In einer vollständig digitalisierten Welt wird es für Unternehmen immer schwieriger, all ihre digitalen Inhalte, sogenannten „digitalen Assets“, effizient zu strukturieren, zu finden und zu teilen. Digital Asset Management (DAM) Software hilft Unternehmen dabei, Konsistenz, Markenintegrität und Effizienz in allen Content-Prozessen zu gewährleisten.
Inhalt
Was ist Digital Asset Management?
Digital Asset Management (kurz: DAM) ist ein Prozess der Verwaltung, Organisation und Verteilung digitaler Assets von einer Content Location oder einem Hub (Knotenpunkt) aus.
DAM hilft Unternehmen dabei, ihre digitalen Inhalte über den gesamten Digital Asset Lifecycle hinweg zu verwalten. DAM-Software unterstützt beim Erstellen, Speichern, Organisieren, Wiederverwenden, Bearbeiten und Verteilen digitaler Dateien. Dabei werden jeder Datei Metadaten zugewiesen. Metadaten sind beschreibende Informationen, die das Suchen und Verwalten aller Inhalte im Unternehmen vereinfachen.
Um die Effizienz dieses Lebenszyklus nochmal zu steigern, kann DAM um Lösungen wie einem Product Content Studio oder Content Templates ergänzt werden.
Gleichzeitig können DAM-Systeme maßgeschneidert auf die individuellen Anforderungen und Abläufe eines Unternehmens angepasst werden, sodass sie flexibel für unterschiedliche Inhalte und Abteilungen eingesetzt werden können.
Was sind digitale Assets?
Digitale Assets sind Dateien, die digital gespeichert werden: Wie Videoclips, Bilder, Dokumente oder andere digitale Medien. Dagegen ist jeder physische Content, wie eine Zeitung, eine Zeitschrift, ein Buch oder eine DVD kein digitaler Asset.
Die am gängigsten verwendeten digitalen Dateiformate sind:
- Bilder und Grafiken: Logos, Infografiken, Produktfotos, Diagramme
- Videos: Tutorials, Marketingvideos, Produktvorstellungen
- Audio-Dateien: Podcasts, Jingles, Radiospots
- Dokumente: PDFs, Powerpoint-Präsentationen, HTML-Dokumente, einfache Textdateien, MS Office-Dokumente, Richtlinien
Funktionen eines DAM-Systems
- Content Creation und kreative Bearbeitung
- Zentrale Speicherung und Organisation
- Metadaten-Management
- Erweiterte Such- und Filterfunktionen
- Rechte- und Lizenzmanagement
- Versionskontrolle und Workflow-Management
- Asset Distribution
Content Creation und kreative Bearbeitung
DAM-Plattformen integrieren oft Content-Creation-Tools direkt in das System. Diese ermöglichen es Nutzern, in ihren bevorzugten Content-Creation-Tools wie z.B. Adobe Suite zu arbeiten und die Assets mit ihrem DAM zu synchronisieren. Dies umfasst u.a. das Erstellen und Bearbeiten von Bildern und Grafiken, das Schneiden von Videos und Gestalten von Layouts. Zusätzlich bieten sie oft Template-Funktionen und Brand-Guidelines-Integration, um die Content-Erstellung zu skalieren und markenkonsistente Inhalte zu schaffen.
Zentrale Speicherung und Organisation
Das DAM-System fungiert als zentraler Speicherort für alle digitalen Assets eines Unternehmens. Sämtliche Dateien werden an einem Ort gespeichert und durch strukturierte Ordnerhierarchien, Kategorien und Tags systematisch organisiert. Dies schafft eine Single Source of Truth für alle digitalen Inhalte, wodurch sich Duplicate Content vermeiden lässt und Zugriffsrechte zentral gesteuert werden können.
Metadaten-Management und Verschlagwortung
Eine der Kernfunktionen ist die umfassende Verwaltung von Metadaten. Das System ermöglicht es, Assets mit relevanten Informationen wie Beschreibungen, Keywords, Urheberrechtsangaben, Erstellungsdatum und technischen Spezifikationen zu versehen. Diese Metadaten sind essentiell für die spätere Auffindbarkeit und rechtssichere Nutzung der Assets.
Erweiterte Suchfunktionen
DAM-Systeme bieten leistungsstarke Suchfunktionen, die weit über einfache Dateinamensuchen hinausgehen. Nutzer können anhand von Metadaten, visueller Ähnlichkeit, Dateiformaten, Erstellungszeiträumen oder Tags gezielt nach Assets suchen.
Rechte- und Lizenzmanagement
Das System verwaltet Nutzungsrechte und Lizenzbedingungen jedes Assets. Es überwacht Lizenzlaufzeiten, warnt vor Ablaufdaten und stellt sicher, dass nur berechtigte Personen auf bestimmte Inhalte zugreifen können.
