Was es ist und warum Sie es brauchen

Digital Asset Management

In einer vollständig digitalisierten Welt wird es für Unternehmen immer schwieriger, all ihre Assets effizient zu verwalten. Digital Asset Management (DAM) Software hilft dabei, genau diese Herausforderungen zu meistern und ist heutzutage ein absolutes Muss.

Was sind Digital Assets?

Jetzt haben wir diesen Begriff schon ein paar Mal erwähnt, aber was ist eigentlich ein digitales oder Medien-Asset? Nun, einfach ausgedrückt, ist ein digitales Asset jeder Inhalt, der digital gespeichert ist. Jeder physische Content – eine Zeitung, eine Zeitschrift, ein Buch oder eine DVD würde nicht als digitaler Asset gelten. Dagegen ist jede Datei, die Rich Media wie Videoclips, Fotos, Dokumente oder andere digitale Medien enthält, ein digitales Asset.

Vermutlich gibt es Hunderte verschiedene Arten von digitalen Medien-Assets. Die am gängigsten verwendeten Dateiformate sind jedoch:

  • Fotos,
  • Videos,
  • Audio-Dateien,
  • Powerpoint-Präsentationen und sonstige Foliensätze,
  • MS Office-Dokumente,
  • Einfache Textdateien,
  • Grafiken,
  • HTML Dokumente, und
  • PDFs.

Einige Experten für digitale Speicherung nennen auch drei gemeinsame Merkmale von digitalen Assets:

  • • Diese Assets werden digital gespeichert, normalerweise auf einer Festplatte oder einem Server, 
  • Eine einfache Erkennung ist auch anhand ihres angehängten Dateinamens möglich,
  • sie enthalten Informationen, die für eine Person oder ein Unternehmen von Wert sind.

Was ist Digital Asset Management?

Digital Asset Management (kurz: DAM) ist ein Prozess der Verwaltung, Organisation und Verteilung digitaler Assets von einer Content Location oder einem Hub (Knotenpunkt) aus.

Das Kernziel von DAM ist es, Unternehmen bei der Erstellung und Verwaltung von Inhalten während des gesamten Content Lifecycle zu unterstützen. Software für die Verwaltung digitaler Inhalte (Digital Asset Management Software) wiederum hilft bei der Erstellung, Archivierung, Verwaltung, Wiederverwendung und sogar bei der Bearbeitung digitaler Inhalte. Dies geschieht durch die Zuweisung von Metadaten – einer eindeutigen Beschreibung für jedes Asset -, um das Auffinden, Filtern und Verwalten von Assets innerhalb des gesamten Ökosystems einer Organisation zu erleichtern.

Wer Nutzt DAM-Prozesse?

Digital Asset Management kann praktisch jeder Abteilung innerhalb einer Organisation helfen. Es gibt jedoch einige bestimmte Abteilungen, die sich besonders intensiv mit digitalen Assets beschäftigen:

  • DAM bietet eine Möglichkeit, Marketinginhalte zu verwalten und zu nutzen. Darüber hinaus stellt es die Einhaltung der Markenrichtlinien sicher, unabhängig davon, wo das Team ansässig ist.
  • IT-Teams verwenden DAM, um die Konformität von Dateien über die Geräte und den Technology Stack des Unternehmens hinweg sicherzustellen.
  • Mit DAM, können Vertriebsmitarbeiter verschiedene Verkaufsmaterialien erstellen – Präsentationen, Foliensätze, Angebote und andere – und dabei sicherstellen, dass sie immer mit der neuesten Version der Datei arbeiten.
  • Schließlich, nutzen PR und Marketing DAM, um die für verschiedene Kampagnen und Initiativen erforderlichen Assets zu verwalten.

Warum sollte man digitale Assets überhaupt verwalten?

Die simpelste Antwort ist, dass Organisation oft so viele digitale Assets verwenden, dass es unmöglich ist, auf natürliche Weise den Überblick über alle diese Assets zu behalten. Die Komplexität moderner Marketingstrategien zwingt zum einen zur Verwendung von Hunderten, wenn nicht sogar mehr, verschiedenen Arten von digitalen Assets.

