht einfach. Eine sorgfältige Abwägung verschiedener Systeme ist jedenfalls zu empfehlen.

Checkliste

Erfordert deine Arbeit das Zusammenspiel mehrerer verschiedener spezialisierter Teams?

Hast du mit verschiedenen regionalen und globalen Märkten zu tun?

Plant dein Unternehmen eine globale Expansion?

Wendest du bei deinen Marketingkampagnen Omni-Channel-Strategien an?

Benötigt dein Team Lösungen, um in der Marketingkommunikation, Dokumentation und Vertrieb agiler zu handeln?

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