Versionskontrolle und Workflow-Management
DAM-Systeme dokumentieren alle Änderungen an Assets und verwalten verschiedene Versionen systematisch. Gleichzeitig unterstützen sie Freigabeprozesse durch definierbare Workflows, bei denen Assets verschiedene Genehmigungsstufen durchlaufen müssen. Dies verhindert die Verwendung veralteter oder nicht freigegebener Inhalte.
Vorteile von Digital Asset Management
- Konsistenz im Markenauftritt
- Effizienteres Dateimanagement
- Assets sofort finden und Zeit sparen
- Effizientere Produktion
- Aktuelle und regelkonforme Dateien
- Nahtlose Systemintegration
- Vereinfachte Analysierung und Optimierung
Konsistenz im Markenauftritt
Marken müssen heute über alle Kanäle hinweg ein einheitliches Erlebnis bieten, doch da viele Abteilungen an der Kommunikation beteiligt sind, ist es zunehmend schwieriger diese Konsistenz sicherzustellen.
Mit einer DAM-Software können auch globale Unternehmen aktuelle Asset-Versionen an allen Standorten bereitstellen und die Einhaltung von Markenrichtlinien, Vorlagen sowie anderen Assets zu Sicherung eines konsistenten Markenimages gewährleisten. Dadurch kann das Brand Management deutlich vereinfacht werden.
Effizienteres Dateimanagement
Beim Austausch von Dateien über gemeinsame Laufwerke und Server treten typische Probleme auf: unterschiedliche Versionen, Zeitverlust bei der Suche und versehentliches Überschreiben von Dateien.
DAM vereinfacht den gesamten Prozess der Dateiverwaltung und stellt sicher, dass keine derartigen Probleme auftreten.
Assets sofort finden und Zeit sparen
Die zentrale Speicherung aller Assets sowie die vereinfachte Kennzeichnung und Filterung erleichtern das Auffinden von Dateien. Teams können auf die benötigten Assets direkt über die DAM-Plattform oder über API-Anbindungen in ihren gewohnten Tools zugreifen.
Effizientere Produktion
Ein zentrales DAM beschleunigt die Produktion, Nutzung, Archivierung und Bereitstellung digitaler Inhalte erheblich. Teams können einfacher Content- Personalisierungen vornehmen und auf bereits vorhandene Content Templates zurückgreifen, anstatt sie erneut zu erstellen. Außerdem erfolgen daran anschließende Freigaben deutlich schneller. Dies reduziert Produktionszeiten und -kosten und ermöglicht eine effizientere Nutzung der Ressourcen im gesamten Unternehmen.
Aktuelle und regelkonforme Dateien
Viele Organisationen befürchten, dass in der Marketing- oder Geschäftskommunikation veraltete Dateien verwendet werden. Mit DAM lassen sich Ablaufdaten, Berechtigungen zur Kontrolle von Dateiversionen und weitere Einstellungen zentral festlegen, wodurch die Sicherheit der Assets erhöht und Governance- sowie Compliance-Anforderungen zuverlässig eingehalten werden.
Nahtlose Systemintegration
Ein Digital Asset Management System lässt sich in deine bestehende Systemlandschaft wie PIM-System, CMS-System oder anderen Marketing-Tools einbinden. So behalten Teams die Kontrolle über Assets während des gesamten Lebenszyklus, von der Erstellung bis zur Bereitstellung.
Vereinfachte Analysierung und Optimierung
Tracke Nutzung der Assets und relevante Performance-Kennzahlen, um Erkenntnisse zu gewinnen und personalisierte Optimierungen an den Inhalten vornehmen zu können.
Wer Nutzt DAM-Prozesse?
Abteilungen, die DAM nutzen
Digital Asset Management kann praktisch jeder Abteilung innerhalb einer Organisation helfen. Es gibt jedoch einige bestimmte Abteilungen, die sich besonders intensiv mit digitalen Assets beschäftigen:
- PR, Marketing & Brand: PR, Marketing und Brand-Teams nutzen DAM, um die für verschiedene Kampagnen und Initiativen erforderlichen Assets zu erstellen, zu verwalten und auszuspielen.
- IT-Abteilung: IT-Teams verwenden Digital Asset Management, um die Konformität von Dateien über die Geräte und den Technology Stack des Unternehmens hinweg sicherzustellen.
- Vertrieb: Mit DAM, können Vertriebsmitarbeitende verschiedene Verkaufsmaterialien erstellen – Präsentationen, Foliensätze, Angebote und andere – und dabei sicherstellen, dass sie immer mit der neuesten Version der Datei arbeiten.
- Rechtsabteilung: Rechtsabteilungen setzen auf DAM-Lösungen, um relevante und meist vertrauliche Schriftstücke wie Verträge oder Dokumente sicher aufzubewahren und zu organisieren.