Gartner Digital Marketing Transit Map

PR- und traditionelle Marketinginitiativen stützen sich auf Text und visuelle Assets wie Fotos und Grafiken. Digitale Marketingstrategien wie SEO oder Content erfordern noch mehr Assets, und das in einer ganzen Reihe von Dateiformaten. All dies stellt das Brand Management vor die Herausforderung, die Konsistenz über alle Marketinginitiativen hinweg aufrechtzuerhalten. Vertriebsteams händigen ständig verschiedene Dokumente aus – Angebote, Präsentationen und andere verkaufsfördernde Unterlagen. Ganz zu schweigen davon, dass jedes dieser Dokumente eine ganze Reihe anderer Assets enthält, von Grafiken bis hin zu Werbetexten. Leider vergeuden diese Teams oft unzählige produktive Stunden damit, die richtigen Ressourcen für ihre Projekte zu finden.

Da Marketing heutzutage in der Regel über mehrere Kanäle erfolgt, sind Unternehmen gezwungen, die Anzahl der von ihnen verwendeten digitalen Assets zu erweitern. Die Aufrechterhaltung eines einheitlichen Markenauftritts ist schließlich eine der wichtigsten Möglichkeiten, ein überzeugendes Kundenerlebnis zu schaffen. Letztendlich wächst mit dem Wachstum der Unternehmen auch die organisationsübergreifende Nutzung digitaler Assets, wodurch der Bedarf an einer formalisierten Methode zur Verwaltung von Mediendateien und anderen Assets steigt.

Eine kurze Einführung in die CELUM
Digital Asset Management Software

Verwaltung digitaler Assets entlang des gesamten Lebenszyklus der Content-Erstellung

Der häufigste Anwendungsfall für DAM ist die Content Creation, im weitesten Sinne des Wortes, innerhalb einer Organisation. Zumeist umfasst der Prozess vier Schritte: Content Creation, Asset-Management, Distribution und Archivierung. Sehen wir uns an, wie DAM-Prozesse jeden dieser Schritte unterstützen.

1. Erstellung von Inhalten

DAM-Prozesse erhöhen die Effizienz und verschlanken den Prozess der Content Creation.
Zunächst einmal zentralisieren die DAM-Prozesse alle Assets. Damit können alle Abteilungen jederzeit auf die benötigten Dateien zugreifen.
Mit DAM-Software sind diese Dateien nicht mehr über gemeinsam genutzte Laufwerke und Server verstreut. Stattdessen können Teams durch direkte Integration zwischen einer DAM-Plattform und anderen Tools, die sie zur Content Creation verwenden, auf diese Dateien zugreifen.
Schließlich enthalten DAM-Plattformen in der Regel die neuesten Versionen der Datei, was bedeutet, dass die Teams immer mit den relevantesten Assets arbeiten.

2. Asset Management

Das DAM vereint die Medien-Assets an einem Ort, so dass die Abteilungen auf diese zugreifen und sie nach Belieben nutzen können. Um digitale Assets richtig zu verwalten, bietet DAM jedoch auch die Möglichkeit, Verwaltungsberechtigungen einzurichten. Auf diese Weise schützt es eine Organisation davor, dass bei digitalen Dateien aufgrund von Versionskonflikten, Überschreiben und mehr ein Durcheinander entsteht.
DAM-Systeme ermöglichen die Festlegung von Dateizugriffsrechten – nur Anzeige, Hochladen, Bearbeiten oder Freigabe -, um die Kontrolle über das Asset Management zu erhöhen.

3. Asset Distribution

Bei richtiger Anwendung wird die Digital Asset Management Software zum zentralen Hub für alle digitalen Inhalte. Ein Schlüsselaspekt des Prozesses ist es daher, diese Assets an die entsprechenden Teams zu verteilen bzw. diesen Zugriff auf diese zu gewähren, um die Produktion von Content zu optimieren.
Dies geschieht in der Regel auf unterschiedliche Weise. Die API ermöglicht die Verbindung von DAM-Software mit allen anderen Werkzeugen, die bei der Erstellung von Inhalten verwendet werden, um die Assets untereinander auszutauschen. So kann eine API beispielsweise die DAM-Plattform mit einem Content-Management-System verbinden und so alle Assets dort auf Knopfdruck verfügbar machen. Andere Methoden zur Distribution von Assets sind gemeinsam genutzte Links, die die Benutzer per E-Mail oder über andere Kommunikationsmethoden an andere weiterleiten können.

4. Archivierung

Schließlich helfen DAM-Plattformen bei der Archivierung nicht mehr genutzter Dateien, um zu vermeiden, dass diese in neue Contentinitiativen übernommen werden. Viele DAM-Tools wie CELUM bieten die Möglichkeit, Dateiversionen zu spezifizieren und Ablaufdaten für Assets festzulegen, um zu verhindern, dass sie im Content verwendet werden.

Wie kann Ihnen CELUM helfen?

Was ist Digital Asset Management Software

Wir haben den Begriff – Digital Asset Management Software – in diesem Leitfaden schon mehrmals erwähnt, aber noch keine richtige Erklärung geboten. Befassen wir uns also nun mit diesem Begriff.

Eine Digital Asset Management-Software ist eine Plattform, die Sie zur Durchführung der oben beschriebenen DAM-Prozesse verwenden.

Eine DAM-Plattform erfüllt innerhalb einer Organisation eine Reihe von Funktionen:

  • Sie bietet einen Aufbewahrungsort, in der die Organisation digitale Assets zur Verwendung bei der Erstellung, Produktion und Verwaltung von Inhalten speichern kann.
  • Sie wird zu einer Bibliothek für digitale Assets, auf die Anspruchsberechtigte bei Bedarf zugreifen können.
  • DAM-Software erleichtert auch die Erstellung von und die Zusammenarbeit bei Inhalten, indem sie Prozesse für das Digital Asset Management über den gesamten Lebenszyklus von Inhalten nutzt.
  • Letztendlich erleichtert die DAM-Software ein besseres Brand Management, indem sie alle Abteilungen dazu zwingt, mit den gleichen, aktuellen Versionen der digitalen Assets zu arbeiten.

Außerdem sind die Vorteile schwer von der Hand zu weisen.

  • Teams, die die Digital Asset Management-Software verwenden, verbringen in der Regel weniger Zeit mit der Suche nach relevanten Assets für ihre Projekte,
  • DAM vereinheitlicht auch die in der gesamten Organisation verwendeten Assets, unabhängig vom Standort oder der Rolle der Abteilung.
  • Mit DAM können Abteilungen Content von einem Ort aus erstellen und verwalten, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und der Verwendung falscher Assets verringert wird.
  • Das Digital Asset Management hilft aber auch dabei, Möglichkeiten für die Wiederverwendung digitaler Dateien zu erkennen und die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu fördern.
  • Letztendlich wird durch die Verfügbarkeit aller digitalen Assets an einem Ort das Brand Management für globale Unternehmen vereinfacht.

Unterschiedliche Arten von Digital Asset Management-Plattformen

Bislang haben wir über DAM-Plattformen im Allgemeinen gesprochen. Es gibt jedoch viele verschiedene Arten davon, und es ist wichtig, dass Sie deren Unterschiede kennen, um die richtige Plattform für Ihre Marke zu wählen.
Einige DAM-Produkte konzentrieren sich auf Brand Asset Management. Diese Produkte konzentrieren sich vor allem auf die Speicherung marketingbezogener Inhalte – Logos und andere gebrandete Assets -, um Teams bei der schnellen Erstellung erfolgreicher Kampagnen zu unterstützen.
Library Asset Management Systeme, vereinfachen hingegen die Speicherung und das Wiederauffinden von Assets, die sich nur selten ändern. Das beste Beispiel hierfür ist eine Fotobibliothek, welche Anspruchsberechtigte Zugriff auf die benötigten Dateien bieten.
Eine andere Art – das Production Asset Management System ist umfassender und konzentriert sich auf die Speicherung von Assets, die in der digitalen Produktion verwendet werden.
Schließlich können wir DAM-Software auch danach unterscheiden, wie sie in einem Unternehmen implementiert wird. Hierfür gibt es drei Möglichkeiten:

  • SaaS, wwobei die Plattform in der Cloud auf den Servern des Anbieters gehostet wird. Der Endkunde kann dann über den Browser auf sein Konto zugreifen.
  • Hybrid hier liegt ein Teil des Produkts in der Cloud, der andere Teil wird beim Kunden vor Ort bereitgestellt. 
  • On-Premise-Software wird zur Gänze beim Kunden vor Ort betrieben. Folglich ist es der Kunde, der den Speicher und die Ausrüstung für den Betrieb der Software zur Verfügung stellt.

Wie lässt sich die DAM-Software in den bestehenden Organisationsablauf integrieren?