Industriezweige, die DAM nutzen
Digital Asset Management (DAM) wird branchenübergreifend genutzt – insbesondere in Sektoren mit einem hohen Bedarf an digitalen Inhalten:
- Handel: Im Handelssektor werden tausende von Produktbildern und Marketingmaterialien für verschiedene Kanäle verwaltet. DAM-Systeme ermöglichen konsistente Nutzung über alle Verkaufskanäle hinweg.
- Konsumgüter: Sie benötigen umfangreiche Produktdokumentationen, Verpackungsdesigns und Werbematerialien für verschiedene Märkte. DAM-Lösungen gewährleisten einheitliche Markendarstellung und beschleunigen die Markteinführung neuer Produkte.
- Produktion: Produzierende Unternehmen nutzt DAM für technische Dokumentationen, CAD-Dateien und Produktfotos. Die DAM-Systeme stellen sicher, dass immer aktuelle Versionen verwendet werden.
- Lifestyle & Consumer Brands: Diese Brands produzieren kontinuierlich hochwertige visuelle Inhalte für Social Media, E-Commerce und Werbekampagnen. DAM-Systeme optimieren die kreative Zusammenarbeit und sorgen für konsistente Markenidentität bei allen Touchpoints.
Unterschiedliche Arten von Digital Asset Management-Systemen
DAM-Systeme lassen sich nach ihrem Schwerpunkt und Einsatzzweck in verschiedene Typen einteilen:
- Einige DAM-Produkte konzentrieren sich auf Brand Asset Management und legen den Schwerpunkt auf die Speicherung marketingbezogener Inhalte, Logos und andere gebrandete Assets, um Teams bei der schnellen Erstellung erfolgreicher Kampagnen zu unterstützen.
- Das Product Content Management System ist umfassender und konzentriert sich auf die Speicherung von Assets, die in der digitalen Produktion verwendet werden – wie Produktbilder, Videos, Datenblätter oder technische Zeichnungen.
- Library Asset Management Systeme, vereinfachen lediglich die Speicherung und das Wiederauffinden von Assets, die sich nur selten ändern. Das beste Beispiel hierfür ist eine Fotobibliothek, welche Anspruchsberechtigten Zugriff auf die benötigten Dateien bietet.
Zudem lässt sich DAM-Software nach ihrer Implementierung im Unternehmen in drei Arten unterscheiden:
- SaaS: Hierbei wird die Plattform in der Cloud auf den Servern des Anbieters gehostet wird. Der Endkunde kann dann über den Browser auf sein Konto zugreifen.
Mehr zu Cloud Based DAM - Hybrid: Hier liegt ein Teil des Produkts in der Cloud, der andere Teil wird beim Kunden vor Ort bereitgestellt.
- On-Premise-Software: Diese wird zur Gänze beim Kunden vor Ort betrieben. Hier stellt der Kunde die gesamte Infrastruktur für den Betrieb der Software zur Verfügung.
Eine kurze Einführung in die CELUM Digital Asset Management Software
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Fazit
Digital Asset Management-Prozesse sind für moderne Marken keine Option – sondern ein Muss. Sie sind die einzige Möglichkeit, sich in der erstaunlichen Vielfalt und Anzahl der digitalen Assets zurechtzufinden, die erforderlich sind, um Projekte termin- und spezifikationsgerecht abzuschließen.
Ebenso bedeutet der Einsatz der richtigen Digital Asset Management Software, dass das Unternehmen von den vielen Vorteilen des DAM profitiert und dadurch Wettbewerbsvorteile generieren kann.
FAQ
Was sind Digital Assets?
Digital Assets sind alle digitalen Dateien mit Wert für ein Unternehmen – Bilder, Videos, Dokumente, Logos, Audiodateien, Grafiken und andere Multimedia-Inhalte, die für Marketing, Vertrieb, Branding oder Geschäftsprozesse verwendet werden.
Was ist Digital Asset Management?
Digital Asset Management (DAM) ist ein Prozess der zentralen Speicherung, Organisation, Verwaltung und Verteilung digitaler Inhalte. Es ermöglicht Teams, durch automatisierte Prozesse ihre digitalen Ressourcen effizient zu finden, zu nutzen und zu teilen.
Wie funktioniert DAM?
DAM-Systeme speichern Dateien in einer zentralen Datenbank mit Metadaten, Suchfunktionen und Kategorisierung. Nutzer können Assets über eine Benutzeroberfläche hochladen, taggen, suchen, herunterladen und teilen. Zugriffsrechte und Workflows regeln die Nutzung.
Warum DAM?
Die Nutzung von DAM-Systemen bringt eine Vielzahl an Vorteilen mit sich: DAM spart Zeit durch schnelle Asset-Suche, verhindert Duplikate, gewährleistet Markenkonsistenz, verbessert die Zusammenarbeit zwischen Teams und reduziert Kosten durch effizientere Nutzung vorhandener Inhalte. Es schützt auch vor Lizenzverletzungen und Datenverlust.
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