Die Vorteile der DAM-Software liegen auf der Hand. Es ist jedoch schwieriger, das enorme Potenzial zu erkennen, das eine solche Plattform für ein Unternehmen bietet.
Tatsächlich hat sie zwei große Auswirkungen.
Erstens hilft sie, die Marke über Regionen, Sprachen und Kulturen hinweg zu vereinheitlichen. Indem alle digitalen Assets an einem Ort aufbewahrt werden, stellt ein Unternehmen sicher, dass alle Teams, unabhängig davon, wo sie sich befinden, die gleichen Brand Assets verwenden. Dies führt zu einer vollständigen Vereinheitlichung aller Kommunikationsstrategien auf der ganzen Welt.
Zweitens vereinheitlicht DAM auch das Kundenerlebnis mit einer Marke. Kunden interagieren mit Marken heutzutage auf zahlreichen Kanälen. Selbst der Kundenservice des Unternehmens kann über E-Mail, soziale Medien, Chat, Chatbots und viele andere Plattformen verstreut stattfinden.
Durch die erzwungene Nutzung der gleichen digitalen Assets über alle Kanäle stellt die Organisation sicher, dass die Kunden eine einheitliche Interaktion mit der Organisation erleben.

Wann ist ein Digital Assets Management nützlich – Anwendungsfälle und Beispiele

Anwendungsfall #1. Bewahrung eines einheitlichen Markenauftritts

Marken müssen heute mehr denn je einen einheitlichen Markenauftritt über alle Kommunikationskanäle hinweg gewährleisten. Kunden nutzen eine Vielzahl von Möglichkeiten, um mit einer Marke in Kontakt zu treten, und es ist unerlässlich, dass sie auf allen Kanälen das gleiche Erlebnis haben.
Das Problem? Da so viele Abteilungen an der Markenkommunikation beteiligt sind, war es nie schwieriger, die Einheitlichkeit des Auftritts zu gewährleisten.
Mit DAM-Software können Unternehmen nicht nur sicherstellen, dass die Abteilungen die gleichen, aktuellen Versionen der verschiedenen Assets verwenden. Mit DAM können Unternehmen auch die Verwendung von Markenrichtlinien, Vorlagen und anderen Assets durchsetzen, die die Konsistenz des Markenimages gewährleisten.

Anwendungsfall #2. Steuerung eines Globalen Markenimage

Ebenso müssen globale Marken auf allen Zielmärkten ein konstantes Image aufrechterhalten. Die Zentralisierung aller Brand Assets an einem Ort gibt ihnen die Möglichkeit, das Image über alle Standorte und internationalen Abteilungen des Unternehmens hinweg zu kontrollieren.

Anwendungsfall #3. Verbesserte Abläufe im Dateimanagement

Jeder, der Dateien und digitale Assets über gemeinsam genutzte Laufwerke und Server austauscht, kennt die Probleme, die ein solcher Workflow mit sich bringt. Probleme mit unterschiedlichen Versionen, Zeitverschwendung bei der Suche nach dem richtigen Asset oder das Überschreiben von Dateien sind nur einige der Herausforderungen, mit denen solche Teams zu kämpfen haben. DAM vereinfacht den gesamten Prozess der Dateiverwaltung und stellt auch sicher, dass keine derartigen Probleme auftreten.

Anwendungsfall #4. Schnellerer Zugriff auf Assets

Durch die zentrale Speicherung aller Assets und die Vereinfachung der Kennzeichnung und Filterung gewährleistet die Digital Asset Management Software auch ein schnelles Auffinden von Dateien. Teams können auf ihre gewünschten Assets einfach zugreifen – entweder von der DAM-Plattform aus oder dank API-Anbindungen direkt in jenem Tool, das sie zur Erstellung von Inhalten verwenden.

Anwendungsfall #5. Vereinfachte Genehmigung

Selten können Assets ohne entsprechende Genehmigungen in Produktion gehen. Ohne Digital Asset Management müssen diese Genehmigungen jedoch über File Sharing, E-Mail und andere Kanäle eingeholt werden. DAM kann den gesamten Workflow zentralisieren, so dass Markenunternehmen ihre Assets viel schneller produktionsbereit machen können.

Anwendungsfall #6. Erhöhte Sicherheit von Assets

Viele Organisationen befürchten, dass in der Marketing- oder Geschäftskommunikation alte oder veraltete Dateien verwendet werden. DAM verbessert die Sicherheit von Assets durch die Möglichkeit, Ablaufdaten für Assets, Berechtigungen für Teams zur Kontrolle der Dateiversionierung und vieles mehr festzulegen.

Abschließende Bemerkungen

Digital Asset Management-Prozesse sind für moderne Marken keine Option – sondern ein Muss. Sie sind die einzige Möglichkeit, sich in der erstaunlichen Vielfalt und Anzahl der digitalen Assets zurechtzufinden, die erforderlich sind, um Projekte termin- und spezifikationsgerecht abzuschließen.
Ebenso bedeutet der Einsatz der richtigen Digital Asset Management Software, dass das Unternehmen von den vielen Vorteilen des DAM profitieren kann.

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